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Integration von Microsoft Teams und Asana

In diesem Artikel

Wer kann diese Funktion nutzen?
StarterAdvancedEnterpriseEnterprise+PremiumBusinessLegacy Enterprise

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Die Asana-Integration für Microsoft Teams ist für alle kostenpflichtigen Asana-Abos verfügbar. Die Integration ist für alle kostenpflichtigen Abos von Microsoft Teams verfügbar. Die kostenlose Version von Microsoft Teams unterstützt keine App-Integrationen.

Verwenden Sie die Integration von Asana und Microsoft Teams, um Asana-Projekte zu Team-Chats hinzuzufügen und Diskussionen in umsetzbare Arbeitsvorgänge umzuwandeln – alles an einem Ort. In Microsoft Teams wurde ein Asana-Bot implementiert, der die Anzeige von Asana-Funktionen ermöglicht. So können Teams über Projekte sprechen und dabei alle Details und den Kontext direkt vor sich haben, ohne zwischen Tools wechseln zu müssen.

Installation

  • Gehen Sie in MS Teams zum Tab „Apps“
  • Suchen Sie nach Asana Projektmanagement
  • Klicken Sie auf Asana
  • Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Installation zu starten

set up

Verwalten Sie die App für Ihr Unternehmen

manage apps

Um die App zu verwalten, suchen Sie im Teams Admin Center nach Asana und stellen Sie sicher, dass „Zulassen“ aktiviert ist. Fügen Sie Asana zu den angehefteten Apps im Teams-Admin-Center hinzu, um die App in Zukunft leichter zu finden.

Einführung

Nach der Installation wird Ihnen der Bot in einem Einzelgespräch angezeigt. Fügen Sie den Bot zu einzelnen Team-Channels hinzu und stellen Sie ihm Fragen, um Updates zu Asana-Projektaktivitäten zu erhalten.

onboardingWenn Sie die Integration zum ersten Mal benutzen, kommunizieren Sie mit einem Chatbot, der Ihnen die Integration vorstellt, Beispiele für Anwendungsfälle zeigt und Links zu Artikeln im Help Center bereitstellt, die Sie eventuell benötigen.

Benutzer können Aufgaben, Projekte, Portfolios, Status-Updates und Teams anzeigen, um in Teams weitere Informationen zu erhalten.

share link

Um Links zu teilen, platzieren Sie einfach eine Asana-URL und klicken Sie auf Senden.

Suchen Sie nach Aufgaben, Projekten und Portfolios, indem Sie auf das Asana-Logo im Nachrichtenmenü klicken.

find task

Erstellen Sie eine neue Aufgabe

create new task

  1. Klicken Sie auf den + -Button im Asana-Dialog aus dem Nachrichtenmenü
  2. Wählen Sie Neue Aufgabe erstellen
  3. Füllen Sie alle Felder des Pop-up-Fensters aus
  4. Klicken Sie auf Aufgabe erstellen

create task 2Erstellen Sie neue Aufgaben in Asana von überall in Teams. Verwenden Sie dafür entweder den Befehl „Aufgabe erstellen“ im Asana-Bot, die entsprechende Option im Nachrichtenmenü oder innerhalb einer beliebigen Nachricht einer Diskussion. Sie können sie auch einem Teamkollegen zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und sie zu einem Asana-Projekt hinzufügen.

Eine Nachricht zu einer Aufgabe hinzufügen

Adding message 1

Klicken Sie unter den Optionen des Drei-Punkte-Symbols auf Weitere Aktionen und wählen Sie Nachricht zu Aufgabe hinzufügen. Suchen und wählen Sie über ein Pop-up-Fenster eine Asana-Aufgabe aus, zu der die Nachricht als Aufgabenkommentar hinzugefügt werden soll.

Adding message

Ein Asana-Projekt innerhalb von Microsoft Teams betrachten und aktualisieren

Um ein Asana-Projekt in Microsoft Teams einzubetten, klicken Sie auf die Schaltfläche +, um einen neuen Tab hinzuzufügen.

Add a new tab

Suchen Sie nach „Asana“ und installieren Sie den Asana-App-Tab für den Channel.

Search Asana

Wählen Sie das Projekt aus, das Sie einbetten möchten. Sie haben die Möglichkeit, Projektbenachrichtigungen aus Asana an diesen Kanal zu senden.

Link the desired project

Sobald Sie die Konfiguration bestätigt haben, wird das ausgewählte Asana-Projekt in den Kanal eingebettet. Sie haben für dieses Projekt die gleiche Zugriffskontrolle wie in der Web- und Desktop-App von Asana. Andere Mitglieder Ihres Unternehmens können sich mit ihren Asana-Anmeldedaten in das eingebettete Projekt einloggen.

Eingebettete Projektansichten sind nur in der Microsoft Teams-Desktop-Anwendung verfügbar und nicht in den mobilen oder Web-App-Versionen.

Asana project embedded in Microsoft Teams

Benachrichtigungen

Enterprise-Kunden können Asana-Inbox-Benachrichtigungen in Microsoft Teams erhalten und reagieren, ohne Microsoft Teams zu verlassen.

Persönliche Benachrichtigungen erhalten

Es gibt zwei Möglichkeiten, persönliche Benachrichtigungen zu konfigurieren:

Sie können den Befehl „Hilfe“ in einer Teams-Diskussion ausführen, um alle Asana-Befehle anzuzeigen, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Sie können den Befehl „Benachrichtigungen“ in einer Teams-Diskussion ausführen, um zu den Asana-Einstellungen > Benachrichtigungen weitergeleitet zu werden. 

In Asana können Sie Ihre persönlichen Benachrichtigungen konfigurieren.

Projektbenachrichtigungen einrichten

Mit Projektbenachrichtigungen kann eine Teams-Diskussion Statusinfos aus einem bestimmten Asana-Projekt erhalten.

Öffnen Sie das Asana-Projekt, dem Sie folgen möchten, und navigieren Sie zu den Einstellungen des Asana-Projekts.

Gehen Sie zu Benachrichtigungen > Microsoft Teams.

Von dort aus können Sie Projektbenachrichtigungen für Microsoft Teams-Kanäle und -Chats hinzufügen und die Benachrichtigungstypen konfigurieren.

Innerhalb von Microsoft Teams gibt es auch die Compose-Erweiterung, die Drei-Punkte-Menübefehle „Projekt verknüpfen“ und „Benachrichtigungseinstellungen“, die zu Asana weiterleiten.

Sie können später zu Asana zurückkehren, um zu ändern, welche Updates veröffentlicht werden, oder die Veröffentlichung von Projekt-Updates in dieser Diskussion beenden.

Benachrichtigungen einstellen

Navigieren Sie zu einem beliebigen Team-Kanal oder Einzelgespräch.

notifications

Wählen Sie im + Menü die Option Projekt verknüpfen. Wählen Sie ein Projekt aus, für das Sie Benachrichtigungen erhalten möchten.

select

Konfiguration von Benachrichtigungseinstellungen für Microsoft Teams

MT notifications

Im Asana-Nachrichtenmenü:

  1. Öffnen Sie die Benachrichtigungseinstellungen im Plus-Menü des Asana-Popup-Dialogs
  2. Wählen Sie aus, welche Kommunikationsbenachrichtigungen Sie erhalten möchten

choose notifications

Benutzerdefinierte Benachrichtigungen

Mit der Funktion „Regeln“ können Sie in Asana benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen, z. B. das Senden einer individuellen Nachricht an einen Kanal oder einen Chat, wenn eine Aufgabe erstellt, aktualisiert oder kommentiert wird.

Hinweis iconHinweis

Bevor Sie eine Microsoft Teams-Regel einrichten, sollten Sie sich bei Ihren Microsoft-Administratoren erkundigen, ob die erforderlichen Berechtigungen für die Microsoft Teams-Regelaktion in Microsoft Entra erteilt wurden. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Microsoft teams_send channel or direct message

Regelaktion „Nachricht im Kanal senden“ mit Variablen:

Mit der Regelaktion „Kanalnachricht senden“ können Sie basierend auf bestimmten Auslösern in Asana das Senden benutzerdefinierter Benachrichtigungen an bestimmte Microsoft Teams-Kanäle automatisieren. Diese Funktion sorgt für gemeinsame Transparenz über den Status und die Updates von Teams – ganz ohne manuelle Umwege.

Regelaktion „Direkte Nachricht senden“ mit Variablen:

Mit der Regelaktion „Direktnachricht senden“ können Sie basierend auf bestimmten Auslösern in Asana automatisch benutzerdefinierte Nachrichten an Einzelpersonen oder Gruppen in Microsoft Teams senden. Diese Funktion überbrückt die Kommunikationslücke zwischen Asana und Microsoft Teams und hilft Teams, über wichtige Updates auf dem Laufenden zu bleiben, ohne ihre primäre Kommunikationsplattform zu verlassen.

Beispiel-Workflows

  1. Ein Beteiligter hinterlässt einen Kommentar zu einer Aufgabe in Asana → Senden Sie eine Erinnerung an den Kommentar an die verantwortliche Person per Direktnachricht in Microsoft Teams.
  2. Eine Aufgabe hat ihren Status geändert → Senden Sie eine Erinnerung an eine Gruppe per Microsoft-Teams-DM, damit die Personen wissen, dass sie nachhaken müssen.
  3. Stakeholder über bevorstehende Fristen informieren
  4. Gruppennachrichten für Aufgabenaktualisierungen senden, die die Aufmerksamkeit des Teams erfordern

So richten Sie eine Teams-Regel zum Senden einer direkten Nachricht ein:

  1. Gehen Sie zum Menü Anpassen Ihres Projekts
  2. Wählen Sie Regeln und erstellen Sie eine neue benutzerdefinierte Regel
  3. Wählen Sie den gewünschten Auslöser (z. B. Aufgabenkommentar hinzugefügt, Status geändert usw.)
  4. Wählen Sie unter Microsoft Teams auf der Registerkarte Externe Aktionen die Aktion Direkte Nachricht senden aus.
  5. Konfigurieren Sie den Empfänger und den Inhalt der Nachricht
  6. Verwenden Sie Variablen, um dynamische Aufgabeninformationen in die Nachricht aufzunehmen

Asana-Bot

Der Asana-Bot für Microsoft Teams chattet mit der App, um Fragen zu stellen und bestimmte Sachverhalte zu finden. Die Antworten basieren auf den Nutzerangaben. Es gibt eine Reihe von Befehlen, mit denen Sie in dieser App Zeit sparen können.

Interaktionen mit dem Bot:

bot interactionsIm Asana-Chatbot haben Sie die Möglichkeit, Ihren Arbeitsbereich auszuwählen oder mit dem Befehl change workspace zu einem anderen Arbeitsbereich zu wechseln, der Ihren Projektanforderungen entspricht.

Asana- und Microsoft Teams-Meetings

Die Microsoft-Teams-Integration von Asana funktioniert auch bei Teams-Meetings, sodass Aufgaben erstellt werden können, ohne das Meeting-Fenster zu verlassen. Sie können auch eine Zusammenfassung der in einer Besprechung erstellten Aufgaben sehen. Diese Funktion wird in der Teams-Desktop-App unterstützt, aber nicht in der Browser-Version.

Der Organisator des Meetings muss das Team bzw. die Veranstaltung vor Beginn des Meetings zur Integration hinzufügen. Navigieren Sie zu dem Team-Event, zu dem Sie die Integration hinzufügen möchten, und klicken Sie ganz oben auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche +.

navigate to team event

Vernetzen Sie Ihre Arbeitsinhalte

add tab

Asana-Tab hinzufügen:

  • Suchen Sie „Asana“ und wählen Sie es aus, um den Asana-Tab hinzuzufügen
  • Klicken Sie zur Bestätigung auf Hinzufügen

add asana

So treten Sie dem Meeting bei

connect to asana

Mit Asana verknüpfen:

  • Als Nächstes werden Sie aufgefordert, eine Verbindung zu Asana herzustellen
  • Nach der Authentifizierung bei Asana wählen Sie einen Arbeitsbereich aus, um die Besprechung vorzubereiten
  • Meeting-Event beitreten

 add asana

Erstellen Sie Aufgaben und gehen Sie alle Aufgaben durch, die Sie innerhalb der Veranstaltung oder des Teams erstellt haben. In Teams erstellte Aufgaben sind standardmäßig nur innerhalb von Teams für den Nutzer sichtbar, der sie erstellt hat. Aufgaben sind immer in Asana zu finden.

Aufgaben in einem Teams-Meeting erstellen

Wenn Sie an der Veranstaltung teilnehmen, sehen Sie auch das Asana-Logo in Ihrem Meeting-Menü. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Seitenbereich, in dem Sie während der Besprechung Aufgaben erstellen und durchsehen können, die Sie im Meeting erstellt haben.

create tasks in ms

Andere Teilnehmer sehen dies ebenfalls in ihrem Menü und können sich ebenfalls authentifizieren und Aufgaben erstellen. Alle Aufgaben, die hier erstellt werden, werden auch im Asana-Tab zur Durchsicht der Aufgaben nach der Besprechung angezeigt.

Smart Chat in Microsoft Teams

Mit Smart Chat in Asana können Sie Ihre Arbeit in Asana verwalten, ohne Teams verlassen zu müssen. Stellen Sie Fragen zum Arbeitsstatus, zu Projektrisiken oder erstellen Sie Aufgaben, um nur einige Beispiele zu nennen. Der Asana-Bot antwortet in natürlicher Sprache und verlinkt relevante Inhalte in der Antwort.

Smart chat in Microsoft Teams

Um auf den Smart Chat in Teams zuzugreifen, befolgen Sie diese Schritte:

  1. Suchen Sie nach dem Asana-Chat und klicken Sie auf den Tab „Chat“
  2. Melden Sie sich bei Asana an, falls Sie es noch nicht getan haben
  3. Wählen Sie eines der vordefinierten Beispiele oder geben Sie eine Frage ein
  4. Smart Chat gibt Ihnen eine Antwort

Nur-Lesezugriff und Microsoft Teams

Was kann ein Asana-Benutzer mit Lesezugriff in Teams tun?

  • Anmelden
  • Asana-Projekte in einem Kanal-Tab einrichten
  • Asana-Projekte in einem von anderen eingerichteten Kanal-Tab ansehen
  • Asana-Link-Vorschauen anzeigen 

Was kann ein Asana-Benutzer mit Lesezugriff in Teams nicht tun?

  • KI-Anfragen
  • Aufgaben erstellen und kommentieren
Hinweis iconHinweis

Entdecken Sie Tipps und Analytik zur Integration im Forum.

Sie benötigen Hilfe? Informieren Sie sich hier auf der Microsoft Support-Seite.

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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