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Extension Asana pour Gmail

Dans cet article

Utilisez l’extension Asana pour Gmail pour convertir des e-mails en tâches, attribuer les responsabilités, définir les échéances et synchroniser les tâches dans les projets. Cette extension doit être téléchargée à partir de la section des extensions du marketplace d’extensions de Gmail et fonctionne également avec votre application Gmail sur Android et iOS.

Vous pouvez également choisir quelle pièce jointe de l’e-mail vous souhaitez ajouter à la tâche sur Asana.

Si vous êtes l’administrateur de votre domaine, vous pouvez installer l’extension pour l’ensemble de votre organisation. Notez qu’il faut parfois compter jusqu’à 7 jours avant que l’extension n’apparaisse via l’installation administrateur.

Par ailleurs, Google exige dorénavant des administrateurs qu’ils saisissent le code OAuth2-client-id pour ajouter l’application à la liste blanche. Voici le code OAuth2-client-id d’Asana : 923474483785-sqf6uk8vq1rqe853il0g2h4m98ji2fq6.apps.googleusercontent.com.

connexion à l’extension gmail
Ouvrez un e-mail et cliquez sur le logo Asana dans le panneau latéral. Connectez-vous en utilisant les identifiants de votre compte Asana.
  • Si elle vient d’être installée, il est possible que l’extension ne s’affiche pas tout de suite. Dans ce cas, actualisez la page plusieurs fois en vous déconnectant puis en vous reconnectant et/ou en ouvrant plusieurs e-mails. Le chargement des extensions Google prend parfois quelques secondes.
logo de l’extension gmail
 
  • Une fois connecté, vous verrez l’option permettant de créer une nouvelle tâche et de rechercher une tâche depuis l’e-mail.

Créer une tâche Asana depuis un e-mail

créer une tâche avec l’extension gmail

Lors de la création d’une tâche, vous pouvez :

  1. Modifier le nom de la tâche
  2. Ajouter un responsable
  3. Définir une échéance
  4. Ajouter une description de la tâche
  5. Ajouter la tâche à un projet

Synchronisation des e-mails

La synchronisation des e-mails vous permet de synchroniser les futures réponses par e-mail avec les tâches sur Asana. Vous n’avez donc plus besoin de créer plusieurs tâches Asana chaque fois que vous recevez une nouvelle réponse par e-mail. Le contexte de l’e-mail est partagé avec tous les collaborateurs contribuant à la même tâche ou au même projet.

Lors de la création d’une nouvelle tâche à l’aide de l’extension Gmail, vous pouvez activer la fonctionnalité Synchroniser les futures réponses avec cette tâche. Toutes les réponses futures dans ce fil de discussion seront automatiquement synchronisées avec la tâche Asana sous forme de commentaires.

Une fois qu’une tâche a été synchronisée avec un fil de discussion, vous pouvez ajouter des collaborateurs à la tâche pour partager le contexte de l’e-mail sans avoir à mettre à jour la tâche chaque fois que vous recevez une nouvelle réponse par e-mail.

Configuration et authentification de la synchronisation des e-mails

  1. Ouvrez Gmail et accédez à l’e-mail à partir duquel vous souhaitez créer une tâche.
  2. Ouvrez l’onglet Asana dans le panneau latéral droit.
  3. Connectez-vous à Asana en cliquant sur Connexion.
  4. Suivez le processus d’authentification comme indiqué dans le GIF ci-dessus.
  5. Une fois connecté, vous pouvez créer des tâches à partir d’e-mails.

Synchroniser les futures réponses par e-mail

  1. Ouvrez l’onglet Asana dans le panneau latéral droit.
  2. Sous Options, l’option Synchroniser les futures réponses avec cette tâche sera cochée par défaut. La tâche Asana sera ainsi mise à jour chaque fois que vous recevrez une nouvelle réponse par e-mail.
  3. Si vous ne souhaitez pas synchroniser les futures réponses par e-mail, décochez cette case.
Pour arrêter la synchronisation des e-mails

Vous pouvez arrêter la synchronisation des e-mails de deux manières :

  1. Sur Asana, vous pouvez supprimer la pièce jointe de l’e-mail en sélectionnant Supprimer la pièce jointe. Cette action arrêtera la synchronisation. Si vous souhaitez supprimer les e-mails précédemment synchronisés, les utilisateurs disposant de droits de modification peuvent le faire manuellement.
  2. Dans l’extension Gmail, revenez au fil de discussion pour lequel vous souhaitez supprimer la synchronisation. Cliquez sur le bouton Arrêter la synchronisation.

Synchronisation des e-mails sur un appareil mobile

La synchronisation des e-mails est également disponible sur l’application mobile Gmail. Pour configurer la synchronisation des e-mails sur mobile :

  1. Ouvrez n’importe quel e-mail et faites défiler la page jusqu’à la section de l’extension Asana pour Gmail.
  2. La création d’une tâche depuis cette page offre également la possibilité de synchroniser les futures réponses d’un e-mail avec les tâches créées.

Veuillez noter que cette option ne sera disponible que sur votre mobile si elle a été installée au préalable sur l’application Web Gmail.

FAQ sur la synchronisation des e-mails

Qui peut voir les e-mails synchronisés ?

Tous les utilisateurs ajoutés à la tâche synchronisée avec un fil de discussion peuvent voir les e-mails synchronisés.

Je souhaite synchroniser une conversation contenant plus de 5 e-mails. Pourquoi les 5 e-mails les plus récents du fil de discussion apparaissent-ils dans la synchronisation lorsque je crée la tâche ?

Lorsque vous créez une tâche et que vous souhaitez synchroniser une conversation contenant plus de 5 e-mails, seuls les 5 e-mails les plus récents sont intégrés à la tâche. Cependant, tous les futurs e-mails sont synchronisés à partir de ce moment-là.

Les e-mails au format HTML sont-ils pris en charge ?

Malheureusement non, le format HTML est converti en texte lorsqu’il est affiché dans Asana.

Je ne vois pas l’option « Synchroniser les futures réponses ». Que dois-je faire ?

Ce souci survient généralement quand un utilisateur s’est connecté avec la mauvaise adresse e-mail. L’adresse e-mail utilisée pour se connecter à Gmail doit correspondre à l’adresse e-mail utilisée pour terminer le processus d’authentification de l’extension Asana pour Gmail.

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Cet article a été traduit par l’IA.

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Extension Asana pour Gmail : transformez vos e-mails en tâches