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Integration von Microsoft Teams und Asana

In diesem Artikel

Die Asana-Integration für Microsoft Teams ist für alle kostenpflichtigen Asana-Stufen verfügbar. Die Integration ist für alle kostenpflichtigen Abos von Microsoft Teams verfügbar. Die kostenlose Version von Microsoft Teams unterstützt keine App-Integrationen.

Verwenden Sie die Integration von Asana und Microsoft Teams, um Asana-Projekte zu Teamchats hinzuzufügen und Gespräche in umsetzbare Arbeitsvorgänge umzuwandeln - alles an einem Ort. Ein Asana-Bot wurde zu Microsoft Teams hinzugefügt, der das Entfalten von Asana-Funktionen erleichtert, sodass Teams über Projekte mit den Details und dem Kontext chatten können, ohne zwischen den Tools wechseln zu müssen.

Installation

  • Gehen Sie in MS-Teams zum Tab Apps
  • Suchen Sie nach Asana-Projektmanagement
  • Klicken Sie auf Asana
  • Klicken Sie auf Hinzufügen, um zu installieren

set up

Verwalten Sie die App für Ihr Unternehmen

manage apps

Um die App zu verwalten, suchen Sie im Teams Admin Center nach Asana und stellen Sie sicher, dass Zulassen aktiviert ist. Fügen Sie Asana zu den angehefteten Apps im Teams Admin Center hinzu, um es in Zukunft leichter zu finden.

Einführung

Nach der Installation wird Ihnen der Bot in einem Einzelchat angezeigt. Fügen Sie den Bot zu einzelnen Team-Channels hinzu und stellen Sie ihm Fragen zu Aktualisierungen der Asana-Projektaktivitäten.

onboardingBei der ersten Interaktion mit der Integration kommunizieren Sie mit einem Chatbot, der die Integration vorstellt, Beispiele für Anwendungsfälle zeigt und Links zu Artikeln im Hilfe-Center bereitstellt, die Sie möglicherweise benötigen.

Wenn Sie weitere Informationen in Teams anzeigen möchten, können Sie weitere Informationen zu Aufgaben, Projekten, Portfolios, Status-Updates und Teams erhalten.

share link

Um Links zu teilen, fügen Sie einfach eine Asana-URL ein und klicken Sie auf Senden.

Suchen Sie nach Aufgaben, Projekten und Portfolios, indem Sie auf das Asana-Logo im Nachrichtenmenü klicken.

find task

Erstellen Sie eine neue Aufgabe

create new task

  1. Klicken Sie im Dialogfeld zum Verfassen von Asana-Nachrichten auf den „+“ -Button
  2. Neue Aufgabe erstellen auswählen
  3. Füllen Sie die Details im angezeigten Popup-Bildschirm aus
  4. Klicken Sie auf Aufgabe erstellen

create task 2Erstellen Sie überall in Teams neue Asana-Aufgaben. Verwenden Sie den Befehl create task mit dem Asana-Bot, die Option aus dem Composer oder innerhalb einer beliebigen Nachricht in einer Konversation. Sie können sie auch einem Teamkollegen zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und sie zu einem Asana-Projekt hinzufügen.

Nachricht in Aufgabe einfügen

Adding message 1

Klicken Sie unter den Optionen für das Drei-Punkte-Symbol auf Weitere Aktionen und wählen Sie Nachricht zur Aufgabe hinzufügen. Suchen und wählen Sie in einem Popup-Fenster eine Asana-Aufgabe aus, zu der die Nachricht als Aufgabenkommentar hinzugefügt werden soll.

Ein Asana-Projekt innerhalb von Teams betrachten und aktualisieren

Adding message

Um ein Asana-Projekt in Microsoft Teams einzubetten, klicken Sie auf den + -Button, um einen neuen Tab hinzuzufügen.

Add a new tab

Suchen Sie nach „Asana“ und installieren Sie den Asana-App-Tab für den Kanal.

Search Asana

Wählen Sie das Projekt, das Sie einbetten möchten. Sie haben die Möglichkeit, Projektbenachrichtigungen von Asana an diesen Kanal zu senden.

Link the desired project

Sobald Sie die Konfiguration bestätigen, wird das ausgewählte Asana-Projekt in den Kanal eingebettet. Sie haben die gleiche Zugriffskontrolle für dieses Projekt wie in der Web- und Desktop-App von Asana. Andere Mitglieder Ihres Unternehmens können sich mit ihren Asana-Anmeldeinformationen in das eingebettete Projekt einloggen.

Eingebettete Projektansichten stehen nur in der Microsoft Teams-Desktopanwendung und nicht in der mobilen oder Web-App-Version zur Verfügung.

Asana project embedded in Microsoft Teams

Benachrichtigungen

Unternehmenskunden können Asana-Inbox-Benachrichtigungen in Microsoft Teams erhalten und Maßnahmen ergreifen, ohne Microsoft Teams zu verlassen.

Persönliche Benachrichtigungen erhalten

  1. Greifen Sie in der Seitenleiste auf Ihren Chat zu und klicken Sie auf den Asana-Bot-Chat

    2. notifications

  2. „Projekt verknüpfen“ schreiben
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Projekt verknüpfen

notifications

Sie werden dann aufgefordert, ein Projekt auszuwählen, das Sie verlinken möchten. Wählen Sie „Meine Aufgaben“ aus und klicken Sie auf „Link“, um persönliche Nachrichten zu erhalten.

Sie werden benachrichtigt, wenn Sie eine Aufgabe zugewiesen oder die Zuweisung aufgehoben haben.

Für Aufgaben, die an Sie zugewiesen wurden, erhalten Sie in folgenden Fällen eine Benachrichtigung:

  • Erledigte Aufgaben
  • Fälligkeitsdatum ändern
  • Alle Abhängigkeiten wurden erledigt
  • Abhängigkeiten sind unvollständig
  • Fälligkeitsdaten der Abhängigkeit ändern sich
  • Sie wurden als beteiligte Person hinzugefügt
  • Jemand kommentiert eine Aufgabe, an der Sie mitarbeiten

Benachrichtigungen einstellen

Navigieren Sie zu einem beliebigen Team-Kanal oder Einzelchat

notifications

Wählen Sie im Menü + die Option Projekt verknüpfen aus. Wählen Sie ein Projekt aus, für das Sie Benachrichtigungen erhalten möchten.

select

Konfiguration von Benachrichtigungseinstellungen für Microsoft Teams

MT notifications

Über den Asana-Nachrichtenersteller:

  1. Navigieren Sie im + -Menü im Asana-Dialog-Popup zu den Benachrichtigungseinstellungen
  2. Wählen Sie aus, welche Kommunikationsbenachrichtigungen Sie erhalten möchten

choose notifications

Benutzerdefinierte Benachrichtigungen

Mit den Asana-Regeln können Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen, z. B. eine benutzerdefinierte Nachricht an einen Kanal oder einen Chat senden, wenn eine Aufgabe erstellt, aktualisiert oder kommentiert wird.

Hinweis iconHinweis

Bevor Sie eine Microsoft Teams-Regel einrichten, überprüfen Sie mit Ihren Microsoft-Administratoren, ob die erforderlichen Berechtigungen für die Microsoft Teams-Regelaktion in Microsoft Entra autorisiert wurden. Sehen Sie sich diesen Artikel an, um mehr zu erfahren.

Regelaktion für Kanalnachrichten mit Variablen senden:

Microsoft teams_send channel or direct message

Mit der Regelaktion „Kanalnachricht senden“ können Sie das Senden benutzerdefinierter Benachrichtigungen an bestimmte Microsoft Teams-Kanäle basierend auf bestimmten Auslösern in Asana automatisieren. Diese Funktion erstellt eine gemeinsame Sichtbarkeit von Teamstatus und Updates ohne manuelle Workarounds.

Direkte Nachrichten-Regelaktion mit Variablen senden:

Mit der Regelaktion Direktnachrichten senden können Sie automatisch benutzerdefinierte Nachrichten an Einzelpersonen oder Gruppen in Microsoft Teams senden, die auf bestimmten Auslösern in Asana basieren. Diese Funktion schließt die Kommunikationslücke zwischen Asana und Microsoft Teams und hilft Teams, über wichtige Updates auf dem Laufenden zu bleiben, ohne ihre primäre Kommunikationsplattform zu verlassen.

Beispiel-Workflows

  1. Ein Aufgabenbeteiligter hinterlässt einen Kommentar zu einer Aufgabe in Asana → Senden Sie eine Erinnerung über den Kommentar an den Aufgabenverantwortlichen über einen DM in Microsoft Teams.
  2. Eine Aufgabe hat den Status geändert → Senden Sie eine Erinnerung an eine Gruppe über einen Microsoft Teams-DM, damit die Leute wissen, dass sie nachverfolgen müssen.
  3. Stakeholder über sich nähernde Fristen informieren
  4. Senden Sie Gruppennachrichten für Aufgabenaktualisierungen, die die Aufmerksamkeit des Teams

So richten Sie eine Direktnachrichtenregel für Teams ein:

  1. Gehen Sie zum Anpassen-Menü Ihres Projekts
  2. Regeln auswählen und eine neue benutzerdefinierte Regel erstellen
  3. Wählen Sie den gewünschten Auslöser (z. B. Aufgabenkommentar hinzugefügt, Status geändert usw.)
  4. Wählen Sie Direkte Nachricht senden als Aktion unter Microsoft Teams auf der Registerkarte Externe Aktionen.
  5. Konfigurieren des Nachrichtenempfängers und des Inhalts
  6. Verwenden Sie Variablen, um dynamische Aufgabeninformationen in die Nachricht aufzunehmen

Asana-Bot

Der Asana-Bot für Microsoft Teams chattet mit der App, um Fragen zu stellen und Dinge zu finden, und gibt basierend auf den Eingaben des Benutzers nahtlos eine Antwort zurück. Mit dieser App können Sie eine Reihe von Befehlen ausführen, um Zeit zu sparen.

Interaktionen mit dem Bot:

bot interactionsIm Asana Chatbot haben Sie die Möglichkeit, Ihren Arbeitsbereich auszuwählen oder mit dem Befehl change workspace zu einem anderen Arbeitsbereich zu wechseln, der Ihren Projektanforderungen entspricht.

Asana- und Microsoft Teams-Meetings

Die Microsoft-Teams-Integration von Asana funktioniert auch bei Teams-Meetings, sodass Aufgaben erstellt werden können, ohne das Meeting-Fenster zu verlassen. Sie können auch eine Zusammenfassung der in einer Besprechung erstellten Aufgaben sehen. Diese Funktion wird in der Team-Desktop-Anwendung unterstützt, nicht jedoch in der Browserversion.

Der Organisator des Meetings muss das Team oder die Veranstaltung vor Beginn des Meetings zur Integration hinzufügen. Navigieren Sie zu dem Team-Event, zu dem Sie die Integration hinzufügen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche + am oberen Rand des Bildschirms.

Verknüpfen Sie Ihre Arbeit

navigate to team event

Asana-Tab hinzufügen:

add tab

  • Suchen Sie nach „Asana“ und wählen Sie es aus, um den Asana-Tab hinzuzufügen
  • Klicken Sie zur Bestätigung auf Hinzufügen

add asana

So treten Sie dem Meeting bei

Mit Asana verbinden:

connect to asana

  • Als Nächstes werden Sie aufgefordert, sich mit Asana zuverbinden
  • Nachdem Sie sich bei Asana authentifiziert haben, wählen Sie einen Arbeitsbereich aus, um die Besprechung vorzubereiten
  • Besprechungsveranstaltung beitreten

 add asana

Erstellen Sie Aufgaben und gehen Sie alle Aufgaben durch, die Sie innerhalb der Veranstaltung oder des Teams erstellt haben. In Teams erstellte Aufgaben sind standardmäßig nur innerhalb von Teams für den Nutzer sichtbar, der sie erstellt hat. Aufgaben sind immer in Asana zu finden.

Erstellen Sie Aufgaben in einem Team-Meeting

Wenn Sie an der Veranstaltung teilnehmen, sehen Sie auch das Asana-Logo in Ihrem Meeting-Menü. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Seitenbereich, in dem Sie während der Besprechung Aufgaben erstellen und durchsehen können, die Sie im Meeting erstellt haben.

create tasks in ms

Andere Teilnehmer sehen dies ebenfalls in ihrem Menü und können sich ebenfalls authentifizieren und Aufgaben erstellen. Alle Aufgaben, die hier erstellt werden, werden auch im Asana-Tab zur Durchsicht der Aufgaben nach der Besprechung angezeigt.

Smart Chat in Microsoft Teams

Mit einem intelligenten Chat in Asana können Sie Ihre Arbeit in Asana verwalten, ohne Teams verlassen zu müssen. Stellen Sie Fragen zum Arbeitsstatus, zu Projektrisiken oder erstellen Sie Aufgaben, um nur einige zu nennen, und der Asana-Bot wird in natürlicher Sprache antworten und relevante Inhalte in der Antwort verlinken.

Smart chat in Microsoft Teams

Um auf den Smart Chat in Teams zuzugreifen, führen Sie diese Schritte aus:

  1. Suchen Sie nach dem Asana-Chat und klicken Sie auf die Registerkarte Chat
  2. Melden Sie sich bei Asana an, falls Sie noch nicht bei Asana angemeldet sind.
  3. Wählen Sie eines der vordefinierten Beispiele oder geben Sie eine Frage ein
  4. In einem intelligenten Chat erhalten Sie eine Antwort

Ansichtszugriff und Microsoft Teams

Wie kann ein Benutzer mit Asana-Ansicht in Teams vorgehen?

  • Anmelden
  • Asana-Projekte in einem Channel-Tab einrichten
  • Asana-Projekte in einem von anderen eingerichteten Channel-Tab anzeigen
  • Asana-Link-Vorschau ansehen 

Wie kann ein Benutzer, der nur die Asana-Ansicht verwendet, in Teams vorgehen?

  • KI-Anfragen
  • Aufgaben erstellen und kommentieren
Hinweis iconHinweis

Tipps und Einblicke zur Integration finden Sie im Forum.

Sie benötigen Hilfe? Informieren Sie sich hier auf der Microsoft Support-Seite.

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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