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Freigabelinks für Lesezugriff

In diesem Artikel

Erstellen eines Freigabelinks
Vorschau eines Freigabelinks
Freigabe-Link deaktivieren
Berechtigungen zur Freigabe von Links aktivieren und deaktivieren
Zugriffsberechtigungen für Freigabelinks für Lesezugriff
Einschränkungen

Bei dieser Funktion handelt es sich um Freigabelinks, die den Ansichtszugriff auf Ihre Zeitleisten-, Listen-, Kalender- und Boardansicht ermöglichen. Sie können diese Links in der Zeitleistenansicht von Projekten erstellen, die bereits in Ihrem Unternehmen sichtbar sind, jedoch nicht in Arbeitsbereichen verfügbar sind. Diese Ansichten sind dynamisch und spiegeln den aktuellen Stand eines Projekts wider. Sie dienen als zentrale Informationsquelle und stellen sicher, dass alle bereichsübergreifenden Teams auf dem Laufenden sind. In Arbeitsbereichen sind sie nicht verfügbar. Diese Ansichten sind dynamisch und spiegeln den aktuellen Stand eines Projekts wider. Sie dienen als zentrale Informationsquelle und stellen sicher, dass alle Teams auf dem Laufenden sind.

Der Inhalt und die URL dieser Freigabelinks für Lesezugriff sind nicht durchsuchbar und nicht in Suchmaschinen gelistet.

Erstellen eines Freigabelinks

Freigabelinks für Lesezugriff sind für die Listen-, Board-, Kalender- und Zeitleistenansicht verfügbar.

So erstellen Sie einen öffentlichen Freigabe-Link für Lesezugriff

Um einen Freigabelink zu erstellen, navigieren Sie zum betreffenden Projekt und öffnen Sie die gewünschte Ansicht.

Klicken Sie auf das Projektaktionen-Dropdown-Menü neben dem Namen Ihres Projekts
Klicken Sie auf Synchronisieren/Exportieren
Klicken Sie auf Öffentlichen Link erstellen

Nur Projekt-Admins können Freigabelinks für Lesezugriff erstellen.

Hier haben Sie die Möglichkeit:

Auswählen, wer auf den Link zugreifen kann
Link kopieren
Linkvorschau anzeigen
Öffentliche Freigabe deaktivieren

Vorschau eines Freigabelinks

Sehen Sie sich Ihren Link an, bevor Sie ihn versenden. So wissen Sie, was Ihre Empfänger sehen werden.

Klicken Sie auf Vorschau und ein Fenster mit der Vorschau Ihres Links wird geöffnet. Die Vorschau des Links bietet Ihnen die Möglichkeit, dem Projekt beizutreten.

Vorschau eines Freigabe-Links mit Lesezugriff anzeigen

Freigabe-Link deaktivieren

Sie können Ihren Freigabelink jederzeit deaktivieren. Dadurch verlieren alle Personen, die den Link haben, Zugriff auf die Inhalte. Klicken Sie dazu auf Öffentliche Freigabe deaktivieren. Bestätigen Sie anschließend die Deaktivierung, indem Sie auf Link deaktivieren klicken.

Sollten Sie einen Freigabelink in der Ansicht „Nur Lesezugriff“ erneut erstellen, ändert sich der Link, d. h., dass Personen mit dem alten Link keinen Zugriff mehr auf die Inhalte haben.

Berechtigungen zur Freigabe von Links aktivieren und deaktivieren

Administratoren können unter Sicherheit in ihrer Admin-Konsole auf die Berechtigungen zur Freigabe von Links zugreifen.

Unternehmensadministratoren können Freigabelinks für Lesezugriff direkt in der Admin-Konsole aktivieren oder deaktivieren, während Administratoren von Abteilungen aufgefordert werden, eine Support-Anfrage zu stellen.

Rechnungsverantwortliche Personen für kostenpflichtige Team-Abos können unser Support-Team kontaktieren, um mehr Informationen zu erhalten.

Zugriffsberechtigungen für Freigabelinks für Lesezugriff

Mit dieser Funktion können Super-Admins und Benutzer den Zugriff auf Freigabelinks für Lesezugriff ausschließlich auf Mitarbeiter des Unternehmens beschränken.

Adminfunktionen

Diese Funktion hat den Vorteil, dass Super-Admins die Datensicherheit für ihre Domain verbessern können. Super-Admins von Starter-, Advanced-, Enterprise-, Enterprise+- und legacy tiers Premium, Business und Legacy Enterprise können die Funktion für Freigabelinks für Lesezugriff für ihre gesamte Domain deaktivieren, sodass Nutzer keine Freigabelinks für Lesezugriff erstellen oder diese teilen können.

Super-Admins von Enterprise-, Enterprise+- und Legacy Enterprise-Unternehmen können eine von zwei Zugriffsberechtigungsoptionen für Freigabelinks für Lesezugriff für ihre gesamte Domain festlegen.

Option 1: Zugriff ausschließlich auf E-Mail-Adressen beschränken, die mit der Domain des Unternehmens verknüpft sind

Neue und bestehende Freigabelinks für Lesezugriff werden auf Nur für Unternehmensmitglieder eingestellt, was eine Authentifizierung erfordert, bevor der Zugriff gewährt wird. Die Art der Authentifizierung hängt davon ab, welche Methode der Super-Admin für die Domain festgelegt hat (Google SSO, ein SAML-Identitätsanbieter wie Okta oder keine Authentifizierung).

Falls keine Authentifizierungsmethode festgelegt wurde, muss jede Person, die auf einen Freigabelink für Lesezugriff zuzugreifen versucht, sich entweder bei Asana anmelden oder mit einer zum Unternehmen gehörenden E-Mail-Adresse registrieren, um Zugriff zu erlangen. Wenn es erforderlich ist, den Zugriff ausschließlich auf Mitglieder des Unternehmens zu beschränken, ist dies die bevorzugte Option.

Nutzer werden keine Möglichkeit haben, Freigabelinks mit Lesezugriff für Personen außerhalb des Unternehmens zugänglich zu machen.

Hinweis

Die Aktivierung der Nur für Unternehmensmitglieder-Einstellung kann sich auf bereits extern geteilte Freigabelinks für Lesezugriff auswirken. Bevor Sie diese Änderung vornehmen, empfehlen wir daher, Teamleiter zu benachrichtigen und etwas Zeit einzuräumen, damit Workflows überprüft und bei Bedarf angepasst werden können.

Option 2: Projektmitgliedern gestatten, Zugriffsberechtigungen für Freigabelinks, die Lesezugriff ermöglichen, festzulegen

Je nachdem, welche Einstellung die Nutzer für individuelle Projekte festgelegt haben, sind Freigabelinks mit Lesezugriff entweder öffentlich oder nur für Unternehmensmitglieder zugänglich. Ersteres bedarf keiner Authentifizierung, während letzteres eine Authentifizierung erfordert, bevor auf den Link zugegriffen werden kann.

Dies ist dann die bevorzugte Option, wenn Nutzer der Domain sowohl interne als auch externe Anwendungsfälle für Freigabelinks mit Lesezugriff haben. Ein Beispiel hierfür wäre die Notwendigkeit, einem externen Partner, Berater oder potenziellen Kunden regelmäßig eine Ansicht mit Lesezugriff auf ihr Projekt bieten zu müssen.

Hinweis

Wenn diese Option gewählt wird, sind Berechtigungen für neu erstellte Ansichten standardmäßig nur für Unternehmensmitglieder zugänglich, aber Projektmitglieder können die Ansicht bei Bedarf öffentlich machen.

Steuerung auf Projektebene

Benutzer mit Starter, Advanced, Enterprise, Enterprise+, und legacy tiers Premium-, Business- und Legacy Enterprise -Abonnements können Zugriffsberechtigungen für Freigabelinks mit Lesezugriff auf Projektebene festlegen.

Benutzer können auf diese Einstellungen zugreifen, wenn der Super-Admin für Mitglieder domänenweite Freigabeberechtigungen für die Projektansicht im schreibgeschützten Modus aktiviert.

Diese Funktion hat den Vorteil, dass Projektmitglieder in Fällen, wenn eine Ansicht mit Lesezugriff sensible Informationen enthält oder ausschließlich für die interne Nutzung vorgesehen ist, eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzufügen können. Die Standardeinstellung für Berechtigungen für alle neu erstellen Ansichten ist Mitglieder Ihres Unternehmens.

Personen in Ihrem Unternehmen

Wenn diese Option gewählt wurde, wird der Projekt-Freigabelink mit Lesezugriff auschließlich intern zugänglich sein und vom Empfänger des Links verlangen, dass dieser sich authentifiziert, um auf die Ansicht Zugriff zu nehmen. Die Art der Authentifizierung hängt davon ab, welche Methode der Super-Admin für die Domain festgelegt hat (Google SSO, ein SAML-Identitätsanbieter wie Okta oder keine Authentifizierung).

Jede Person, die über den Link verfügt

Wenn diese Option gewählt wurde, wird der Projekt-Freigabelink für Lesezugriff öffentlich zugänglich und keine Authentifizierung zur Ansicht erforderlich sein. Dies ist die bevorzugte Option, wenn Freigabelinks für Lesezugriff extern geteilt werden müssen, z. B. mit Kunden, Anbietern und Lieferanten oder der Allgemeinheit.

Authentifizierung für Empfänger von Freigabelinks für Lesezugriff

Die Empfänger von Freigabelinks für Lesezugriff, die nur für Unternehmensmitglieder zugänglich sind, können auf die Ansicht zugreifen, wenn sie sich authentifizieren.

Mitglieder Ihres Unternehmens, die über ein Asana-Konto verfügen, können sich authentifizieren, indem sie sich in ihrem Asana-Konto anmelden.

Mitglieder Ihres Unternehmens, die über kein Asana-Konto verfügen, können sich über die beiden folgenden Wege authentifizieren:

Stellen Sie zunächst sicher, dass die Personen im Unternehmen über den Identitätsanbieter Ihrer Domain (z. B. Okta, Google SSO) Zugriff auf Asana haben. Danach können sie sich authentifizieren, wenn sie einen Freigabelink für Lesezugriff erhalten. Hierfür müssen sie sich kein Asana-Konto zulegen. Empfänger von Freigabelinks für Lesezugriff, die sich beim Identitätsanbieter authentifizieren, um auf den Link zuzugreifen, werden nicht als vollwertige Mitglieder betrachtet und haben daher keinen Einfluss auf die Rechnungsstellung, es sei denn, sie setzen die Anmeldung fort und vervollständigen diese.
Indem sie sich mit einer für die Unternehmensdomain zugelassenen E-Mail-Adresse für ein Asana-Konto registrieren, wenn das Unternehmen keinen Identitätsanbieter eingerichtet hat.

Linkempfänger, die einen Freigabelink für Lesezugriff mit der Berechtigungseinstellung Jede Person, die über den Link verfügt erhalten, müssen sich zur Ansicht nicht authentifizieren.

Einschränkungen

Die Anzahl der Aufgaben, die in einem Freigabelink für Lesezugriff angezeigt werden, ist auf maximal 200 begrenzt. Sortierungen und Filter können verwendet werden, um die Anzahl der relevanten Aufgaben innerhalb dieses Limits zu maximieren.

Hinweis

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Hinweis
Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.
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