Loading
Producten
AI Platform
MOGELIJKHEDEN
Type bedrijf
Teams
Sectoren
Use cases
LEREN
ONDERSTEUNING
DIENSTEN
Helpcentrum
search-icon

Onderwerpen

Geen artikelen gevonden voor dit onderwerp.

Kennis importeren vanuit Google Drive in Asana Service Management

In dit artikel

Synchroniseer mappen van Google Drive met je kennisbank, zodat je de inhoud kunt blijven beheren waar deze zich al bevindt. Asana toont een alleen-lezenkopie van je bestanden en werkt deze bij wanneer wijzigingen vanuit Google Drive worden gesynchroniseerd, dus het is niet nodig om dezelfde inhoud op twee plaatsen bij te houden. Standaard kunnen alleen beheerders van de kennisbank verbinding maken met bronnen en deze beheren.

Hoe synchroniseren werkt

Synchroniseren werkt in één richting, van Google Drive naar Asana. Om een gesynchroniseerd artikel bij te werken, bewerk je het bestand in Google Drive. De wijziging wordt doorgevoerd de volgende keer dat de map wordt gesynchroniseerd.

Ondersteunde documenttypes

De meeste documentformaten worden ondersteund en kunnen door Service-AI worden gebruikt om tickets op te lossen. Ondersteunde typen zijn Google-eigen documenten, evenals PDF-, docx- en txt-bestanden. 

Afbeeldings-, video- en audiobestanden, zoals png, jpg, MP4 of MP3, worden niet ondersteund en worden tijdens de synchronisatie overgeslagen. Al het andere in de map wordt normaal gesynchroniseerd.

Een Google Drive-map koppelen

Alleen beheerders van de knowledge base kunnen een map vanuit Google Drive synchroniseren. Elk document in de map wordt een artikel, dus kies een map die alleen inhoud bevat die je gerust kunt delen met iedereen die toegang heeft tot de kennisbank. 

  1. Navigeer naar de bestemmingspagina van de kennisbank.
  2. Klik op de vervolgkeuzepijl naast + Map toevoegen en selecteer vervolgens Synchroniseren vanuit Google Drive.
  3. Klik op Verbinding maken met Google Drive om Asana toegang te geven tot je bestanden.
  4. Kies de map die je wilt synchroniseren.
  5. Klik op Synchroniseren.

Een gesynchroniseerde map bevat alleen gesynchroniseerde inhoud, dus je kunt er later geen native Asana-artikelen aan toevoegen.

Een bestaande verbinding beheren

Om je gekoppelde bronnen te beheren, klik je op Beheren om het deelvenster Kennisbank beheren te openen. 

Van hieruit kun je alle gesynchroniseerde mappen bekijken en de synchronisatie vernieuwen of de mappen verwijderen.

Synchronisatiefouten oplossen

Een synchronisatie wordt gepauzeerd wanneer Asana de toegang tot je Google Drive-map verliest, zoals wanneer je Google-aanmelding verloopt, de toegang wordt ingetrokken of de mapmachtigingen worden gewijzigd. Je ziet een prompt Opnieuw verbinden vereist in het deelvenster Kennisbank beheren. Klik op Opnieuw verbinden en meld je opnieuw aan bij Google om de synchronisatie opnieuw te starten.

Toestemmingen

Alleen kennisbankbeheerders kunnen Google Drive verbinden en gesynchroniseerde mappen beheren of verwijderen. Om te zien hoe je kennisbankbeheerdersrollen kunt configureren via de beheerdersconsole, ga je naar De aanmaak van wachtrijen en kennisbanken beheren met RBAC.

Makers van mappen kunnen meer gebruikers uitnodigen om beheerder of bewerker van de map te worden. Mapbeheerders en -bewerkers kunnen gesynchroniseerde inhoud beheren in de specifieke mappen waartoe ze toegang hebben, maar kunnen geen bronnen koppelen of synchronisatie-instellingen wijzigen op het niveau van de kennisbank.

Google Drive-toestemmingen worden niet overgedragen naar Asana. Iedereen met toegang tot de kennisbank kan gesynchroniseerde artikelen bekijken en doorzoeken, zelfs als ze het oorspronkelijke bestand niet kunnen openen in Google Drive.

Veelgestelde vragen

Kan ik een gesynchroniseerd artikel bewerken vanuit Asana? 

Nee. Bewerk het bestand in Google Drive om een wijziging aan te brengen. De update komt binnen bij de volgende synchronisatie.

Wat gebeurt er met voorgestelde bewerkingen van gesynchroniseerde artikelen? 

Suggesties worden nog steeds weergegeven in Asana, maar om ze toe te passen moet je de bewerking in Google Drive uitvoeren. Selecteer Bewerken in Google Drive om het bestand te openen en daar je wijzigingen aan te brengen.

Wat gebeurt er als ik een bron ontkoppel? 

De verbinding wordt verwijderd en de synchronisatie stopt, maar alle artikelen die al zijn gesynchroniseerd, blijven in je kennisbank staan als statische, alleen-lezen inhoud.

Kan ik slechts een deel van een map synchroniseren? 

Synchroniseren is van toepassing op de hele map die je verbindt. Je kunt geen deelverzameling van de inhoud van een map synchroniseren.

Wat gebeurt er als de persoon die een synchronisatie heeft ingesteld de organisatie verlaat? 

Een andere kennisbankbeheerder moet de bron opnieuw koppelen om deze te blijven synchroniseren. Neem contact op met je beheerdersteam om dit te regelen.

 

Note iconOpmerking

Dit artikel is vertaald met AI.

Feedback over de vertaling versturen.

Gerelateerde artikelen

Wordt geladen
Kennis vanuit Google Drive importeren in Asana Service Management | Asana-helpcentrum