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Importare le conoscenze da Google Drive in Asana Service Management

In questo articolo

Sincronizza le cartelle da Google Drive con la tua knowledge base, in modo da poter continuare a gestire il contenuto dove si trova già. Asana mostra una copia di sola lettura dei tuoi file e la aggiorna quando le modifiche vengono sincronizzate da Google Drive, quindi non è necessario mantenere lo stesso contenuto in due luoghi. Per impostazione predefinita, solo gli amministratori della knowledge base possono collegare e gestire le fonti.

Come funziona la sincronizzazione

La sincronizzazione funziona in una sola direzione, da Google Drive ad Asana. Per aggiornare un articolo sincronizzato, modifica il file in Google Drive e la modifica verrà applicata la volta successiva in cui la cartella verrà sincronizzata.

Tipi di documenti supportati

La maggior parte dei formati di documento è supportata e può essere utilizzata dall'IA per i servizi per contribuire alla risoluzione dei ticket. I tipi supportati includono i documenti nativi di Google, nonché i file PDF, docx e txt. 

Le immagini e i file video e audio, come png, jpg, MP4 o MP3, non sono supportati e verranno saltati durante la sincronizzazione. Tutto il resto nella cartella viene sincronizzato normalmente.

Collega una cartella di Google Drive

Solo gli amministratori della Knowledge Base possono sincronizzare una cartella da Google Drive. Ogni documento nella cartella diventa un articolo, quindi scegli una cartella che contenga solo contenuti che sei disposto a condividere con tutti coloro che hanno accesso alla Knowledge Base. 

  1. Vai alla pagina di destinazione della knowledge base.
  2. Clicca sulla freccia a discesa accanto a + Aggiungi cartella, quindi seleziona Sincronizza da Google Drive.
  3. Clicca su Connetti a Google Drive per concedere ad Asana l'accesso ai tuoi file.
  4. Scegli la cartella che desideri sincronizzare.
  5. Clicca su Sincronizza.

Una cartella sincronizzata contiene solo contenuti sincronizzati, quindi non puoi aggiungervi in seguito articoli nativi di Asana.

Gestire una connessione esistente

Per gestire le tue fonti collegate, clicca su Gestisci per aprire il pannello Gestisci la knowledge base. 

Da qui, puoi visualizzare tutte le cartelle sincronizzate e aggiornare la sincronizzazione o rimuovere le cartelle.

Risolvi gli errori di sincronizzazione

Una sincronizzazione viene messa in pausa quando Asana perde l'accesso alla tua cartella di Google Drive, ad esempio quando scade il tuo accesso a Google, l'accesso viene revocato o le autorizzazioni della cartella vengono modificate. Vedrai il messaggio È necessario riconnettersi nel pannello Gestisci la knowledge base. Clicca su Ricollega ed esegui nuovamente l'accesso a Google per riavviare la sincronizzazione.

Autorizzazioni

Solo gli amministratori della knowledge base possono collegare Google Drive e gestire o rimuovere le cartelle sincronizzate. Per sapere come configurare i ruoli di amministratore della knowledge base tramite la Console di amministrazione, consulta l'articolo Controllo della creazione di code e knowledge base con RBAC.

I creatori delle cartelle possono invitare altri utenti a diventare amministratori o editor della cartella. Gli amministratori e gli editor delle cartelle possono gestire i contenuti sincronizzati all'interno delle cartelle specifiche a cui hanno accesso, ma non possono collegare fonti o modificare le impostazioni di sincronizzazione a livello di knowledge base.

Le autorizzazioni di Google Drive non vengono trasferite ad Asana. Chiunque abbia accesso alla knowledge base può visualizzare e cercare gli articoli sincronizzati, anche se non può aprire il file originale in Google Drive.

Domande frequenti

Posso modificare un articolo sincronizzato da Asana? 

No. Per apportare una modifica, modifica il file in Google Drive. L'aggiornamento verrà applicato alla prossima sincronizzazione.

Cosa succede alle modifiche suggerite sugli articoli sincronizzati? 

I suggerimenti vengono comunque visualizzati su Asana, ma per applicarli è necessario apportare la modifica in Google Drive. Seleziona Modifica su Google Drive per aprire il file e apportare le modifiche lì.

Cosa succede se disconnetto una fonte? 

Il collegamento viene rimosso e la sincronizzazione si interrompe, ma tutti gli articoli già sincronizzati rimangono nella tua knowledge base come contenuti statici di sola lettura.

Posso sincronizzare solo una parte di una cartella? 

La sincronizzazione si applica all'intera cartella che colleghi. Non è possibile sincronizzare un sottoinsieme del contenuto di una cartella.

Cosa succede se la persona che ha configurato una sincronizzazione lascia l'organizzazione? 

Un altro amministratore della knowledge base dovrà ricollegare la fonte per mantenerla sincronizzata. Contatta il tuo team di amministratori per organizzarlo.

 

Note iconNota

Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

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