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Asana에서 Salesforce 연동

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자세한 내용은 요금 페이지 를 참조하세요.

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Salesforce AppExchange에서 Asana 앱을 찾고 있다면 이 FAQ에서 사용 중단 계획에 대해 자세히 알아보실 수 있습니다. 앞으로는 Asana에서 Salesforce 앱을 연동하여 사용해야 합니다.

Salesforce와 Asana의 연동은 Asana의 규칙 핵심 구성 요소를 Salesforce로 확장하여 Salesforce와 Asana 간의 워크플로를 자동화하고 Asana에서 최신 데이터를 동기화 상태로 유지할 수 있도록 해줍니다.

Asana 규칙은 반복되는 작업을 간소화하는 자동화입니다. 규칙은 트리거와 동작, 즉 규칙을 활성화하는 이벤트와 규칙에 의해 실행되는 동작으로 구성됩니다. 트리거의 예시는 Salesforce에서 기회가 생성될 때입니다. 동작의 예는 특정 Asana 프로젝트에서 작업 생성하기입니다.

작업을 생성하거나 업데이트하기 위한 Salesforce 트리거 조건

Asana에서 Salesforce 연동은 Salesforce 기록이 생성되거나 업데이트되는 경우 트리거를 활용하며, 사용자 지정 가능한 많은 조건을 사용할 수 있습니다. 규칙은 Salesforce 개체 유형(예: 기회, 계정)과 숫자, 날짜, 선택 목록에 걸친 특정 필드 값을 기반으로 하는 조건으로 구성할 수 있습니다.

사용자는 2가지 Salesforce 트리거 중에서 선택할 수 있습니다.

  • 기록이 생성되는 경우: 기록이 생성되고 설정한 조건을 충족하는 경우에만 규칙을 실행하도록 트리거합니다. '레코드 생성됨'은 VOC가 생성될 때 작업을 생성하는 것과 같이 수신 워크플로에 대한 일반적인 트리거입니다.
  • 기록이 생성되거나 업데이트되는 경우: 이 트리거는 기록이 생성되거나 업데이트되고 설정한 조건이 충족되는 경우 규칙을 실행합니다. 이 트리거는 영업 기회가 3단계에 도달할 때 SE 받은 편지함 작업을 생성하는 것과 같이 Salesforce 업데이트에 따른 인계에 사용할 수 있습니다.

External triggers

'기록이 생성되거나 업데이트되는 경우'는 '작업을 생성하고 동기화를 유지하세요' 동작에 사용해야 하는 트리거라는 점에 유의하세요.

트리거를 설정할 때 규칙을 실행하려면 동시에 충족되어야 하는 특정 조건을 지정할 수 있습니다. 이벤트에 의해 규칙이 트리거되지만 지정된 조건이 충족되지 않으면 규칙이 실행되지 않습니다. 예를 들어, Salesforce 기록이 생성되거나 업데이트되는 경우 트리거의 일부로 다음 조건이 지원됩니다.

  • 개체 조건: 기회, 계정, 케이스, 캠페인, 사용자 지정 개체 등 사용자가 액세스할 수 있는 모든 개체가 지원됩니다.
    • 개체가 생성되거나 업데이트될 때마다 규칙이 트리거되도록 하려면 필드 조건 없이 개체 조건을 사용하세요.
    • 예: 기회가 생성되거나 업데이트된 경우 작업 생성. 필드가 업데이트되고 레코드가 작업에 첨부될 때 필드를 동기화된 상태로 유지
    • 트리거 = '기록이 생성되거나 업데이트되는 경우', 객체는 '기회'
    • 동작 = "작업 생성 및 동기화" 숫자 사용자 지정 필드에 {amount} 입력 및 텍스트 사용자 지정 필드에 {opportunity name} 설정
      • 기회 A 생성 → 작업 A 생성
      • 기회 A의 ARR 변경 사항을 12,000으로 업데이트 → 작업 A에서 ARR 필드가 12,000으로 업데이트됩니다
      • 기회 A 이름을 XYZ로 업데이트 → 작업 A에서 텍스트 사용자 지정 필드가 XYZ로 업데이트됩니다
      • 기회 B의 ARR 변경 사항을 9,000으로 업데이트 → 작업 B 생성
  • 필드 조건: 숫자, 날짜, 선택 목록 유형에 걸쳐 개체에서 사용자가 사용할 수 있는 모든 필드.
    • 이 필드가 변경될 때마다 규칙이 트리거되도록 하려면 필드 조건을 사용하세요.
    • 예: 계정에 활동 업데이트가 있을 때 댓글을 추가하세요
    • 트리거 = '기록이 생성되거나 업데이트되는 경우', 객체는 '계정', 필드는 '마지막 활동 날짜'
    • 동작 = '댓글 추가'
      • 연결된 계정의 '마지막 활동 날짜'가 업데이트된 경우, 계정이 첨부된 작업에 댓글을 추가하세요
      • '마지막 활동 날짜' 이외의 필드 업데이트(예: 이름) → 조치 없음
  • 값 조건: 예를 들어, 특정 선택 목록 값.
    • 이 필드가 변경되고 값 조건을 충족할 때 규칙이 트리거되도록 하려면 값 조건을 사용하세요.

    • 예: 기회 ARR 변경이 $10,000 초과로 변경될 때 검토 작업 생성

    • 트리거 = '레코드 생성 또는 업데이트됨', 객체 = '기회', 필드 = 'ARR 변경', 연산자 = '보다 큼', 숫자 = '10,000'
    • 작업 = "작업 생성"
      • ARR 변경이 11,000으로 설정된 새 기회 생성 → 작업이 생성됨
      • ARR 변경 사항을 12,000으로 업데이트 → 작업이 생성됨
      • ARR 변경 사항을 9,000으로 업데이트 → 조치 없음(필드 변경 사항이 트리거 조건을 충족하지 않음)
      • ARR 변경 이외의 필드 업데이트(예: 이름) → 조치 없음

조건은 Salesforce 트리거 내에서 설정됩니다. 즉, 트리거와 결합됩니다. 트리거와 별도의 조건으로 설정할 수 없습니다.

"특정 기회 단계에 대한 작업 생성" 섹션에서 자주 사용되는 실제 사례를 확인해 보세요.

규칙의 Salesforce 변수

Salesforce는 규칙 변수를 기반으로 합니다. 변수는 규칙 동작에서 규칙 트리거의 핵심 데이터를 참조하는 방법입니다.

예를 들어, Salesforce 트리거를 선택한 경우, 규칙 동작은 Salesforce 영업 기회 ARR을 참조할 수 있습니다. 작업 생성과 같은 규칙 동작에서 Salesforce 기록의 필드는 동적 변수를 사용하여 매핑하여 작업 이름, 설명 및 사용자 지정 필드를 채울 수 있습니다. Salesforce의 이벤트에 의해 규칙이 트리거되면 규칙 동작은 Salesforce에서 변수의 값을 가져옵니다.

규칙 동작을 설정할 때 Asana 작업 필드로 가져올 수 있는 변수로 다음 Salesforce 필드 유형을 사용할 수 있습니다.

Salesforce 필드 유형Asana 필드 유형
문자열텍스트(작업 제목, 설명, 사용자 지정 필드, 댓글)
텍스트 영역텍스트
선택 목록텍스트
날짜, 날짜/시간날짜/시간, 텍스트
통화숫자, 텍스트
Int숫자, 텍스트
긴Number, text
퍼센트숫자(1%=1), 텍스트
서식 있는 텍스트 입력 영역형식 없는 텍스트

작업을 생성하고 동기화를 유지하는 동작

'작업을 생성하고 동기화를 유지하세요' 작업은 Salesforce 레코드가 생성되거나 업데이트된 경우 트리거와 페어링되어 Salesforce 변수를 매핑하는 규칙 작업을 통해 Salesforce의 필드에서 Asana 필드로 자동 업데이트를 활성화합니다. Salesforce 필드가 변경되면 해당 Asana 작업이 자동으로 업데이트되어 팀이 수동으로 업데이트하지 않아도 항상 최신 정보를 확보할 수 있습니다.

작업을 생성하고 동기화를 유지하는 동작을 사용하면 Salesforce 필드가 Asana 필드와 일대일로 매핑됩니다. 예를 들어, '계정 이름'은 '작업 이름'과 같은 텍스트 필드에 1:1로 매핑될 수 있습니다. 그러나 '작업을 생성하고 동기화를 유지하세요' 동작은 '계정: {Account Name}'과 같은 텍스트와 변수가 연결된 것을 업데이트하지 않습니다.

단계별 기회 동기화를 위한 두 가지 규칙 설정

'제안' 또는 '협상'과 같이 기회가 특정 단계에 도달한 경우에만 작업을 생성하고 동기화하려면, 사전 설정된 '작업을 생성하고 동기화를 유지하세요' 동작을 사용하는 대신 두 개의 별도 규칙을 설정해야 합니다. 표준 사전 설정 작업을 사용하면 개별 단계에 대한 필드가 올바르게 동기화되지 않습니다.

규칙 1: 생성 규칙

이 규칙은 특정 단계 변경 사항을 감시하고 Asana 작업을 생성합니다. 이 규칙은 기회 기록이 목표 단계에 도달할 때 트리거되도록 구성하여 파이프라인에서 적절한 시점에만 작업이 생성되도록 합니다.

규칙 2: 동기화 규칙

이 규칙은 모든 기회에 대해 백그라운드에서 실행되어, 기회가 다음으로 이동하는 단계에 관계없이 작업이 이미 연결된 경우 필드를 업데이트합니다. 이 규칙이 없으면 초기 작업 생성 후 필드 데이터가 현재 상태로 유지되지 않습니다.

이 두 규칙을 함께 사용하면 사전 설정된 동작의 동작을 복제하는 동시에 필요한 단계별 제어 기능을 제공합니다. 특정 기회 단계에서 작업을 트리거할 때 필드 동기화가 제대로 작동하려면 두 규칙을 모두 설정해야 합니다.

'작업을 생성하고 동기화를 유지하세요' 동작을 설정하는 방법

Salesforce 관리자는 Asana에서 동기화 동작 규칙을 설정하는 데 필요한 권한을 보유합니다.

  1. 프로젝트에서 사용자 지정 메뉴를 클릭합니다
  2. + 규칙 추가 를 클릭합니다
  3. Salesforce 트리거 Salesforce 기록이 생성되거나 업데이트된 경우 를 선택합니다. 자세한 내용은 위의 생성 또는 업데이트를 위한 Salesforce 트리거 조건 섹션을 참조하세요.
  4. 작업을 생성하고 동기화를 유지하세요 작업을 선택하세요
  5. Salesforce 필드를 Asana 작업 필드 및 사용자 지정 필드에 매핑하세요
  6. 필드 매핑이 완료되면 게시 를 클릭하세요

Salesforce에서 신규 기회가 생성될 때마다 Asana에서 신규 작업을 생성하고 Salesforce 기회 필드의 값을 해당 Asana 작업 필드와 동기화하도록 설계된 규칙을 고려해 보세요.

Salesforce in Asana trigger and actions

Salesforce 기회의 이름 및 ARR 변경 필드는 Asana 작업의 작업 이름 및 금액 필드에 각각 매핑됩니다. 기회의 이름이 XYZ로 변경되면 Asana 작업의 제목이 자동으로 XYZ로 변경됩니다. 마찬가지로, Salesforce 내에서 ARR 변경 값이 수정되면 Asana 작업의 금액 필드에 자동으로 반영됩니다.

특정 기회 단계에 대한 작업 생성하기

'작업을 생성하고 동기화를 유지하세요' 동작은 모든 영업 기회에 대한 작업을 생성하는 데 유용하지만, 영업 기회가 특정 단계('제안' 또는 '협상' 등)에 도달한 경우에만 작업을 생성하고 동기화하는 것이 좋습니다. 이렇게 하려면 사전 설정된 동작을 사용하는 대신 두 개의 별도 규칙을 설정해야 합니다.

다음과 같은 경우 두 가지 규칙 접근 방식을 사용하세요.

  • 특정 단계에 도달한 기회에 대해서만 Asana 작업을 생성합니다
  • 작업 필드를 Salesforce 데이터와 동기화 상태로 유지
  • 전환되지 않을 수 있는 초기 단계의 기회에 대한 작업 생성을 방지

중요: 단일 선택 및 다중 선택 사용자 지정 필드는 Salesforce-Asana 필드 동기화에서 지원되지 않습니다.

규칙 1: 특정 단계에 대한 작업 생성

이 규칙은 영업 기회가 목표 단계에 도달할 때 초기 작업을 생성합니다.

  1. 시점: 기록이 생성되거나 업데이트되는 경우(Salesforce)
  2. 대상: 기회, 단계가 [목표 단계](예: 제안, 협상)로 설정된 경우
  3. 수행할 작업: 작업을 생성하세요 (작업을 생성하세요를 선택하고, 작업을 생성하고 동기화를 유지하세요를 선택하지 마세요)
  4. 작업 세부 정보(프로젝트, 담당자, 작업 이름 등) 구성
  5. 이 규칙에 대해 '다음과 같은 경우가 있는지 확인' 조건을 추가하지 마세요

규칙 2: Salesforce와 Asana 간 필드 동기화

이 규칙은 작업 필드를 Salesforce 데이터와 동기화 상태로 유지합니다

  1. 시기: 기록이 생성되거나 업데이트되는 경우(Salesforce)
  2. 대상: 기회 (여기서 단계 조건을 지정하지 마세요)
  3. 이렇게 하세요: 필드 매핑 설정
    1. SFDC 필드 1을 Asana 필드 1로 설정
    2. SFDC 필드 2를 Asana 필드 2로 설정
    3. 필요에 따라 매핑을 추가합니다

설정 예시

제안 단계에 있는 기회의 경우.

규칙 1:

  • 기록이 생성되거나 업데이트되는 경우(Salesforce)
  • 기회, 단계가 제안으로 설정됨
  • 수행할 작업: 영업 파이프라인 프로젝트에서 작업 생성하고 계정 소유자에게 배정

규칙 2:

  • 시점: 기록이 생성되거나 업데이트되는 경우(Salesforce)
  • 다음 프로젝트에서: 기회
  • 이렇게 하세요: 기회 금액을 작업 사용자 지정 필드 '거래 가치'로 설정하고, 마감일을 작업 마감일로 설정하세요

이 설정을 통해 기회가 '제안' 단계에 도달할 때만 작업이 생성되고, 기회 라이프 사이클 전반에 걸쳐 모든 관련 필드가 동기화됩니다.

설정 요건

설치 단계에 대해 Salesforce 관리자와 협력하고 보다 상세한 이 설치 가이드 문서를 참조하는 것이 좋습니다. 

규칙 생성하기

Asana 사용자는 다음 조건을 충족하는 경우 규칙을 생성하고 저장할 수 있습니다.

  1. 사용자가 OAuth를 통해 Salesforce 계정에 권한을 부여한 경우.

  2. 사용자에게 다음 Salesforce 권한이 있습니다. Salesforce 관리자와 협력하여 다음 권한을 설정하는 것이 좋습니다.

    1. 애플리케이션 사용자 지정

    2. 흐름 실행

    3. 흐름 관리

    4. 메타데이터 API 함수를 통해 메타데이터 수정

    5. 시스템 모드 흐름 활성화 사용

Salesforce 레코드를 Asana 작업에 연결하기

Asana 사용자는 다음 조건이 충족되는 경우 Salesforce 기록을 Asana 작업에 연결할 수 있습니다.

  1. 사용자가 OAuth를 통해 Salesforce 계정에 권한을 부여한 경우.

  2. 사용자가 Salesforce에서 특정 기록에 액세스할 권한이 있는 경우.

데이터는 Salesforce API 통합을 통해 안전하게 전달됩니다. 연결된 Salesforce 데이터에 액세스하기 위한 사용자 권한은 작업 액세스를 기반으로 하는 Asana의 표준 권한 모델을 따릅니다.

 

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