Les réunions individuelles sont un moyen important pour les gestionnaires de se connecter avec les membres de leur équipe et de fournir un espace dédié et confortable pour le coaching, la communication et la connexion. Les gestionnaires qui réussissent veillent à ce que leurs employés se sentent valorisés et responsabilisés, et ce sont eux qui conduisent cette interaction positive. Asana vous aide à planifier vos entretiens individuels à l'avance, à rester concentré pendant la conversation et à suivre toutes les actions qui sortent de la réunion.
Utiliser Asana pour des réunions individuelles
Organiser des réunions individuelles en mettant en place des projets Asana avec des tâches pour les points de l'ordre du jour, les mesures à prendre et les notes garantira une approche cohérente et organisée de la planification de chaque réunion individuelle. Vous pouvez en savoir plus sur les avantages d'utiliser Asana pour les réunions individuelles ci-dessous :
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Ordres du jour structurés des réunions : les projets et les modèles garantissent une approche cohérente et organisée de la planification de chaque réunion individuelle.
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Suivi efficace des éléments d'action : les tâches et sous-tâches aident à attribuer, suivre et suivre la progression des éléments d'action.
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Documentation centralisée : les commentaires et les pièces jointes permettent une documentation complète et une référence facile.
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Gestion efficace du temps : les champs personnalisés et les vues de calendrier aident à planifier et à gérer efficacement le temps de réunion.
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Planification fiable : les intégrations de calendrier aident à planifier des réunions individuelles régulières et à envoyer des rappels aux deux parties.
Comment créer un projet 1:1
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Créez un projet, définissez la confidentialité comme privée pour les membres et invitez uniquement votre rapport à participer. Choisissez une mise en page pour le projet. Optez pour la vue Liste pour une approche structurée du suivi des points de l'ordre du jour, des notes et des mesures à prendre.
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Créez des sections dans le projet pour organiser l'ordre du jour de votre réunion. Par exemple :
- Points à l'ordre du jour
- Discuter cette semaine
- Revoir plus tard
- Obstacles et victoires
- Objectifs
- Éléments d'action
- Remarques
- Créez un modèle réutilisable pour les réunions individuelles avec d'autres rapports afin de gagner du temps lors de la configuration de futurs rapports individuels. Si vous avez des points récurrents à l'ordre du jour, vous pouvez également créer un modèle de tâche qui peut être réutilisé pour chaque réunion individuelle, ce qui garantit la cohérence.
Personnalisation de l'ordre du jour de la réunion
- Incorporez des champs personnalisés tels que « Date de la réunion », « Priorité » et « Statut » pour garder une trace des détails importants.
- Ajoutez des tâches avant chaque réunion dans la section « Points à l'ordre du jour ». Chaque tâche doit avoir une description claire du sujet à discuter.
- Lien vers les objectifs que votre rapport possède à partir de la vue d'ensemble du projet.
- Ajoutez de nouveaux sujets à votre projet entre les réunions (les responsables et les rapports doivent ajouter des points à l'ordre du jour).
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- Fournissez des descriptions des tâches afin de vous souvenir précisément de ce que vous vouliez dire.
- Commentez les tâches pour discuter du travail avant et après une réunion.
- Ajoutez une tâche d'un autre projet dans votre projet individuel afin de pouvoir en discuter dans son contexte.
- Vous pouvez utiliser des échéances récurrentes sur les sujets que vous souhaitez couvrir chaque semaine. Mettez-les dans la section « Discuter cette semaine » et ils réapparaîtront chaque semaine.
Planification de la réunion
- Utilisez les dates d'échéance pour planifier la réunion. Synchronisez-le avec un calendrier via les intégrations de calendrier d'Asana avec Google Agenda ou Outlook.
- Définissez des rappels via Asana ou intégrez Slack pour informer les deux participants des réunions à venir.
Capturer les points de discussion et les notes
- Pendant la réunion, utilisez la section commentaires de chaque tâche pour enregistrer les points de discussion et les commentaires.
- Joignez les documents pertinents, les rapports de performance ou les formulaires de commentaires directement à la tâche de la réunion ou à des points spécifiques de l'ordre du jour.
Attribution et suivi des actions à entreprendre
- Convertissez les points de discussion en tâches exploitables. Déplacez ces tâches dans la section « Éléments d'action », attribuez-les et donnez-leur des dates d'échéance pour vous assurer qu'elles seront terminées avant la prochaine réunion.
- Utilisez les dépendances pour indiquer si un élément d'action dépend de l'achèvement d'une autre tâche.
Examen des réunions passées
- Avant chaque entretien individuel, passez en revue les notes et les mesures à prendre lors des réunions précédentes pour assurer la continuité et un suivi efficace.
- Mettre à jour le statut des éléments d'action en fonction de la progression.
Suivi post-réunion
- Suivre l'avancement des actions assignées au cours de la réunion.
- Poursuivez la conversation en ajoutant d'autres commentaires au besoin, en fournissant des commentaires ou en notant les progrès en dehors de la réunion.
Réfléchir et planifier
- Examiner périodiquement l'efficacité des réunions individuelles en générant des rapports qui suivent l'achèvement des actions et les progrès globaux.
- Utilisez les informations contenues dans les rapports pour planifier de futures réunions et aborder tout problème ou thème récurrent.
Conseils pour gérer votre projet individuel
Le but d'un entretien individuel n'est pas d'introduire une autre réunion dans votre emploi du temps. Une fois que vous avez configuré votre projet de réunion sur Asana, vous pouvez tirer le meilleur parti de votre réunion en :
- Pré-remplir l'ordre du jour afin que vous puissiez réfléchir à des sujets à l'avance et les aborder de manière réfléchie plutôt que sur place.
- Apporter des idées tout au long de la semaine afin de vous en souvenir et d'éviter de passer du temps en réunion à essayer de penser à quoi parler.
- Encouragez votre rapport à avoir son mot à dire sur les sujets et les priorités des réunions afin de donner un ton honnête, sûr et respectueux à l'avance. Ces réunions permettent en fin de compte aux membres de votre équipe de discuter de ce qui les préoccupe.
- Vérifier régulièrement les objectifs, la planification de carrière et les opportunités de croissance pour assurer un plus grand engagement à les atteindre.
Prévoir du temps sur votre calendrier pour un tête-à-tête est un élément important pour être un chef d'équipe efficace. Les commentaires cohérents et honnêtes qui émergent font ressortir le meilleur de vos employés. Mettre l'accent sur la croissance professionnelle, surmonter les obstacles et hiérarchiser les idées ensemble, en fin de compte, faire progresser les carrières et les organisations. En utilisant Asana pour des réunions individuelles, les managers peuvent s'assurer que leurs sessions avec les membres de l'équipe sont bien organisées, productives et axées sur l'amélioration continue. Cette approche structurée aide à maintenir une cadence de réunion cohérente, à suivre les progrès et à favoriser une meilleure communication et une meilleure connexion.
