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規則

在本文中

可在 Asana Starter 版、Advanced 版、Enterprise 版和 Enterprise+ 版層級以及舊版層級 Premium 版、Business 版和舊版 Enterprise 版上使用。

專案集規則可在 Asana Advanced 版、Enterprise 版和Enterprise+版層級上使用。

如需詳細資訊，請前往定價頁面。

您可使用規則來簡化例行性任務，並輕鬆建立工作流程。若要開始運作規則，您需要有一個啟動規則的觸發因素，以及一個自動執行的動作。例如，將規則設為：設定截止日期 (觸發因素) 後，自動指派任務 (動作)。

免費探索規則功能。立即開始免費試用 Asana。

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建立規則

規則可用於專案和專案集。 您可以在專案和專案集中設定規則，從而將關鍵動作自動化，並確保多個專案的管理順暢無礙。

建立規則時，您可以從規則庫中的預建規則中選擇，也可以建立自訂規則。規則庫中的預設規則是為了應對常見的工作流程情境而設計的。您可以透過自訂規則，根據您的獨特流程量身建立規則。

若要從規則庫中建立規則，請執行以下操作：

  1. 導覽至專案右上角的「自訂」
  2. 點選「規則」
  3. 點選「+ 新增」
  4. 從規則庫中選取規則
  5. 填寫指定參數
  6. 點選「發佈規則」
注意 icon注意

在 Asana 中，每個規則都有其獨特的 URL，可以直接透過瀏覽器存取。這些 URL 會在建立規則時自動產生，並在規則的整個生命週期內保持不變。

自訂規則產生器

自訂規則產生器可在 Asana Starter 版、Advanced 版、Enterprise 版和 Enterprise+ 版層級以及舊版層級Business 版和舊版 Enterprise 版上使用。   

若要建立自訂規則：

  1. 導覽至專案右上角的「自訂」
  2. 在「新增區段」下方，點選「規則」
  3. 選擇「建立自訂規則」
  4. 從下拉式選單中選取任務中執行或任務和子任務中執行
  5. 為您的規則選擇名稱
  6. 選擇觸發因素、動作，並依需要新增條件
  7. 點選「發佈規則」。
注意 icon注意

規則僅適用於第一層子任務（亦即規則將不適用於二階子任務、三階子任務等）。

編輯規則

您可回來瀏覽專案，並選擇您要更新的規則，即可隨時對其進行編輯。

若要編輯規則：

  1. 點選「自訂」功能表
  2. 在「編輯」區段中，點選「規則」
  3. 按一下您要編輯的規則旁邊的三點圖示
  4. 點選編輯
注意 icon注意

您對規則所做的任何編輯僅適用於未來的情況。編輯內容不會回溯既往套用。

只有規則的建立者才能編輯涉及外部觸發因素或外部動作 (例如：透過 Outlook、Salesforce 或 Slack 等工具傳送電子郵件或直接訊息) 的規則，因為這些外部觸發因素/動作是使用規則建立者的帳戶認證進行驗證的。

暫停規則

您可在側邊欄中點入該規則，然後按一下「啟用中」，即可隨時暫停該規則。若您想要再次將規則變成作用中，請依循相同步驟，但這次要按一下「已暫停」。

刪除規則

您可以在側邊欄中點選該規則，然後點選「刪除規則」按鈕，即可隨時刪除該規則。

規則設定

若要存取規則設定，請按一下規則產生器右上角的齒輪圖示。

Rule settings button

規則設定包含兩個標籤頁：「一般設定」和「權限設定」。

Settings 1

在「一般設定」下，您可以管理規則的名稱。您還可以選擇是否允許此規則由其他規則觸發，以及是否應在子任務上執行此規則。

Settings 2

在「權限設定」下，您可以檢視規則所有者並選擇規則編輯者權限。

轉移規則所有權

若規則的原始所有者失去專案的存取權限或離開組織，則具有編輯權限的團隊成員可以聲明規則的所有權。當規則變成孤立規則時，Asana 會通知專案編輯者，讓他們能夠輕鬆辨識哪些規則需要關注。

若要聲明無主規則的所有權，請前往您專案規則清單中的該規則，並在「權限」功能表中點選「成為所有者」。一旦您取得所有權，就可以編輯該規則，並收到有關任何問題的通知。

區段式規則

在付費方案中，區段中的閃電符號圖示表示有規則套用至該特定區段。這些規則會顯示在清單和看板檢視中。

規則觸發後，會變成動畫圖示。按一下閃電圖示即會開啟該區段的規則功能表，可供您增加新的規則或編輯現有的規則。

當您將游標暫留於規則上時，會出現一個鉛筆圖示，按一下該圖示即可對該規則進行編輯。

Rules in sections.png

觸發因素組合及多個動作

您也可使用觸發因素組合，以及/或條件邏輯和多個動作，將例行性任務自動化。

您可以利用一個規則執行的動作來觸發另一個規則。

無論方案規模或層級為何，每個專案的規則數目上限皆為 50。

自訂規則

觸發因素

  • 針對每個自訂規則，您可新增至多20 個觸發因素。
  • 您可以多次選擇觸發因素
  • 您無法為子任務選擇「截止日期已臨近」或「任務已逾期」這兩個觸發因素。若要使用這兩個觸發因素中的任何一個，您必須將規則變更為在任務上執行。

多個動作

  • 發生一個或多個觸發因素時，您可以選擇至多20 個動作作為發生結果。
  • 您無法新增相同的動作超過一次。

以欄或區段為基礎的觸發因素

以欄或區段為基礎的觸發因素適用於具有看板檢視的專案，或具有可摺疊區段的專案。

自訂欄位規則

自訂欄位規則可用於所有具有自訂欄位的專案。此功能亦支援人員的自訂欄位。

注意 icon注意

若要解鎖這些規則，您必須先新增一個自訂欄位至您的專案。

綁定中的規則

使用綁定，您就可以一次套用多個規則。您可藉此大規模進行流程標準化，並對已在進行中的專案進行追溯性更新。

更新設定錯誤之規則

若規則發生設定錯誤 (例如：「已標記為已完成」> 移至「完成」欄，而有人刪除了您的「完成」欄)，我們會傳送電子郵件給該規則的所有者，通知他們加以修正。

  • 當規則首次被觸發，但因錯誤設定而無法執行動作時，我們會傳送電子郵件給您。只有當該問題被修正並至少成功執行一次，然後再次發生錯誤設定時，我們才會再次傳送電子郵件給您。

  • 所有具有相關規則讀取權限的使用者，皆可看到規則的正確狀態。

  • 一旦您將規則更新為正確的設定並儲存更新後，這些警告就會消失。

定價

在 Asana 中的每個付費方案中都可以使用規則功能。自訂規則產生器可在Asana Starter 版、Advanced 版、Enterprise 版和 Enterprise+ 版層級以及舊版層級Business 版和舊版 Enterprise 版上使用。

舊版 Premium 版客戶僅可使用一部份規則：

  • 移至欄/區段 > 標記為已完成
  • 標記為已完成 > 移至欄/區段
  • 自訂欄位已變更 > 移至欄/區段
  • 移至欄/區段 > 設定自訂欄位
  • 自訂欄位已變更 > 標記為已完成
  • 標記為已完成 > 設定自訂欄位

常見問答集

在 Asana 中，規則如何運作？

規則透過將觸發因素 (例如設定截止日期) 與動作 (例如自動將任務指派給某人) 結合，將例行性任務自動化，讓您無需手動介入即可簡化工作流程。

建立規則後，我可以對其進行編輯嗎？

可以。您可以點選「自訂」功能表，在「編輯」區段下選擇該規則，然後點選「編輯」，即可編輯任何規則。不過，變更僅適用於未來的任務，不具追溯效力。

規則設定錯誤時會發生什麼情況？

當設定錯誤的規則第一次因為錯誤設定而無法觸發時 (例如，當參考的欄被刪除時)，Asana 會傳送電子郵件給規則所有者，而且所有具有讀取權限的使用者，在規則被修正之前，皆可看到規則的狀態。

可以新增多少個規則至單一專案？

無論您的方案規模或層級為何，每個專案最多可以新增 50 項規則，且每個自訂規則最多可以新增 20 個觸發因素和 20 個動作。

Note icon注意

This article has been AI-translated.

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