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Asana-Add-on für Gmail

In diesem Artikel

Nutzen Sie das Asana für Gmail-Add-on, um E-Mails in Aufgaben umzuwandeln, Verantwortlichkeiten zuzuweisen, Fälligkeitsdaten festzulegen und Aufgaben mit Projekten zu synchronisieren. Dieses Add-on muss im Gmail-Add-on Marketplace heruntergeladen werden und funktioniert mit der Gmail-App für Android und iOS.

Sie können auch auswählen, ob Sie die E-Mail-Anhänge zur Asana-Aufgabe hinzufügen möchten, und wenn ja, welche.

Wenn Sie der Administrator Ihrer Domain sind, können Sie das Add-on für Ihr gesamtes Unternehmen installieren. Bitte beachten Sie, dass es bei der Installation durch einen Admin bis zu 7 Tage dauern kann, bis das Add-on erscheint.

Darüber hinaus werden Administratoren jetzt von Google aufgefordert, die OAuth2-Client-ID einzugeben, um die App auf die Positivliste zu setzen. Die OAuth2-Client-ID von Asana lautet: 923474483785-sqf6uk8vq1rqe853il0g2h4m98ji2fq6.apps.googleusercontent.com.

Gmail-Add-on-Anmeldung
Öffnen Sie eine E-Mail und klicken Sie auf das Asana-Logo im Seitenbereich. Melden Sie sich mit Ihren Asana-Kontoinformationen an.
  • Wenn das Add-on gerade erst installiert wurde, kann es sein, dass es nicht sofort angezeigt wird. Wenn dies der Fall ist, versuchen Sie, die Seite zu aktualisieren, sich aus- und wieder einzuloggen und/oder mehrere E-Mail-Nachrichten zu öffnen. Google-Add-ons benötigen manchmal einige Sekunden, bis sie geladen sind.
Gmail-Add-on-Logo
 
  • Nach dem Anmelden sehen Sie die Option, eine neue Aufgabe zu erstellen und nach einer Aufgabe in Ihrer E-Mail zu suchen.

Aufgabe in Asana aus einer E-Mail erstellen

Gmail-Add-on – Aufgabe erstellen

Wenn Sie eine Aufgabe erstellen, können Sie:

  1. Den Namen der Aufgabe ändern
  2. Eine verantwortliche Person hinzufügen
  3. Ein Fälligkeitsdatum festlegen
  4. Eine Aufgabenbeschreibung hinzufügen
  5. Die Aufgabe zu einem Projekt hinzufügen

E-Mail-Synchronisierung

Mit der E-Mail-Synchronisierung können Sie zukünftige E-Mail-Antworten mit Aufgaben in Asana synchronisieren. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr jedes Mal, wenn Sie eine neue E-Mail-Antwort erhalten, mehrere Asana-Aufgaben erstellen müssen. Außerdem wird der „Vermittler“ entfernt, indem sichergestellt wird, dass der E-Mail-Kontext mit allen Beteiligten geteilt wird, die an derselben Aufgabe oder demselben Projekt beteiligt sind.

Wenn Sie eine neue Aufgabe mit dem Gmail-Add-on erstellen, können Sie die Funktion Zukünftige E-Mail-Antworten mit dieser Aufgabe synchronisieren aktivieren. Alle zukünftigen Antworten innerhalb dieses E-Mail-Verlaufs werden automatisch als Kommentare mit der Asana-Aufgabe synchronisiert.

Sobald eine Aufgabe mit einem E-Mail-Verlauf synchronisiert wurde, können Sie Beteiligte zur Aufgabe hinzufügen, um den E-Mail-Kontext zu teilen, ohne die Aufgabe jedes Mal aktualisieren zu müssen, wenn eine neue E-Mail-Antwort eingeht.

Einrichtung und Authentifizierung der E-Mail-Synchronisierung

  1. Öffnen Sie Gmail und navigieren Sie zu der E-Mail, aus der Sie eine Aufgabe erstellen möchten.
  2. Öffnen Sie den Asana-Tab über den Seitenbereich rechts.
  3. Melden Sie sich bei Asana an, indem Sie auf Anmelden klicken.
  4. Folgen Sie dem Authentifizierungsprozess, wie im GIF oben gezeigt.
  5. Sobald Sie sich angemeldet haben, können Sie Aufgaben aus E-Mails erstellen.

Zukünftige E-Mail-Antworten synchronisieren

Asana Logo

  1. Öffnen Sie den Asana-Tab über den Seitenbereich rechts.
  2. Unter Optionen ist standardmäßig die Option Zukünftige E-Mail-Antworten mit dieser Aufgabe synchronisieren aktiviert. Dadurch wird die Asana-Aufgabe jedes Mal aktualisiert, wenn eine neue E-Mail-Antwort eingeht.
  3. Wenn Sie zukünftige E-Mail-Antworten nicht synchronisieren möchten, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.

So stoppen Sie die E-Mail-Synchronisierung

Die E-Mail-Synchronisierung kann auf zwei Arten gestoppt werden:

  1. In Asana können Sie den E-Mail-Anhang entfernen, indem Sie Anhänge löschen auswählen. Dadurch wird die Synchronisierung gestoppt. Wenn Sie die zuvor synchronisierten E-Mail-Nachrichten löschen möchten, können Nutzer mit Bearbeitungszugriff dies manuell tun.
  2. Navigieren Sie im Gmail-Add-on zurück zu dem E-Mail-Verlauf, für den Sie die Synchronisierung entfernen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Synchronisierung anhalten.

E-Mail-Synchronisierung für Mobilgeräte

Die E-Mail-Synchronisierung ist auch in der mobilen Gmail-App verfügbar. So richten Sie die E-Mail-Synchronisierung auf Mobilgeräten ein: Öffnen Sie eine beliebige E-Mail und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Asana-Add-on für Gmail“. Wenn Sie hier eine Aufgabe erstellen, haben Sie auch die Möglichkeit, zukünftige Antworten aus einer E-Mail mit den erstellten Aufgaben zu synchronisieren.

Bitte beachten Sie, dass diese Option nur dann über Ihr Mobilgerät verfügbar ist, wenn sie zuvor in der Gmail-Web-App installiert wurde.

Häufig gestellte Fragen zur E-Mail-Synchronisierung

Wer kann synchronisierte E-Mail-Nachrichten sehen?

Alle Nutzer, die der mit einem E-Mail-Verlauf synchronisierten Aufgabe hinzugefügt wurden, können die synchronisierten E-Mail-Nachrichten sehen.

Ich möchte einen E-Mail-Verlauf mit mehr als 5 Nachrichten synchronisieren. Warum werden die letzten 5 Nachrichten aus dem E-Mail-Verlauf in der Synchronisierung angezeigt, wenn ich die Aufgabe erstelle?

Wenn Sie eine Aufgabe erstellen und einen E-Mail-Verlauf mit mehr als 5 Nachrichten synchronisieren möchten, werden nur die letzten 5 Nachrichten in die Aufgabe einbezogen. Alle zukünftigen E-Mail-Nachrichten werden jedoch ab diesem Zeitpunkt synchronisiert.

Werden HTML-E-Mails unterstützt?

Leider nein, HTML wird in Text umgewandelt, wenn es in Asana angezeigt wird.

Ich sehe die Option „Zukünftige E-Mail-Antworten synchronisieren“ nicht. Was kann ich tun?

Dies kann passieren, wenn sich ein Nutzer mit der falschen E-Mail-Adresse angemeldet hat. Die E-Mail-Adresse, die für die Anmeldung bei Gmail verwendet wird, muss mit der E-Mail-Adresse übereinstimmen, die für den Abschluss des Authentifizierungsprozesses für das Asana-Add-on für Gmail verwendet wird.

Hinweis iconHinweis

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Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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Asana für Gmail Add-on: Verwandeln Sie E-Mails in Aufgaben