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Wissensartikel aus Google Drive in Asana Service Management importieren

In diesem Artikel

Synchronisieren Sie Ordner aus Google Drive mit Ihrer Wissensdatenbank, damit Sie Inhalte weiterhin dort verwalten können, wo sie sich bereits befinden. Asana zeigt eine schreibgeschützte Kopie Ihrer Dateien an und aktualisiert sie, wenn Änderungen von Google Drive synchronisiert werden. Daher müssen Sie denselben Inhalt nicht an zwei Orten pflegen. Standardmäßig können nur Administratoren der Wissensdatenbank Quellen verknüpfen und verwalten.

So funktioniert die Synchronisierung

Die Synchronisierung funktioniert in eine Richtung, von Google Drive zu Asana. Um einen synchronisierten Artikel zu aktualisieren, bearbeiten Sie die Datei in Google Drive. Die Änderung wird bei der nächsten Synchronisierung des Ordners übernommen.

Unterstützte Dokumenttypen

Die meisten Dokumentformate werden unterstützt und können von der Service-KI verwendet werden, um bei der Lösung von Tickets zu helfen. Zu den unterstützten Dateitypen gehören native Google-Dokumente sowie PDF-, DOCX- und TXT-Dateien. 

Bild-, Video- und Audiodateien wie PNG, JPG, MP4 oder MP3 werden nicht unterstützt und werden bei der Synchronisierung übersprungen. Alle anderen Elemente im Ordner werden normal synchronisiert.

Einen Google Drive-Ordner verknüpfen

Nur Administratoren der Wissensdatenbank können einen Ordner über Google Drive synchronisieren. Jedes Dokument im Ordner wird zu einem Artikel. Wählen Sie daher einen Ordner aus, der nur Inhalte enthält, die Sie gerne mit allen Personen teilen möchten, die Zugriff auf die Wissensdatenbank haben. 

  1. Navigieren Sie zur Startseite der Wissensdatenbank.
  2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben + Ordner hinzufügen und wählen Sie dann Mit Google Drive synchronisieren.
  3. Klicken Sie auf Mit Google Drive verbinden, um Asana den Zugriff auf Ihre Dateien zu erlauben.
  4. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie synchronisieren möchten.
  5. Klicken Sie auf Synchronisieren.

Ein synchronisierter Ordner enthält nur synchronisierte Inhalte, sodass Sie ihm später keine nativen Asana-Artikel hinzufügen können.

Eine bestehende Verknüpfung verwalten

Um Ihre verbundenen Quellen zu verwalten, klicken Sie auf Verwalten, um das Fenster Wissensdatenbank verwalten zu öffnen. 

Hier können Sie alle synchronisierten Ordner einsehen und die Synchronisierung aktualisieren oder die Ordner entfernen.

Synchronisierungsfehler beheben

Eine Synchronisierung wird unterbrochen, wenn Asana den Zugriff auf Ihren Google Drive-Ordner verliert, z. B. wenn Ihre Google-Anmeldung abläuft, der Zugriff widerrufen wird oder sich die Ordnerberechtigungen ändern. Im Bereich „Wissensdatenbank verwalten“ wird die Meldung „Erneute Verbindung erforderlich“ angezeigt. Klicken Sie auf „Erneut verbinden“ und melden Sie sich erneut bei Google an, um die Synchronisierung neu zu starten.

Berechtigungen

Nur Wissensdatenbank-Admins können Google Drive verknüpfen und synchronisierte Ordner verwalten oder entfernen. Informationen dazu, wie Sie Wissensdatenbank-Admin-Rollen über die Admin-Konsole konfigurieren, finden Sie unter Steuerung der Erstellung von Warteschlangen und Wissensdatenbanken mit RBAC.

Personen, die Ordner erstellen, können weitere Nutzer einladen, Admins oder Personen mit Bearbeitungszugriff für den Ordner zu werden. Ordner-Admins und Personen mit Bearbeitungszugriff können synchronisierte Inhalte in den spezifischen Ordnern verwalten, auf die sie Zugriff haben. Sie können jedoch keine Quellen verknüpfen oder die Synchronisierungseinstellungen auf der Ebene der Wissensdatenbank ändern.

Google Drive-Berechtigungen werden nicht auf Asana übertragen. Alle Personen mit Zugriff auf die Wissensdatenbank können synchronisierte Artikel anzeigen und durchsuchen, auch wenn sie die Originaldatei in Google Drive nicht öffnen können.

FAQs

Kann ich einen synchronisierten Artikel von Asana aus bearbeiten? 

Nein. Wenn Sie eine Änderung vornehmen möchten, bearbeiten Sie die Datei in Google Drive. Die Aktualisierung wird bei der nächsten Synchronisierung übernommen.

Was passiert mit vorgeschlagenen Änderungen an synchronisierten Artikeln? 

Vorschläge werden weiterhin in Asana angezeigt, aber um sie zu übernehmen, müssen Sie die Änderung in Google Drive vornehmen. Wählen Sie In Google Drive bearbeiten, um die Datei zu öffnen und dort Ihre Änderungen vorzunehmen.

Was passiert, wenn ich eine Quelle trenne? 

Die Verknüpfung wird entfernt und die Synchronisierung wird beendet. Alle Artikel, die bereits synchronisiert wurden, bleiben jedoch als statischer, schreibgeschützter Inhalt in Ihrer Wissensdatenbank erhalten.

Kann ich nur einen Teil eines Ordners synchronisieren? 

Die Synchronisierung gilt für den gesamten Ordner, den Sie verbinden. Sie können nicht nur einen Teil des Inhalts eines Ordners synchronisieren.

Was passiert, wenn die Person, die eine Synchronisierung eingerichtet hat, das Unternehmen verlässt? 

Ein anderer Wissensdatenbank-Admin muss die Quelle erneut verbinden, damit sie weiterhin synchronisiert wird. Wenden Sie sich an Ihr Admin-Team, um dies zu veranlassen.

 

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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