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將 Asana 用於專案管理

在本文中

Asana 提供一系列功能，協助團隊有效管理專案。無論是組織任務、追蹤里程碑還是平衡工作負荷，Asana 的功能都能確保團隊進度正常並實現目標。本文說明如何充分利用 Asana 來滿足您的專案管理需求。

我應該建立專案、任務或子任務嗎？

在開始之前，使用者通常會想知道在將工作新增至 Asana 時是否應該建立專案、任務或子任務。以下是一個快速架構，可協助您作出決定：

  • 為您的大型協作工作建立專案，其中包含許多步驟和關係人，並且需要在不同的檢視中查看它們 (例如活動、發佈/活動或編輯行事曆/管線)。
  • 如果您嘗試為一個人擷取一個可以在幾分鐘或工作日內完成的單一待辦事項 (例如撰寫部落格或修復錯誤)，請建立任務。
  • 建立子任務以將任務分成更小的部分或分割工作負荷 (例如檢查部落格 SEO 關鍵字的子任務)。
注意 icon注意

閱讀我們的瞭解任務一文，以取得更多提示。

建立專案

使用 Asana 進行專案管理的第一步是瞭解如何在 Asana 中建立和使用專案。這將有助於您的團隊擺脫試算表、冗長的電子郵件對話和不必要的會議。

設定您的專案

  • 按照此處的步驟在 Asana 中建立專案。依據專案目的為其命名，例如：「產品發佈」。您可以將專案用於任何事情，包括有期限的計劃（例如發佈）、持續進行的流程（例如管理編輯行事曆）或追蹤資訊（例如傳入的設計請求）。
  • 選擇最適合專案需求的版面配置 - 您可以隨時在清單、看板、時間軸和 行事曆檢視。我們的範本包含有關如何設定專案以及在工作流程中移動任務的建議。您還可以建立您自己的範本，以便在未來設定類似專案時節省時間。

    組織專案

    • 建立區段如「待辦」、「進行中」和「已完成」，並將任務組織到適當的區段。
    • 將工作分解為可管理的任務和子任務，每個任務都有清晰的標題、描述和指派對象。
    • 透過指派任務並為其設定截止日期，使職責分明。這樣，每個人都能瞭解自己何時需要負責完成何事。
    • 如有需要，請建立子任務。任務只能有一個指派對象，這樣可以確保責任明確。但是，如果任務需要前置作業、額外步驟，或者您需要其他隊友快速完成任務，子任務可協助您將其分解為更易於管理的部分，並在流程中顯示所有權。-,Milestones,-Milestones%20mark%20significant" target="_blank">里程碑來醒目提示專案中的關鍵階段，例如「設計階段已完成」。
    • 建立專案概觀 ，以便在計劃和任務所在位置與團隊分享專案簡介，並釐清專案角色，以便隨時參考。

    自訂任務詳細資料

    • 新增自訂欄位如「優先順序」、「狀態」或「截止日期」，以擷取特定任務詳細資料。將自訂欄位想像成試算表中的欄。這些欄位可用於追蹤每一個任務的詳細資料，同時可據以進行篩選和排序。
    • 設定任務之間的相依性，以顯示哪些任務需要在其他任務之前完成。如果您正在等待隊友完成工作，Asana 可以協助您追蹤其狀態，以便您在正確的時間開始您的工作。這也意味著您花在查看任務上的時間更少，或者沒有意識到任務何時已準備就緒。

      資源和團隊管理

      • 使用專案集監控多個專案的更新。專案集可協助您同時管理和追蹤多個專案。您可以在一處地方監控特定計劃的進度。
      • 使用工作負荷將團隊工作量可視化，並平均分配任務。

      收集資訊並將工作流程自動化

      • 使用表單收集專案關係人的意見。新增表單至您的專案，回應將自動填入為專案中的任務。
      • 新增規則至您的專案，將重複性任務自動化。例如，您可以建立規則，在自訂欄位更新時將任務移動至「進行中」區段。您可以為需要定期完成的工作建立週期性任務，也可以建立規則，將評論新增至任務，以提醒指派對象期限將近。

        使用時間軸和甘特圖檢視將排程可視化

        • 切換至時間軸或甘特圖檢視，將任務排程和相依性可視化。直接從此檢視調整時間和相依性，您可以輕鬆地移動內容，以避免重疊和衝突。

        檔案管理與協作

        • 將 Asana 與 Google 雲端硬碟 或 Dropbox 等工具連結，以便進行檔案分享，並與 Slack 或 Microsoft 團隊 連結，以便簡化溝通。
        • 使用 評論 ，直接在任務中提供回饋、提出問題或附加文件，即時與團隊進行協作。

        追蹤進度和績效

        • 建立可自訂的儀表板，以監控任務完成率或即將截止的期限等關鍵指標。
        • 定期提供狀態更新，讓關係人掌握專案進度。您可以在更新中 @ 提及隊友、連結任務和專案，以便輕鬆參考。所有專案成員都會收到通知，也能在更新上發表評論。您可以使用 Asana AI 透過智能狀態功能加速此流程。這些報告有助於在整個專案生命週期中做出明智的決策和調整。

          專案結束後的收尾

          • 專案已完成後，請花點時間審查進度、成就和需要改進的領域。總結關鍵經驗教訓並加以記錄，以便日後參考，從而改進即將到來的專案。
          • 審查後，在 Asana 中封存專案以保留工作記錄，同時保持工作空間井然有序，不雜亂無章。

          藉助 Asana 的專案管理功能，團隊可以更輕鬆地有效組織、排定和執行專案。從追蹤里程碑到管理資源和將專案時間軸可視化，Asana 有助於確保團隊在整個專案生命週期中保持井然有序、高效且步調一致。

          其他資源

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This article has been AI-translated.

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