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自動化

在本文中

誰可以使用此功能？
StarterAdvancedEnterprise 版Enterprise+Premium 版Business 版舊版 Enterprise

如需詳細資訊，請前往定價頁面。

專案集 自動化功能可在 Asana Advanced 版、Enterprise 版和Enterprise+版層級上使用。

您可使用自動化來簡化例行性任務，並輕鬆建立工作流程。若要讓自動化運作，您需要一個啟動自動化的觸發因素，以及一個自動執行的動作。例如，將自動化設為：設定截止日期 (觸發因素) 後，自動指派任務 (動作)。

免費探索自動化功能。立即開始免費試用 Asana。

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建立自動化

專案和專案集都可使用自動化。 您可以在專案和專案集中設定自動化，讓您能夠將關鍵動作自動化，並確保多個專案的順利管理。

建立自動化時，您可以從自動化庫中選擇預先建立的自動化，也可以建立自訂自動化。資料庫中的預先建立的自動化旨在解決常見的工作流程情境。藉助自訂自動化，您可以建立為您的獨特流程量身打造的自動化。

若要從庫中建立自動化，請按以下步驟操作：

  1. 導覽至專案右上角的「自訂」
  2. 點擊「自動化」
  3. 點選「+」新增
  4. 從庫中選取一個自動化或從頭開始建立新的自動化
注意 icon注意

在 Asana 中，每個自動化都有其獨特的 URL，可以直接透過瀏覽器存取。建立自動化時，系統會自動產生這些 URL，且在自動化的整個生命週期中保持一致。

自訂自動化產生器

自訂自動化產生器可在 Asana Starter 版、Advanced 版、Enterprise 版和 Enterprise+ 版層級以及舊版層級 Business 版和舊版 Enterprise 版上使用。   

 

若要建立自訂自動化：

  1. 您可以輸入 AI Studio 的指示、選擇從頭開始，或選擇精選自動化。
  2. 點選右上角的齒輪圖示，即可控制其他設定
  3. 點擊未命名自動化為您的自動化新增名稱。
  4. 選擇觸發因素、行動，並在需要時新增條件。
  5. 點擊「發佈」。
注意 icon注意

自動化僅適用於第一層子任務 (亦即自動化將不適用於二階子任務、三階子任務等)。

編輯自動化

您可回來瀏覽專案，並選擇您要更新的自動化，以便隨時對其進行編輯。

若要編輯自動化：

  1. 按一下「自訂」功能表
  2. 點選「自動化」  
  3. 點選您想要編輯的自動化旁的三點圖示
  4. 點選「編輯」
注意 icon注意

您對自動化所做的任何編輯僅適用於未來。編輯內容將不會回溯套用。

涉及外部觸發因素或外部動作（例如傳送電子郵件或直接訊息，例如透過 Outlook、Salesforce 或 Slack）的自動化只能由自動化的建立者編輯，因為外部觸發因素/動作是使用自動化建立者的帳戶認證進行驗證。

暫停自動化

您可以隨時暫停自動化。按一下右上角的「啟用」切換按鈕，即可暫停自動化。 

刪除自動化

您可以隨時刪除自動化，方法是從自訂功能表中點入 自動化，點選三點圖示，然後點選「刪除」按鈕。

自動化設定

若要存取自動化設定，請按一下自動化產生器右上角的齒輪圖示。

根據自動化類型，自動化設定將包含以下 3 個標籤頁：「一般」、「權限」、「AI Studio」、「AI 隊友」。

在「一般」設定中，您可以管理自動化的名稱。您還可以選擇自動化是否可以由其他自動化觸發，以及自動化是否應在子任務上執行。

轉移自動化的所有權

若原本的自動化所有者失去專案的存取權限或離開組織，擁有編輯權限的團隊成員可以取得自動化的所有權。當自動化成為無主自動化時，Asana 會通知專案編輯者，讓您輕鬆辨識哪些自動化需要關注。

若要取得無主自動化的所有權，請前往您專案自動化清單中的自動化，並在「權限」功能表中點選「成為所有者」。領取所有權後，您將能夠編輯自動化，並收到有關任何問題的通知。

區段式自動化

在付費方案中，區段中的閃電符號圖示表示已將自動化套用至該特定區段。這些內容會在清單和看板檢視中顯示。

按一下閃電圖示會開啟該區段的自動化功能表，讓您可新增自動化或編輯現有的自動化。

當您將游標暫留於自動化上時，會出現一個鉛筆圖示，按一下該圖示即可對該自動化進行編輯。

觸發因素組合及多個動作

您也可使用觸發因素組合，以及/或條件邏輯和多個動作，將例行性任務自動化。

您可以使用一個自動化執行的動作來觸發另一個自動化。

無論方案規模或層級為何，每個專案的自動化數目上限均設定為 50。

自訂自動化

觸發因素

  • 針對每個自訂自動化，您最多可以新增20 個觸發因素
  • 您可以多次選擇觸發因素
  • 您無法為子任務選擇「截止日期已臨近」或「任務已逾期」觸發因素。若要使用其中任何一個觸發因素，您必須將自動化變更為在任務中執行。

多個動作

  • 發生一個或多個觸發因素時，您可以選擇至多20 個動作作為發生結果。
  • 您無法新增相同的動作超過一次。

以欄或區段為基礎的觸發因素

以欄或區段為基礎的觸發因素適用於具有看板檢視的專案，或具有可摺疊區段的專案。

自訂欄位自動化

自訂欄位自動化可用於所有具有自訂欄位的專案。此功能亦支援人員的自訂欄位。

注意 icon注意

若要解鎖這些自動化，您必須先新增一個自訂欄位至您的專案。

綁定中的自動化

使用綁定，您就可以一次套用多項自動化。此舉可讓您大規模進行流程標準化，並對已在進行中的專案進行追溯更新。

關於設定錯誤之自動化的更新

若自動化發生設定錯誤 (例如：「已標記為完成」> 移至「完成」欄，而有人刪除了您的「完成」欄)，我們會傳送電子郵件給該自動化的所有者，通知他們加以修正。

  • 當自動化首次被觸發，但因錯誤設定而無法執行動作時，我們會傳送電子郵件給您。只有當該問題被修正並至少成功執行一次，然後再次發生錯誤設定時，我們才會再次傳送電子郵件給您。

  • 所有具有相關自動化讀取權限的使用者，皆可看到自動化的正確狀態。

  • 一旦您將自動化更新為正確的設定並儲存更新後，這些警告就會消失。

定價

自動化功能在 Asana 的每個付費層級中均有提供。自訂自動化產生器可在Asana Starter 版、Advanced 版、Enterprise 版和 Enterprise+ 版層級以及舊版層級 Business 版和舊版 Enterprise 版上使用。

舊版 Premium 版的客戶可使用一部分的自動化功能：

  • 移至欄/區段 > 標記為已完成
  • 標記為已完成 > 移至欄/區段
  • 自訂欄位已變更 > 移至欄/區段
  • 移至欄/區段 > 設定自訂欄位
  • 自訂欄位已變更 > 標記為已完成
  • 標記為已完成 > 設定自訂欄位

常見問答集

在 Asana 中，自動化如何運作？

自動化透過將觸發因素 (例如設定截止日期) 與動作 (例如自動將任務指派給某人) 相結合，從而自動化例行性任務，讓您無需手動干預即可簡化工作流程。

建立自動化後，我可以編輯它嗎？

可以，您可以透過點選「自訂」功能表、在「編輯」區段中選擇自動化，然後點選「編輯」來編輯任何自動化，但變更僅適用於未來的任務，不會追溯適用。

當自動化設定錯誤時會發生什麼？

當設定錯誤的自動化第一次發生觸發失敗的情況時 (例如當參考的欄位被刪除時)，Asana 會傳送電子郵件給自動化擁有者，且所有具有讀取權限的使用者都能看到自動化的狀態，直到該問題被修正為止。

我可以新增多少個自動化至單一專案？

無論您的方案規模或層級為何，每個專案最多可以新增 50 項自動化，而每個自訂自動化最多可以新增 20 個觸發因素和 20 個動作。

Note icon注意

This article has been AI-translated.

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