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Salesforce 在 Asana 中的整合

在本文中

用於建立或更新任務的 Salesforce 觸發因素條件
規則中的 Salesforce 變數
建立任務並維持同步動作
設定兩個規則，用於特定階段的商機同步
如何設定「建立任務並維持同步」動作
為特定商機階段建立任務
設定要求

注意
若您在 Salesforce AppExchange 中尋找 Asana 應用程式，可在這篇常見問題中深入瞭解棄用計劃。今後，客戶應使用 Salesforce 在 Asana 中的應用程式整合。

Salesforce 在 Asana 中的整合將我們的規則核心元件擴展至 Salesforce，以便您可以將 Salesforce 和 Asana 之間的工作流程自動化，並使 Asana 中的最新資料保持同步。

Asana 規則是可簡化例行性任務的自動化。規則由一個觸發因素和一個動作組成，分別是啟動規則的事件和由規則執行的動作。觸發因素的範例是「在 Salesforce 中建立潛在商機時」。動作的範例是「在特定 Asana 專案中建立任務」。

用於建立或更新任務的 Salesforce 觸發因素條件

Salesforce 在 Asana 中的整合使用觸發條件 Salesforce 記錄已建立或更新，並提供許多可自訂的條件。可依據 Salesforce 物件類型 (例如機會、帳戶) 和特定欄位值 (包括數字、日期和選擇清單) 設定規則條件。

使用者可從 2 個 Salesforce 觸發因素中進行選擇：

記錄已建立：此觸發條件僅在記錄已建立且符合您設定的條件時才會觸發規則執行。「記錄已建立」是接收工作流程的常見觸發因素，例如在建立 VOC 時建立任務。
記錄已建立或更新：如果記錄已建立或更新，且符合您設定的條件，則會觸發規則執行。此觸發因素可用於根據 Salesforce 更新進行交接，例如：在潛在機會達到第 3 階段時建立 SE 收件匣任務。

External triggers

請注意，記錄已建立或更新是應用於「建立任務並維持同步」動作的觸發因素。

設定觸發因素時，您可以指定執行該規則時應同時符合的特定條件。若規則由事件觸發，但未滿足指定條件，則規則不會執行。例如，對於觸發條件 Salesforce 記錄已建立或更新，以下條件作為觸發條件的一部分受到支援：

物件條件：支援使用者有存取權限的任何物件，例如：商機、帳戶、案例、宣傳活動和自訂物件。
- 若您希望在任何物件建立或更新時觸發規則，請使用不含任何欄位條件的物件條件。
- 範例：當商機建立或更新時，建立任務。當欄位更新且記錄附加至任務時，保持欄位同步
- 觸發因素 =「記錄已建立或更新」，物件為「機會」
- 動作 = 「建立任務並同步」，數字自訂欄位為 {amount}，且文字自訂欄位設定為 {opportunity name}
  - 建立商機 A → 任務 A 已建立
  - 將商機 A 的 ARR 變更更新為 12,000 → 在任務 A 上，ARR 欄位更新為 12,000
  - 將商機 A 的名稱更新為 XYZ → 在任務 A 中，文字自訂欄位更新為 XYZ
  - 更新商機 B，將 ARR 變更設定為 9,000 → 任務 B 已建立
欄位條件：物件上可供使用者使用的任何欄位，包括數字、日期和選擇清單類型。
- 若希望在每次此欄位變更時觸發規則，請使用欄位條件。
- 範例：當帳戶有活動更新時，新增評論
- 觸發條件 =「記錄已建立或更新」，物件為「帳戶」，欄位為「上次活動日期」
- 動作 =「新增評論」
  - 當連結的帳戶更新為「最後活動日期」時，新增評論至附加該帳戶的任務
  - 更新「上一次活動日期」以外的欄位 (例如名稱) → 無須採取任何行動
值條件：例如，特定的選擇清單值。
- 若您希望在此欄位變更並符合值條件時觸發規則，請使用值條件。
- 範例：當商機 ARR 變更變更為 > $10,000 時，建立審查任務
- 觸發條件 =「已建立或更新記錄」，物件為「機會」，欄位為「ARR 變更」，運算子為「大於」，數字為「10,000」
- 動作 =「建立任務」
  - 建立新商機，並將 ARR 變更設定為 11,000 → 任務已建立
  - 將 ARR 變更更新為 12,000 → 任務已建立
  - 將 ARR 變更更新為 9,000 → 未採取任何行動 (欄位變更不符合觸發條件)
  - 更新 ARR 變更以外的欄位 (例如：名稱) → 無需採取任何行動

請注意，條件是在 Salesforce 觸發因素中設定，即條件與觸發因素相關聯。無法將其設定為觸發因素的獨立條件。

請參閱「為特定商機階段建立任務」區段中的熱門實際範例。

規則中的 Salesforce 變數

Salesforce 以規則變數為基礎。變數是一種在規則動作中參考來自規則觸發因素的關鍵資料的方式。

例如，若選擇 Salesforce 觸發因素，則規則動作可以參照 Salesforce 機會 ARR。在「建立任務」等規則動作中，可使用動態變數對應 Salesforce 記錄中的欄位，以填入任務名稱、描述和自訂欄位。當規則由 Salesforce 中的事件觸發時，規則動作會從 Salesforce 中提取變數的值。

設定規則動作時，以下 Salesforce 欄位類型可作為變數，以便提取至 Asana 任務欄位：

Salesforce 欄位類型	Asana 欄位類型
字串	文字 (任務標題、描述、自訂欄位、評論)
文字區域	文字
選擇清單	文字
日期、日期時間	日期/時間、文字
貨幣	數字、文字
Int	數字、文字
長整數	數字、文字
百分比	數字 (1%=1)、文字
RTF 文字區域	未格式化文字

建立任務並維持同步動作

「建立任務並維持同步」動作與「Salesforce 記錄已建立或更新」觸發因素配對，以便透過對應 Salesforce 變數的規則動作，啟用從 Salesforce 欄位到 Asana 欄位的自動更新。當 Salesforce 欄位變更時，相應的 Asana 任務會自動更新，確保團隊隨時擁有最新資訊，而無需手動更新。

使用「建立任務並維持同步」動作時，Salesforce 欄位將與 Asana 欄位一對一對應。例如，「帳戶名稱」可以一對一對應至「任務名稱」這類文字欄位。不過，「建立任務並維持同步」動作不會更新文字和變數的串連，例如「帳戶：{Account Name}」。

設定兩個規則，用於特定階段的商機同步

若您僅想在商機達到特定階段 (例如「提案」或「協商」) 時建立並同步任務，則必須設定兩個獨立的規則，而非使用預設的「建立任務並維持同步」動作。使用標準預設動作不會正確同步個別階段的欄位。

規則 1：建立規則

此規則會監控特定階段的變更，並建立 Asana 任務。您可將此規則設定為在商機記錄達到目標階段時觸發，確保任務僅在管道中的正確時刻建立。

規則 2：同步規則

此規則會在背景針對所有機會執行，以便在任務已連結後保持欄位更新，無論機會接下來進入哪個階段。若沒有此規則，在最初建立任務後，欄位資料將不會保持目前狀態。

這兩個規則結合起來，可複製預設動作的行為，同時為您提供所需的階段特定控制。在特定機會階段觸發任務時，必須設定這兩個規則，才能使欄位同步正常運作。

如何設定「建立任務並維持同步」動作

Salesforce 系統管理員擁有在 Asana 中設定同步動作規則的必要權限。

在您的專案中，點選「自訂」功能表
點選「+ 新增規則」
選擇 Salesforce 觸發條件 Salesforce 記錄已建立或更新。請參閱上方的「建立或更新的 Salesforce 觸發條件」區段，瞭解更多詳細資料。
選擇動作「建立任務並維持同步」
將 Salesforce 欄位對應至 Asana 任務欄位和自訂欄位
欄位對應已完成時，點選發佈

不妨考慮一個規則，旨在每當在 Salesforce 中建立新商機時，在 Asana 中建立新任務，並將 Salesforce 商機欄位的值與其相應的 Asana 任務欄位同步。

Salesforce in Asana trigger and actions

Salesforce 商機的「名稱」和「ARR 變更」欄位將分別對應至 Asana 任務的「任務名稱」和「金額」欄位。若商機名稱變更為 XYZ，Asana 任務標題就會自動變更為 XYZ。同樣，Salesforce 中ARR 變更值的任何修改都會自動反映在 Asana 任務的「金額」欄位中。

為特定商機階段建立任務

雖然「建立任務並維持同步」動作對於為所有商機建立任務很有用，但您可能只想在商機達到特定階段 (例如「提案」或「談判」) 時才建立並同步任務。這需要設定兩個獨立的規則，而不是使用預設動作。

當您想要進行以下操作時，請使用兩個規則的方法：

僅為達到特定階段的商機建立 Asana 任務
讓任務欄位與 Salesforce 資料保持同步
避免為可能無法轉換的早期階段商機建立任務

重要提醒：Salesforce-Asana 欄位同步中不支援單選和複選自訂欄位。

規則 1：為特定階段建立任務

此規則會在潛在機會達到您的目標階段時建立初始任務。

時間：記錄已建立或更新(Salesforce)
在：商機，階段已設定為 [您的目標階段] (例如：提案、談判)
執行此操作：建立任務(選擇「建立任務」，不要選擇「建立任務並維持同步」）
設定您的任務詳細資料 (專案、指派對象、任務名稱等)
請勿為此規則新增任何「檢查是否」條件

規則 2：同步 Salesforce 與 Asana 之間的欄位

此規則可讓任務欄位與 Salesforce 資料保持同步

時間：記錄已建立或更新(Salesforce)
於：商機(請勿在此處指定階段條件)
這樣做：設定欄位對應
1. 將 SFDC 欄位 1 設��為 Asana 欄位 1
2. 將 SFDC 欄位 2 設定為 Asana 欄位 2
3. 依據需要新增其他對應

設定範例

針對提案階段的機會。

規則 1：

當記錄建立或更新時 (Salesforce)
商機，階段已設定為提案
執行此操作：在「銷售管道」專案中建立任務，並指派給客戶所有者

規則 2：

當：記錄已建立或更新 (Salesforce)
於：商機
這樣做：將商機金額設定為任務自訂欄位「交易價值」，將結案日期設定為任務截止日期

此設定可確保僅在商機達到「提案」階段時才建立任務，同時在整個商機生命週期中保持所有相關欄位同步。

設定要求

我們建議您與 Salesforce 系統管理員合作完成安裝步驟，並參閱此更詳細的安裝指南文件。

建立規則

若符合以下條件，Asana 使用者可以建立並儲存規則：

使用者已透過 OAuth 獲授權進入其 Salesforce 帳戶。
使用者擁有以下 Salesforce 權限。我們建議您與 Salesforce 系統管理員合作，以設定這些權限：
1. 自訂應用程式
2. 執行流程
3. 管理流程
4. 透過中繼資料應用程式開發介面 (API) 功能修改中繼資料
5. 啟用系統模式流程啟動

將 Salesforce 記錄連結至 Asana 任務

一位 Asana 使用者在滿足以下條件時，可以將 Salesforce 記錄連結至 Asana 任務：

使用者已透過 OAuth 獲授權進入其 Salesforce 帳戶。
使用者可存取 Salesforce 中的特定記錄。

資料透過 Salesforce 應用程式開發介面 (API) 整合安全地傳輸。存取已連結 Salesforce 資料的使用者權限遵循 Asana 基於任務存取的標準權限模型。

注意
This article has been AI-translated.
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