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Google 드라이브에서 Asana Service Management로 지식 가져오기

이 기사에서는

Google 드라이브의 폴더를 지식 베이스에 동기화하여 콘텐츠가 이미 있는 곳에서 계속 관리할 수 있습니다. Asana는 파일의 읽기 전용 사본을 표시하고 Google 드라이브에서 변경 사항이 동기화될 때 이를 업데이트하므로 동일한 콘텐츠를 두 곳에서 관리할 필요가 없습니다. 기본 설정에 따라, 지식 베이스 관리자만 소스를 연결하고 관리할 수 있습니다.

동기화 작동 방식

동기화는 Google 드라이브에서 Asana로 한 방향으로 이루어집니다. 동기화된 게시글을 업데이트하려면 Google 드라이브에서 파일을 편집하세요. 그러면 다음 번에 폴더가 동기화될 때 변경 사항이 반영됩니다.

지원되는 문서 유형

대부분의 문서 형식이 지원되며 서비스 AI가 티켓을 해결하는 데 사용할 수 있습니다. 지원되는 유형에는 Google 기본 문서뿐만 아니라 PDF, docx, txt 파일이 포함됩니다. 

PNG, JPG, MP4 또는 MP3와 같은 이미지, 동영상 및 오디오 파일은 지원되지 않으며 동기화 중에 건너뜁니다. 폴더에 있는 다른 모든 항목은 정상적으로 동기화됩니다.

Google 드라이브 폴더 연결

Knowledge Base 관리자만 Google 드라이브에서 폴더를 동기화할 수 있습니다. 폴더에 있는 모든 문서가 글이 되므로, 지식 베이스에 액세스할 수 있는 모든 사람과 공유해도 괜찮은 내용만 담긴 폴더를 선택하세요. 

  1. 지식 베이스 랜딩 페이지로 이동합니다.
  2. + 폴더 추가 옆에 있는 드롭다운 화살표를 클릭한 다음 Google 드라이브에서 동기화 를 선택합니다.
  3. Asana가 파일에 액세스할 수 있도록 Google 드라이브에 연결 을 클릭합니다 .
  4. 동기화하려는 폴더를 선택합니다.
  5. 동기화 를 클릭합니다.

동기화된 폴더에는 동기화된 콘텐츠만 저장되므로 나중에 Asana 기본 게시글을 추가할 수 없습니다.

기존 연결 관리하기

연결된 소스를 관리하려면 '관리' 를 클릭하여 '지식 베이스 관리' 창을 여세요. 

여기에서 동기화된 모든 폴더를 확인하고 동기화를 새로 고치거나 폴더를 제거할 수 있습니다.

동기화 오류 해결

Google 로그인 정보가 만료되거나, 액세스 권한이 취소되거나, 폴더 권한이 변경되는 등 Asana가 Google 드라이브 폴더에 액세스할 수 없게 되면 동기화가 일시 중지됩니다. 지식 베이스 관리 창에 '재연결 필요' 프롬프트가 표시됩니다. '다시 연결'을 클릭하고 Google에 다시 로그인하여 동기화를 다시 시작합니다.

권한

지식 베이스 관리자만 Google 드라이브를 연결하고 동기화된 폴더를 관리하거나 제거할 수 있습니다. 관리 콘솔에서 지식 베이스 관리자 역할을 구성하는 방법을 알아보려면 RBAC를 사용하여 대기열 및 지식 베이스 생성 제어하기 를 참조하세요.

폴더 생성자는 더 많은 사용자를 초대하여 폴더의 관리자 또는 편집자로 지정할 수 있습니다. 폴더 관리자 및 편집자는 액세스 권한이 있는 특정 폴더 내에서 동기화된 콘텐츠를 관리할 수 있지만, 지식 베이스 수준에서 소스를 연결하거나 동기화 설정을 변경할 수는 없습니다.

Google 드라이브 권한은 Asana로 이월되지 않습니다. 지식 베이스에 액세스할 수 있는 사람은 Google 드라이브에서 원본 파일을 열 수 없더라도 동기화된 글을 보고 검색할 수 있습니다.

FAQ

Asana에서 동기화된 게시글을 수정할 수 있나요? 

아니요. 변경하려면 Google 드라이브에서 파일을 편집하세요. 업데이트는 다음 동기화 시 반영됩니다.

동기화된 문서에 대한 수정 제안은 어떻게 되나요? 

제안 사항은 여전히 Asana에 표시되지만, 이를 적용하려면 Google 드라이브에서 수정해야 합니다. Google 드라이브에서 '편집' 을 선택하여 파일을 열고 거기서 변경 사항을 적용하세요.

출처를 연결 해제하면 어떻게 되나요? 

연결이 제거되고 동기화가 중지되지만, 이미 동기화된 게시글은 정적 읽기 전용 콘텐츠로 지식 베이스에 남아 있습니다.

폴더의 일부만 동기화할 수 있나요? 

동기화는 연결한 폴더 전체에 적용됩니다. 폴더 내용의 일부만 동기화할 수 없습니다.

동기화를 설정한 사람이 조직을 떠나면 어떻게 되나요? 

다른 지식 베이스 관리자가 소스를 다시 연결하여 계속 동기화해야 합니다. 이를 처리하려면 관리자 팀에 문의해 주세요.

 

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