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請使用私人自訂欄位

在本文中

適用於 Asana Enterprise和 Enterprise+層級，以及 舊版層級舊版 Enterprise。

在 Asana 中，自訂欄位的可見性與使用該欄位的專案或專案集的可見性相關聯。預設情況下，如果有人有權存取專案，他們可以檢視所有自訂欄位及其值。

使用專屬自訂欄位，新增額外的控制層，讓使用者將特定欄位及其值設為專屬。當自訂欄位被標記為專屬時，只有明確命名的成員才能在所有專案、專案集或任務中檢視或編輯它。

此功能透過提供對誰可以存取自訂欄位資料的詳細控制，使 Asana 成為管理敏感工作流程的強大工具。

主要優勢

  • 透過限制特定個人的存取權限來保護敏感資料。
  • 確保隱私設定一致地應用於所有工作流程。

編輯本地自訂欄位的欄位存取權限

請按照以下步驟調整特定專案中自訂欄位的可見性：

點選 Asana 專案中自訂欄位旁的下拉式箭頭。選擇「編輯欄位」，然後點選彈出式視窗右上角的「欄位存取設定」按鈕。在「欄位存取」下，點選下拉式箭頭以選擇：
  1. 專案成員：這會讓專案中的每個人都可以看到該欄位。
  2. 專屬欄位：這會將存取權限限制為指定成員。
點擊「設為專屬」以確認您的選擇。若要還原，請選擇「專案成員」以恢復所有專案成員的可見性。

編輯全域自訂欄位的欄位存取權限

請變更整個組織中全域自訂欄位的可見性：

點選全域自訂欄位旁的下拉式箭頭。選擇編輯欄位，然後點選右上角的欄位存取設定按鈕。在欄位存取下，點選下拉式箭頭以選擇：
  1. 組織中的每個人：這會讓所有成員都能看到欄位。
  2. 專屬欄位：這會將存取權限限制為指定成員。
點擊「設為私有」以確認您的選擇。若要恢復整個組織的存取權限，請從下拉式選單中選擇您的組織名稱。 請注意關於專屬自訂欄位的其他備註。
  • 預設可見度保持不變：除非進行修改，否則自訂欄位將保留其目前的可見度。
  • 可見度限制選項：
    • 不對訪客公開： 訪客無法檢視專屬欄位。「Segoe UI Emoji」、「Segoe UI Symbol」;font-size: var(--slds-g-font-size-base, 13px);">私人欄位：僅限已命名的成員存取這些欄位。
    • 一致的設定：欄位隱私設定會通用；欄位不能針對特定專案或專案集具有不同的可見性。
    • 欄位管理員：任何管理員都可以設定或修改欄位隱私。如果組織是系統管理員，任何成員都可以進行變更。

      在規則中使用專屬自訂欄位

      適用於 Asana Enterprise和 Enterprise+層級。

      在規則和綁定中使用 專屬自訂欄位，讓您更輕鬆地將涉及敏感資料的工作流程自動化，而不會將欄位的可見性擴展到適當的人員之外。

      運作方式

      • 如果您有權限，您會看到專屬欄位及其值，在規則或綁定中新增或管理時，通常會顯示「專屬」指示器。
      • 如果您沒有權限，欄位會顯示為「專屬欄位」籌碼或完全隱藏，以確保資料隱私。
      • 規則功能：參考專屬欄位的規則仍會執行。對於動態值 (例如，將專屬欄位的值新增至評論的規則)，您會看到警告，以防止意外暴露。如果您對專屬欄位的存取權限發生變更，則規則可能會顯示權杖而非實際值。綁定行為：
        • 建立：將專案轉換為綁定時，僅包含您有權存取的專屬欄位。
        • 安裝：包含專屬欄位的綁定將完整安裝，但未經許可的使用者將無法看到這些專屬欄位。綁定中使用這些專屬欄位的任何規則仍將正常運作。複製或範本：複製專案或使用綁定範本時，將複製專屬欄位的結構，但僅在使用者擁有適當權限時才會複製其值。

        重要注意事項

        • 處理專屬欄位：當有人有權存取專屬欄位時，我們會提供細微的視覺提示，以協助表明他們正在處理敏感資訊。這有助於指導負責任的使用，而不會妨礙使用。在某些情況下，沒有存取權限的使用者可能會在規則或綁定中看到佔位符（例如「專屬欄位」）。這樣可以維持工作流程的結構，而不會洩漏任何敏感詳細資料。請注意：綁定編輯行為：綁定系統管理員需要存取專屬欄位，才能將其從綁定中移除。如果他們沒有存取權限，該欄位將繼續作為綁定設定的一部分，直到有存取權限的人員更新它。欄位仍會顯示，但其值將保持隱藏。請注意：如果您對私密欄位的存取權限發生變更，例如，如果它被設定為對更有限的群組私密，您可能無法再編輯使用該欄位的規則部分。其餘規則仍可編輯，您可以透過移除欄位或重新新增至其存取權限清單來重新獲得完整存取權限。請注意動態值：在動態值中使用專屬欄位時會顯示警告，但擁有欄位存取權限的人員可能會有意設定自動化，使該值顯示在更明顯的位置，例如任務標題或評論。在設計涉及敏感資訊的工作流程時，請牢記這一點。

          請參閱常見問題

          不支援哪些類型的自訂欄位？

          目前不支援專屬自訂欄位：

          • 請使用時間追蹤欄位、ID 欄位、應用程式管理欄位、Asana 產生的欄位 (例如優先順序、範本欄位) 和內建欄位 (例如指派對象、截止日期)

          請確認所有 Asana 功能是否與專屬欄位相容。

          否，尚無法在以下位置使用專屬欄位：

          • 表單

          誰可以使用專屬欄位建立和管理規則？

          • 只有擁有專屬欄位存取權限並可編輯專案的使用者才能 –
            • 新增專屬欄位至規則
            • 編輯或移除規則中的專屬欄位
            • 檢視規則中的欄位設定
            無法存取專屬欄位的使用者：
            • 仍可查看規則 (如果他們有權存取專案)
            • 不會在規則設定中看到專屬欄位名稱或值
            • 仍可透過正常任務活動觸發規則

          如果有人失去專屬欄位的存取權限，會發生什麼事？

          如果使用者失去專屬欄位的存取權限 – 最後。

          • 如果他們擁有專案的存取權限，則仍會看到規則
          • 他們將無法檢視或修改參考專屬欄位的規則部分
          • 規則將繼續如預期般執行
          • 擁有專屬欄位存取權限的使用者可以繼續管理它

Note icon注意

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