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Automatisations

Dans cet article

Qui peut utiliser cette fonctionnalité?
StarterAdvancedEnterpriseEnterprise+PremiumBusinesslegacy Enterprise

Pour en savoir plus, consultez notre page de tarification.

Les automatisations de portefeuille sont disponibles avec les formules Asana Advanced, Enterprise et Enterprise+.

Les automatisations vous permettent d'automatiser les tâches quotidiennes et de mettre facilement en place des processus. Pour qu'une automatisation fonctionne, elle doit être constituée d'un déclencheur qui l'active et d'une action à exécuter automatiquement. Par exemple, une automatisation peut être créée pour attribuer automatiquement une tâche (action) lorsqu'une échéance est définie (déclencheur).

Découvrez les automatisations gratuitement. Profitez dès aujourd'hui d'un essai Asana gratuit.

Articles connexes :

Optimisez vos processus avec les automatisations Asana. Participez à notre formation en ligne sur l'automatisation des processus sur Asana pour en savoir plus.

Création d'une automatisation

Les automatisations sont disponibles à la fois dans les projets et dans les portefeuilles. Vous pouvez configurer des automatisations au sein des projets et des portefeuilles, ce qui vous permet d'automatiser les actions clés et d'assurer une gestion fluide de plusieurs projets.

Lors de la création d'une automatisation, vous pouvez choisir parmi les automatisations prédéfinies dans la galerie d'automatisations ou créer une automatisation personnalisée. Les automatisations prédéfinies de la galerie ont été conçues pour répondre aux scénarios de processus courants. Les automatisations personnalisées vous permettent de créer des automatisations adaptées à vos processus uniques.

Pour créer une automatisation depuis la galerie :

  1. Accédez à Personnaliser en haut à droite de votre projet.
  2. Cliquez sur Automatisations
  3. Cliquez sur + Ajouter
  4. Sélectionnez une automatisation dans la galerie ou créez-en une nouvelle de toutes pièces
Note iconNote

Chaque automatisation sur Asana possède son propre URL unique, accessible directement depuis le navigateur. Ces URL sont automatiquement générées lors de la création des automatisations et restent inchangées pendant toute la durée de vie de l'automatisation.

Générateur d'automatisations personnalisées

Le générateur d'automatisations personnalisées est disponible avec les formules Asana Starter, Advanced, Enterprise et Enterprise+, ainsi qu'avec les formules antérieures Business et Legacy Enterprise. 

 

Pour créer une automatisation personnalisée :

  1. Vous pouvez soit saisir des instructions pour le Studio IA, soit sélectionner Création de A à Z, soit sélectionner une automatisation proposée.
  2. Cliquez sur l'icône en forme d'engrenage dans le coin supérieur droit pour accéder à des paramètres supplémentaires.
  3. Cliquez sur Automatisation sans nom pour donner un nom à votre automatisation.
  4. Choisissez des déclencheurs et des actions, et ajoutez des conditions si nécessaire.
  5. Cliquez sur Publier.
Note iconNote

Les automatisations sont déclenchées par le premier niveau de sous-tâches uniquement, ce qui signifie que les sous-sous-tâches, sous-sous-sous-tâches, etc. ne les activent pas.

Modification d'une automatisation

Modifiez vos automatisations à tout moment en revenant sur le projet concerné et en sélectionnant l'automatisation à modifier.

Pour modifier une automatisation :

  1. Cliquez sur le menu Personnaliser
  2. Cliquez sur Automatisations 
  3. Cliquez sur les trois points à côté de l'automatisation que vous souhaitez modifier.
  4. Cliquez sur Modifier
Note iconNote

Toutes les modifications apportées à vos automatisations s'appliquent uniquement à partir du moment de leur validation. Les modifications ne s'appliquent pas rétroactivement.

Les automatisations qui impliquent des déclencheurs externes ou des actions externes, telles que l'envoi d'e-mails ou de messages directs (par exemple, via Outlook, Salesforce ou Slack), ne peuvent être modifiées que par le créateur de l'automatisation, car les déclencheurs/actions externes sont authentifiés à l'aide des identifiants du compte du créateur de l'automatisation.

Mise en pause d'une automatisation

Vous pouvez mettre une automatisation en pause à tout moment. Cliquez sur le bouton Activer en haut à droite pour mettre l'automatisation en pause. 

Suppression d'une automatisation

Vous pouvez supprimer une automatisation à tout moment en cliquant sur l'automatisation en question depuis le menu Personnaliser, puis sur les trois points, et enfin sur le bouton Supprimer.

Paramètres de l'automatisation

Pour accéder aux paramètres d'automatisation, cliquez sur l'icône en forme d'engrenage en haut à droite du générateur d'automatisations.

Selon le type d'automatisation, les paramètres d'automatisation contiendront 3 des onglets suivants : Général, Autorisations, Studio IA, AI Teammates.

Dans les paramètres généraux, vous pouvez modifier le nom de l'automatisation. Vous pouvez également choisir si l'automatisation peut être déclenchée par d'autres automatisations et si elle doit s'exécuter sur des sous-tâches.

Transférer la propriété d'une automatisation

Si le propriétaire initial d'une automatisation perd l'accès au projet ou quitte l'organisation, les membres de l'équipe disposant d'autorisations de modification peuvent revendiquer la propriété de l'automatisation. Asana informera les éditeurs du projet lorsque des automatisations deviennent orphelines, ce qui facilitera l'identification des automatisations nécessitant une attention particulière.

Pour revendiquer la propriété d'une automatisation orpheline, accédez à l'automatisation dans la liste des automatisations de votre projet et, dans le menu Autorisations, cliquez sur Devenir propriétaire. Une fois que vous aurez pris la responsabilité de l'automatisation, vous pourrez la modifier et recevoir des notifications en cas de problème.

Automatisations basées sur les sections

Avec les formules payantes, l'icône en forme d'éclair dans les sections indique qu'une automatisation est appliquée à cette section spécifique. Celles-ci sont visibles dans les vues Liste et Tableau.

Cliquez sur l'éclair pour ouvrir le menu des automatisations lié à cette section et modifier les automatisations existantes ou en ajouter de nouvelles.

Pour modifier une automatisation, cliquez sur le crayon qui s'affiche lorsque vous passez le curseur sur celle-ci.

Combinaisons de déclencheurs et actions multiples

Vous pouvez également combiner plusieurs déclencheurs et/ou logiques conditionnelles et plusieurs actions pour automatiser les tâches récurrentes.

Vous pouvez utiliser l'action effectuée par une automatisation pour en déclencher une autre.

Le nombre maximal d'automatisations par projet est fixé à 50, quelle que soit la taille ou le niveau de la formule.

Automatisations personnalisées

Déclencheurs

  • Vous pouvez ajouter jusqu'à 20 déclencheurs par automatisation personnalisée.
  • Vous pouvez sélectionner plusieurs fois le même déclencheur
  • Vous ne pouvez pas choisir les déclencheurs L'échéance est proche ou La tâche est en retard pour les sous-tâches. Pour utiliser l'un de ces déclencheurs, vous devez modifier l'automatisation en Exécutée sur les tâches.

Actions multiples

  • Lorsqu'un ou plusieurs déclencheurs sont activés, vous pouvez choisir jusqu'à 20 actions à réaliser.
  • Il n'est pas possible d'ajouter la même action plusieurs fois

Déclencheurs basés sur la colonne ou la section

Les déclencheurs basés sur des colonnes ou sections sont destinés aux projets en vue Tableau ou aux projets comportant des sections réductibles.

Automatisations des champs personnalisés

Les automatisations de champs personnalisés sont disponibles pour tous les projets qui comprennent ce type de champs. Les champs personnalisés d'utilisateurs sont également pris en charge par cette fonctionnalité.

Note iconNote

Pour activer ces automatisations, commencez par ajouter un champ personnalisé à votre projet.

Automatisations dans les actions groupées

Avec les actions groupées, vous pouvez appliquer plusieurs automatisations à la fois. Cela vous permet de standardiser vos processus à l'échelle de l'entreprise et d'apporter des modifications rétroactives aux projets déjà en cours.

Mises à jour sur les automatisations mal configurées

Si une automatisation est brisée (ex. : « Marquée comme terminée > Déplacer dans la colonne “Terminées” », et quelqu'un supprime votre colonne « Terminées »), nous adressons un e-mail à son propriétaire afin qu'il la répare.

  • Un e-mail vous est envoyé la première fois qu'une automatisation est déclenchée sans pouvoir aboutir en raison d'une mauvaise configuration. Aucun autre e-mail ne vous sera envoyé à moins que l'automatisation ne soit réparée, correctement exécutée au moins une fois, puis à nouveau brisée.

  • Tous les utilisateurs disposant des droits de lecture sur l'automatisation en question peuvent en consulter le statut exact.

  • Une fois l'automatisation réparée et les modifications enregistrées, ces avertissements disparaissent.

Tarification

Les automatisations sont disponibles pour toutes les formules payantes sur Asana. Le générateur d'automatisations personnalisées est disponible avec les formules Asana Starter, Advanced, Enterprise et Enterprise+, et formules antérieures Business et Legacy Enterprise.

Un ensemble d'automatisations est disponible pour les clients utilisant l'ancienne formule Premium :

  • Tâche déplacée dans la colonne/section > Marquer comme terminée
  • Tâche marquée comme terminée > Déplacer dans la colonne/section
  • Champ personnalisé modifié > Déplacer dans la colonne/section
  • Tâche déplacée dans la colonne/section > Définir le champ personnalisé
  • Champ personnalisé modifié > Marquer la tâche comme terminée
  • Tâche marquée comme terminée > Modifier le champ personnalisé

Foire aux questions

Comment fonctionnent les automatisations sur Asana ?

Les automatisations permettent d'automatiser les tâches routinières en associant un déclencheur (comme la définition d'une échéance) à une action (comme l'attribution automatique de la tâche à quelqu'un), ce qui vous permet de rationaliser les processus sans intervention manuelle.

Puis-je modifier une automatisation après l'avoir créée ?

Oui, vous pouvez modifier n'importe quelle automatisation en cliquant sur le menu Personnaliser, en sélectionnant l'automatisation dans la section Modifier, puis en cliquant sur Modifier. Toutefois, les modifications ne s'appliquent qu'aux tâches futures et non de manière rétroactive.

Que se passe-t-il lorsqu'une automatisation est mal configurée ?

Asana envoie un e-mail au propriétaire de l'automatisation la première fois qu'une automatisation mal configurée ne se déclenche pas (par exemple, lorsqu'une colonne référencée est supprimée), et tous les utilisateurs disposant des droits de lecture peuvent consulter le statut de l'automatisation jusqu'à ce qu'elle soit corrigée.

Combien d'automatisations puis-je ajouter à un seul projet ?

Vous pouvez ajouter jusqu'à 50 automatisations par projet, quelle que soit la taille ou le niveau de votre formule, et jusqu'à 20 déclencheurs et 20 actions par automatisation personnalisée.

Note iconNote

Cet article a été traduit par l’IA.

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Comment utiliser les règles pour automatiser des tâches sur Asana | Centre d'aide