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Ein Leitfaden für Administratoren zu AI Studio

In diesem Artikel

AI Studio hilft Ihren Teams, Routineaufgaben mit Smart Workflows zu automatisieren, und ermöglicht es Administratoren, Leitlinien aufrechtzuerhalten. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie die Funktion aktivieren, sinnvolle Standardeinstellungen festlegen, Kosten verwalten und häufig auftretende Probleme beheben können. Außerdem finden Sie Links zu ausführlicheren Artikeln im Help Center, falls Sie weitere Informationen benötigen.

Dieser Artikel richtet sich an Admins von Unternehmen und Abteilungen, die den Zugriff, den Datenumfang und die Nutzung von AI Studio verwalten. Auch Ersteller von Workflows können diesen Artikel als kurze Referenz verwenden, wenn sie sichere Standardeinstellungen und einfache Überprüfungsschritte benötigen.

Bevor Sie loslegen

Vergewissern Sie sich, dass sowohl Asana AI als auch AI Studio für Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung aktiviert sind. Überprüfen Sie dies in Ihrer Admin-Konsole unter Rechnungsstellung > AI Studio. AI Studio kann nicht verwendet werden, wenn Asana AI nicht aktiviert ist.

Nur Super-Admins können Asana AI für Ihre Domain aktivieren oder deaktivieren. Abteilungs-Admins können KI-Funktionen zwar deaktivieren, aber nicht aktivieren, es sei denn, sie haben die Super-Admin-Verifizierung erledigt. Weitere Informationen finden Sie unter KI-Funktionen und Adminfunktionen von Asana.

Ausführlichere Informationen zur Verfügbarkeit und zu den Details der Rechnungsstellung finden Sie auf den Übersichts- und Preisseiten Einführung in AI Studio, AI Studio-Add-on und Preise.

Informationen zur Berechtigung für das Tool zur Erstellung von Automatisierungen

Lassen Sie uns die Unterschiede zwischen AI Studio Basic, AI Studio Plus und AI Studio Pro besprechen.

AI Studio Basic ist jetzt Teil der Asana-AI-Kernfunktionen für alle kostenpflichtigen Abos. Alle Nutzer in der Domain können AI Studio sehen und verwenden und Basic-Credits verbrauchen. Basic-Credits werden kostenlos bereitgestellt, aber es gibt eine Obergrenze für die Anzahl der Credits, die pro Monat verwendet werden können.

AI Studio Plus bietet Kund*innen die Möglichkeit, direkt im Produkt ein monatliches oder jährliches Abonnement für AI Studio Plus zu erwerben, das 100.000 Credits umfasst, die jeden Monat zurückgesetzt werden, sowie die Möglichkeit, bei Bedarf weitere Credits zu erwerben.

Wenn Sie AI Studio Pro verwenden, führen Sie eine Liste der genehmigten Personen, die das Tool zur Erstellung von Inhalten verwenden dürfen, damit nur diese Mitglieder Pro-Credits verbrauchen. Sie können die Nutzung regelmäßig überprüfen und die Liste an Ihre sich ändernden Anforderungen anpassen. Detaillierte Informationen finden Sie in unserem Artikel zur Verwaltung des Zugriffs auf AI Studio Pro-Credits.

Beachten Sie, dass Gäste keine Personen sein können, die Tools erstellen.

Verwalten der AI-Studio-Pro-Builder-Liste

Wenn Sie AI Studio Pro verwenden, können Admins über die Liste der Tools zur Erstellung von Inhalten verwalten, wer Pro-Credits verwenden kann. Mitglieder, die der Liste hinzugefügt wurden, erhalten Zugriff auf Pro-Credits, während diejenigen Personen, die nicht in die Liste aufgenommen wurden, weiterhin AI Studio Basic verwenden. Es gibt drei Möglichkeiten, wie Admins Zugriff auf Pro-Credits gewähren können:

Über die AI-Studio-Karte in der Admin-Konsole

  1. Klicken Sie in der Admin-Konsole in der linken Navigationsleiste auf Rechnungsstellung.
  2. Klicken Sie auf die Karte AI Studio.
  3. Stellen Sie sicher, dass Sie den Tab Zugriff sehen.
  4. Klicken Sie auf Mitglieder hinzufügen, um Zugriff auf Pro-Credits zu gewähren, indem Sie Personen zur Liste des Tools zur Erstellung von KI-Apps hinzufügen.
  5. Klicken Sie neben einem beliebigen Namen in der Liste des Tools zur Erstellung von auf Entfernen, um den Zugriff auf Pro-Credits zu widerrufen.

Über die Spalte „Add-ons“ in der Mitglieder-Tabelle

  1. Klicken Sie in der Admin-Konsole auf den Tab Mitglieder.
  2. Suchen Sie die Spalte Add-ons in der Tabelle. Siehe Abbildung unten.
  3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Add-ons neben dem/der Nutzer*in, dem/der Sie Zugriff gewähren möchten.
  4. Wählen Sie AI Studio Pro aus, um die Person zur Pro-Liste des Tools zur Erstellung von KI-Apps hinzuzufügen.

Massenzuweisung per CSV-Import

  1. Exportieren Sie eine CSV-Datei der Mitglieder über den CSV-Export unter dem Tab Mitglieder.
  2. Fügen Sie den Begriff AI Studio Pro in der Spalte „Add-ons“ neben allen Personen hinzu, denen Sie Zugriff gewähren möchten. Bitte beachten Sie beim Begriff AI Studio Pro die Groß- und Kleinschreibung. Siehe Abbildung unten.
  3. Importieren Sie die CSV-Datei über die Schaltfläche CSV-Import oben rechts im Tab Mitglieder.

AI Studio add-ons column

Daten, Datenschutz und Webzugriff

Standardmäßig kann ein Workflow die Aufgabe lesen, die die Regel auslöst, sowie das Projekt, in dem die Regel hinterlegt ist. Nichts anderes ist sichtbar, es sei denn, das Tool zur Erstellung von Workflows erweitert den Zugriff absichtlich. Selbst dann kann das Tool zur Erstellung von Workflows nur Zugriff auf Arbeitsvorgänge gewähren, auf die es selbst Zugriff hat. Lesen Sie den Artikel Verbinden Sie Ihren Smart Workflow mit den richtigen Datenquellen, um detaillierte Informationen zur Verwaltung des Datenumfangs für Smart Workflows zu erhalten.

Administratoren können ihre Webzugriffsrichtlinie so festlegen, dass sie der Sicherheitslage ihres Unternehmens entspricht. Sie können den Webzugriff in der Admin-Konsole aktivieren, und Ersteller von Workflows können ihn für jeden Workflow einzeln nutzen. Beachten Sie, dass der Webzugriff in HIPAA-konformen Arbeitsbereichen nicht verfügbar ist.

Asana und seine KI-Partner verwenden Ihre Daten nicht, um Modelle zu trainieren. Partner löschen Input- und Output-Daten nach jeder Antwort. Weitere Informationen finden Sie in den FAQs zu Asana AI und im Trust Center.

Was verbraucht Credits?

Jedes Mal, wenn ein Smart Workflow ausgeführt wird, werden Credits verbraucht, die sich nach dem gesamten verarbeiteten Inhalt und dem Multiplikator des Modells richten. Einfach ausgedrückt: Größere Inputs/Outputs und kostspieligere Modelle verbrauchen mehr Credits. Es ist sinnvoll, für einfache Aufgaben kostengünstigere Modelle zu verwenden. Detaillierte Informationen zu den Multiplikatoren finden Sie in der Preisübersicht für Modelle.

Es gibt vier Hauptfaktoren, die den Credit-Verbrauch bestimmen: das von Ihnen gewählte Modell, die Menge der Eingabedaten, die an das Modell gesendet werden, die Menge der Ausgaben, die die Regel generiert, und die Häufigkeit, mit der die Regel ausgeführt wird. Wenn der Workflow den Webzugriff verwendet, verbraucht jede Ausführung ebenfalls zusätzliche Credits.

Wählen Sie einfachere Modelle für die Klassifizierung oder kurze Zusammenfassungen, kürzen Sie große Anhänge, begrenzen Sie die Länge der Ausgabe in Ihren Anweisungen und fügen Sie Bedingungen hinzu, damit Regeln nur ausgeführt werden, wenn die Eingaben bereit sind. Sie können auch den Webzugriff sparsam nutzen. Das Suchen und Lesen von URLs erhöht den Kreditverbrauch pro Ausführung. Daher ist es sinnvoll, diese Funktion nur in Regeln zu aktivieren, bei denen ihre Verwendung das Ergebnis verändert.

Guthabenverbrauch überwachen

Wenn die Nutzung von Credits stark ansteigt, öffnen Sie die Ansicht „Nutzung“ in der Admin-Konsole, um den Workflow zu ermitteln, der das Problem verursacht, und überprüfen Sie das Modell und/oder die Ausführungshäufigkeit. Die Daten werden alle paar Stunden aktualisiert.

Sie können die Nutzung von AI Studio in der Admin-Konsole unter Rechnungsstellung > AI Studio > Nutzung prüfen. Die Ansicht zeigt die Nutzung nach Tool zur Erstellung von Workflows und nach Workflow, einschließlich des verwendeten Modells und der insgesamt verbrauchten Credits.

AI Studio usage

Stellen Sie sicher, dass Ihre Credits Ihrem Bedarf entsprechen. Basic- und Plus-Credits werden monatlich zurückgesetzt, während Pro-Credits vierteljährlich zurückgesetzt werden. Auf den Preisseiten finden Sie aktuelle Informationen zu AI Studio Plus und AI Studio Pro. Administratoren erhalten Warnungen, wenn 80 % und 100 % des Nutzungslimits erreicht sind. Wenn die Credits aufgebraucht sind, werden die AI-Studio-Regeln nicht mehr ausgeführt und die Personen, die die Regeln erstellt haben, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung.

Abteilungen

AI Studio bietet die Möglichkeit, Credits auf Abteilungsebene zuzuweisen, sodass Enterprise- und Enterprise+-Admins die Nutzung von AI-Studio-Credits in allen Abteilungen ihres Unternehmens überwachen und verwalten können. Dies bietet einen Einblick in die Verwendung der Credits durch die verschiedenen Abteilungen und ermöglicht es Administratoren, unverbindliche Limits mit Benachrichtigungen festzulegen.

Transparenz bei Credits

Administratoren können die Nutzung von AI-Studio-Credits nach Abteilungen auf der Seite „AI-Studio-Nutzung“ in der Admin-Konsole einsehen. Diese Transparenz hilft, nachzuverfolgen, welche Abteilungen Credits verbrauchen und in welchem Tempo.

Sobald Nutzer*innen einer Abteilung zugewiesen sind und mit der Ausführung von AI-Studio-Regeln beginnen, wird ihre Nutzung unter dieser Abteilung angezeigt. Beachten Sie, dass Nutzungsdaten nicht rückwirkend für die Zeit vor der Erstellung von Abteilungen erfasst werden.

Flexible Limits und Benachrichtigungen

Admins können für jede Abteilung in ihrem Unternehmen ein Soft-Limit für AI Studio Pro-Credits festlegen. Wenn eine Abteilung ihr zugewiesenes Limit fast erreicht oder überschreitet, erhalten Abteilungsadmins E-Mail-Benachrichtigungen über die Nutzung.

Flexible Limits bieten frühzeitige Warnsignale, ohne aktive Workflows zu unterbrechen. Die Regeln werden auch dann weiterhin ausgeführt, wenn die Limits überschritten werden, um sicherzustellen, dass kritische Arbeitsvorgänge nicht unerwartet unterbrochen werden.

So greifen Sie auf Guthabenzuweisungen auf Abteilungsebene zu

So verwenden Sie Guthabenzuordnungen auf Abteilungsebene:

  1. Ihr Unternehmen muss für Abteilungen in kostenpflichtigen Unternehmen registriert sein. Richten Sie Abteilungen in Ihrem Unternehmen entweder manuell oder über die SCIM-Integration ein.
  2. Weisen Sie Nutzer*innen Abteilungen zu.
  3. Gehen Sie in Ihrer Admin-Konsole zur Seite „Nutzung von AI Studio“, um die Guthabennutzung nach Abteilungen anzuzeigen.
  4. Legen Sie nach Bedarf flexible Limits für Abteilungen fest.

 

So legen Sie Credit-Zuweisungen für Abteilungen fest

  1. Gehen Sie zur Admin-Konsole.
  2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Rechnungsstellung.
  3. Wählen Sie AI Studio aus und klicken Sie dann auf den Tab Limits.
  4. Klicken Sie auf Limits einrichten.

Im Dropdown-Menü „Abteilung“ sehen Sie eine Liste der Abteilungen in Ihrem Unternehmen. Hier können Sie für jede Abteilung ein Guthabenlimit festlegen. Auf diese Weise wird ein Soft-Limit festgelegt. Klicken Sie auf Speichern, um die Zuweisung zu übernehmen.

 

Ermöglichen Sie Ihrem Team einen schnellen Einstieg

Sobald Sie mit Ihrer Einrichtung vertraut sind, empfehlen wir Einsteigern, mit Von Worten zu Workflows und Vorgefertigten KI-Regeln zu beginnen. Beide Funktionen bieten einen einfachen Einstieg und ermöglichen es Ihnen dennoch, Ihre Workflows anzupassen, sobald Sie mit den Grundlagen vertraut sind.

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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