Loading
PLATFORM
MOGELIJKHEDEN
ASANA AI
ALLE ABONNEMENTEN
Type bedrijf
Teams
Sectoren
Use cases
LEREN
ONDERSTEUNING
DIENSTEN
Helpcentrum
search-icon

Onderwerpen

Outlook Agenda en Asana

In dit artikel

Beschikbaar op Asana Starter-, Advanced-, Enterprise- en Enterprise+ -niveaus, evenals op oudere niveaus Premium, Business en Legacy Enterprise.

Ga naar onze prijspagina voor meer informatie.

De Outlook-agenda en Asana-integratie vereenvoudigt het plannen door taken automatisch in uw agenda in kaart te brengen, waardoor de zichtbaarheid en verantwoordelijkheid toenemen. Leer hoe u Outlook Agenda verbindt met Asana.

Asana-taken synchroniseren met Outlook-agenda

U kunt Asana-taken synchroniseren met een agendagroep in Outlook Agenda om continue zichtbaarheid te creëren voor leden die zijn geabonneerd op de agendagroep.

Opmerking iconOpmerking

Updates van Asana-taken worden gesynchroniseerd met de bijbehorende agendagebeurtenissen, maar niet andersom. 

Asana configureren > Outlook-agendasynchronisatie-instelling 

Configure Outlook Calendar data sync

  1. Navigeer naar Aanpassen in de rechterbovenhoek van Mijn taken of het project dat u wilt synchroniseren met Outlook Agenda.
  2. Selecteer Apps en zoek en selecteer Outlook Agenda.
  3. Selecteer Instellingen voor gegevenssynchronisatie om te beginnen met het configureren hoe u wilt dat Asana en Outlook Agenda gesynchroniseerd blijven. 

U kunt de agendagroep configureren waarmee u Asana-taken wilt synchroniseren, de voorwaarden voor het activeren van synchronisatie en de standaard taakvelden die worden gesynchroniseerd met agendagebeurtenissen. 

Selecteer een bestaande agendagroep of maak een nieuwe aan

De eerste stap is het selecteren van een agendagroep. Standaard selecteren we Nieuwe agenda maken, zodat de gebeurtenissen die zijn gemaakt en bijgewerkt vanuit Asana niet interfereren met de agendagroep die u regelmatig gebruikt voor het plannen van vergaderingen. Je hebt ook de mogelijkheid om bestaande agendagroepen te selecteren, zolang je er `schrijftoegang` toe hebt. 

Definieer de voorwaarden voor het activeren van synchronisatie

Als u Wanneer een Asana-taak is toegevoegd selecteert → Een nieuwe Outlook-gebeurtenis maken, kunt u een voorwaarde definiëren waarin synchronisatie wordt geactiveerd. In een Asana-project zijn de beschikbare voorwaarden 'Aan mij toegewezen taken', 'Taken in sectie' en 'Alle taken in project'." In Mijn taken zijn dit" Aan mij toegewezen taken " en "Taken in de sectie ". 

Als je op zoek bent naar meer aanpassing over hoe synchronisatie wordt geactiveerd, selecteer je Aangepaste regel en kun je afzonderlijk aangepaste regels maken die de synchronisatie van de kalender activeren.

Taak- en gebeurtenisvelden in kaart brengen

Taaknaam, start-/vervaldatums en beschrijving zijn verplichte veldtoewijzingen. U kunt optioneel Medewerkers opnemen of uitsluiten. Door medewerkers op te nemen, worden de taakmedewerkers gesynchroniseerd met de gastenlijst van het evenement. 

Initiële bulkexport

Nadat u op Opslaan en sluiten hebt geklikt nadat u de instelling voor gegevenssynchronisatie hebt gedefinieerd, voeren we een eerste bulk-export uit van alle taken die voldoen aan de voorwaarden voor synchronisatie in Mijn taken of in projecten. 

  • In projecten zijn bulkexports van toepassing op alle taken die aan de synchronisatievoorwaarden voldoen. 

  • In Mijn taken exporteren we alleen voltooide taken in bulk met een vervaldatum van vandaag en daarna, dus je agenda bevat alleen acties die je moet voltooien.

Verleen vereiste toestemmingen om Outlook-agenda-integratie te gebruiken

Als uw Microsoft-beheerder tijdens de installatie van de app geen toestemming van de gebruiker heeft ingeschakeld, kunt u mogelijk niet de vereiste machtigingen autoriseren om de integratie van Outlook Agenda in te schakelen.

Als u dit probleem tegenkomt, geef dit Help-artikel dan door aan uw Microsoft-beheerder om u in staat te stellen de juiste machtigingen te krijgen. 

Planning automatiseren

Gebruik regels om automatisch agendagebeurtenissen te maken op basis van specifieke triggers. U kunt een van de vooraf ingestelde regels van Outlook gebruiken of een aangepaste regels maken.

  1. Navigeer naar het menu Aanpassen en klik op Regels.
  2. Klik op Outlook Agenda in de linkerzijbalk om een lijst met vooraf ingestelde regels weer te geven of klik op Aangepaste regel maken
  3. Kies indien nodig je trigger en voorwaarden
  4. Kies Een agendagebeurtenis maken als een actieCreate an Outlook calendar event rule.png

Vanaf hier kun je taakmedewerkers uitnodigen voor het evenement, bestanden van de taak bijvoegen en een Teams-vergaderlink genereren.

De titel, datum en beschrijving van het evenement zijn gebaseerd op de informatie van de taak. De evenementen worden toegevoegd met een link naar de bijbehorende Asana-taak in de beschrijving.

Eenmalige agendagebeurtenissen aanmaken

Je kunt een agendagebeurtenis rechtstreeks vanuit een Asana-taak maken om een eenmalige gebeurtenis te plannen. De beschrijving en titel van het evenement worden ingevuld op basis van de taak en kunnen ook worden bewerkt.

Om een eenmalige gebeurtenis te maken, gaat u naar de taak, klikt u op Outlook-agendagebeurtenis toevoegen onder Apps en selecteert u Nieuwe gebeurtenis maken.

Create new Outlook event from task

Hier kun je de details van het evenement bewerken, zoals titel, beschrijving, datumbereik, starttijd, duur en gasten. Wanneer je de tijd opgeeft, kun je Eerste beschikbare tijd binnen datumbereik kiezen voor starttijd en duur, om automatisch de beste exacte start- en eindtijd te vinden zonder handmatig naar je kalender te hoeven kijken. Edit Outlook Calendar event details.png

Agendagebeurtenissen koppelen

 

Linking calendar events

U kunt een bestaande agendagebeurtenis koppelen aan een Asana-taak door de naam van de gebeurtenis te typen in het veld Outlook-agenda van uw taak. Terwijl je naar het evenement zoekt, bekijkt het zoektypehoofd gebeurtenissen uit alle agenda's waartoe je toegang hebt, om de beste match te vinden.

 

 

 

 

 

Note iconOpmerking

Dit artikel is vertaald met AI.

Feedback over de vertaling versturen.

Gerelateerde artikelen

Wordt geladen
Outlook Agenda en Asana