Loading
Produk
AI Platform
KAPABILITAS
Jenis Perusahaan
Tim
Industri
Kasus Penggunaan
MEMPELAJARI
DUKUNGAN
LAYANAN
Pusat Bantuan
search-icon

Topik

Menggunakan penerimaan email untuk membuat tiket di Asana Service Management

Dalam Artikel Ini

Asana Service Management memungkinkan tim Anda menerima permintaan dukungan dari siapa saja yang memiliki alamat email, baik yang memiliki akun Asana maupun tidak. 

Saat seseorang mengirim email ke alamat dukungan tim Anda, tiket akan dibuat otomatis di antrean tim Anda. 

Setiap balasan yang dikirimkan pemohon ke email konfirmasi yang mereka terima ditambahkan sebagai komentar pada tiket, sehingga seluruh percakapan tetap terlihat oleh tim Anda di satu tempat.

Catatan iconCatatan

Artikel ini membahas cara mengonfigurasikan alamat email agar pemohon dapat mengirimkan tiket dukungan ke antrean layanan Anda. Jika Anda ingin membuat tugas dengan meneruskan email ke x@mail.asana.com, atau mengirim tugas email langsung ke proyek, lihat Kirim tugas email ke Asana.

Sebelum Anda memulai

Penerusan email memerlukan domain pengirim terverifikasi. Sebelum antrean dapat menerima permintaan melalui email, admin organisasi harus memverifikasi domain pengirim di konsol admin. 

Ini mengonfirmasi bahwa organisasi Anda memiliki domain tersebut dan mengizinkan Asana mengirimkan email pemberitahuan yang seolah-olah berasal dari domain Anda, bukan langsung dari Asana.

Setelah domain diverifikasi, pengaturan Izinkan pengiriman dari domain terverifikasi di konsol admin diaktifkan secara otomatis, dan pemilik antrean dapat menghubungkan alamat email dukungan mereka.

Atur penerusan email untuk antrean layanan

Opsi 1: Dari antrean

  1. Buka antrean Anda dan pilih Pengaturan.
  2. Di bawah Penerimaan dan perutean tiket, klik Penerusan email.

Opsi 2: Dari menu Admin

  1. Klik Admin di bilah sisi Layanan, lalu klik antrean yang ingin Anda konfigurasikan di bawah Kelola antrean. 
  2. Di bawah Penerimaan dan perutean tiket, klik Penerusan email.

Setelah Anda memilih Penerusan email, selesaikan pengaturan:

  1. Di modal Atur penerusan email, masukkan awalan alamat email dukungan Anda dan pilih domain terverifikasi Anda dari menu drop-down. Ini adalah alamat yang akan digunakan pemohon untuk mengirimkan tiket (contoh, support@acme.com).
  2. Masuk ke klien email Anda dan buka pengaturan penerusan dan POP/IMAP untuk kotak surat dukungan Anda. Ikuti petunjuk yang diberikan oleh klien email Anda untuk mengonfigurasi penerusan. Modal mencakup tautan ke panduan pengaturan langkah demi langkah untuk klien email umum.
  3. Saat klien email Anda meminta tujuan, klik Salin di samping alamat Asana yang ditampilkan di bawah Tambahkan alamat penerusan email dan tempelkan ke klien email Anda.
  4. Klik Simpan.

Catatan iconCatatan

Setiap alamat email hanya dapat disambungkan dengan satu antrean. Untuk mengaktifkan penerimaan email untuk antrean kedua, gunakan alamat email lain.

Anda juga dapat menyesuaikan dua pengaturan sebelum menyimpan:

Aktifkan Kirim pembaruan tiket ke semua penerima jika Anda ingin semua orang di bidang Kepada dan CC otomatis menerima pembaruan tiket melalui email.

Jika admin Anda telah menyiapkan logo perusahaan di konsol admin, Anda dapat mengaktifkan Tampilkan logo perusahaan di email untuk menyertakannya dalam email pemberitahuan dan balasan. Jika belum ada logo yang dikonfigurasi, opsi ini akan berwarna abu-abu.

Cara kerja penerimaan email untuk pemohon

Pemohon tidak memerlukan akun Asana untuk mengirimkan atau menindaklanjuti permintaan. Saat mereka mengirim email ke alamat dukungan Anda, tiket dibuat dan mereka menerima email pemberitahuan dari domain terverifikasi Anda. 

Setiap email notifikasi memberi tahu pemohon bahwa balasan mereka akan otomatis ditambahkan ke tiket, jadi mereka selalu tahu cara menindaklanjuti.

Pemohon dapat membalas email notifikasi mana pun untuk menambahkan komentar ke tiket mereka. 

Siapa pun yang ada di bidang Kepada atau CC email asli juga menerima pemberitahuan dan dapat membalas dengan cara yang sama. 

Seluruh utas terlihat oleh pemohon di klien email mereka, sementara percakapan yang sama dilacak di dalam tiket di Asana.

Cara anggota tim mengelola tiket email

Tiket yang dibuat melalui email ditampilkan di umpan tiket bersama tiket dari kanal penerimaan lainnya. Setiap tiket email menampilkan “Email” sebagai sumber di panel detail tiket, sehingga anggota tim dapat melihat dengan cepat bagaimana permintaan diterima.

Catatan iconCatatan

Tiket yang dibuat melalui email terhubung ke antrean tempat tiket masuk dan tidak dapat dipindahkan ke antrean lain.

Tab Percakapan menampilkan seluruh utas email, termasuk semua pesan dari pemohon dan siapa pun yang dicantumkan di email asli. 

Anda dapat mengarahkan kursor ke jumlah penerima di area balasan untuk melihat semua orang yang disertakan dalam utas.

Balas pemohon di bagian bawah panel percakapan dan klik Kirim. Balasan dikirim melalui email kepada pengaju dan semua penerima, serta dicatat sebagai komentar pada tiket.

Putuskan penerusan email

Untuk menghapus penerusan email dari antrean:

  1. Buka antrean Anda dan pilih Pengaturan dari navigasi kiri.
  2. Di halaman Pengaturan penerimaan tiket, klik Penerusan email.
  3. Klik Hapus penerusan email di bagian bawah dialog Edit penerusan email. Dialog konfirmasi menjelaskan bahwa setelah dihapus, permintaan dan balasan yang dikirim ke alamat email itu tidak akan lagi dicatat dalam bukti proses di Asana, dan pembaruan tiket akan dikirim dari domain email Asana. 
  4. Klik Hapus untuk mengonfirmasi.

Note iconCatatan

Artikel ini diterjemahkan oleh AI.

Kirim umpan balik terjemahan.

Artikel Terkait

Memuat
Menggunakan penerimaan email untuk membuat tiket di Asana Service Management | Pusat Bantuan Asana