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Variablen in Regeln

In diesem Artikel

Verfügbar für die Asana-Abostufen Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+ sowie für die älteren Abostufen Premium, Business und Legacy Enterprise.

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Was ist eine Variable?

Eine Variable ist eine Möglichkeit, innerhalb einer Regel auf wichtige Aufgabendaten zu verweisen. Mit Variablen können Sie dynamische, flexible Regeln erstellen, die Ihren Workflows entsprechen.

Wichtige Hinweise zu Variablen

  1. Viele Variablen werden erst angezeigt, wenn Sie einen Auslöser ausgewählt haben. Der Grund dafür ist, dass bestimmte Variablen speziell mit der auslösenden Aufgabe der Regel verknüpft sind. Beispielsweise können Variablen für benutzerdefinierte Felder erst dann angezeigt oder verwendet werden, wenn für die Regel ein Auslöser festgelegt wurde.
  2. Regeln können ohne Benachrichtigung fehlschlagen, wenn es Probleme mit Variablenwerten gibt. Derzeit gibt es in solchen Fällen keine Warnmeldungen. Zu den gängigen Szenarien gehören:
    1. Wenn eine Aktion vom Typ „Datum festlegen“ mithilfe einer Variablen versucht, das Startdatum einer Aufgabe auf einen Zeitpunkt nach ihrem Fälligkeitsdatum festzulegen.
    2. Wenn eine App-Aktion Daten liefert, die nicht dem von der Regel erwarteten Typ entsprechen (z. B. wenn versucht wird, ein benutzerdefiniertes Zahlenfeld auf einen Wert zu setzen, der keine Zahl ist).
  3. App-Aktionen haben eigene Verhaltensmuster im Umgang mit Variablen.

Welche Variablen können verwendet werden?

Wenn Regeln ausgeführt werden, können Sie in Ihren Aufgaben auf Variablen aus den folgenden Kategorien verweisen: Aufgabe, Personen, Daten und benutzerdefinierte Felder.

Hinweis iconHinweis

Personen-Variablen werden weiter unterteilt in Aufgabenersteller, verantwortliche Person und regelauslösende Person.

Sie können den genauen Wert festlegen, den die Variable anzeigt, wenn der dynamische Wert verwendet wird.

Beispielsweise möchten Sie vielleicht in einem Textabschnitt auf den Namen einer Aufgabe verweisen, ohne @Erwähnung zu nutzen, oder in manchen Fällen ist es vielleicht besser, auf die Aufgaben-ID zu verweisen.

Im Folgenden finden Sie alle Variablen und die verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie sie anzeigen können.

Aufgabenvariablen

AufgabenvariableWie der dynamische Wert angezeigt wird
Standard@Erwähnung oder URL der Aufgabe, die die Regel ausgelöst hat
NameName der Aufgabe, die die Regel ausgelöst hat, als reiner Text
BeschreibungInhalt des Beschreibungsfelds der Aufgabe, die die Regel ausgelöst hat
IDID-Nummer (z. B. 1205100117625723) der Aufgabe, die die Regel ausgelöst hat

Personenvariablen

Personen-Variablen sind in 3 Unterkategorien unterteilt:

AufgabenerstellerVerantwortliche PersonRegelauslöserWie der dynamische Wert angezeigt wird
StandardStandardStandard@Erwähnung oder URL
NameStandardStandardName als reiner Text
E-MailE-MailE-MailE-Mail-Adresse
IDIDIDID-Nummer (z. B. 1205100117625723)

Datumsvariablen

DatumsvariableWie der dynamische Wert angezeigt wird
AuslösezeitpunktDatum und Uhrzeit, zu denen die Regel ausgelöst wurde
StartdatumStartdatum der Aufgabe, die die Regel ausgelöst hat
FälligkeitsdatumFälligkeitsdatum der Aufgabe, die die Regel ausgelöst hat
ErstellungszeitErstellungsdatum und -zeit der Aufgabe, die die Regel ausgelöst hat

Variablen für benutzerdefinierte Felder

Variable für benutzerdefinierte FelderWie der dynamische Wert angezeigt wird
Benutzerdefiniertes TextfeldAktueller Wert im Textfeld der Aufgabe, die die Regel auslöst
Benutzerdefiniertes ZahlenfeldAktueller Wert im Zahlenfeld der Aufgabe, die die Regel auslöst
Benutzerdefiniertes Feld mit EinzelauswahlAktueller Wert im Feld mit Einzelauswahl der Aufgabe, die die Regel auslöst
Benutzerdefiniertes Feld mit MehrfachauswahlAktueller Wert im Feld mit Mehrfachauswahl der Aufgabe, die die Regel auslöst
Benutzerdefiniertes FormelfeldAktueller Wert im Formelfeld der Aufgabe, die die Regel auslöst
Benutzerdefiniertes DatumsfeldAktueller Wert im benutzerdefinierten Datumsfeld der Aufgabe, die die Regel auslöst
Benutzerdefiniertes PersonenfeldAktueller Wert im benutzerdefinierten Personenfeld der Aufgabe, die die Regel auslöst

Projektvariablen

ProjektvariableWie der dynamische Wert angezeigt wird
StandardAls URL oder @Erwähnung anzeigen
NameAls Text anzeigen

Abschnittsvariable

AbschnittsvariableWie der dynamische Wert angezeigt wird
NameAls Text anzeigen

Praxisbeispiele für Variablen

Dieses Beispiel zeigt, wie Variablen beim Erstellen einer Regel aussehen.

Gemäß der Regel wird diese ausgelöst und eine Unteraufgabe erstellt, sobald eine Aufgabe in den Abschnitt „Kategorisierung“ verschoben wird. Die Unteraufgabe enthält zahlreiche Variablen, die sich jeweils auf einen Datenwert aus der Aufgabe beziehen, die die Regel ausgelöst hat.

Erstellen einer Regel mit Variablen

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  1. Aufgabenvariablen können in Aufgabentiteln verwendet werden, wenn die Regel eine Aufgabe, eine Unteraufgabe oder eine Genehmigung erstellt. In diesem Beispiel werden nur die Variablen für den Aufgabennamen und die Aufgaben-ID verwendet.

  2. Aufgabenvariablen können auch in der Aufgabenbeschreibung verwendet werden. In diesem Beispiel werden zur Veranschaulichung alle 4 Aufgabenvariablen in der Beschreibung der Unteraufgabe verwendet.

  • Beachten Sie, dass die Felder „verantwortliche Person“ und „Fälligkeitsdatum“ ebenfalls Variablen unterstützen. Siehe Datumsvariablen und Personenvariablen.

Ergebnis einer Regelaktion mithilfe von Variablen

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Auf der linken Seite finden Sie die Aufgabe, die die Regel auslöst, sobald sie in den Abschnitt „Kategorisierung“ des Projekts verschoben wird. Die in der Regel verwendeten Variablen übertragen den Namen, die Beschreibung und die ID der Aufgabe in die erstellte Unteraufgabe.

Auf der rechten Seite sehen Sie die Unteraufgabe, die bei der Ausführung der Regel erstellt wird. Die Unteraufgabe enthält die Informationen zu Aufgabe, Aufgabenname, Aufgabenbeschreibung und Aufgaben-ID, die aus der Aufgabe abgerufen wurden, die die Regel ausgelöst hat.

Regelaktionen, die Variablen unterstützen

Im Folgenden finden Sie die verschiedenen Regelaktionen, die unterschiedliche Variablen unterstützen.

Kommentar hinzufügen

Die Regelaktion „Kommentar hinzufügen“ unterstützt alle Variablen und deren Werte, d. h. Sie können auf jede Variable für Aufgaben, Personen , Daten oder benutzerdefinierte Felder verweisen und genau auswählen, welcher Wert (Standard, Name, E-Mail, ID) angezeigt werden soll, wenn die Regel ausgeführt wird.

Verantwortliche Person festlegen

Die Regelaktion „Verantwortliche Person festlegen“ unterstützt alle Personenvariablen, d. h. Sie können Aufgabenersteller, verantwortliche Person oder regelauslösende Person auswählen. Da sich die Aktion nur auf die Änderung des Felds „Verantwortlich“ bezieht, sind die spezifischen Werte der Variablen (Standard, Name, E-Mail, ID) bei dieser Aktion nicht relevant oder werden nicht unterstützt.

Aufgabe erstellen, Unteraufgabe erstellen, Genehmigung erstellen

Bei der Verwendung der Aktionen „Aufgabe erstellen“, „Unteraufgabe erstellen“ und „Genehmigung erstellen“ gibt es innerhalb dieser Aufgaben vier Bereiche, in denen Variablen verwendet werden können: „Aufgabenname“, „Aufgabenbeschreibung“, „Fälligkeitsdatum“ und „Verantwortliche Person“.

Das Feld „Aufgabenname“ unterstützt alle Variablen und deren Werte.
Das Feld „Aufgabenbeschreibung“ unterstützt alle Variablen und deren Werte.
Das Feld „Fälligkeitsdatum“ unterstützt alle Datumsvariablen.
Das Feld „Verantwortliche Person“ unterstützt alle Personenvariablen.

Textfeld festlegen

Die Aktion „Textfeld festlegen“, mit der ein benutzerdefiniertes Textfeld aktualisiert wird, unterstützt Variablen.

Verwenden von Variablen mit der Gmail-RegeIintegration von Asana

Mit der Gmail-RegeIintegration von Asana können Sie anhand von selbst festgelegten Auslösern eine E-Mail von Ihrem Gmail-Konto an einen Empfänger Ihrer Wahl senden. Die Aktion „E-Mail senden“ unterstützt jetzt Variablen.

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Variablen werden in den Feldern „An“, „Antwort an“, „Betreff“ und „Nachricht“ unterstützt.

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