Loading
PLATAFORMA
FUNÇÕES
IA Asana
TODOS OS PLANOS
Tipo de empresa
Equipes
Setores
Casos de uso
APRENDER
SUPORTE
SERVIÇOS
Centro de ajuda
search-icon

Tópicos

Uso da Asana para a gestão de projetos

Neste artigo

A Asana oferece uma gama de recursos para ajudar as equipes a gerir projetos com eficácia. Seja organizando tarefas, monitorando marcos ou equilibrando a carga de trabalho, as capacidades da Asana garantem que as equipes possam se manter em dia e atingir as suas metas. Este artigo explica como aproveitar ao máximo a Asana para as suas necessidades de gestão de projetos.

Devo criar um projeto, uma tarefa ou uma subtarefa?

Antes de começar, os usuários muitas vezes se perguntam se devem criar um projeto, uma tarefa ou uma subtarefa ao adicionar trabalho à Asana. Aqui está uma estrutura rápida para ajudar você a decidir:

  • Crie um projeto para os seus grandes esforços coordenados com muitas etapas e participantes e a necessidade de vê-los em diferentes visualizações (como uma campanha, lançamento/evento ou um calendário editorial/pipeline).
  • Crie uma tarefa se você estiver tentando capturar um único afazer para uma pessoa que possa ser alcançado em poucos minutos ou dias úteis (como escrever um blog ou corrigir um bug).
  • Crie uma subtarefa para dividir uma tarefa em partes menores ou para dividir a carga de trabalho (como uma subtarefa para verificar as palavras-chave de SEO do blog).
Nota iconNota

Leia o nosso artigo sobre tarefas para obter mais dicas.

Criar um projeto

O primeiro passo para usar a Asana na gestão de projetos é entender como criar e usar um projeto na Asana. Isso ajudará a sua equipe a se afastar das planilhas, das longas correntes de e-mail e das reuniões desnecessárias.

Configurando o seu projeto

  • Crie um projeto na Asana seguindo as etapas apresentadas aqui. Dê um nome ao projeto com base no seu propósito, por exemplo: “Lançamento de produto”. Você pode usar projetos para praticamente qualquer coisa, de iniciativas com prazos (como um lançamento) até processos permanentes (como a gestão de um calendário editorial) ou o acompanhamento de informações (como solicitações de design recebidas). Escolha o layout que melhor se adapte às necessidades do seu projeto. Você pode alternar entre as visualizações em Lista, quadro, cronograma e calendário a qualquer momento.
  • Economize tempo com um modelo. Os nossos modelos incluem recomendações sobre como configurar um projeto e mover as tarefas dentro do seu fluxo de trabalho. Você também pode criar o seu próprio modelo para poupar tempo ao configurar projetos semelhantes no futuro.

    Estruturar o seu projeto

    • Crie seções como “A fazer”, “em andamento” e “concluído” e organize as tarefas nas seções apropriadas.
    • Divida o trabalho em tarefas e subtarefas gerenciáveis, cada uma com um título, descrição e responsável claros.
    • Deixe claras as responsabilidades atribuindo tarefas e datas de conclusão. Assim, todos saberão o que devem fazer e para quando. Crie subtarefas se necessário. As tarefas só podem ter um responsável, o que garante que as responsabilidades sejam claras. No entanto, se uma tarefa envolver trabalho preparatório, etapas adicionais ou se você precisar de uma consulta rápida a um colega de equipe para concluí-la, as subtarefas ajudam a dividi-la em partes mais gerenciáveis e a mostrar a propriedade no processo.
    • Use marcos para destacar as principais etapas do seu projeto, como “Fase de design concluída”.
    • Crie uma visão geral do projeto para compartilhar o brief do projeto com a equipe exatamente onde os planos e as tarefas estão e esclarecer as funções do projeto para facilitar a consulta a qualquer momento.

    Personalizar os detalhes da tarefa

    • Adicione campos personalizados como “Prioridade”, “Status” ou “Data de conclusão” para registrar detalhes específicos da tarefa. Pense nos campos personalizados como colunas de planilha. Eles monitoram os detalhes de cada tarefa e permitem filtrar e ordenar usando essas informações.
    • Defina dependências entre as tarefas para mostrar quais delas precisam ser concluídas antes de outras. Se você está esperando que um colega de equipe termine o seu trabalho, a Asana pode ajudar a monitorar o status para que você possa fazer a sua parte no momento certo. Isso também significa que você não perderá tempo conferindo se a tarefa já está pronta, ou sem saber se ela já foi concluída.

      Gestão de recursos e equipe

      • Monitore as atualizações em vários projetos com os portfólios. Os portfólios ajudam a gerir e acompanhar vários projetos ao mesmo tempo. Você pode acompanhar o progresso de iniciativas específicas em um só lugar.
      • Use a gestão de recursos para visualizar a capacidade da equipe e distribuir as tarefas de maneira uniforme.

      Coleta de informações e automatização de fluxos de trabalho

      • Use formulários para coletar informações dos principais interessados. Adicione um formulário ao seu projeto e as respostas serão preenchidas automaticamente como tarefas no projeto.
      • Automatize tarefas repetitivas adicionando regras ao seu projeto. Por exemplo, você pode criar uma regra para mover as tarefas para a seção “Em andamento” quando um campo personalizado for atualizado.
      • Automatize lembretes e notificações para manter a equipe a par dos prazos. Você pode fazer isso criando tarefas recorrentes para o trabalho que precisa ser feito regularmente, ou pode criar uma regra que adicionará comentários a uma tarefa para lembrar ao responsável que o prazo está se aproximando.

        Visualizar cronogramas com as visualizações de cronograma e de Gantt

        • Mude para a visualização de Cronograma ou visualização de Gantt para ver os cronogramas e as dependências das tarefas. Ajuste os tempos e as dependências diretamente nesta visualização, onde você pode facilmente mover as coisas para evitar sobreposições e conflitos.

          Gestão de arquivos e colaboração

          • Conecte a Asana a ferramentas como Google Drive ou Dropbox para compartilhar arquivos, e com Slack ou Microsoft Teams para simplificar a comunicação.
          • Use os comentários para colaborar com a sua equipe em tempo real, fornecendo feedback diretamente em uma tarefa, fazendo perguntas ou anexando documentos.

          Monitoramento do progresso e do desempenho

          • Crie painéis personalizáveis para monitorar as principais métricas, como as taxas de finalização de tarefas ou os próximos prazos.
          • Forneça atualizações de status regulares para manter os principais interessados a par do progresso do projeto. Você pode @menção colegas de equipe, tarefas e projetos na atualização para facilitar a consulta. Todos os membros do projeto serão notificados e poderão fazer comentários na atualização. Você pode usar a IA Asana para acelerar esse processo com a funcionalidade de atualização de status inteligente.
          • Gere relatórios para avaliar o desempenho do projeto, identificar gargalos e monitorar métricas importantes, como tarefas atrasadas, prazos próximos e taxas de finalização. Esses relatórios ajudam a tomar decisões informadas e fazer ajustes conforme necessário ao longo do ciclo de vida do projeto.

            Encerramento pós-projeto

            • Após a conclusão do projeto, reserve um tempo para analisar o progresso, as conquistas e as áreas de melhoria. Resuma os principais aprendizados e documente-os para referência futura, a fim de melhorar os próximos projetos.
            • Após a revisão, arquive o projeto na Asana para preservar um registro do trabalho e manter o seu espaço de trabalho organizado e livre de desordem.

            Ao aproveitar as funcionalidades de gestão de projetos da Asana, as equipes podem organizar, planejar e executar projetos com mais facilidade. Do monitoramento de marcos à gestão de recursos e visualização de cronogramas de projetos, a Asana ajuda a garantir que as equipes permaneçam organizadas, produtivas e alinhadas durante todo o ciclo de vida do projeto.

            Outros recursos

Note iconNota

Este artigo foi traduzido por IA.

Dar feedback sobre a tradução.

Artigos relacionados

Carregando
Como usar a Asana para a gestão de projetos