Si bien en sus principios estuvo relacionado con el desarrollo de software, Agile es ahora un modo de trabajo para muchos equipos y organizaciones. Los equipos Agile son adecuados para trabajar con rapidez en condiciones cambiantes, lo que ayuda a las organizaciones a acelerar su salida al mercado (estrategia GTM) y a realizar un trabajo de mejor calidad. Este artículo te guiará para que aproveches las funciones de Asana para respaldar las metodologías Agile y Scrum, lo que permitirá que tu Equipo trabaje de manera más eficiente y colaborativa.
Nota
Si es la primera vez que usas Asana, recomendamos que leas la guía de inicio rápido sobre cómo funciona Asana para que comprendas mejor los conceptos de Asana y puedas traducirlos más fácilmente a los marcos de Agile.
Traducir los conceptos de Scrum en términos de Asana
Uno de los marcos más populares de Agile es el de Scrum. Aquí te mostramos cómo se traducen los términos de Scrum en Asana, e incluimos algunos ejemplos útiles.
Crear una épica (portafolio de Asana)
Una “épica” es un esfuerzo general para conseguir un objetivo específico, que puede dividirse en partes más pequeñas. En Asana, eso se traduce en proyectos y tareas para las “funciones” e “historias”, respectivamente. Las cosas como lanzamientos importantes podrían ser épicas, al igual que una serie de eventos o campañas para conseguir un objetivo más grande (como más ventas prospectivas o ingresos).
Para crear una épica en Asana, crearás un portafolio. Los portafolios te permiten agrupar proyectos y controlarlos en conjunto. Puedes ver el estado de la épica de un vistazo y ver fácilmente las actualizaciones de estado para todas las funciones.
Crear funciones y registros de trabajo atrasado (proyectos de Asana)
Las funciones documentan las actividades más importantes que te ayudarán a lograr tus épicas, y los registros de trabajo atrasado te ayudan a dar seguimiento al trabajo que todavía no has priorizado. En Asana, tanto las funciones como los trabajos pendientes pueden crearse como proyectos individuales, o puedes incluir tu trabajo pendiente como una sección de tu proyecto.
Tomemos como ejemplo una épica que representa tu lanzamiento de producto más importante del año. Podrías crear proyectos para investigación y comentarios, desarrollo y el lanzamiento de marketing o los planes de venta.
Para crear características y backlogs:
- Primero, asegúrate de haber creado un Equipo en Asana para tener un lugar donde alojar tus funciones, que se crearán como proyectos.
- Crea un proyecto para cada función. Usa plantillas de proyectos para agilizar el proceso. Puedes verificar si alguna de las plantillas creadas por Asana coincide con el trabajo de tu función.
- Usa la vista de tablero para crear un tablero estilo Kanban con columnas para las etapas de tu flujo de trabajo (p. ej., trabajo pendiente, por hacer, en progreso, revisión, hecho).
- Agrega secciones para organizar las tareas por sprint o función.
- Luego, agrega campos personalizados a tu proyecto para poder dar seguimiento a cosas como los puntos de la historia, la prioridad, el estado de la tarea, el número de sprint, etc.
- Crea plantillas de tareas para los tipos de trabajo que se repiten, como las historias de usuario o los informes de errores.
- Ahora que has creado tus funciones, puedes decidir agregar tu trabajo pendiente como una sección del proyecto de la función o crear un proyecto separado para los elementos del trabajo pendiente. Sigue el mismo proceso de creación de proyecto explicado anteriormente si deseas crear un proyecto de trabajo pendiente.
Ahora, aprenderás a dividir tus funciones en historias.
Cómo crear historias y agregarlas a tu sprint (tareas de Asana)
Una historia es un trabajo que se puede llevar a la práctica a fin de ayudarte a dividir una función en partes prácticas más pequeñas. En Asana, esto quiere decir agregar tareas a tu proyecto. Por lo tanto, para una épica sobre el lanzamiento de una aplicación, podrías tener una función para el lanzamiento de la aplicación móvil con historias como “sitio web en borrador” y “anuncio por email”, etc.
Para crear historias:
- Agrega historias a tu función creando tareas en tu proyecto.
- En la descripción de la tarea, puedes agregar tus criterios de aceptación y cualquier otro detalle relevante.
- Completa todos los campos personalizados que hayas agregado a tu proyecto para proporcionar más claridad sobre cosas como el estado de la tarea, la prioridad, etc.
- Asigna la tarea a la persona responsable de realizar el trabajo, y asígnale una fecha de inicio y una fecha de entrega para que pueda hacer sus planes de acuerdo con eso.
- Una vez que has creado tus historias como tareas en Asana, puedes seguir dividiéndolas en “tareas”, que se considerarían subtareas en Asana. Las subtareas te ayudan a dividir el trabajo en partes aún más pequeñas y distribuir la responsabilidad.
Una vez que creas historias, considera crear un proyecto de planificación de sprint para captar los trabajos para llevar a la práctica que darás en un sprint. Consulta nuestro blog sobre planificación del sprint para aprender cómo crear y gestionar la planificación del sprint. Ya has creado un marco básico de Scrum en Asana.
Cómo gestionar el trabajo con el método Agile en Asana
Ahora que tienes tu estructura básica de Scrum creada y has agregado trabajo a tu proyecto de sprint, te daremos consejos sobre cómo gestionar el trabajo en Asana.
Capturar las historias de usuario y las tareas
- Usa los formularios para estandarizar el envío de historias e informes de errores de los miembros del equipo y las partes interesadas.
- Crea tareas para cada historia de usuario, función o error en tu trabajo pendiente.
- Usa los campos personalizados para priorizar tareas y asignar puntos de historia.
Organiza tu trabajo pendiente
- Usa la vista de tablero para gestionar visualmente tu trabajo pendiente.
- Arrastra y suelta las tareas para priorizarlas dentro de la columna de trabajo pendiente.
- Usa la ordenación y el filtrado para encontrar y organizar rápidamente las tareas en función de la prioridad, los puntos de historia u otros criterios.
Cómo gestionar tu sprint Agile
Crea un sprint
- Crea una nueva sección o proyecto para cada sprint.
- Usa la vista de cronograma para planificar tu sprint y establecer las fechas de inicio y de entrega para cada tarea.
- Establece las dependencias entre las tareas para garantizar un flujo de trabajo sin inconvenientes.
Asignar tareas
- Mueve las tareas desde el trabajo pendiente a la sección o proyecto del sprint actual.
- Asigna tareas a los miembros del equipo.
- Usa la vista de gestión de recursos para equilibrar la distribución de las tareas y asegurarte de que ningún miembro del equipo tenga demasiado por hacer.
Reuniones diarias de actualización y seguimiento de sprints
Realizar reuniones diarias de actualización
- Usa la vista de tablero durante las reuniones diarias de actualización para identificar rápidamente el trabajo en progreso y cualquier obstáculo.
- Actualizar los campos personalizados que muestran el estado de las tareas y mover esas tareas por el tablero a medida que el trabajo avanza.
Da seguimiento al progreso de los sprints
- Establece hitos para los eventos clave del sprint (p. ej., planificación del sprint, revisión del sprint).
- Usa los paneles para crear gráficos burndown y dar seguimiento a la velocidad del sprint.
- Crea reglas para lo siguiente:
- Notificar a los miembros del equipo sobre los cambios en las tareas
- Mover las tareas a la etapa correcta cuando se actualiza un estado
- Enviar recordatorios para las próximas fechas límite
- Integra Asana con GitHub para sincronizar las confirmaciones y las solicitudes de extracción con las tareas.
- Vincula los cambios de código directamente a las tareas de Asana para una mejor trazabilidad.
Sincronizar con otras herramientas
Mantenerse al día con las actualizaciones del sprint
- A medida que el trabajo avanza, asegúrate de que los compañeros de equipo estén marcando las tareas como finalizadas y adjuntando el trabajo correspondiente a la tarea finalizada para que quede claro y sea de fácil acceso para los demás compañeros de equipo.
- Muestra el progreso moviendo las tareas a la columna adecuada de tu proyecto de sprint. De esa manera, todos aquellos que quieran saber cómo va el trabajo pueden simplemente abrir el proyecto y verlo de un vistazo.
- Agrega a las personas interesadas y gerentes relevantes a tu proyecto de planificación del sprint como miembros del proyecto. Puedes darles niveles de permisos solo para comentar para que no puedan modificar nada.
- Publica actualizaciones de estado con regularidad para que las partes interesadas estén al tanto del progreso del sprint.
Realizar revisiones del sprint
- Usa los hitos para ayudar a marcar e identificar el final de un sprint.
- Revisa las tareas finalizadas, el trabajo en curso y cualquier elemento del trabajo pendiente que deba trasladarse al siguiente sprint.
- Actualiza el estado de cada tarea y mueve los elementos finalizados a la columna Finalizado.
Cómo realizar un análisis retrospectivo efectivo en Asana
Los análisis retrospectivos son una parte importante de cualquier proceso con metodología ágil. Ayudan a los equipos a asimilar lo que se logró y a determinar qué se puede mejorar o repetir en el futuro. A continuación, explicamos cómo usar Asana para alimentar tus análisis retrospectivos y así obtener un análisis de datos que se puede llevar a la práctica.
- Crea un formulario para capturar los comentarios del equipo sobre qué salió bien, qué no salió bien y qué se podría mejorar para los sprints futuros.
- Usa la función de informes para generar métricas de rendimiento de los sprints.
- Crea tareas para las acciones pendientes identificadas durante la retrospectiva. Si los comentarios de la retrospectiva pueden llevarse a la práctica, asigna la tarea a la persona responsable de implementar la acción o de comunicarla a otros equipos.
- Publica una actualización de estado final con los resultados y los logros del sprint.
- Archiva tu proyecto de sprint para que se haga referencia solo al proyecto de sprint actual. Igualmente podrás acceder a los proyectos archivados en Asana.
- ¡Crea un nuevo proyecto de sprint y repite el proceso!
Aprovechar la IA para mejorar la productividad
Las funciones con tecnología de IA de Asana pueden ayudarte a optimizar tus flujos de trabajo ágiles:
- Aprovecha el estado inteligente para obtener actualizaciones de estado del proyecto generadas por IA y ahorra tiempo en la creación de informes manuales.
- Utiliza los resúmenes inteligentes para obtener resúmenes concisos de tus sprints o proyectos.
- Prueba AI Studio de Asana para crear tus propios flujos de trabajo inteligentes.
Si bien hay muchos aspectos y partes del trabajo con metodología Agile que contribuyen al éxito del Equipo, la capacidad de dar seguimiento, gestionar y planificar este trabajo en un solo lugar, sin dudas, impulsa resultados. Al seguir estos pasos, los equipos pueden gestionar de manera eficiente los flujos de trabajo de las Metodologías Agile y Scrum, mantener una alta visibilidad y mejorar continuamente sus procesos. Este enfoque permite una mejor gestión de los sprints, optimiza la asignación de recursos y fomenta una mejor comunicación y colaboración entre los equipos.
