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Communication par e-mail avec les auteurs de formulaires

Dans cet article

Disponible avec les formules Asana Starter, Advanced, Enterprise et Enterprise+. Disponible pour les divisions.

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de votre organisation qui ont envoyé des formulaires de répondre aux soumissions de formulaires par e-mail, même s’ils ne disposent pas d’une licence Asana. Ainsi, toutes les équipes peuvent suivre et assurer le suivi des demandes.

Cela vous permettra de :

  • Standardiser la réception du travail et suivre les demandes internes au sein de votre organisation dans un processus centralisé.
  • Recueillir les informations importantes dès le départ pour éviter que les détails clés ne soient perdus.
  • Permettre une collaboration et une communication fluides entre les personnes qui envoient les formulaires, les demandeurs et les destinataires des demandes pour assurer la progression du travail. 
Note iconNote

Cette fonctionnalité n’est pas disponible pour les organisations qui ont activé la conformité HIPAA.

Créer un formulaire

Pour créer un formulaire, accédez au projet souhaité, puis au menu Personnaliser et cliquez sur Formulaires. Vous pouvez alors créer un nouveau formulaire en cliquant sur le bouton +Ajouter ou en modifiant un formulaire existant.

Créer un formulaire de création de tickets

Vous pouvez tenir les utilisateurs de formulaires de votre organisation informés de leurs demandes, même s’ils ne disposent pas d’une licence Asana. Pour ce faire, vous devez modifier les paramètres d’accès à votre formulaire en Organisation uniquement.

  1. Accédez au menu Personnaliser
  2. Créez un nouveau formulaire ou choisissez-en un existant
  3. Accédez à l’onglet Paramètres
  4. Définissez l’accès au formulaire sur Organisation uniquement
  5. Activez l’option Recevoir des réponses par e-mail pour recevoir les commentaires de l’auteur du formulaire
  6. Activez l’option Envoyer des réponses par e-mail pour envoyer des commentaires par e-mail à l’auteur du formulaire
Note iconNote

Les personnes qui envoient des tickets n’ont pas besoin d’une licence Asana. Cependant, ils doivent disposer d’une adresse e-mail associée au domaine de l’organisation ou être ajoutés en tant qu’invités.

Formulaires de réponses

Dans l’exemple ci-dessus, nous pouvons voir ce qui suit :

  1. Eric n’a pas de licence Asana, mais il a pu répondre par e-mail pour s’enquérir du statut d’une demande. Bien qu’il ait été envoyé par e-mail, ce commentaire a été reçu sur Asana en tant que commentaire.
  2. Hailey, qui dispose d’une licence Asana, commente la tâche et demande à Josef de prendre en charge cette demande. Éric ne verra pas ce commentaire.
  3. Josef, qui dispose d’une licence Asana, commente la tâche et coche la case Envoyer la réponse à l’expéditeur. Eric recevra le commentaire de Josef par e-mail.
  4. Josef commente à nouveau la tâche. Eric ne verra pas ce commentaire. Josef vient de cocher la case, donc le prochain message sera envoyé à Eric

    Voici un exemple de ce à quoi ressemblerait une réponse de Josef pour Éric.

    Réponse par e-mail

    Note iconNote

    Les domaines SAML requis nécessitent un mappage de groupe SAML ou une licence en lecture seule pour permettre aux utilisateurs n’utilisant pas Asana d’accéder aux formulaires. Cela ne s’applique pas aux divisions avec SAML requis.

    Règles pour le suivi des demandes

    Pour simplifier le suivi des demandes, vous pouvez créer des règles automatisées qui améliorent la communication et garantissent un suivi en temps opportun. Voici deux règles clés que vous pouvez configurer :

    1. Déclencher des actions en fonction des commentaires
      Configurez une règle qui se déclenche automatiquement lorsqu’un commentaire est envoyé à l’auteur du formulaire ou reçu de celui-ci. Cela garantit que les mises à jour, les demandes ou les réponses pertinentes sont capturées et traitées sans intervention manuelle.
      Commentateur 
    2. Envoi d’e-mails

      Configurez une action de règle qui envoie automatiquement un e-mail à l’expéditeur du formulaire. En utilisant des variables dynamiques, vous pouvez personnaliser le message avec des détails.

    Envoi d’e-mails

    FAQ

    Pourquoi ne puis-je pas modifier le champ e-mail dans l’éditeur de formulaires lorsque les paramètres du formulaire de réponse par e-mail sont activés ?

    Lorsque vous activez les paramètres « Recevoir des réponses par e-mail » et « Envoyer des réponses par e-mail », nous enregistrons l’adresse e-mail vérifiée de l’auteur du formulaire pour activer les réponses par e-mail.

    Que se passe-t-il si je désactive l’un des paramètres, mais pas l’autre ?

    Les paramètres « recevoir des réponses par e-mail » et « envoyer des réponses par e-mail » peuvent fonctionner indépendamment. Ces paramètres vous permettent de disposer d’un canal de communication bidirectionnel ou unidirectionnel. Par exemple, il peut y avoir des cas d’utilisation où vous souhaitez permettre aux utilisateurs Asana d’envoyer des réponses à l’expéditeur du formulaire, mais ne souhaitez pas recevoir de réponses de la part des expéditeurs.

    Que se passe-t-il si j’active le paramètre « Ajouter comme collaborateur » ?

    Outre les paramètres d’envoi et de réponse par e-mail, tout utilisateur Asana à l’origine d’un formulaire sera ajouté à la tâche en tant que collaborateur. Si la personne qui envoie le formulaire n’a pas de compte Asana, elle ne sera pas ajoutée à la tâche en tant que collaborateur. Vous pouvez toutefois utiliser la case à cocher dans la zone de commentaires des tâches pour lui envoyer votre commentaire par e-mail.

    Comment cela fonctionne-t-il sur mobile ?

    La prise en charge mobile est limitée pour le moment. À l’heure actuelle, vous pouvez différencier un commentaire standard (interne) sur une tâche d’un commentaire envoyé ou reçu par e-mail.

    Cette fonctionnalité prend-elle en charge l’envoi et la réception de pièces jointes ?

    Oui, nous prenons en charge les pièces jointes entrantes et sortantes.

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Note iconNote

Cet article a été traduit par l’IA.

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