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Salesforce 在 Asana 中的整合

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若您在 Salesforce AppExchange 中尋找 Asana 應用程式，可在此常見問題中深入瞭解棄用計劃。未來，客戶應使用 Asana 整合中的 Salesforce 應用程式。

Salesforce 在 Asana 中的整合將我們的規則核心元件擴展至 Salesforce，以便您將 Salesforce 和 Asana 之間的工作流程自動化，並使 Asana 中的最新資料保持同步。

Asana 規則是可簡化例行性任務的自動化功能。規則由觸發因素和動作組成，分別是啟動規則的事件和由規則執行的動作。觸發因素的一個範例是「當在 Salesforce 中建立潛在商機時」。動作的範例是：在特定 Asana 專案中建立任務。

用於建立或更新任務的 Salesforce 觸發因素條件

Salesforce 在 Asana 中的整合使用 Salesforce 記錄已建立或更新的觸發因素，並提供許多可自訂的條件。可以根據 Salesforce 物件類型 (例如商機、帳戶) 和數字、日期及選擇清單中的特定欄位值，設定具有條件的規則。

使用者可從 2 個 Salesforce 觸發因素中進行選擇：

  • 記錄已建立：只有在記錄已建立且符合您設定的條件時，才會觸發規則執行。「記錄已建立」是接收工作流程的常見觸發因素，例如在建立 VOC 時建立任務。
  • 記錄已建立或更新：如果記錄已建立或更新，且符合您設定的條件，此觸發因素就會觸發規則執行。此觸發器可用於根據 Salesforce 更新進行交接，例如：在潛在機會達到第 3 階段時建立 SE 收件匣任務。

External triggers

請注意，「記錄已建立或更新」是應針對「建立任務並維持同步」動作使用的觸發因素。

設定觸發因素時，您可以指定執行該規則必須同時符合的特定條件。如果規則由事件觸發，但未滿足指定的條件，則規則不會執行。 例如，對於「Salesforce 記錄已建立或更新」觸發因素，以下條件可作為觸發因素的一部分：

  • 物件條件：支援使用者有存取權限的任何物件，例如：機會、帳戶、案例、宣傳活動和自訂物件。
    • 若您希望在任何物件建立或更新時觸發規則，請使用不含任何欄位條件的物件條件。
    • 範例：當商機建立或更新時，建立任務。當欄位更新且記錄附加至任務時，保持欄位同步
    • 觸發因素 =「記錄已建立或更新」，物件為「機會」
    • 動作 = 「建立任務並同步」，數字自訂欄位為 {amount}，且文字自訂欄位設定為 {opportunity name}
      • 建立商機 A → 任務 A 已建立
      • 將商機 A 的 ARR 變更更新為 12,000 → 在任務 A 中，ARR 欄位更新為 12,000
      • 將商機 A 的名稱更新為 XYZ → 在任務 A 中，文字自訂欄位更新為 XYZ
      • 將商機 B 的 ARR 變更更新為 9,000 → 任務 B 已建立
  • 欄位條件：物件上使用者可使用的任何欄位，包括數字、日期和選擇清單類型。
    • 若您希望此欄位變更時觸發規則，請使用欄位條件。
    • 範例：當客戶有活動更新時，新增評論
    • 觸發條件 =「記錄已建立或更新」，物件為「客戶」，欄位為「上次活動日期」
    • 動作 =「新增評論」
      • 當連結的帳戶更新「上次活動日期」時，新增評論至附加該帳戶的任務
      • 更新「上一次活動日期」以外的欄位 (例如：名稱）→ 未採取任何動作
  • 值條件：例如某個挑選清單值。
    • 若希望此欄位變更並滿足值條件時觸發規則，請使用值條件。

    • 範例：當商機 ARR 變更變更為 > $10,000 時，建立審查任務

    • 觸發因素 =「已建立或更新的記錄」，物件為「商機」，欄位為「ARR 變更」，運算子為「大於」，數字為「10,000」
    • 動作 =「建立任務」
      • 建立新商機，ARR 變更設定為 11,000 → 任務已建立
      • 將 ARR 變更更新為 12,000 → 任務已建立
      • 將 ARR 變更更新為 9,000 → 未採取任何動作 (欄位變更不符合觸發條件)
      • 更新 ARR 變更以外的欄位 (例如：名稱) → 未採取任何動作

請注意，條件是在 Salesforce 觸發因素中設定，即與觸發因素相結合。它們無法設定為觸發因素的獨立條件。

請參閱「為特定商機階段建立任務」區段中的熱門實際範例。

規則中的 Salesforce 變數

Salesforce 建立在規則變數的基礎上。變數是一種在規則動作中參考規則觸發器關鍵資料的方式。

例如，若選擇了 Salesforce 觸發因素，規則動作就可以參照 Salesforce 機會的 ARR。在「建立任務」等規則動作中，可以使用動態變數對應 Salesforce 記錄中的欄位，以填寫任務名稱、描述和自訂欄位。當規則由 Salesforce 中的事件觸發時，規則動作會從 Salesforce 中提取變數的值。

設定規則動作時，以下 Salesforce 欄位類型可作為變數，以便提取至 Asana 任務欄位：

Salesforce 欄位類型Asana 欄位類型
字串文字 (任務標題、描述、自訂欄位、評論)
文字區域文字
選擇清單文字
日期、日期時間日期/時間、文字
貨幣數字、文字
整數數字、文字
長整數數字、文字
百分比數字 (1%=1)、文字
RTF 文字區域未格式化文字

建立任務並維持同步動作

「建立任務並維持同步」動作與「Salesforce 記錄已建立或更新」觸發因素配對，藉此透過對應 Salesforce 變數的規則動作，實現從 Salesforce 欄位到 Asana 欄位的自動更新。當 Salesforce 欄位發生變更時，相應的 Asana 任務會自動更新，確保團隊始終擁有最新資訊，無需手動更新。

使用「建立任務並維持同步」動作時，Salesforce 欄位將與 Asana 欄位一對一對應。例如，「帳戶名稱」可以一對一對應至「任務名稱」等文字欄位。不過，「建立任務並維持同步」動作不會更新文字和變數的串連，例如「客戶：{客戶名稱}」。

設定兩個規則，用於特定階段的商機同步

若您只想在商機達到特定階段 (例如「提案」或「談判」) 時建立並同步任務，則必須設定兩個獨立的規則，而非使用預設的「建立任務並維持同步」動作。使用標準預設動作不會針對個別階段正確同步欄位。

規則 1：建立規則

此規則會監控特定階段的變更，並建立 Asana 任務。您將此規則設定為在商機記錄達到目標階段時觸發，確保任務僅在管道中的正確時刻建立。

規則 2：同步規則

此規則會在背景針對所有機會執行，以便在任務已連結後保持欄位更新，無論機會進入下一個哪個階段。若沒有此規則，在最初建立任務後，欄位資料將不會保持為最新狀態。

這兩條規則共同複製預設動作的行為，同時為您提供所需的特定階段控制。若要在特定機會階段觸發任務時使欄位同步正常運作，則必須設定這兩項規則。

如何設定「建立任務並維持同步」動作

Salesforce 系統管理員擁有在 Asana 中設定同步動作規則的必要權限。

  1. 在您的專案中，點選「自訂」功能表
  2. 點選 + 新增規則
  3. 選擇 Salesforce 觸發因素 Salesforce 記錄已建立或更新。請參閱上方的「建立或更新 Salesforce 觸發因素條件」區段，瞭解更多詳細資訊。
  4. 選擇「建立任務並維持同步」的動作
  5. 將 Salesforce 欄位對應至 Asana 任務欄位和自訂欄位
  6. 欄位對應完成後，請點選「發佈」

不妨考慮一個規則，旨在每當 Salesforce 中建立新商機時，即在 Asana 中建立新任務，並將 Salesforce 商機欄位的值與其相應的 Asana 任務欄位同步。

Salesforce in Asana trigger and actions

Salesforce 商機的「名稱」和「ARR 變更」欄位將分別對應至 Asana 任務的「任務名稱」和「金額」欄位。若商機名稱變更為 XYZ，Asana 任務標題就會自動變更為 XYZ。同樣地，在 Salesforce 中對ARR 變更值的任何修改都會自動反映在 Asana 任務的「金額」欄位中。

為特定商機階段建立任務

雖然「建立任務並維持同步」動作可用於為所有商機建立任務，但您可能只想在商機達到特定階段 (例如「提案」或「談判」) 時建立並同步任務。這需要設定兩個獨立的規則，而不是使用預設動作。

當您想要進行以下操作時，請使用兩個規則的方法：

  • 僅為達到特定階段的商機建立 Asana 任務
  • 讓任務欄位與 Salesforce 資料保持同步
  • 避免為可能不會轉換的早期階段商機建立任務

重要提醒：Salesforce-Asana 欄位同步中不支援單選和複選自訂欄位。

規則 1：為特定階段建立任務

此規則會在潛在機會達到您的目標階段時建立初始任務。

  1. 時間：記錄已建立或更新(Salesforce)
  2. 在：商機，階段已設定為 [您的目標階段] (例如：提案、談判)
  3. 執行此操作：建立任務(選擇「建立任務」，請勿選擇「建立任務並維持同步」)
  4. 設定您的任務詳細資料 (專案、指派對象、任務名稱等)
  5. 請勿為此規則新增任何「檢查是否」條件

規則 2：在 Salesforce 和 Asana 之間同步欄位

此規則可使任務欄位與 Salesforce 資料保持同步

  1. 觸發時機：記錄已建立或更新(Salesforce)
  2. 於：機會(請勿在此處指定階段條件)
  3. 這樣做：設定欄位對應
    1. 將 SFDC 欄位 1 設為 Asana 欄位 1
    2. 將 SFDC 欄位 2 設為 Asana 欄位 2
    3. 依據需要新增其他對應

設定範例

適用於提案階段的機會。

規則 1：

  • 當記錄建立或更新時 (Salesforce)
  • 商機，階段已設定為「提案」
  • 執行此操作：在「銷售管線」專案中建立任務，並指派給客戶所有者

規則 2：

  • 時間：記錄已建立或更新 (Salesforce)
  • 於：商機
  • 這樣做：將商機金額設定為任務自訂欄位「交易價值」，將結案日期設定為任務截止日期

此設定可確保僅在商機達到「提案」階段時才建立任務，同時在整個商機生命週期中保持所有相關欄位同步。

設定要求

我們建議您與 Salesforce 系統管理員合作完成安裝步驟，並參閱此更詳細的安裝指南文件。  

建立規則

若符合以下條件，Asana 使用者可以建立並儲存規則：

  1. 使用者已透過 OAuth 獲授權進入其 Salesforce 帳戶。

  2. 使用者具有以下 Salesforce 權限。我們建議您與您的 Salesforce 系統管理員合作，以設定這些權限：

    1. 自訂應用程式

    2. 執行流程

    3. 管理流程

    4. 透過中繼資料應用程式開發介面 (API) 功能修改中繼資料

    5. 啟用系統模式流程啟動

將 Salesforce 記錄連結至 Asana 任務

若滿足以下條件，Asana 使用者即可將 Salesforce 記錄連結至 Asana 任務：

  1. 使用者已透過 OAuth 獲授權進入其 Salesforce 帳戶。

  2. 使用者可存取 Salesforce 中的特定記錄。

資料透過 Salesforce 應用程式開發介面 (API) 整合安全地傳輸。存取連結 Salesforce 資料的使用者權限遵循 Asana 基於任務存取的標準權限模型。

 

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