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Asana 組織的電子郵件網域管理

在本文中

電子郵件網域是電子郵件地址中 @ 後面的內容。公司通常會使用帶有其名稱的電子郵件網域，以便於識別。例如，John Smith 在一家名為 ACME 的公司工作。他的電子郵件地址是 john.smith@acme.com ，因此此處的電子郵件網域是 acme.com。您的公司必須擁有並完全控制與您的 Asana 組織關聯的電子郵件網域。公開電子郵件網域 (例如 @gmail.com、@hotmail.com 等) 不符合資格

  • 組織可以擁有多個電子郵件網域

  • 每個電子郵件網域只能與單一組織繫結

  • 若已使用您要新增的電子郵件網域建立組織，支援團隊將引導您完成不同的解決方案。

相關文章

管理您組織的電子郵件網域

系統管理員和超級管理員可以透過系統管理主控台管理組織的電子郵件網域。

注意 icon注意

如果您的組織中沒有超級管理員，系統管理員將需要通過超級管理員驗證流程。若您在此流程中需要協助，請聯絡您的 IT 團隊。

Add a domain

若要透過系統管理主控台新增網域，請執行以下操作：

  1. 點選您的個人資料照片，並選擇系統管理主控台
  2. 前往「設定」標籤頁
  3. 在網域設定下方，點選電子郵件網域管理
  4. 選擇新增電子郵件網域
  5. 輸入您要新增的網域，然後按一下新增

什麼是 DNS TXT 驗證？

為了證明網域的所有權限，Asana 使用 DNS 驗證，其中涉及將特定記錄新增至網域的 DNS 設定。此安全措施可確保只有合法所有者才能在 Asana 組織中進行與該網域相關的設定變更。

如果您不確定如何瀏覽 DNS 系統或如何新增 TXT 記錄，請聯絡您的 IT 團隊以協助進行這些變更。

驗證網域

  1. 將提供的 TXT 記錄新增至您網域的 DNS 設定 (請檢視此區段以取得詳細指南)
  2. 返回系統管理主控台並點選確 定
  3. 您可以返回電子郵件網域管理視窗，檢查網域狀態

若要再次檢視 TXT 記錄，請前往電子郵件網域管理視窗，點選待處理電子郵件網域的三點圖示，然後選擇檢視 TXT 記錄。

DNS TXT 記錄證明您對網域的所有權，而不會影響您網站的運作。驗證後，新網域將自動新增至您的組織。

若要從您的網域中移除電子郵件，請點選電子郵件旁的三點圖示，然後點選移除。然後，您必須按照上述驗證步驟操作。

重要考量：

  • 您必須是超級管理員
  • 您必須有權修改您要驗證的網域的 DNS 記錄
  • DNS 變更可能需要長達 72 小時才會顯示
  • 驗證嘗試會在 28 天後過期
  • 將新網域與組織關聯時，所有已建立或將建立具有相符電子郵件地址的 Asana 帳戶的使用者，都將新增為您組織的完整權限成員。
  • 將新的電子郵件網域新增至您的組織可能會影響您組織訂閱所需的席次數量。如果是這種情況，則需要所有帳單所有者的核准才能繼續。
  • 將電子郵件網域新增至您的組織後，您可能會在組織中看到一些重複的帳戶。若要解決此問題，擁有重複帳戶的使用者必須將其合併。
注意 icon注意

在新增和驗證電子郵件網域的過程中，您可能需要 IT 協助。

將 TXT 記錄新增至您的 DNS 系統

  1. 複製系統管理主控台中產生的 TXT 項目 
  2. 然後，您需要將 TXT 項目新增至您的網域主機。如果您不確定您的網域主機是什麼，請嘗試以下其中一種方法：
    1. 請聯絡您的 IT 部門以完成這些步驟
    2. 使用官方ICANN 查找網站
      1. 在方塊中輸入新網域 (而非您目前的網域)
      2. 按一下查找。
      3. 您的網域主機列於登錄器資訊之下
  3. 登入您在步驟 2 中識別的網域主機管理員網站
  4. 請前往管理 DNS 記錄的頁面。這類似於DNS 管理、名稱伺服器管理、控制台或進階設定。
  5. 選擇該選項或按一下按鈕以新增新記錄
  6. 記錄類型請選擇 TXT
  7. 對於名稱/主機/別名，請輸入系統管理主控台中名稱、主機或別名欄位中產生的值 
  8. 在存留時間 (TTL)欄位中輸入 86400，或保留預設值
  9. 在「值/答案/目的地」欄位中，輸入我們在您的系統管理主控台中產生的代碼，該代碼位於記錄或資料欄位中(asv=XXXXX)。
  10. 儲存記錄
  11. 您可能會看到警告。別擔心，新增 TXT 記錄不會損壞您的網站或其他設定

移除關聯的電子郵件網域

如果電子郵件網域有活躍成員，則無法將其移除。

注意 icon注意

若您想取代網域，請先新增新網域，然後移除舊網域。

若要移除電子郵件網域，請按照以下步驟操作：

  1. 前往「設定」標籤頁

  2. 在網域設定下方，點選電子郵件網域管理
  3. 點選您要移除的網域旁的三點圖示
  4. 點選「移除」
注意 icon注意

若移除網域會導致成員變成訪客，則無法移除該網域。若要避免這種情況，您可以從已與組織關聯的其他網域新增電子郵件地址。瞭解如何新增電子郵件地址。

新增具有活躍訪客使用者的網域

若您新增了訪客正在使用的網域，您將在「待處理的電子郵件網域」下方看到一則訊息，內容為「將從此網域新增 X 位使用者」，並提示您確認。若您確認，訪客將轉換為完整授權的使用者。

驗證失敗

若驗證失敗，您會看到一則錯誤訊息，其中包含聯絡支援部的連結。您可以再次嘗試驗證流程，或聯絡支援部門尋求協助。

常見使用案例

更換電子郵件網域

我的公司 Acme.com 正在將品牌重塑為 Acme-international.com，員工將收到新的 acme-international.com 電子郵件地址。

  • 完成DNS 驗證，即可將新網域新增至您的組織。
  • 成功新增網域後，請您的組織成員將其新的「@acme-international.com」電子郵件地址新增至其帳戶。此處概述了如何執行此操作的步驟。
  • 移除 @acme.com 網域。

新增其他電子郵件網域

我的公司 Acme.com 正在取得新的電子郵件網域：Acme.net 和 Acme.io

  • 完成DNS 驗證，即可將新網域新增至您的組織。

合併兩個或多個 Asana 組織

我們的公司正在合併，我們都有現有的 Asana 組織。我們想合併 Asana 資料：

Note icon注意

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