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Liens en lecture seule

Dans cet article

Créer un lien partageable
Consulter le lien partageable
Désactiver un lien partageable
Activer et désactiver les autorisations à partager des liens
Autorisations d’accès des liens en lecture seule
Limites

Vous pouvez créer des liens en lecture seule afin de partager l’accès aux vues chronologie, liste, calendrier et tableau des projets avec les paramètres de confidentialité équipe uniquement et partagé avec l’organisation au sein des organisations Asana. Ils ne sont pas disponibles dans les espaces de travail. Ces liens reflètent les dernières mises à jour de projet et constituent une source unique de référence pour toutes les équipes interfonctionnelles, qui restent ainsi sur la même longueur d’onde.

L’URL et le contenu associé à ces liens en lecture seule ne peuvent pas faire l’objet d’une recherche dans les moteurs de recherche et n’y sont pas indexés.

Créer un lien partageable

Les liens en lecture seule sont disponibles pour les vues Liste, Tableau, Calendrier et Chronologie.

Créer un lien public en lecture seule

Pour créer un lien partageable, accédez au projet souhaité et cliquez sur la vue souhaitée.

Cliquez sur le menu déroulant des actions de projet à côté du nom de votre projet.
Cliquez sur Synchroniser/Exporter.
Cliquez sur Créer un lien public.

Seuls les administrateurs de projet peuvent créer des liens en lecture seule.

À partir de là, vous avez la possibilité de :

Sélectionner qui peut accéder au lien
Copier le lien
Prévisualiser le lien
Désactiver le partage public

Consulter le lien partageable

Consultez votre lien avant de l’envoyer pour voir comment il se présentera pour vos destinataires.

Cliquez sur Prévisualiser et une fenêtre s’ouvrira pour vous montrer un aperçu de votre lien. L’option permettant d’obtenir un aperçu du lien vous donne la possibilité de rejoindre le projet concerné.

Les destinataires qui sont membres de l’organisation peuvent rejoindre le projet pour consulter les détails des tâches, créer de nouvelles tâches et collaborer avec l’équipe.

Désactiver un lien partageable

Vous pouvez désactiver votre lien partageable à tout moment. Cela le rend inaccessible à toute personne disposant du lien. Pour ce faire, cliquez sur Désactiver le partage public. Ensuite, confirmez la désactivation en cliquant sur Désactiver le lien.

Le lien en lecture seule s’actualise lorsque la vue est créée de nouveau. Les personnes disposant de l’ancienne version du lien ne pourront donc plus y accéder.

Activer et désactiver les autorisations à partager des liens

Les administrateurs peuvent accéder aux autorisations de partage des liens dans l’onglet Sécurité de leur console d’administration.

Les administrateurs d’organisation peuvent activer ou désactiver les liens en lecture seule directement depuis la console d’administration. Les administrateurs de division seront invités à initier une demande d’assistance.

Les responsables de la facturation des formules d’équipe payantes peuvent contacter le service client d’Asana pour plus d’informations.

Autorisations d’accès des liens en lecture seule

Les super administrateurs et utilisateurs peuvent restreindre l’accès aux liens en lecture seule aux membres de leur organisation grâce à la fonctionnalité de gestion des autorisations.

Paramètres administrateurs

Cette fonctionnalité permet aux super administrateurs de renforcer la sécurité des données de leur domaine. Les super administrateurs des organisations Starter, Advanced, Enterprise, Enterprise+, et formules héritées Premium, Business et Legacy Enterprise peuvent toujours désactiver la fonctionnalité de lien en lecture seule pour l’ensemble de leur domaine, ce qui signifie que les utilisateurs ne pourront pas créer ou partager de liens en lecture seule avec qui que ce soit.

Les super administrateurs des organisations Enterprise, Enterprise+ et Legacy Enterprise ont le choix entre deux types d’autorisations d’accès aux liens en lecture seule pour l’ensemble de leur domaine.

Option 1 : restreindre l’accès aux adresses e-mail associées au domaine de l’organisation

Tous les liens en lecture seule, qu’il s’agisse de liens existants ou nouvellement créés, seront réservés à l’organisation. Leur accès demandera donc une authentification. La méthode d’authentification pour le domaine est définie par le super administrateur (au choix : authentification unique de Google (SSO), un fournisseur d’identité SAML comme Okta ou aucune méthode d’authentification).

Si aucune méthode n’est définie, les destinataires des liens en lecture seule doivent se connecter à Asana ou s’inscrire à Asana en utilisant l’adresse e-mail associée à leur organisation pour y avoir accès. Cette option est recommandée si vous devez restreindre l’accès aux membres de l’organisation.

Les utilisateurs ne peuvent pas donner accès à des vues en lecture seule aux personnes qui ne sont pas membres de l’organisation.

Note

Modifier ce paramètre pour créer des liens réservés à l’organisation peut perturber le fonctionnement des liens en lecture seule déjà partagés avec des utilisateurs extérieurs à l’organisation. Avant tout changement, il est donc recommandé d’en informer les chefs d’équipe et de leur laisser le temps d’ajuster les processus en conséquence.

Option 2 : autoriser les membres du projet à définir les autorisations de partage des liens en lecture seule

En fonction des paramètres définis par les utilisateurs pour leurs projets individuels, les liens en lecture seule peuvent être soit publics et sans authentification requise, soit réservés à un usage interne à l’organisation uniquement. Dans le deuxième cas de figure, une authentification est requise pour accéder à un lien en lecture seule.

Cette option est recommandée lorsque les utilisateurs du domaine utilisent des liens en lecture seule à la fois en interne et avec des utilisateurs n’appartenant pas à l’organisation. Ils peuvent, par exemple, avoir régulièrement besoin de communiquer une vue en lecture seule de leur projet à un partenaire externe, un consultant ou un client potentiel.

Note

Lorsque cette option est choisie, les autorisations pour les nouvelles vues sont restreintes à l’organisation par défaut. Les membres du projet peuvent tout de même partager ces vues avec des utilisateurs extérieurs à l’organisation s’ils le souhaitent.

Commandes au niveau du projet

Les utilisateurs disposant d’une formule Starter, Advanced, Enterprise, Enterprise+, et formules héritées Premium, Business et Legacy Enterprise peuvent définir des autorisations d’accès aux liens en lecture seule pour chaque projet.

Les utilisateurs peuvent accéder à ces paramètres lorsque le super administrateur active les autorisations de partage de vue de projet en lecture seule à l’échelle du domaine pour les membres.

Cette fonctionnalité permet aux membres du projet de renforcer la sécurité si la vue en lecture seule contient des informations sensibles ou est uniquement destinée à un usage interne. Les paramètres d’autorisations par défaut pour toutes les nouvelles vues sont restreints aux membres de votre entreprise.

Membres de votre entreprise

Lorsque cette option est sélectionnée, le lien en lecture seule du projet est réservé à un usage interne à l’organisation uniquement. Le destinataire d’un lien en lecture seule devra ainsi s’authentifier pour y avoir accès. La méthode d’authentification pour le domaine est définie par le super administrateur (au choix : authentification unique de Google (SSO), un fournisseur d’identité SAML comme Okta ou aucune méthode d’authentification).

Toute personne en possession du lien

Lorsque cette option est sélectionnée, le lien en lecture seule du projet est public. Aucune authentification n’est nécessaire pour y accéder. Cette option est recommandée pour les liens en lecture seule partagés avec des utilisateurs n’appartenant pas à l’organisation, tels que des clients, des fournisseurs ou le public en général.

Authentification pour les destinataires de liens en lecture seule

Les destinataires de liens en lecture seule dont les paramètres d’autorisation sont réservés à un usage interne à l’organisation uniquement peuvent y accéder au moyen d’une authentification.

Les membres de votre organisation disposant d’un compte Asana peuvent s’authentifier en se connectant à leur compte Asana.

Les membres de votre organisation ne disposant pas d’un compte Asana peuvent s’authentifier de deux façons :

Tout d’abord, assurez-vous que les membres de votre organisation ont accès à Asana par le biais du fournisseur d’identité de votre domaine (Ex. : Okta, authentification unique de Google (SSO)). Une fois que tout est opérationnel, ils pourront s’authentifier à l’aide d’un lien en lecture seule. La création d’un compte Asana n’est pas nécessaire. Les destinataires d’un lien en lecture seule s’authentifiant au moyen du fournisseur pour accéder au lien ne sont pas considérés comme des membres à part entière et n’ont donc aucune incidence sur la facturation, sauf s’ils terminent leur inscription.
En créant un compte Asana avec une adresse e-mail appartenant au domaine de l’entreprise, si l’organisation n’a pas défini de fournisseur d’identité.

Les destinataires de liens en lecture seule dont les paramètres d’autorisation permettent l’accès à tout utilisateur disposant du lien peuvent y accéder sans s’authentifier.

Limites

Le nombre de tâches affichées dans un lien en lecture seule est limité à 200. Les tris et les filtres peuvent être utilisés pour maximiser le nombre de tâches pertinentes dans cette limite.

Note

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Note
Cet article a été traduit par l’IA.
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Créer un lien partageable

À partir de là, vous avez la possibilité de :

Consulter le lien partageable

Désactiver un lien partageable

Activer et désactiver les autorisations à partager des liens