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Einzelgespräche

In diesem Artikel

Einzelgespräche sind eine wichtige Möglichkeit für Manager, sich mit ihren Teammitgliedern zu verbinden und einen dedizierten und komfortablen Raum für Coaching, Kommunikation und Verbindung zu bieten. Erfolgreiche Manager sorgen dafür, dass sich ihre Mitarbeiter geschätzt und befähigt fühlen, und Einzelgespräche fördern diese positive Interaktion. Asana hilft Ihnen, Ihre persönlichen Gespräche im Voraus zu planen, während des Gesprächs konzentriert zu bleiben und alle Aktionspunkte zu verfolgen, die aus dem Meeting kommen. 

Verwenden von Asana für Einzelgespräche

Die Organisation von Einzelgesprächen durch die Einrichtung von Asana-Projekten mit Aufgaben für Tagesordnungspunkte, Aktionspunkte und Notizen gewährleistet einen konsistenten und organisierten Ansatz für die Planung jedes Einzelgesprächs. Nachfolgend erfahren Sie mehr über die Vorteile der Verwendung von Asana für Einzelgespräche:

  1. Strukturierte Besprechungsagenden: Projekte und Vorlagen sorgen für einen konsistenten und organisierten Ansatz bei der Planung jeder Einzelbesprechung.

  2. Effiziente Verfolgung von Aktionspunkten: Aufgaben und Unteraufgaben helfen bei der Zuweisung, Nachverfolgung und Verfolgung des Fortschritts von Aktionspunkten.

  3. Zentralisierte Dokumentation: Kommentare und Anhänge ermöglichen eine gründliche Dokumentation und einen einfachen Verweis.

  4. Effektives Zeitmanagement: Benutzerdefinierte Felder und Kalenderansichten helfen bei der effizienten Planung und Verwaltung der Besprechungszeit.

  5. Zuverlässige Planung: Kalenderintegrationen helfen bei der Planung regelmäßiger 1: 1-Meetings und beim Versenden von Erinnerungen an beide Parteien.

So erstellen Sie ein 1: 1-Projekt

  1. Erstelle ein Projekt, setze den Datenschutz auf „Privat“ für Mitglieder und lade nur deinen Bericht zur Teilnahme ein. Wählen Sie ein Layout für das Projekt. Wählen Sie die Listenansicht für einen strukturierten Ansatz zur Verfolgung von Tagesordnungspunkten, Notizen und Aktionspunkten.

     

  2. Erstellen Sie Abschnitte im Projekt, um Ihre Besprechungsagenda zu organisieren. Zum Beispiel:

    • Traktanden
    • Diese Woche diskutieren
    • Später erneut besuchen
    • Straßensperren und Siege
    • Ziele
    • Aktionspunkte
    • Anmerkungen

  3. Erstellen Sie eine wiederverwendbare Vorlage für Einzelgespräche mit anderen Berichten, um Zeit bei der Einrichtung zukünftiger Einzelgespräche zu sparen. Wenn Sie wiederkehrende Tagesordnungspunkte haben, können Sie auch eine Aufgabenvorlage erstellen, die für jedes 1: 1-Meeting wiederverwendet werden kann, um die Konsistenz zu gewährleisten.

 Anpassen der Besprechungsagenda

  1. Integrieren Sie benutzerdefinierte Felder wie "Meeting-Datum", "Priorität" und "Status", um wichtige Details im Auge zu behalten.
  2. Fügen Sie Aufgaben vor jeder Besprechung im Abschnitt „Tagesordnungspunkte“ hinzu. Jede Aufgabe sollte eine klare Beschreibung des zu besprechenden Themas haben.
  3. Link zu allen Zielen, die Ihr Bericht besitzt, aus der Projektübersicht.
  4. Tragen Sie zwischen den Besprechungen neue Themen zu Ihrem Projekt bei (sowohl Manager als auch Berichte sollten Tagesordnungspunkte hinzufügen).
    • Beschreiben Sie die Aufgaben, damit Sie sich genau daran erinnern, was Sie sagen wollten.
    • Kommentieren Sie Aufgaben, um die Arbeit vor und nach einem Meeting zu besprechen.
    • Fügen Sie eine Aufgabe aus einem anderen Projekt zu Ihrem 1: 1-Projekt hinzu, damit Sie sie im Kontext besprechen können.
    • Sie können wiederkehrende Fälligkeitsdaten für die Themen verwenden, die Sie jede Woche abdecken möchten. Setzen Sie sie in den Abschnitt „Diese Woche besprechen“ und sie werden jede Woche wieder erscheinen.

Terminplanung des Meetings

  1. Verwenden Sie Fälligkeitsdaten, um das Meeting zu planen. Synchronisieren Sie dies mit einem Kalender über die Kalenderintegrationen von Asana mit Google Kalender oder Outlook.
  2. Legen Sie Erinnerungen über Asana fest oder integrieren Sie sie in Slack, um beide Teilnehmer über bevorstehende Besprechungen zu informieren.

Erfassen von Diskussionspunkten und Notizen

  1. Verwenden Sie während des Meetings den Kommentarbereich jeder Aufgabe, um Diskussionspunkte und Feedback aufzuzeichnen.
  2. Fügen Sie relevante Dokumente, Leistungsberichte oder Feedbackformulare direkt der Besprechungsaufgabe oder bestimmten Tagesordnungspunkten bei.

Zuweisen und Nachverfolgen von Aktionspunkten

  1. Wandeln Sie Diskussionspunkte in umsetzbare Aufgaben um. Verschieben Sie diese Aufgaben in den Abschnitt „Aktionspunkte“, weisen Sie sie zu und geben Sie ihnen Fälligkeitsdaten, um sicherzustellen, dass sie vor dem nächsten Meeting abgeschlossen werden.
  2. Verwenden Sie Abhängigkeiten, um anzugeben, ob ein Aktionselement vom Abschluss einer anderen Aufgabe abhängig ist.

Rückblick auf vergangene Meetings

  1. Überprüfen Sie vor jedem Einzelgespräch die Notizen und Aktionspunkte aus früheren Besprechungen, um Kontinuität und eine effektive Nachverfolgung zu gewährleisten.
  2. Aktualisieren Sie den Status von Aktionspunkten basierend auf dem Fortschritt.

Follow-up nach dem Meeting

  1. Überwachen Sie den Fortschritt der Aktionspunkte, die während des Meetings zugewiesen wurden.
  2. Setzen Sie das Gespräch fort, indem Sie bei Bedarf weitere Kommentare hinzufügen, Feedback geben oder den Fortschritt außerhalb des Meetings notieren.

Reflektieren und planen

  1. Überprüfen Sie regelmäßig die Wirksamkeit von 1: 1-Meetings, indem Sie Berichte erstellen, die den Abschluss von Aktionspunkten und den Gesamtfortschritt verfolgen.
  2. Nutzen Sie Erkenntnisse aus den Berichten, um zukünftige Besprechungen zu planen und wiederkehrende Probleme oder Themen anzugehen.

Tipps für die Verwaltung Ihres Einzelprojekts

Das Ziel eines Einzelgesprächs besteht nicht darin, ein weiteres Meeting in Ihren Zeitplan aufzunehmen. Sobald Sie Ihr Meeting-Projekt in Asana eingerichtet haben, können Sie Ihr Meeting optimal nutzen, indem Sie:

  • Füllen Sie die Agenda im Voraus aus, damit Sie vorher über Themen nachdenken und sie nachdenklich angehen können, anstatt vor Ort.
  • Einbringen von Ideen während der Woche, damit Sie sich an sie erinnern und vermeiden, Zeit in der Besprechung zu verbringen, um darüber nachzudenken, worüber Sie sprechen sollen.
  • Ermutigen Sie Ihren Bericht, sich zu Besprechungsthemen und -prioritäten zu äußern, um im Voraus einen ehrlichen, sicheren und respektvollen Ton festzulegen. Diese Meetings sind letztendlich für Ihr Teammitglied, um zu besprechen, was es auf dem Herzen hat.
  • Regelmäßige Überprüfung von Zielen, Karriereplanung und Wachstumschancen, um ein größeres Engagement für deren Erreichung zu gewährleisten.

Zeit in Ihrem Kalender für ein Einzelgespräch einzuplanen, ist ein wichtiger Teil, um ein effektiver Teamleiter zu sein. Das konsistente und ehrliche Feedback, das entsteht, bringt das Beste in Ihren Mitarbeitern zum Vorschein. Die Betonung des beruflichen Wachstums, das Durchsprechen von Hindernissen und die gemeinsame Priorisierung von Ideen treiben letztendlich Karrieren und Organisationen voran. Durch die Verwendung von Asana für Einzelgespräche können Manager sicherstellen, dass ihre Sitzungen mit Teammitgliedern gut organisiert, produktiv und auf kontinuierliche Verbesserung ausgerichtet sind. Dieser strukturierte Ansatz trägt dazu bei, eine konsistente Besprechungsfrequenz aufrechtzuerhalten, den Fortschritt zu verfolgen und eine bessere Kommunikation und Verbindung zu fördern.

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