Loading
Produkty
AI Platform
MOŻLIWOŚCI
Rodzaj firmy
Zespoły
Branże
Przykłady zastosowania
UCZYĆ SIĘ
OBSŁUGA KLIENTA
USŁUGI
Centrum pomocy
search-icon

Tematy

Nie znaleziono artykułów na ten temat.

Korzystanie z funkcji przyjmowania wiadomości e-mail w celu tworzenia zgłoszeń w Asana Service Management

W tym artykule

Asana Service Management umożliwia Twojemu zespołowi otrzymywanie zgłoszeń do obsługi klienta od każdej osoby posiadającej adres e-mail, niezależnie od tego, czy ma ona konto w Asanie. 

Gdy ktoś wyśle wiadomość e-mail na adres pomocy technicznej Twojego zespołu, w kolejce zespołu automatycznie zostanie utworzone zgłoszenie. 

Wszelkie odpowiedzi, które osoba zgłaszająca wyśle w odpowiedzi na otrzymaną wiadomość e-mail z potwierdzeniem, są dodawane jako komentarze do zgłoszenia, dzięki czemu cała konwersacja jest widoczna dla Twojego zespołu w jednym miejscu.

Uwaga iconUwaga

W tym artykule omówiono konfigurowanie adresu e-mail, aby osoby przesyłające prośby mogły dodawać zgłoszenia do obsługi klienta do Twojej kolejki zgłoszeń. Jeśli chcesz tworzyć zadania, przekazując wiadomości e-mail na adres x@mail.asana.com lub wysyłając zadania bezpośrednio do projektu przez e-mail, zapoznaj się z artykułem Wysyłaj zadania do Asany przez e-mail.

Zanim zaczniesz

Przekazywanie e-maili wymaga zweryfikowanej domeny nadawcy. Zanim kolejka będzie mogła otrzymywać zgłoszenia za pośrednictwem poczty e-mail, administrator organizacji musi zweryfikować domenę nadawcy w konsoli administratora. 

Potwierdza to, że Twoja organizacja jest właścicielem domeny i upoważnia Asanę do wysyłania powiadomień e-mail, które wyglądają na pochodzące z Twojej domeny, a nie bezpośrednio z Asany.

Po zweryfikowaniu domeny ustawienie „Zezwalaj na wysyłanie ze zweryfikowanych domen” w konsoli administratora zostanie włączone automatycznie, a właściciele kolejek będą mogli połączyć swój adres e-mail obsługi klienta.

Skonfiguruj przekazywanie e-maili dla kolejki serwisowej

Opcja 1: Z poziomu kolejki

  1. Otwórz swoją kolejkę i wybierz „Ustawienia”.
  2. W sekcji Przyjmowanie i przekierowywanie zgłoszeń kliknij Przekierowywanie wiadomości e-mail.

Opcja 2: Z menu „Administrator”

  1. Kliknij „Administrator” na pasku bocznym „Obsługa”, a następnie kliknij kolejkę, którą chcesz skonfigurować, w sekcji „Zarządzaj kolejkami”. 
  2. W sekcji Przyjmowanie i przekierowywanie zgłoszeń kliknij Przekierowywanie wiadomości e-mail.

Po wybraniu opcji Przekierowywanie maili dokończ konfigurację:

  1. W oknie modalnym „Skonfiguruj przekazywanie e-maili” wprowadź prefiks swojego adresu e-mail obsługi klienta i z menu rozwijanego wybierz swoją zweryfikowaną domenę. Jest to adres, którego osoby zgłaszające będą używać do przesyłania zgłoszeń (na przykład support@acme.com).
  2. Zaloguj się do swojego klienta poczty e-mail i otwórz ustawienia przekazywania oraz POP/IMAP dla swojej skrzynki pocztowej obsługi klienta. Postępuj zgodnie z instrukcjami dostarczonymi przez Twojego klienta poczty e-mail, aby skonfigurować przekazywanie. Okno modalne zawiera link do przewodnika krok po kroku dotyczącego konfiguracji popularnych klientów poczty e-mail.
  3. Gdy Twój klient poczty e-mail poprosi o podanie adresu docelowego, kliknij „Kopiuj” obok adresu Asany wyświetlanego w sekcji „Dodaj adres do przekazywania e-maili” i wklej go w swoim kliencie poczty e-mail.
  4. Kliknij Zapisz.

Uwaga iconUwaga

Każdy adres e-mail można połączyć tylko z jedną kolejką. Aby włączyć przyjmowanie wiadomości e-mail dla drugiej kolejki, użyj innego adresu e-mail.

Przed zapisaniem możesz również dostosować dwa ustawienia:

Włącz opcję Wyślij aktualizacje zgłoszenia do wszystkich odbiorców, jeśli chcesz, aby wszystkie osoby w polach Do i DW automatycznie otrzymywały aktualizacje zgłoszeń za pośrednictwem wiadomości e-mail.

Jeśli Twój administrator skonfigurował logo firmy w konsoli administratora, możesz włączyć opcję Wyświetlaj logo firmy w wiadomościach e-mail, aby umieszczać je w powiadomieniach i odpowiedziach wysyłanych e-mailem. Jeśli logo nie zostało jeszcze skonfigurowane, ta opcja będzie wyszarzona.

Jak działa przyjmowanie zleceń za pośrednictwem wiadomości e-mail w przypadku osób zgłaszających

Osoby zgłaszające nie potrzebują konta w Asanie, aby przesłać zgłoszenie lub monitorować jego status. Gdy wyślą wiadomość e-mail na adres obsługi klienta, zostanie utworzone zgłoszenie, a oni otrzymają wiadomość e-mail z powiadomieniem z Twojej zweryfikowanej domeny. 

Każda wiadomość e-mail z powiadomieniem informuje osoby zgłaszające, że ich odpowiedź zostanie automatycznie dodana do zgłoszenia, dzięki czemu zawsze wiedzą, jak kontynuować komunikację.

Osoby zgłaszające mogą odpowiedzieć na dowolną wiadomość e-mail z powiadomieniem, aby dodać komentarz do swojego zgłoszenia. 

Każda osoba, która znajdowała się w polach Do lub DW w pierwotnej wiadomości e-mail, również otrzymuje powiadomienia i może odpowiedzieć w ten sam sposób. 

Cały wątek jest widoczny dla osób zgłaszających w ich kliencie poczty e-mail, natomiast ta sama konwersacja jest śledzona w ramach zgłoszenia w Asanie.

W jaki sposób członkowie zespołu zarządzają zgłoszeniami przesyłanymi e-mailem

Zgłoszenia utworzone za pośrednictwem wiadomości e-mail pojawiają się w kanale zgłoszeń wraz ze zgłoszeniami z innych kanałów przyjmowania zgłoszeń. W przypadku każdego zgłoszenia utworzonego za pośrednictwem wiadomości e-mail w panelu szczegółów zgłoszenia jako źródło wyświetlana jest opcja „E-mail”, dzięki czemu członkowie zespołu mogą od razu zobaczyć, w jaki sposób zgłoszenie zostało przesłane.

Karta „Konwersacja” zawiera cały wątek wiadomości e-mail, w tym wszystkie wiadomości od osoby zgłaszającej oraz wszystkich odbiorców dodanych do kopii w pierwotnej wiadomości e-mail. 

Możesz najechać kursorem na liczbę odbiorców w obszarze odpowiedzi, aby zobaczyć wszystkie osoby uwzględnione w wątku.

Odpowiedz osobie zgłaszającej u dołu panelu konwersacji i kliknij „Wyślij”. Odpowiedź zostanie wysłana e-mailem do osoby zgłaszającej i wszystkich odbiorców oraz zapisana jako komentarz do zgłoszenia.

Wyłącz przekazywanie e-maili

Aby usunąć przekazywanie e-maili z kolejki:

  1. Otwórz swoją kolejkę i z lewego paska nawigacyjnego wybierz „Ustawienia”.
  2. Na stronie Ustawienia przyjmowania zgłoszeń kliknij Przekierowywanie maili.
  3. Kliknij „Usuń przekazywanie e-maili” u dołu okna dialogowego „Edytuj przekazywanie e-maili”. W oknie potwierdzenia znajduje się informacja, że po usunięciu prośby i odpowiedzi wysyłane na ten adres e-mail nie będą już rejestrowane w Asanie, a aktualizacje zgłoszeń będą wysyłane z domeny poczty e-mail Asany. 
  4. Aby potwierdzić, kliknij „Usuń”.

Note iconUwaga

Ten artykuł został przetłumaczony przez AI.

Prześlij opinię na temat tłumaczenia.

Powiązane artykuły

Ładowanie
Korzystanie z funkcji przyjmowania zgłoszeń e-mail do tworzenia zgłoszeń w Asana Service Management | Centrum pomocy Asany