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訪客常見問題

在本文中

誰可以使用此功能？
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如需詳細資訊，請前往定價頁面。

訪客指的是在組織中未共用您組織電子郵件網域的使用者。訪客可以受邀加入組織以從事特定任務，或加入特定的專案或團隊。例如，您可能希望新增訪客以進行臨時合作，或在與外部顧問合作時新增訪客。

您的顧客、承包商、客戶或任何其他人的電子郵件地址若並非某個已核准的組織電子郵件網域 (例如 @gmail.com 或 @yahoo.com)，您仍可與其合作。這些人員會在受邀加入後成為您組織中的訪客。

Guests

訪客權限和可見性

組織中的訪客可以存取哪些內容？

訪客對組織僅有有限的存取權限，且僅能查看明確與其分享的內容。

  • 若您與他們分享某個任務，他們只能查看該任務。
  • 若您與他們分享一個專案，他們將看到該專案及該專案內的所有任務。
  • 若您邀請他們加入某個團隊，他們將可以看到直接與該團隊分享的所有專案。
  • 若您邀請他們加入某個專案集，他們僅能看到該專案集中他們受邀請的特定專案。
  • 訪客無法建立自己的規則，但可以觸發規則。
  • 訪客無法建立或編輯任務範本。
  • 訪客無法建立或編輯自訂欄位設定。
  • 訪客無法建立團隊或編輯團隊設定。
  • 訪客無法使用 Vimeo + Asana 整合錄製影片。
注意 icon注意

在組織中，訪客通常能夠以被動方式與付費功能進行互動。若為訪客提供相關專案的存取權限，則可以從清單中選擇自訂欄位的值，但無法編輯自訂欄位本身。例如，訪客可以將「緊急」自訂欄位中的值從中變更為高，但無法編輯「緊急」自訂欄位的名稱，也無法編輯任何自訂欄位值的選項。

組織中的訪客究竟可看見哪些內容？

其權限受限。受邀加入工作空間或組織的訪客，其存取權限受限，且僅能看到明確與其分享的內容。

在特定條件下，訪客可以查看組織中的其他使用者：

  • 組織內部的使用者
  • 服務帳戶 (即 Asana 帳戶)
  • 與其共用聯絡人的使用者
  • 工作空間的內部使用者
  • 與其共用團隊的使用者
  • 與其共用專案且專案成員資格具有有效團隊成員資格的使用者

訪客可以在組織中看到彼此嗎？

private users

訪客在組織中的存取權受到限制，且僅能看到明確與其分享的內容。

若有兩位人員看到彼此為「專屬使用者」，則表示他們都是訪客。若訪客看見的另一位訪客以此方式顯示，則表示他們並非在同一個團隊或專案中共事；此舉是為了確保若您與訪客合作，他們無法在您不希望時看到彼此的姓名。當他們在同一個專案或團隊中共事時，則他們可以看到彼此的姓名。

若要讓訪客看到其他訪客的姓名，他們必須同時身為至少一個專案或團隊的成員。只需將兩位訪客新增至同一個專案或團隊，即可讓他們看到彼此的姓名。

訪客可否看到其他人的名稱？

若要讓訪客看到其他人的名稱，他們必須同為至少一個專案的成員。將兩名訪客新增為同一個專案的成員，即可讓他們看到彼此的名稱。

為什麼我會顯示為專屬使用者？

若有兩位人員看到彼此為「專屬使用者」，則表示他們都是訪客。

受邀加入工作空間或組織的訪客，其存取權限受限，且僅能看到明確與其分享的內容。

適用於 Asana Enterprise+ 和 Asana Gov。

透過神奇連結進行的訪客驗證，為僅限訪客的使用者提供了存取共用 Asana 內容的順暢方式。針對僅限訪客的用戶，神奇連結驗證有助於客戶滿足 FedRAMP 和 NIST 標準，而無需要求訪客透過完整的 SAML 或 PIV 解決方案進行引導。

如何透過神奇連結設定訪客驗證？

若要為您的網域設定此功能，請聯絡客戶支援團隊。

誰是僅限訪客的使用者？

僅限訪客的使用者指的是不屬於任何首頁網域的使用者。在 AsanaGov 中擁有首頁網域的訪客仍會經過其首頁網域的 SAML 流程，且不會有取消佈建的疑慮。

連結何時會失效？

連結將在 15 分鐘後過期，且僅限在 Asana Gov 上使用一次。

訪客和帳單

我需要為付費組織中的訪客付費嗎？

不需要。對整個組織進行升級時，訪客不會計入您方案中的成員總數。

請注意：使用訪客存取權限進入其他組織的付費組織成員，仍將在其首頁組織中佔用一個授權。

訪客是否可以將組織升級至付費層級？

不可以，只有免費組織的成員或付費組織的帳單所有者可以請求升級或變更付費方案。

訪客管理

誰能邀請組織中的訪客？

一般而言，任何成員都可以新增訪客至組織。此外，組織訪客可以透過分享他們已有存取權限的專案和任務來邀請其他訪客加入組織。

Enterprise 版、Enterprise+ 版或舊版 Enterprise 版方案的事業處超級管理員還可以透過系統管理主控台中的訪客邀請控制項，設定誰可以邀請外部訪客加入組織的政策。

訪客是否可以成為組織中的系統管理員？

不可以。他們必須成為完整權限的組織成員，才可成為付費組織的系統管理員。

我是否可以將訪客轉換為成員，或將成員轉換為訪客？

不可以。無法直接將訪客轉換為成員，也無法將成員轉換為訪客。

將訪客轉變為成員的唯一方式，就是在您的公司網域下為他們設定一個電子郵件地址，並且讓他們將此新地址新增到他們的 Asana 帳戶中。如此一來，他們就會成為組織的成員，不再是訪客。

如何在我的組織中與客戶共事？

您可以邀請客戶以訪客身分加入您的組織。

組織成員資格由您公司的電子郵件網域定義 (michael@yourco.com 是組織 yourco.com 的成員)。沒有您公司電子郵件網域電子郵件地址的人員，則能以訪客身分受邀加入您的組織。

我已移除某位訪客，但他們仍會在我指派任務時出現在自動提示中。為什麼？

組織可由多個團隊和事業處組成。當您移除訪客時，您可能是將其從您組織中的團隊或事業處中移除，但當時並未選擇從組織本身將其移除。

因此，他們不會出現在您的團隊或事業處中，但仍可能存在於組織中，且會在您指派任務時出現在自動提示中。若要將其移除，您必須邀請他們回到團隊，以便依循本說明中心文章所述及解釋之方式明確取消其佈建。從工作空間或組織被移除的訪客和成員將會收到電子郵件通知。

訪客可以擁有僅檢視授權嗎？ 

可以，可以進一步限制訪客，使其不具備任何編輯權限。無論授權為何，他們都不會計入整體成員數。

可接受的訪客使用條款

訪客受 Asana 訂閱條款第 2.4 條 (可接受使用條款)的約束。訪客帳戶主要用來與外部的業務夥伴，如客戶、承包商或顧客進行協作。使用 Asana 服務的顧客，不允許透過提供其員工或附屬公司員工以訪客身分存取 Asana 服務的權限，來代替為其取得終端使用者的訂閱服務。

As the Community

Note icon注意

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Asana 訪客常見問題：存取權限與權限 | 說明中心