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Importer des connaissances depuis Google Drive vers Asana Service Management

Dans cet article

Synchronisez des dossiers Google Drive avec votre base de connaissances afin de continuer à gérer le contenu à son emplacement d'origine. Asana affiche une copie en lecture seule de vos fichiers et la met à jour lorsque les modifications sont synchronisées depuis Google Drive. Il n'est donc pas nécessaire de conserver le même contenu à deux endroits. Par défaut, seuls les administrateurs de la base de connaissances peuvent associer et gérer des sources.

Fonctionnement de la synchronisation

La synchronisation fonctionne dans un seul sens, de Google Drive vers Asana. Pour mettre à jour un article synchronisé, modifiez le fichier dans Google Drive. La modification sera prise en compte lors de la prochaine synchronisation du dossier.

Types de documents pris en charge

La plupart des formats de documents sont pris en charge et peuvent être utilisés par l'IA Service pour aider à résoudre les tickets. Les types pris en charge incluent les documents Google Docs natifs, ainsi que les fichiers PDF, docx et txt. 

Les fichiers image, vidéo et audio, tels que les fichiers png, jpg, MP4 ou MP3, ne sont pas pris en charge et seront ignorés lors de la synchronisation. Tout le reste du dossier se synchronise normalement.

Connecter un dossier Google Drive

Seuls les administrateurs de la base de connaissances peuvent synchroniser un dossier depuis Google Drive. Chaque document du dossier devient un article. Choisissez donc un dossier qui ne contient que du contenu que vous êtes prêt à partager avec toutes les personnes ayant accès à la base de connaissances. 

  1. Accédez à la page d'accueil de la base de connaissances.
  2. Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté de + Ajouter un dossier, puis sélectionnez Synchroniser depuis Google Drive.
  3. Cliquez sur Connexion à Google Drive pour autoriser Asana à accéder à vos fichiers.
  4. Choisissez le dossier que vous souhaitez synchroniser.
  5. Cliquez sur Synchroniser.

Un dossier synchronisé ne contient que du contenu synchronisé. Vous ne pouvez donc pas y ajouter d’articles Asana natifs par la suite.

Gérer une connexion existante

Pour gérer vos sources connectées, cliquez sur Gérer pour ouvrir le volet Gérer la base de connaissances. 

Vous pouvez alors consulter tous les dossiers synchronisés et actualiser la synchronisation ou supprimer les dossiers.

Résoudre les erreurs de synchronisation

Une synchronisation est mise en pause lorsqu'Asana perd l'accès à votre dossier Google Drive, par exemple lorsque votre connexion Google expire, que l'accès est révoqué ou que les autorisations du dossier changent. L’invite Connexion requise s’affiche dans le volet Gérer la base de connaissances. Cliquez sur Reconnecter et reconnectez-vous à Google pour relancer la synchronisation.

Autorisations

Seuls les administrateurs de la base de connaissances peuvent associer Google Drive et gérer ou supprimer les dossiers synchronisés. Pour savoir comment configurer les rôles d'administrateur de la base de connaissances via la console d'administration, consultez l'article Contrôler la création des files d'attente et des bases de connaissances avec le RBAC.

Les créateurs de dossiers peuvent inviter d'autres utilisateurs à devenir administrateurs ou éditeurs du dossier. Les administrateurs et les éditeurs de dossiers peuvent gérer le contenu synchronisé dans les dossiers spécifiques auxquels ils ont accès, mais ne peuvent pas associer de sources ni modifier les paramètres de synchronisation au niveau de la base de connaissances.

Les autorisations Google Drive ne sont pas transférées sur Asana. Toute personne ayant accès à la base de connaissances peut consulter et rechercher des articles synchronisés, même si elle ne peut pas ouvrir le fichier d’origine dans Google Drive.

Questions fréquentes

Puis-je modifier un article synchronisé depuis Asana ? 

Non. Pour apporter une modification, modifiez le fichier sur Google Drive. La mise à jour sera prise en compte lors de la prochaine synchronisation.

Qu'advient-il des modifications suggérées sur les articles synchronisés ? 

Les suggestions s'affichent toujours sur Asana, mais pour les appliquer, vous devez apporter la modification sur Google Drive. Sélectionnez Modifier dans Google Drive pour ouvrir le fichier et y apporter vos modifications.

Que se passe-t-il si je déconnecte une source ? 

La connexion est supprimée et la synchronisation s'arrête, mais tous les articles qui ont déjà été synchronisés restent dans votre base de connaissances sous la forme d'un contenu statique en lecture seule.

Puis-je synchroniser uniquement une partie d'un dossier ? 

La synchronisation s'applique à l'ensemble du dossier que vous connectez. Vous ne pouvez pas synchroniser un sous-ensemble du contenu d'un dossier.

Que se passe-t-il si la personne qui a configuré une synchronisation quitte l'organisation ? 

Un autre administrateur de la base de connaissances devra reconnecter la source pour qu'elle continue d'être synchronisée. Pour ce faire, veuillez contacter votre équipe d'administrateurs.

 

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Cet article a été traduit par l’IA.

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