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工作量規劃

在本文中

誰可以使用此功能？
Enterprise 版Enterprise+舊版 Enterprise

如需詳細資訊，請前往定價頁面。

工作量計劃使領導者能夠透過將長期專案人員配置可視化，從而最佳化資源配置決策。與管理任務指派的工作負荷不同，工作量計劃可讓您將個人分配到整個專案，並獲得跨工作分組人員配置的高階檢視。

請注意，工作量計劃和工作負荷目前尚未連結。同事可能會被指派到產能計劃中的專案，但尚未有任務指派給他們，反之亦然。

工作量規劃功能可在 Asana Enterprise 版和 Enterprise+ 版層級，以及舊版層級舊版 Enterprise 版上使用。

建立工作量計劃

若要設定工作量計劃，請前往側邊欄「深入解析」區段下的「資源管理」。前往「工作量規劃」標籤頁，並點選「+ 建立」。

分配資源

建立工作量計劃時，您會看到兩個標籤頁：「專案」和「人員」。

專案標籤頁

您可以從專案標籤頁新增專案或整個專案集。若您新增專案集，系統會將該專案集中的所有專案新增至工作量計劃中，並在專案集中新增或移除專案時保持更新。

按一下「+ 新增專案」按鈕，即可開始新增專案或專案集。若要為跨專案的團隊配置人員，請新增您想要為每個專案配置的人員姓名或電子郵件。

人員標籤頁

您可以從「人員」標籤頁新增您的團隊，方法是點選左上角的「+ 新增人員」按鈕，並選擇您希望指派至專案的隊友。

接著，點選左上角的+ 新增人員按鈕，並選擇您希望指派到專案的隊友，即可新增您的團隊。

新增團隊後，就可以分配資源了。在工作量計劃中點選團隊成員的個人資料圖片，並選擇「+ 新增專案以進行分配」，即可將團隊成員分配到各個專案。新增人員目前正在進行以及未來將要進行的專案，以取得團隊產能的長期概觀。

如果同事在其他工作量計劃 (或在其他標籤頁中) 已有指派給他們的專案，即使是由其他人指派，您仍會看到這些指派。這是假設根據專案隱私設定，您有權查看相關專案。

Capacity planning in Projects tab.png

專案集層級工作量

專案集層級的工作量規劃透過在工作量計劃專案標籤頁頂端顯示摘要統計資料，全面檢視專案集內所有專案的總投入量。這可讓您查看專案集所有專案的總投入量（以小時數、人月數或其他單位衡量）。

專案集層級的工作量彙總會以摘要列的形式顯示在工作量計劃專案標籤頁的頂端。

Portfolio level capacity_total hours

此摘要列可讓專案集經理和團隊主管：

  • 檢視專案集中所有專案的投入量彙總統計資料
  • 使用各種單位 (小時、人月等) 追蹤總工作量需求
  • 同時監控多個專案的資源分配
  • 針對資源分配做出以資料為依據的決策

建立和編輯分配

若要建立分配，只需點選您想新增的位置即可。系統將自動建立與時間縮放級別 (日、週、月) 相符的分配。

您可以將這些分配的任一端拖曳至所需日期，以延長或縮短這些分配。當計劃發生變動時，您可以拖曳整個分配。 

大量動作

您可以按住Ctrl或Command鍵，選擇分配，然後將它們全部一起拖曳或按下 Delete 鍵，以便進行成批移動和成批刪除分配。

以下範例顯示如何批量移動、批量重新分配和批量刪除分配。

Bulk actions.gif

將多位人員分配至單一專案

從「專案」標籤頁一次可將多位人員指派至單一專案。您可以點選專案名稱旁的三點圖示，然後點選「檢視專案詳細資料」，以檢視專案中所有人員。

請查看下方的 GIF，瞭解如何在不離開工作量計劃的情況下快速開啟專案詳細資料。

Allocating multiple people to a single project.gif

傳輸分配

您可以使用「轉移分配」功能，將專案中的所有分配從一個使用者批量移動到另一個使用者。點選專案名稱旁的三點圖示，選擇「轉移分配」，然後輸入應分配工作的使用者名稱。請參閱下方圖片，瞭解更多詳細資料。

Transfer allocations.gif

篩選人員

在「人員」標籤頁中，您可以依名稱或職稱快速篩選特定隊友。若您只想查看 IT 團隊成員的工作負荷，請輸入 IT 並點選「選擇全部」。

您可以使用使用者上的自訂欄位，在您的工作量計劃中篩選人員清單。這有助於您在指派工作時，根據角色、技能、團隊或位置等屬性，專注於特定人員群組。

請注意，職稱是透過系統管理主控台進行管理。根據您組織的設定，每個個人也可以管理職稱。

系統管理員可以直接從「人員」標籤頁編輯職稱。按一下人員名稱旁的三點圖示，然後按一下 編輯個人資料。接著，系統管理員可以變更職稱。

Edit job titles

篩選專案

您可以使用篩選器，在工作量計劃中的「專案」和「人員」標籤頁中隱藏特定專案。

在「專案」標籤頁中，選擇「篩選條件」。接下來，選擇隱藏特定專案，或按一下「新增篩選條件」，並選擇特定條件，例如自訂欄位、專案狀態或專案截止日期。例如，您可以使用篩選條件，僅查看狀態為「有風險」且在接下來 3 個月內截止的專案。

Filtering out projects via the projects tab

同樣地，您可以選擇僅篩選特定專案，或在「人員」標籤頁中篩選符合特定條件的專案。在「人員」標籤頁中，點選「篩選條件」並選擇您的篩選條件。

Filtering out projects

在您的工作量計劃中，將已儲存的檢視建立為新標籤頁

產能計劃支援將已儲存的檢視建立為新標籤頁。請參閱這篇關於專案自訂和檢視的文章，深入瞭解已儲存的檢視。

刪除和複製分配

Deleting and duplicating allocations

您可以透過選取配置並按刪除鍵或在其上按右鍵，刪除任何配置。

您可以透過在分配上點選滑鼠右鍵並選擇「複製分配」，來複製分配。

依自訂欄位分組

您可以依自訂欄位將工作量檢視進行分組，以瞭解工作的分配情況。分組有助於您快速發現不平衡的情況，並在不變更任何基礎資源分配的情況下，比較跨團隊、角色或專案類別的工作量。

在工作量計劃的人員檢視和通用工作負荷中，您可以依據使用者的自訂欄位進行分組。開啟「資源管理」，選擇您的工作量計劃，然後點選「人員」。點選「分組」並選擇使用者自訂欄位，以建立反映角色、位置或團隊等值的群組。

在工作量計劃的專案檢視中，您可以依專案自訂欄位分組。開啟「人員配置」，選擇您的工作量計劃，然後點選「專案」。點 選「分組」並選擇專案自訂欄位，即可依據優先順序、業務單位或計劃等屬性來組織工作。

注意 icon注意

若要深入瞭解如何在使用者上新增自訂欄位，請參閱我們的「使用者上的自訂欄位」文章。

使用預留位置分配資源

可在 Asana Enterprise 版 和 Enterprise+ 版層級上使用。

您可以藉助預留人員為即將到來的工作預留工作量，而無需立即指派特定人員。納入預留位置可讓團隊更準確地預測工作負荷，避免過度預訂，並確保團隊成員之間公平分配任務。

若要建立預留位置：

  1. 導覽至側邊欄中的「資源」
  2. 點選您的工作量計劃
  3. 點選「專案」標籤頁
  4. 在所需專案下方，點擊+ 新增人員或預留位置
  5. 點選「預留位置」標籤頁
  6. 按一下+ 建立新的預留位置
  7. 填寫預留位置的名稱和職稱
  8. 選擇其所屬的團隊
  9. 按一下「建立」
注意 icon注意

為了避免在多個團隊中使用同一個預留位置名稱 (例如：「專案經理」) 時造成混淆，每個預留位置都必須指派至特定團隊。

您也可以從工作量計劃的「人員」標籤頁建立預留位置。

  1. 前往「人員」標籤頁
  2. 按一下+ 新增人員
  3. 前往「預留位置」標籤頁
  4. 點擊+ 建立新的預留位置

傳輸分配

瞭解誰將負責處理預留位置資源後，請點選預留位置旁的三點圖示，選擇「轉移分配」，然後輸入您想將分配轉移給的人員名稱。

管理工作量的衡量方式

規劃專案時，請決定您要如何衡量工作量。您可以在「分配百分比」、「預估時數」或簡單的「專案」或「人員數」之間選擇。最好能與最適合您團隊的選項保持一致。

Frame 629722 (1).png

分配百分比

百分比分配是最常見且最直接的方式，可用於衡量人員將時間花在哪些地方，而無需擔心計算時數。

Frame 629726.png

在以下的範例中，Alan 須將 90% 的時間投入到「全球系統檢修」專案。Beverly 正在進行兩個日期重疊的專案，並且需要將 80% 的時間花在每個專案上。由於她在一週內的工作量將會超過負荷，因此工作量以紅色顯示，以便提醒她、她的團隊或她的經理進行調整，或在此期間提供一些額外的協助。

Frame 629723 (1).png

人員或專案數目

人員或專案數目僅顯示一個人在所選時間內執行的專案總數，或執行特定專案的人員數目。在範例中，我們可以看到 Alan 在某些週負責一個專案，而在其他週則一次負責兩個專案。

Frame 629725.png

預估小時數

若您將專案精確規劃至小時，並希望根據這些預估值建立分配，則預估小時數最為合適。由於每個月的工作天數各不相同，因此當您按週進行規劃時，預估小時數通常是最簡單的。

Frame 629724.png

調整工作量

若您使用百分比分配或預估時數，您可以在功能表中調整每個人的工作量。您可以讓每個人的工作量都相同，或手動調整每個人的工作量。對於預估時數，這適用於每週工作量。

通知、隱私和權限

通知

使用工作量規劃將人員分配至專案時，系統不會通知他們。若使用者已被分配至專案，他們不會收到收件匣通知或電子郵件。這非常適合提前規劃，因為您可以進行變更、嘗試各種做法，甚至可以從頭開始 - 在您準備好分享之前，所有這些都不會因為通知或任務而讓您的團隊感到困惑。

隱私和權限

當某人被指派至專案時，該指派會存在於專案中，而不會專屬於任何單一工作量計劃。

這表示，例如，若存在一份工作量計劃，其中 Alan 被分配到「全球系統檢修」專案，而一位同事建立了另一份工作量計劃，其中他們新增了 Alan，他們將看到 Alan 在特定日期被分配到「全球系統檢修」專案。這是假設該同事擁有查看此類專案的權限。

分享權限

在 Asana 中，工作量計劃包含分享權限，用於控制成員可以在計劃中執行的操作。分享工作量計劃時，您可以為每位成員指派管理員或檢視者角色。系統管理員擁有變更設定、修改或刪除工作量計劃的完整存取權限，而檢視者則可以檢視計劃，但無法編輯。

若要分享工作量計劃並設定成員角色，請開啟工作量計劃，然後按一下右上角的「分享」。在「分享」對話方塊中，在「依姓名或電子郵件新增成員」欄位中輸入成員的姓名或電子郵件地址，然後使用角色下拉式功能表選擇「系統管理員」或「檢視者」，接著點選「邀請」。您還可以從同一個對話方塊中的成員清單直接更新現有成員的角色。

Share capacity plan

專案分配權限

專案管理員可以控制誰有權限管理專案中的分配。若要設定此項，請開啟專案，並從專案設定導覽至專案權限。在「誰可以管理此專案的分配？」下拉式選單中，根據您要授予的存取權限等級，選擇「僅限專案管理員」或「專案管理員和編輯者」。

Project permissions capacity plan

此權限適用於直接更新和新的自動化。即使在設定權限後，現有的綁定和規則仍將繼續修改受限制的欄位值。專案管理員還可以在「專案權限」對話方塊中點選「新增限制」，新增欄位層級限制。

使用應用程式開發介面 (API) 建立或匯出資料

您可以使用我們的應用程式開發介面 (API) 更新工作量計劃資料，或將資料從 Asana 匯出。若要瞭解應用程式開發介面 (API) 的運作方式，瞭解工作量計劃和分配的運作方式非常重要。藉助分配，Asana 可以追蹤並呈現每位使用者被指派至不同專案的時間長度。例如，若 Sam 在 9 月份為專案 A 工作 50 小時，在 10 月份工作 40 小時，這將是兩項分配。  這些在工作量計劃中顯示為兩條彩色橫條。

每當載入工作量計劃時，Asana 都會查詢「分配」應用程式開發介面 (API) ，以擷取該使用者或專案的所有相關分配，您也可以使用我們的應用程式開發介面 (API) 執行相同的操作。分配存在於網域層級，而工作量計劃則作為篩選後的檢視，用於呈現此資料。例如，若您將團隊成員新增至工作量計劃，系統會自動擷取並顯示他們在各個專案中的所有現有分配。

對使用者分配的任何更新，無論是調整專案的時間，還是將其移動至其他人，都會立即反映在他們所屬的所有工作量計劃中。這可以確保工作量計劃始終顯示最新的資源分配情況。

您可以使用分配 API來匯出資料，並將其載入您使用的任何報告工具 (Tableau、Power BI 等)，以滿足更進階的報告需求。

若您不想直接使用應用程式開發介面 (API)，可以將工作量計劃的配置資料匯出為 CSV。在專案集工作量計劃中，開啟標籤頁的選單，然後按一下「匯出 CSV」。在通用工作量計劃中，您可以從標籤頁的選單或計劃的動作選單 (您可以在其中選擇要匯出的標籤頁) 進行匯出。CSV 包含每個配置一行，其中包含人員、專案、日期和投入量。

Note icon注意

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