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Google ドライブから Asana サービスマネジメントにナレッジをインポートする

この記事の内容

Google ドライブのフォルダーをナレッジベースに同期すれば、コンテンツをすでに存在する場所で引き続き管理できます。Asana にはファイルの読み取り専用コピーが表示され、Google ドライブから変更が同期されると更新されるため、同じコンテンツを 2 か所で管理する必要はありません。デフォルトでは、ナレッジベースの管理者のみがソースを連携し、管理できます。

同期の仕組み

同期は Google ドライブから Asana への一方向で行われます。同期された記事を更新するには、Google ドライブでファイルを編集します。変更は、次回フォルダーが同期されたときに反映されます。

サポートされているドキュメントタイプ

ほとんどのドキュメント形式に対応しており、サービス AI がチケットの解決に活用できます。サポートされている形式には、Google のネイティブドキュメントのほか、PDF、docx、txt ファイルなどがあります。 

PNG、JPG、MP4、MP3などの画像、動画、音声ファイルは非対応のため、同期時にスキップされます。フォルダー内のその他のファイルは通常どおり同期されます。

Google ドライブのフォルダーを接続

ナレッジベースの管理者のみが、Google ドライブからフォルダを同期できます。フォルダー内のすべてのドキュメントが記事になるため、ナレッジベースにアクセスできるすべてのユーザーと安心して共有できるコンテンツのみを含むフォルダーを選択してください。 

  1. ナレッジベースのランディングページに移動します。
  2. 「+ フォルダーを追加」の横にあるドロップダウンの矢印をクリックし、「Google Drive から同期」を選択します。
  3. 「Google ドライブに接続」をクリックして、Asana によるファイルへのアクセスを許可します。
  4. 同期するフォルダーを選択します。
  5. 「同期」をクリックします。

同期済みフォルダーには同期されたコンテンツのみが保存されるため、後から Asana のネイティブ記事を追加することはできません。

既存の連携を管理する

連携しているソースを管理するには、「管理」をクリックして「ナレッジベースを管理」ウィンドウを開きます。 

ここから、すべての同期済みフォルダーを表示し、同期を更新したり、フォルダーを削除したりできます。

同期エラーを解決する

Google へのサインインの有効期限が切れたり、アクセス権が取り消されたり、フォルダの権限が変更されたりするなど、Asana が Google ドライブのフォルダにアクセスできなくなった場合、同期は一時停止されます。「ナレッジベースを管理」ペインに「再接続が必要です」というプロンプトが表示されます。「再接続」をクリックし、Google に再度サインインして同期を再開します。

権限

Google ドライブを連携し、同期されたフォルダーを管理または削除できるのは、ナレッジベースの管理者のみです。管理者コンソールでナレッジベースの管理者の役割を設定する方法については、「RBAC を使用してキューとナレッジベースの作成を管理する」を参照してください。

フォルダー作成者は、さらに多くのユーザーを招待して、フォルダーの管理者または編集可能ユーザーにすることができます。フォルダーの管理者と編集可能ユーザーは、アクセス権のある特定のフォルダー内の同期されたコンテンツを管理できますが、ソースを接続したり、ナレッジベースレベルで同期設定を変更したりすることはできません。

Google ドライブの権限は Asana に引き継がれません。ナレッジベースへのアクセス権を持つユーザーは全員、Google ドライブで元のファイルを開くことができなくても、同期された記事を表示および検索できます。

FAQ (よくある質問)

Asana から同期済みの記事を編集できますか？

いいえ。変更するには、Google ドライブでファイルを編集してください。更新内容は、次の同期時に反映されます。

同期された記事の編集の提案はどうなりますか？

提案は引き続き Asana で表示されますが、適用するには Google ドライブで編集する必要があります。「Google ドライブで編集」を選択してファイルを開き、そこで変更を加えます。

ソースの連携を解除したらどうなりますか？

連携が解除され、同期が停止しますが、すでに同期された記事は静的で読み取り専用のコンテンツとしてナレッジベースに残ります。

フォルダーの一部のみを同期することはできますか？

同期は、接続したフォルダー全体に適用されます。フォルダー内のコンテンツの一部のみを同期することはできません。

同期を設定したメンバーが組織を離れた場合はどうなりますか？

別のナレッジベース管理者がソースを再接続して、同期を継続する必要があります。これを行うには、管理者チームにお問い合わせください。

 

Note iconノート

この記事は AI によって翻訳されています。

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