Smetti di cercare le cose da fare e i dettagli importanti nella tua casella di posta elettronica. Trasforma le email in attività che puoi gestire dall'inizio alla fine in Asana.
Con Asana per Outlook puoi utilizzare ogni strumento per ciò per cui è stato progettato: comunicare con Outlook e gestire il lavoro con Asana, in modo che il tuo team sappia cosa deve fare e per quando, rispettando le scadenze. Con questa Asana per Outlook, puoi trasformare le tue email in nuove attività o in commenti ad attività già esistenti in Asana, senza dover passare da uno strumento all'altro.
Per utilizzare Asana per Outlook, è necessario un abbonamento a Office 365 e l' accesso a Microsoft AppSource. Oltre a Outlook Web App, Asana supporta le app desktop Outlook 2021 per Windows fino alla versione più recente e Outlook 2019 per Mac fino alla versione più recente. Per le versioni di Office in abbonamento (per esempio Microsoft 365), Asana supporta la combinazione di Windows 10 1903 e Office 365 16.0.11629, entrambi fino alla versione più recente.
Installa Asana per Outlook
Questo nuovo componente aggiuntivo è disponibile per gli utenti con accesso a Microsoft AppSource e che utilizzano Asana e Outlook. Per installare il componente aggiuntivo di Asana:
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Vai su Microsoft Marketplace e fai clic su Scarica ora.
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Segui le istruzioni per aggiungere il componente aggiuntivo di Asana alla posta in arrivo di Outlook
Una volta terminata l'installazione, vedrai i pulsanti Crea attività e Apri componente aggiuntivo di Asana con il logo di Asana nella barra in alto della posta in arrivo di Outlook.
Gli amministratori visualizzeranno l'opzione per installare il plug-in per tutte le persone dell'organizzazione.
Trasformare le email in attività che puoi monitorare
Mano a mano che ricevi e-mail con le attività di cui dovrai occuparti, come la revisione del lavoro della tua agenzia o la richiesta di un progetto grafico da un partner, puoi creare attività in Asana direttamente da Outlook. Puoi assegnare la nuova attività a te o a un collega del team, impostare una data di scadenza e quindi aggiungerla a un progetto, in modo da collegarla ad altre attività pertinenti.
Per trasformare un'email in un'attività:
- Clicca sull'icona di Asana nella parte superiore dell'email e poi su Crea attività Asana.
- Una volta inseriti i dettagli, clicca su Create Task (Crea attività).
Al momento, è possibile impostare una data di scadenza per un'attività solo quando viene creata. Non è possibile aggiungere/modificare la data di scadenza delle attività già create.
Aggiungi email alle attività preesistenti per riportare il contesto
Probabilmente tutto il tuo team non è in copia in tutti i thread di email che contengono le informazioni necessarie a completare il lavoro. Tuttavia, senza dettagli né contesto, non possono svolgere il proprio lavoro al meglio.
Che si tratti di una proposta di un'agenzia, di un'email di un candidato con le sue informazioni di contatto o di un altro team della tua azienda che richiede risorse di progettazione, tutto il team dovrebbe avere le informazioni giuste per svolgere il proprio lavoro. Invece di passare da uno strumento all'altro per copiare e incollare queste informazioni, aggiungi semplicemente l'email a un'attività esistente in Asana come commento direttamente da Outlook.
Per aggiungere email a un'attività preesistente:
- Clicca sull'icona di Asana nella parte superiore dell'email e poi su Open Asana Add-in (Apri componente aggiuntivo di Asana).
- Cerca l'attività a cui desideri aggiungere l'email e clicca su Aggiungi email.
Impostazioni
Dalle impostazioni del componente aggiuntivo di Asana per Outlook puoi spostarti tra spazi di lavoro e organizzazioni o semplicemente disconnetterti.
Per accedere alle impostazioni di Asana per Outlook:
- Clicca sull'icona di Asana nella parte superiore dell'email e poi su Open Asana Add-in (Apri componente aggiuntivo di Asana).
- Clicca sull'icona a forma di ingranaggio che appare nella parte superiore del riquadro di Asana per Outlook.
Da lì, puoi passare da un dominio Asana all'altro o semplicemente disconnetterti.
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