Les champs personnalisés vous permettent d'ajouter des données supplémentaires aux tâches de vos projets Asana. Vous pouvez créer des champs d’étape, de priorité, de coût ou tout autre élément important pour votre processus, votre équipe ou votre entreprise. Tout le monde dispose ainsi d'informations claires sur le travail qui s'effectue au sein de l'organisation. Les champs personnalisés s'affichent sous forme de colonne dans votre projet ou au sein même de la tâche.
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Articles connexes
Il existe deux types de champs personnalisés que vous pouvez créer sur Asana :
- Les champs personnalisés locaux sont spécifiques à un seul projet ou portefeuille.
- Les champs personnalisés globaux, qui sont ajoutés à la bibliothèque de champs de votre organisation et qui peuvent donc être réutilisés dans toute votre organisation.
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Ajoutez un champ personnalisé à votre projet
Il existe plusieurs façons d'ajouter un champ personnalisé à votre projet.
La première consiste à cliquer sur le bouton + à côté de la ligne des champs en vue Liste.
Sinon, vous pouvez ajouter des champs personnalisés à votre projet via le menu Personnaliser.
Cliquez sur le bouton Personnaliser en haut à droite et choisissez Champs, soit sous les options Modifier, soit sous les options Ajouter.
Champs personnalisés globaux ou locaux
Les champs personnalisés globaux sont des champs réutilisables par l'ensemble de l'organisation. Les champs personnalisés locaux sont spécifiques au projet ou au portefeuille.
Créer un champ personnalisé global
Pour créer un champ personnalisé global, ajoutez un champ à votre projet comme indiqué ci-dessus.
Depuis l'onglet Créer un nouveau champ, vous pouvez :
- Ajouter un titre de champ
- Sélectionner le type de champ
- ajouter une description
- Ajouter vos options de champ
- Ajouter le champ à la bibliothèque de champs de votre organisation pour qu'il soit réutilisable par l'ensemble de votre organisation. Le champ devient ainsi un champ personnalisé global.
Créer un champ personnalisé local
Pour créer un champ personnalisé local, ajoutez un champ à votre projet comme indiqué ci-dessus, mais choisissez de ne pas ajouter le champ à la bibliothèque de champs de votre organisation afin qu'il soit utilisé uniquement pour ce projet. Il reste ainsi un champ personnalisé local.
Note
Seul le premier niveau de sous-tâches héritera automatiquement des champs personnalisés de la tâche parente.
Champs recommandés par l'IA Asana
Vous pouvez tirer parti de l'IA Asana pour obtenir des suggestions de champs à ajouter à votre projet.
- Cliquez sur Personnaliser
- Sélectionnez Champs sous l'option Modifier
- Cliquez sur le bouton + Ajouter et sélectionnez Recommandez des champs
L'IA Asana proposera des champs en fonction du contexte du projet et des tâches.
Modifier des champs
Utilisez la barre d'outils ou les titres de colonne pour modifier vos champs personnalisés.
- Cliquez sur le bouton Personnaliser.
- Sous Modifier, cliquez sur Champs pour afficher tous les champs qui ont été ajoutés à votre projet.
- Cliquez sur un champ de la liste pour effectuer des modifications.
- Vous pouvez également modifier un champ personnalisé à partir du titre de la colonne correspondante. Pour ce faire, cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du champ personnalisé, puis sur Modifier le champ.
Note
Pour les champs personnalisés globaux de votre organisation, les modifications apportées s'appliquent à tous les projets dans lesquels ils sont utilisés.
Supprimer définitivement un champ
Pour supprimer définitivement un champ :
- Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du nom du champ.
- Cliquez sur Modifier le champ, puis sur Supprimer le champ en bas à gauche de la fenêtre Modifier le champ.
- Pour confirmer la suppression, veuillez saisir le nom du champ personnalisé et cliquer sur Supprimer le champ.
Modifier la valeur du champ personnalisé
Lorsque vous modifiez la valeur d'un champ personnalisé, vous pouvez :
- Modifier la couleur de la valeur
- Supprimer une valeur du champ
- Ajouter une nouvelle valeur au champ
- Supprimer l'intégralité du champ
Réorganiser les valeurs des champs personnalisés
Faites glisser et déplacez les valeurs du champ personnalisé pour les réorganiser.
Note
Si vous supprimez une valeur de champ personnalisé des options de valeur disponibles pour votre champ, la valeur ainsi supprimée sera conservée dans les tâches qui l'utilisent. La valeur du champ pourra ensuite être modifiée, mais vous ne pourrez pas rétablir la valeur supprimée d'un champ.
Modifier des champs numériques
Lorsque vous modifiez un champ numérique, vous pouvez :
- Modifier le champ par devise, nombre, pourcentage, libellé personnalisé ou non formaté.
- Modifier le nombre de décimales affichées
- Supprimer l'intégralité du champ
Note
Réduire le nombre de décimales de votre champ conservera toutes les valeurs actuelles, mais elles seront arrondies à la valeur supérieure ou inférieure. Augmentez le nombre de décimales de votre champ et la valeur d'origine s'affichera de nouveau.
Retirer des champs personnalisés d'un projet
Retirez votre champ d'un projet s'il n'est plus nécessaire ou applicable.
Sélectionnez l'option Retirer le champ du projet en cliquant sur la flèche du menu déroulant à côté du nom du champ personnalisé dans le titre de la colonne. Vous pouvez également supprimer un champ de votre projet depuis la fenêtre Modifier le champ. Lorsque vous modifiez un champ, le bouton Retirer du projet s'affiche en bas de la fenêtre Modifier le champ.
Note
La suppression d'un champ personnalisé global le supprime seulement du projet actuel, et non globalement. D'autres projets de votre organisation comportant le même champ conserveront ce champ, qui pourra toujours être ajouté à d'autres projets de votre organisation.
Valeurs conservées
La suppression d'un champ de votre projet ne supprime pas les valeurs de ce champ au sein des tâches du projet.
Si votre champ est rempli, le champ personnalisé et sa valeur seront tout de même présents dans le volet de droite des détails de votre tâche.
Si votre champ est vide, le champ personnalisé disparaîtra également du volet de droite des détails de votre tâche.
Les notifications pour les champs personnalisés
Vous pouvez activer les notifications pour les champs personnalisés à tout moment, pour les champs existants comme pour les nouveaux champs.
Cochez la case Notifications lors de la création d'un nouveau champ dans le menu déroulant pour notifier les collaborateurs de la tâche lorsque la valeur de ce champ est modifiée.
Pour activer les notifications associées à un champ existant :
- Cliquez sur le menu Personnaliser
- Cliquez sur Champs
- Sélectionnez le champ souhaité
- Cochez la case Notifications
Note
Les notifications pour les champs personnalisés ne sont disponibles que pour les champs du menu déroulant.
Une fois que vous collaborez à une tâche, vous recevez une notification dans votre boîte de réception à chaque nouvelle modification d'une valeur du champ.
Qui recevra les notifications pour les champs personnalisés ?
Si un champ personnalisé est public pour votre organisation ou équipe et qu'un utilisateur coche la case de notifications, toute personne utilisant actuellement ce champ recevra des notifications à chaque changement de valeur de celui-ci. Vous devez être un collaborateur de la tâche pour être notifié lorsque la valeur d'un champ est modifiée pour une tâche en particulier.
Les membres du projet ne reçoivent une notification pour les champs personnalisés que s'ils sont abonnés à la tâche pour laquelle la valeur du champ a été modifiée.
Note
Découvrez comment les autres utilisent les champs personnalisés sur le forum.
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