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Come creare un calendario dei contenuti su Asana

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Chi può usare questa funzionalità?
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Crea un sistema coerente per pianificare, pubblicare e monitorare il contenuto in un unico posto. Questo articolo illustra come creare un progetto incentrato sul calendario, strutturarlo con sezioni e campi, standardizzare le attività, collegare il lavoro tra team e strumenti, automatizzare i passaggi di consegne e monitorare i risultati.

Passaggio 1: crea il tuo progetto di calendario dei contenuti

Crea un nuovo progetto per la tua pianificazione editoriale e assegnagli un nome chiaro (ad esempio, Calendario mensile dei contenuti). Passa alla vista calendario per visualizzare il tuo piano su una griglia mensile e salvarlo come layout predefinito del progetto. Il calendario diventa la superficie di pianificazione quotidiana, mentre puoi comunque utilizzare la vista elenco o bacheca per le modifiche in blocco e la valutazione.

Usa le sezioni per rispecchiare il modo in cui raggrupperai il lavoro sulla bacheca e nei resoconti. Molti team si organizzano per settimana (Settimana 1, Settimana 2, ecc.), in modo da poter vedere a colpo d’occhio la distribuzione nel corso del mese; altri team preferiscono le fasi del ciclo di vita (Idee, Bozza, In revisione, Pianificato, Pubblicato). Scegli un modello e mantienilo stabile in modo che i dati rimangano puliti.

Per creare sezioni:

  1. Clicca sul menu a discesa accanto a Aggiungi attività
  2. Clicca su Sezioni 
  3. Assegna un nome alla sezione

Aggiungi campi personalizzati per acquisire le informazioni strutturate che utilizzerai per l’indirizzamento e la creazione di resoconti. Campi comuni:

  • Canale (Instagram, Blog, LinkedIn, Newsletter, YouTube)
  • Fase (Bozza, In revisione, Programmato, Pubblicato)
  • Destinatari (clienti potenziali, clienti, partner)

Puoi utilizzare Asana AI per suggerire campi aggiuntivi che puoi aggiungere al tuo progetto.

Immagine di Asana AI che suggerisce campi aggiuntivi per un progetto.

Per aggiungere i campi consigliati: 

  1. Clicca su Personalizza.
  2. Seleziona Campi e clicca su + Aggiungi.
  3. Clicca su Consiglia campi.

Puoi scegliere di rimuovere, aggiungere o aggiungere e compilare i campi generati dall’IA.

Passaggio 2: standardizza il lavoro con i modelli di attività

Trasforma una singola attività di contenuto in una checklist ripetibile. Crea un modello di attività come “Nuovo contenuto” con sottoattività (Bozza di testo, Creazione di immagini, Revisione della conformità, Controllo qualità finale, Pianificazione/Pubblicazione).

Se un produttore o un approvatore specifico deve essere sempre coinvolto, aggiungilo come collaboratore nel modello in modo che venga informato automaticamente quando viene utilizzato. I modelli riducono i tempi di configurazione e aiutano il team a seguire lo stesso percorso dall’idea alla pubblicazione.

Per creare un modello di attività:

  1. Vai su Personalizza 
  2. Clicca su Modelli di attività e seleziona + Aggiungi
  3. Da qui puoi compilare i campi dell’attività

Passaggio 3: collega il lavoro tra team e strumenti

Il contenuto spesso supporta campagne più grandi. Usa il multihoming per aggiungere una singola attività a più progetti, ad esempio, mantieni un post del blog nel “calendario dei contenuti” e anche nel progetto “Lancio del prodotto”. Entrambi i team vedono la stessa attività, i campi, i commenti e gli allegati in tempo reale, senza creare duplicati.

Tieni le risorse vicine al lavoro integrando Google Drive. Allega brief, bozze e file finali direttamente all’attività, in modo che i creatori e i revisori possano aprire la versione più recente da un unico posto. Collegare i file alle attività aiuta anche le metriche e le revisioni della dashboard a rimanere ancorate all’attuale fonte di riferimento.

Passaggio 4: mantieni la pipeline in movimento con le regole e Asana AI

Usa le regole per automatizzare i passaggi di consegne e le modifiche di stato di routine. Ad esempio, quando Fase = In revisione, assegna automaticamente l’attività a un editor e spostala in una sezione Pronta per la revisione. Quando Fase = Pubblicato, spostala in Pubblicato, aggiungi un campo personalizzato “Pubblicato” e informa gli stakeholder. I promemoria basati sul tempo possono aiutare a mantenere lo slancio: se un’attività rimane in Bozza per più di cinque giorni, aggiungi un commento o @menzione il proprietario.

Aggiungi regole di intelligenza artificiale laddove il giudizio è utile: analizza la descrizione per impostare la fase o suggerire il canale, oppure genera una checklist preliminare per formati specifici. Mantieni i prompt brevi e mappa i risultati sui campi personalizzati esistenti in modo che i risultati siano coerenti e riportabili.

Passaggio 5: monitora i risultati con dashboard e portfolio

Usa un portfolio per raggruppare i tuoi progetti di calendario dei contenuti (ad esempio, calendari mensili o regionali) e monitorarne lo stato in tempo reale, con la possibilità di approfondire qualsiasi progetto per ottenere maggiori dettagli. In un unico posto, puoi esaminare gli aggiornamenti di stato e i proprietari, visualizzare i valori aggregati dei campi personalizzati e utilizzare la dashboard del portfolio per i grafici di alto livello.

Usa la scheda Dashboard del progetto per visualizzare l’avanzamento: crea grafici come post per canale al mese, carico di lavoro per incaricato e tempo in fase. Filtra i grafici per campo (ad esempio, pubblico o regione) per rispondere rapidamente alle domande più comuni. Le dashboard si aggiornano in tempo reale, in modo che le riunioni sullo stato si concentrino sulle decisioni piuttosto che sulla raccolta dei dati.

    Vista della scheda Dashboard dei progetti

     

    Immagine dell'URL 1 che rimanda all'URL 2. <p> </p>

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    Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

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