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Asana para metodologías ágiles y Scrum

En este artículo

Aunque tiene sus raíces en el desarrollo de software, Agile es ahora una forma de trabajar para muchos equipos y organizaciones. Los equipos ágiles son adecuados para trabajar rápidamente en condiciones cambiantes, lo que ayuda a las organizaciones a llegar al mercado más rápido con un trabajo de mayor calidad. Este artículo te guiará a través del uso de las funciones de Asana para respaldar las metodologías ágiles y Scrum, lo que permitirá que tu equipo trabaje de manera más eficiente y colaborativa.

Nota iconNota

Si recién empiezas a usar Asana, te recomendamos leer nuestra guía de inicio rápido sobre cómo funciona Asana para que puedas entender mejor los conceptos de Asana y traducirlos más fácilmente a marcos ágiles.

Traducir conceptos de Scrum a términos de Asana

Uno de los marcos ágiles más populares es Scrum. Así es como los conceptos comunes de Scrum se traducen en Asana, incluidos algunos ejemplos útiles.

Concepto de Scrum ágilEn Asana...
ÉpicaCrear un portafolio
FunciónCrea un proyecto por función
HistoriaAgrega tareas al proyecto de tu función
TareaAgrega subtareas a tu tarea de Asana que representa la historia
Trabajo pendienteCrear un proyecto de backlog
SprintCrear un proyecto de planificación de sprint
TamañoUsa un campo personalizado desplegable para indicar el tamaño
Hora de terminarUsar un campo personalizado numérico
Criterios de aceptaciónIncluye información en la descripción de unatarea

Crear una épica (portafolio de Asana)

Una "epopeya" es un esfuerzo general hacia un objetivo específico, que se puede desglosar en piezas más pequeñas. En Asana, eso se traduce en proyectos y tareas para "funciones" e "historias", respectivamente. Cosas como los grandes lanzamientos podrían ser épicos, al igual que una serie de eventos o campañas al servicio de un objetivo más amplio (como más clientes potenciales o ingresos).

Para crear una épica en Asana, crearás un portafolio. Los portafolios te permiten agrupar proyectos relacionados y supervisarlos juntos. Puedes ver la salud de la épica de un vistazo y ver fácilmente las actualizaciones de estado en todas las funciones.

Crear funciones y trabajos pendientes (proyectos de Asana)

Las funciones documentan las actividades más grandes que te ayudarán a lograr tus épicas, y los backlogs te ayudan a dar seguimiento al trabajo que aún no has priorizado. En Asana, tanto las funciones como los trabajos pendientes se pueden crear como proyectos individuales, o puedes incluir tu trabajo pendiente como una sección en tu proyecto.

Tomemos como ejemplo una epopeya sobre el lanzamiento de tu producto más importante del año. Podrías crear proyectos para investigación y comentarios, desarrollo y lanzamiento de marketing o planes de ventas.

Para crear funciones y backlogs:

  1. Primero, asegúrate de haber creado un equipo en Asana para que tengas un lugar donde alojar tus funciones, que se crearán como proyectos.
  2. Crear un proyecto para cada función. Usa plantillas de proyectos para agilizar el proceso. Puedes verificar si alguna de las plantillas creadas por Asana coincide con el trabajo en tu función.
  3. Usa la vista de tablero para crear un tablero de estilo Kanban con columnas para las etapas de tu flujo de trabajo (por ejemplo, Pendiente, Tareas pendientes, En progreso, Revisión, Hecho).
  4. Agrega secciones para organizar las tareas por sprint o función.
  5. A continuación, agrega campos personalizados a tu proyecto para que puedas dar seguimiento a cosas como los puntos de historia, la prioridad, el estado de la tarea, el número de sprint, etc.
  6. Crea plantillas de tareas para tipos de trabajo recurrentes, como historias de usuario o informes de errores.
  7. Ahora que ha creado sus funciones, puede decidir agregar su trabajo pendiente como una sección del proyecto de funciones, o crear un proyecto separado para los elementos del trabajo pendiente. Sigue el mismo proceso de creación de proyectos anterior si deseas crear un proyecto de backlog.

A continuación, aprenderás a dividir tus funciones en historias.

Cómo crear historias y agregarlas a tu sprint (tareas de Asana)

Una historia es una pieza de trabajo procesable que te ayuda a dividir una función en partes más pequeñas y procesables. En Asana, esto significa agregar tareas a tu proyecto. Entonces, para una epopeya sobre el lanzamiento de una aplicación, podrías tener una función de lanzamiento de aplicaciones móviles con historias como "borrador de copia web" y "anuncio por correo electrónico", etc.

Asana for Agile

Para crear historias:

  1. Crea tareas en tu proyecto para agregar historias a tu función.
  2. En la descripción de la tarea, puedes agregar tus criterios de aceptación y cualquier otro detalle relevante.
  3. Completa los campos personalizados que hayas agregado a tu proyecto para proporcionar más claridad sobre aspectos como el estado de la tarea, la prioridad, etc.
  4. Asigna la tarea a la persona responsable de completar el trabajo, dándole una fecha de inicio y de entrega para que pueda planificar en consecuencia.
  5. Una vez que hayas creado tus historias como tareas en Asana, puedes dividirlas en "tareas", que se considerarían subtareas en Asana. Las subtareas son la forma de dividir el trabajo en partes aún más pequeñas y distribuir la responsabilidad.

Una vez que hayas creado las historias, considera la posibilidad de crear un proyecto de planificación de sprint para capturar los trabajos prácticos que realizarás en un sprint. Consulta nuestro blog de planificación de sprints para aprender a crear y gestionar la planificación de sprints. Ahora creaste un marco básico de Scrum con Asana.

Gestiona el trabajo ágil con Asana

Ahora que ya creaste tu estructura básica de Scrum y agregaste trabajo a tu proyecto de sprint, te daremos consejos sobre cómo gestionar el trabajo en Asana.

Capturar historias de usuarios y tareas

  • Usa los formularios para estandarizar los envíos de historias y los informes de errores de los miembros del equipo y las partes interesadas.
  • Crea tareas para cada historia de usuario, función o error en tu backlog.
  • Usa los campos personalizados para priorizar tareas y asignar puntos de historia.

Organiza tu trabajo pendiente

  • Usa la vista de Tablero para administrar visualmente tu trabajo pendiente.
  • Arrastra y suelta las tareas para priorizarlas dentro de la columna de backlog.
  • Usa la clasificación y el filtrado para encontrar y organizar rápidamente las tareas en función de la prioridad, los puntos de la historia u otros criterios.

Cómo gestionar tu sprint ágil

Crea un sprint

  • Crea una nueva sección o proyecto para cada sprint.
  • Usa la vista de cronograma para planificar tu sprint, estableciendo fechas de inicio y entrega para cada tarea.
  • Establecer dependencias entre tareas para garantizar un flujo de trabajo sin inconvenientes.

Asigna las tareas

  • Mover las tareas del backlog a la sección o proyecto del sprint actual.
  • Asigna tareas a los miembros del equipo.
  • Usa la vista de carga de trabajo para equilibrar la distribución de tareas y asegurarte de que ningún miembro del equipo esté sobrecargado.

Montajes diarios y seguimiento de sprints

Realizar stand-ups diarios

  • Utiliza la vista de tablero durante las reuniones diarias para identificar rápidamente el trabajo en curso y cualquier obstáculo.
  • Actualiza los campos personalizados que muestran el estado de las tareas y mueve esas tareas a través del tablero a medida que el trabajo avanza.

Haz un seguimiento del progreso del sprint

  • Establecer hitos para los eventos clave del sprint (p. ej., planificación del sprint, revisión del sprint).
  • Usa paneles para crear gráficos burndown y realizar un seguimiento de la velocidad del sprint.
  • Crear reglas para:
    • Notificar a los miembros del equipo sobre los cambios en la tarea
    • Mueve las tareas a la etapa correcta cuando se actualiza un estado
    • Enviar recordatorios de los próximos plazos

Integración con herramientas de desarrollo

  • Integra Asana con GitHub para sincronizar las confirmaciones y las solicitudes de extracción con las tareas.
  • Vincula los cambios en el código directamente a las tareas de Asana para mejorar la trazabilidad.

Sincronizar con otras herramientas

Mantenerte al día con las actualizaciones del sprint

  • A medida que el trabajo avanza, asegúrate de que los compañeros de equipo marquen las tareas completadas y adjunten cualquier trabajo relevante a la tarea completada para que sea clara y de fácil acceso para otros compañeros de equipo.
  • Muestra el progreso moviendo las tareas a la columna correspondiente en tu proyecto de sprint. De esa manera, cualquier persona que necesite saber dónde se encuentra el trabajo puede simplemente abrir el proyecto y verlo de un vistazo.
  • Agrega a las partes interesadas y gerentes relevantes a tu proyecto de planificación de sprints como miembros del proyecto. Puedes darles niveles de permiso de comentarista para que no puedan modificar nada.
  • Publica actualizaciones de estado periódicas para que las partes interesadas estén al tanto del progreso del sprint.

Realizar revisiones de sprints

  • Usa los hitos para marcar e identificar el final de un sprint.
  • Revisa las tareas finalizadas, el trabajo en curso y cualquier elemento del trabajo pendiente que deba llevarse a cabo.
  • Actualizar el estado de cada tarea y mover los elementos completados a la columna Listo.

Realizar una retrospectiva efectiva en Asana

Los análisis retrospectivos son una parte importante de cualquier proceso con metodología ágil. Ayudan a los equipos a digerir lo que se logró y determinar qué se puede mejorar o repetir en el futuro. A continuación, te mostramos cómo puedes usar Asana para potenciar tus retrospectivas y obtener información útil.

  • Crea un formulario para capturar los comentarios del equipo sobre lo que salió bien, lo que no y lo que podría mejorarse para futuros sprints.
  • Usa la función de informes para generar métricas de rendimiento del sprint.
  • Cree tareas para las acciones pendientes identificadas durante la retrospectiva. Si la retroalimentación retrospectiva es procesable, asigna la tarea a la persona responsable de implementarla o a otros equipos.
  • Publica una actualización de estado final con los resultados y logros del sprint.
  • Archivar el proyecto de sprint para que solo se haga referencia al proyecto de sprint actual. Aún podrás acceder a los proyectos archivados en Asana.
  • ¡Crea un nuevo proyecto de sprint y repite el proceso!

Aprovechar la IA para mejorar la productividad

Las funciones impulsadas por la IA de Asana pueden ayudarte a agilizar tus flujos de trabajo ágiles:

  • Usa el chat inteligente para encontrar rápidamente información sobre tu sprint o proyecto sin tener que buscar manualmente en las tareas.
  • Aproveche el estado Smart para las actualizaciones de estado de proyectos generadas por IA, ahorrando tiempo en los informes manuales.
  • Utiliza los resúmenes Smart para obtener resúmenes concisos de tus sprints o proyectos.
  • Prueba Asana AI Studio para crear tus propios flujos de trabajo inteligentes.

Aunque hay muchas facetas y piezas en el trabajo ágil que contribuyen al éxito del equipo, la capacidad de dar seguimiento, gestionar y planificar fácilmente este trabajo en un solo lugar sin duda impulsa los resultados. Al seguir estos pasos, los equipos pueden administrar de manera eficiente los flujos de trabajo ágiles y Scrum, mantener una alta visibilidad y mejorar continuamente sus procesos. Este enfoque permite una mejor gestión de los sprints, optimiza la asignación de recursos y fomenta una mejor comunicación y colaboración entre los equipos.

Nota iconNota

¿Tienes curiosidad por saber cómo usan Asana los demás para metodologías ágiles y Scrum? Pregunta a la comunidad.

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Este artículo se tradujo con IA.

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