Loading
Producten
AI Platform
MOGELIJKHEDEN
Type bedrijf
Teams
Sectoren
Use cases
LEREN
ONDERSTEUNING
DIENSTEN
Helpcentrum
search-icon

Onderwerpen

Geen artikelen gevonden voor dit onderwerp.

Inkomende e-mail gebruiken om tickets te maken in Asana Service Management

In dit artikel

Met Asana Service Management kan je team ondersteuningsaanvragen ontvangen van iedereen met een e-mailadres, ongeacht of ze een Asana-account hebben of niet. 

Wanneer iemand een e-mail naar het supportadres van je team stuurt, wordt er automatisch een ticket aangemaakt in de wachtrij van je team. 

Alle antwoorden die de aanvrager stuurt op de bevestigingsmail die hij of zij ontvangt, worden als reacties aan het ticket toegevoegd, zodat het volledige gesprek op één plek voor je team zichtbaar blijft.

Opmerking iconOpmerking

Dit artikel behandelt het instellen van een e-mailadres, zodat aanvragers ondersteuningstickets kunnen indienen bij je servicewachtrij. Als je taken wilt maken door e-mails door te sturen naar x@mail.asana.com, of taken rechtstreeks naar een project wilt e-mailen, raadpleeg dan Taken e-mailen naar Asana.

Voordat je begint

Voor het doorsturen van e-mails is een geverifieerd verzenddomein vereist. Voordat een wachtrij aanvragen via e-mail kan ontvangen, moet een organisatiebeheerder een verzenddomein verifiëren in de beheerdersconsole. 

Dit bevestigt dat je organisatie eigenaar is van het domein en machtigt Asana om meldings-e-mails te verzenden die lijken afkomstig te zijn van je domein in plaats van rechtstreeks van Asana.

Zodra een domein is geverifieerd, wordt de instelling Verzenden vanaf geverifieerde domeinen toestaan in de beheerdersconsole automatisch ingeschakeld en kunnen eigenaars van wachtrijen hun e-mailadres voor ondersteuning koppelen.

Doorsturen van e-mails instellen voor een servicewachtrij

Optie 1: Vanuit de wachtrij

  1. Open je wachtrij en selecteer Instellingen.
  2. Klik onder Ticketintake en -routering op E-mail doorsturen.

Optie 2: Vanuit het menu Beheerder

  1. Klik op Beheerder in de zijbalk Service en klik vervolgens op de wachtrij die je wilt configureren onder Wachtrijen beheren. 
  2. Klik onder Ticketintake en -routering op E-mail doorsturen.

Zodra je E-mail doorsturen hebt geselecteerd, voltooi je de installatie:

  1. Voer in het venster Doorsturen van e-mails instellen het voorvoegsel van het e-mailadres van de ondersteuning in en kies uw geverifieerde domein in de vervolgkeuzelijst. Dit is het adres dat aanvragers zullen gebruiken om tickets in te dienen (bijvoorbeeld support@acme.com).
  2. Meld je aan bij je e-mailclient en open de instellingen voor het doorsturen en POP/IMAP voor de mailbox van de ondersteuning. Volg de instructies van je e-mailclient om het doorsturen te configureren. De modal bevat een link naar een stapsgewijze installatiehandleiding voor veelgebruikte e-mailclients.
  3. Wanneer je e-mailclient om een bestemming vraagt, klik je op Kopiëren naast het Asana-adres dat wordt weergegeven onder Een doorstuuradres voor e-mails toevoegen en plak je dit in je e-mailclient.
  4. Klik op Opslaan.

Opmerking iconOpmerking

Elk e-mailadres kan slechts met één wachtrij worden verbonden. Gebruik een ander e-mailadres om e-mailintake voor een tweede wachtrij in te schakelen.

Je kunt ook twee instellingen aanpassen voordat je opslaat:

Schakel Ticketupdates naar alle ontvangers sturen in als je wilt dat iedereen in de velden Aan en CC automatisch ticketupdates via e-mail ontvangt.

Als je beheerder een bedrijfslogo heeft ingesteld in de beheerdersconsole, kun je Bedrijfslogo weergeven in e-mails inschakelen om het op te nemen in meldings- en antwoorde-mails. Als er nog geen logo is geconfigureerd, wordt deze optie grijs weergegeven.

Hoe werkt de intake via e-mail voor aanvragers

Aanvragers hebben geen Asana-account nodig om een aanvraag in te dienen of op te volgen. Wanneer ze een e-mail naar het e-mailadres van je ondersteuning sturen, wordt er een ticket aangemaakt en ontvangen ze een meldingsmail vanaf je geverifieerde domein. 

Elke meldings-e-mail vertelt aanvragers dat hun antwoord automatisch aan het ticket wordt toegevoegd, zodat ze altijd weten hoe ze een vervolg kunnen geven.

Aanvragers kunnen elke meldingsmail beantwoorden om een reactie aan hun ticket toe te voegen. 

Iedereen die in de velden Aan of CC van de oorspronkelijke e-mail stond, ontvangt ook meldingen en kan op dezelfde manier antwoorden. 

De volledige thread is zichtbaar voor aanvragers in hun e-mailclient, terwijl hetzelfde gesprek wordt bijgehouden in het ticket in Asana.

Hoe teamleden e-mailtickets beheren

Tickets die via e-mail zijn gemaakt, verschijnen in de ticketfeed naast tickets van andere intakekanalen. Elk e-mailticket toont 'E-mail' als de bron in het paneel met ticketdetails, zodat teamleden in één oogopslag kunnen zien hoe de aanvraag is ontvangen.

Het tabblad Gesprek toont de volledige e-mailthread, inclusief alle berichten van de aanvrager en iedereen die in de oorspronkelijke e-mail in CC staat. 

U kunt met uw muis over het aantal ontvangers in het antwoordgedeelte bewegen om iedereen te zien die in de thread is opgenomen.

Beantwoord de aanvrager onderaan het gespreksvenster en klik op Verzenden. De reactie wordt per e-mail verzonden naar de aanvrager en alle ontvangers, en wordt vastgelegd als een opmerking op het ticket.

Doorsturen van e-mails verbreken

Om het doorsturen van e-mails uit een wachtrij te verwijderen:

  1. Open je wachtrij en kies Instellingen in de linkernavigatie.
  2. Klik op de pagina Instellingen voor ticketintake op E-mail doorsturen.
  3. Klik op Doorsturen van e-mails verwijderen onderaan het dialoogvenster Doorsturen van e-mails bewerken. Een bevestigingsdialoogvenster legt uit dat, zodra het is verwijderd, aanvragen en antwoorden die naar dat e-mailadres worden gestuurd, niet langer in Asana worden geregistreerd en dat ticketupdates worden verzonden vanuit het e-maildomein van Asana. 
  4. Klik op Verwijderen om te bevestigen.

Note iconOpmerking

Dit artikel is vertaald met AI.

Feedback over de vertaling versturen.

Gerelateerde artikelen

Wordt geladen
E-mailintake gebruiken om tickets te maken in Asana Service Management | Helpcentrum van Asana