Los gerentes de proyectos y los líderes necesitan acceder sin problemas a los informes, las actualizaciones de estado de los proyectos y al plan de gestión de recursos del equipo para asegurarse de que el trabajo esté encaminado y para tomar decisiones informadas acerca de la planificación. Ahora, pueden confiar en los portafolios gracias a los paneles y la información sobre la gestión de recursos, todo en un mismo lugar.
Cómo usar los portafolios
Los Portafolios son la mejor manera de organizar, supervisar e informar sobre varios proyectos en un solo lugar. Pueden ser útiles para responder a dudas como las siguientes:
- ¿Cuáles son los proyectos que están en riesgo y cuáles son los que están en curso y por qué?
- ¿Cuándo se comienzan o terminan los proyectos?
- ¿Cómo se equilibra el trabajo entre compañeros de equipo y/o proyectos?
- ¿Cuáles son las principales prioridades de mi equipo?
- ¿En qué debo centrar más mi atención?
Al igual que los proyectos, los portafolios ofrecen varias vistas diferentes (se enumeran a continuación) para que puedas tener distintos puntos de vista de los proyectos que se encuentren en un portafolio en particular.
- Proyectos: vista principal para actualizaciones de un vistazo en todos los proyectos que puedes ordenar y organizar.
- Cronograma:Arrastra y suelta los proyectos para crear y poder ver planes y cronogramas anuales, trimestrales o mensuales.
- Progreso:Publica las actualizaciones de estado para resumir todos los esfuerzos dedicados a tu iniciativa.
- Gestión de recursos: monitorea el ancho de banda del equipo y realiza ajustes arrastrando y soltando, todo en función del trabajo que ya tienen asignado en los proyectos de tu portafolio.
Ejemplos de cómo utilizar los portafolios
Los portafolios son ideales para los administradores de proyectos y para los líderes de equipos, pero cualquiera puede usarlos y de muchas formas diferentes. A continuación hay algunos ejemplos para que empieces:
| Rol | Ejemplo |
| Gerentes de productos | Hacer un seguimiento de los lanzamientos de productos o medir la carga laboral del gerente de productos o diseñar la cobertura para cada lanzamiento |
| Ejecutivos o líderes | Supervisa los principales proyectos para lograr cumplir con los objetivos y resultados clave del equipo o la empresa y exporta los PNG de progreso para usarlos en presentaciones |
| Gerentes y ágiles scrum masters | Da seguimiento al trabajo de los sprints en un solo portafolio y usa la gestión de recursos para equilibrar las asignaciones y definir puntos ágiles de trabajo. |
| Planificadores de eventos | Gestiona varios eventos y míralos en un cronograma, mientras usas el panel para controlar los hitos de prioridad alta. |
| Directores creativos o productores | Capta el estado de los principales proyectos y usa el panel para informar acerca del progreso a los colaboradores de otros departamentos o para fundamentar la solicitud de más recursos. |
| Administradores de campañas | Da seguimiento a las campañas activas y gestiona la carga laboral del equipo en todas las partes de la campaña con la Gestión de recursos |
| Gerentes de Éxito del Cliente | Conserva las cuentas de los clientes activos en un solo lugar y observa su comportamiento con las actualizaciones de estado. |
| Gerentes de TI | Mira en el cronograma todas las implementaciones activas de software, los temas relacionados a considerar y cómo están programadas. |
¿Quieres una plantilla para alguno de los proyectos anteriores? Consulta nuestra galería de plantillas para ponerte en marcha con unos pocos clics.
Consejos para la gestión de proyectos y recursos con portafolios y recursos
- ¿ El estado de un proyecto parece viejo? Haz clic en el botón Solicitar actualización y el encargado recibirá la tarea de actualizar el estado del proyecto.
- ¿Tu compañero de equipo parece estar sobrecargado? Puedes arrastrar y soltar tareas para reasignarlas o reprogramarlas, o comentar una tarea para comunicarte primero con el responsable. Configura la dedicación para las tareas en cualquier proyecto dentro de tu Portafolios y podrás medir las horas con más precisión o la dedicación dispensada a cada tarea.
- Ordena los datos para acceder a los detalles que necesitas atender. Ordena tu portafolios por campos personalizados para asegurarte de que las prioridades están al día o para agrupar proyectos similares. La Gestión de recursos se ordena automáticamente por responsable.
- Comparte el enlace del portafolios o agrega miembros en él para que otros puedan ver el progreso.
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