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Usare Asana per il project management

In questo articolo

Asana offre una serie di funzionalità per aiutare i team a gestire i progetti in modo efficace. Che si tratti di organizzare le attività, monitorare i traguardi o bilanciare il carico di lavoro, le funzionalità di Asana assicurano che i team possano rispettare le tempistiche e raggiungere i propri obiettivi. Questo articolo spiega come ottenere il massimo da Asana per le tue esigenze di project management.

Devo creare un progetto, un'attività o una sottoattività?

Prima di iniziare, gli utenti spesso si chiedono se dovrebbero creare un progetto, un’attività o una sottoattività quando aggiungono del lavoro su Asana. Ecco un framework per aiutarti a decidere più velocemente:

  • Crea un progetto se il tuo lavoro richiede molti passaggi e coinvolge diversi stakeholder, e se hai bisogno di monitorarlo utilizzando diverse viste (come una campagna, un lancio/evento, o un calendario/pipeline editoriale).
  • Crea un'attività se desideri creare una singola attività da assegnare a una persona che richiede pochi minuti o giorni di lavoro (come scrivere un post per il blog o correggere un bug).
  • Crea una sottoattività se hai bisogno di suddividere un'attività o un lavoro in più parti o dividere il lavoro (come una sottoattività per verificare le keyword per la SEO del blog).
Nota iconNota

Consulta il nostro articolo su come comprendere le attività per ulteriori suggerimenti.

Creare un progetto

Il primo passo per utilizzare Asana per il project management è capire come creare e utilizzare un progetto su Asana. Ciò aiuterà il tuo team a dire addio a fogli di calcolo, lunghi scambi di email e riunioni inutili.

Impostazioni del progetto

  • Crea un progetto su Asana seguendo i passaggi riportati qui. Assegna un titolo al progetto in base al suo scopo, ad esempio: "Lancio del prodotto". Puoi usare i progetti per ciò che preferisci, dalle iniziative con una scadenza (come un lancio), ai processi in corso (come la gestione di un calendario editoriale) o al monitoraggio delle informazioni (come le richieste di design). Scegli il layout più adatto alle esigenze del tuo progetto: puoi passare dalla vista Elenco, bacheca, cronologia e calendario in qualsiasi momento.
  • Risparmia tempo con un modello. I nostri modelli forniscono suggerimenti su come impostare un progetto e spostare le attività attraverso il flusso di lavoro. Puoi anche creare il tuo modello per risparmiare tempo durante la configurazione di progetti simili in futuro.

    Strutturare il tuo progetto

    • Crea sezioni come "Da fare", "In corso" e "Completate" e organizza le tue attività nelle sezioni appropriate.
    • Suddividi il lavoro in attività e sottoattività gestibili, ognuna con un titolo, una descrizione e un incaricato chiari.
    • Definisci le responsabilità con chiarezza assegnando le attività e aggiungendo le date di scadenza. In questo modo, tutti sapranno di cosa devono occuparsi ed entro quando. Ogni attività può avere un solo incaricato, in modo che le responsabilità siano chiare. Tuttavia, se un’attività richiede del lavoro preliminare, passaggi aggiuntivi o se hai bisogno di chiedere rapidamente aiuto a un collega del team per completarla, le sottoattività ti aiutano a suddividerla in parti più gestibili e a mostrare la responsabilità nel processo.
    • Usa traguardi per evidenziare le fasi chiave del tuo progetto, ad esempio \"Fase di progettazione completata\".
    • Crea una panoramica del progetto in modo da poter condividere il brief di progetto con il tuo team proprio dove si trovano i piani e le attività, e chiarisci i ruoli del progetto per una facile consultazione in qualsiasi momento.

    Personalizzazione dei dettagli delle attività

    • Aggiungi campi personalizzati come "Priorità", "Stato" o "Data di scadenza" per acquisire dettagli specifici dell'attività. I campi personalizzati possono essere utilizzati come se fossero colonne di un foglio di calcolo: aiutano a monitorare i dettagli di ogni attività e ti permettono di filtrarle e ordinarle.
    • Imposta le dipendenze tra le attività per mostrare quali devono essere completate prima di altre. Se stai aspettando che un collega del team finisca il suo lavoro, Asana può aiutarti a monitorarne lo stato in modo da poter iniziare la tua parte al momento giusto. Ciò significa anche che impiegherai meno tempo a controllare l’attività o a non renderti conto di quando è pronta.

      Gestione delle risorse e del team

      • Monitora gli aggiornamenti di più progetti con i portfolio. I portfolio ti aiutano a gestire e monitorare più progetti contemporaneamente. Puoi monitorare lo stato di avanzamento di iniziative specifiche in un unico posto.
      • Usa la gestione delle risorse per visualizzare la capacità del team e distribuire le attività in modo uniforme.

      Raccolta di informazioni e automazione dei flussi di lavoro

      • Usa i moduli per raccogliere informazioni dagli stakeholder. Aggiungi un modulo al tuo progetto e le risposte verranno popolate automaticamente come attività nel progetto.
      • Automatizza le attività ripetitive aggiungendo regole al tuo progetto. Ad esempio, puoi creare una regola per spostare le attività nella sezione “In corso” quando un campo personalizzato viene aggiornato.
      • Automatizza i promemoria e le notifiche per tenere il tuo team informato sulle scadenze. A tal fine, puoi creare attività ricorrenti per il lavoro che deve essere svolto regolarmente, oppure puoi creare una regola che aggiunga un commento a un’attività per ricordare all’incaricato che la scadenza si avvicina.

        Visualizzare le pianificazioni con la cronologia e la vista Gantt

        • Passa alla cronologia o alla vista Gantt per visualizzare le pianificazioni e le dipendenze delle attività. Modifica le tempistiche e le dipendenze direttamente da questa vista, dove puoi facilmente spostare le attività per evitare sovrapposizioni e conflitti.

          Gestione dei file e collaborazione

          • Collega Asana a strumenti come Google Drive o Dropbox per la condivisione di file e a Slack o Microsoft team per una comunicazione semplificata.
          • Usa i commenti per collaborare con il tuo team in tempo reale fornendo feedback direttamente all’interno di un’attività, ponendo domande o allegando documenti.

          Monitoraggio dell’avanzamento e delle prestazioni

          • Crea dashboard personalizzabili per monitorare le metriche chiave, come i tassi di completamento delle attività o le scadenze imminenti.
          • Fornisci regolarmente aggiornamenti di stato per mantenere gli stakeholder informati sull’avanzamento del progetto. Puoi @menzione i colleghi del team, collegare le attività e i progetti nell’aggiornamento per facilitarne la consultazione. Tutti i membri del progetto riceveranno una notifica e potranno aggiungere un commento. Puoi utilizzare Asana AI per velocizzare questo processo con gli aggiornamenti di stato intelligenti.
          • Genera resoconti per esaminare le prestazioni del progetto, identificare i colli di bottiglia e monitorare le metriche chiave come le attività scadute, le scadenze in programma e i tassi di completamento. Questi resoconti aiutano a prendere decisioni informate e ad apportare le modifiche necessarie durante tutto il ciclo di vita del progetto.

            Chiusura post-progetto

            • Una volta completato il progetto, prenditi del tempo per esaminare i progressi, i risultati e le aree di miglioramento. Riassumi gli insegnamenti chiave e documentali per riferimento futuro per migliorare i prossimi progetti.
            • Dopo la revisione, archivia il progetto su Asana per conservare una registrazione del lavoro mantenendo il tuo spazio di lavoro organizzato e ordinato.

            Grazie alle funzionalità di project management di Asana, i team possono organizzare, pianificare e realizzare i progetti in modo più semplice ed efficace. Dal monitoraggio dei traguardi alla gestione delle risorse e alla visualizzazione delle cronologie dei progetti, Asana aiuta a garantire che i team rimangano organizzati, produttivi e allineati durante tutto il ciclo di vita del progetto.

            Risorse aggiuntive

Note iconNota

Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

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