Loading
PLATFORM
MOGELIJKHEDEN
ASANA AI
ALLE ABONNEMENTEN
Type bedrijf
Teams
Sectoren
Use cases
LEREN
ONDERSTEUNING
DIENSTEN
Helpcentrum
search-icon

Onderwerpen

Regels

In dit artikel

Beschikbaar op de volgende Asana-niveaus: Starter, Advanced, Enterprise en Enterprise+, evenals legacy tiers: Premium, Business en Legacy Enterprise.

Portfolioregels zijn beschikbaar op de Asana-niveaus Advanced, Enterprise en Enterprise+.

Ga naar onze pagina met prijzen voor meer informatie.

Met regels kun je routinetaken stroomlijnen en eenvoudig Workflows opzetten. Voor de werking van een regel heb je een trigger nodig die de regel activeert en een actie die automatisch wordt uitgevoerd. Er kan bijvoorbeeld een regel worden gemaakt om automatisch een Taak toe te wijzen (actie) wanneer een Vervaldatum is ingesteld (trigger).

Ontdek regels gratis. Start vandaag nog een gratis Asana-proefperiode.

Gerelateerde artikelen:

Versterk je processen met Asana Regels. Doe mee aan onze virtuele training Workflows automatiseren in Asana om te leren hoe je dat doet.

Een regel maken

Regels zijn beschikbaar in zowel projecten als portfolio's. Je kunt regels instellen binnen projecten en portfolio's, zodat je belangrijke acties kunt automatiseren en kunt zorgen voor een soepel beheer van meerdere projecten.

Bij het maken van een regel kun je kiezen uit kant-en-klare regels in de regelgalerij, of je kunt een aangepaste regel maken. De kant-en-klare regels in de galerij zijn ontworpen voor veelvoorkomende Workflow-scenario's. Met aangepaste regels kun je regels maken die zijn afgestemd op je unieke processen.

Een regel maken vanuit de galerij:

  1. Navigeer naar Aanpassen in de rechterbovenhoek van je project
  2. Klik op Regels
  3. Klik op + Toevoegen
  4. Selecteer een regel uit de galerij
  5. Vul de gespecifieerde parameter in
  6. Klik op Regel publiceren
Opmerking iconOpmerking

Elke regel in Asana heeft een eigen unieke URL die rechtstreeks via de Browser toegankelijk is. Deze URL's worden automatisch gegenereerd wanneer regels worden gemaakt en blijven gedurende de hele levensduur van de regel consistent.

Aangepaste regels-bouwer

De aangepaste regels-bouwer is beschikbaar op de Asana-niveaus Starter, Advanced, Enterprise en Enterprise+, evenals legacy tiers Business en Legacy Enterprise. 

Om een aangepaste regel te maken:

  1. Navigeer naar Aanpassen in de rechterbovenhoek van je project
  2. Klik onder de Sectie toevoegen op Regels
  3. Selecteer Aangepaste regel maken
  4. Selecteer in de Vervolgkeuze Uitvoeren op Taken of Uitvoeren op Taken en Subtaken
  5. Kies een naam voor je regel
  6. Kies triggers en acties, en voeg indien nodig voorwaarden toe.
  7. Klik op Regel publiceren.
Opmerking iconOpmerking

Regels worden alleen uitgevoerd op Subtaken van het eerste niveau (d.w.z. niet op sub-subtaken, sub-sub-subtaken, enz.)

Een regel bewerken

Bewerk je regels op elk gewenst moment door terug te navigeren naar het project en de regel te selecteren die je wilt bijwerken.

Om een regel te bewerken:

  1. Klik op het menu Aanpassen
  2. Klik in de Sectie Bewerken op Regels
  3. Klik op het driepunten-pictogram naast de regel die je wilt bewerken
  4. Klik op Bewerken
Opmerking iconOpmerking

Eventuele wijzigingen die je in je regels aanbrengt, zijn alleen van toepassing vanaf het moment dat je ze aanbrengt. Bewerkingen zijn niet met terugwerkende kracht van toepassing.

Regels die externe triggers of externe acties omvatten, zoals het verzenden van e-mails of directe berichten (bijvoorbeeld via Outlook, Salesforce of Slack), kunnen alleen worden bewerkt door de maker van de regel, omdat de externe triggers/acties worden geverifieerd met de Inloggegevens van de maker van de regel.

Een regel pauzeren

Je kunt een regel op elk moment pauzeren door op de regel in je Zijbalk te klikken en vervolgens op Actief te klikken. Als je de regel weer actief wilt maken, volg je dezelfde stappen, maar klik je op Gepauzeerd.

Een regel verwijderen

Je kunt een regel op elk moment verwijderen door op de regel in je Zijbalk te klikken, en vervolgens op de knop Regel verwijderen.

Regelinstellingen

Om toegang te krijgen tot de regelinstellingen, klikt u op het tandwielpictogram rechtsboven in de regelbouwer.

Rule settings button

Regelinstellingen bevatten 2 tabbladen: Algemene instellingen en Toestemmingsinstellingen.

Settings 1

Onder Algemene instellingen kun je de naam van de regel beheren. Je kunt ook kiezen of de regel kan worden geactiveerd door andere regels en of de regel moet worden uitgevoerd op Subtaken.

Settings 2

Onder Toestemmingsinstellingen kun je de eigenaar van de regel bekijken en de toestemmingen voor de Regelbewerker selecteren.

Verantwoordelijkheid voor een regel overdragen

Als de oorspronkelijke eigenaar van een regel de toegang tot het project verliest of de organisatie verlaat, kunnen Team-leden met bewerkingsrechten de Verantwoordelijkheid voor de regel claimen. Asana stelt projectbewerkers op de hoogte wanneer regels geen eigenaar meer hebben, zodat het gemakkelijk is om te bepalen welke regels aandacht nodig hebben.

Om de Verantwoordelijkheid voor een verweesde regel op je te nemen, navigeer je naar de regel in de regellijst van je project en klik je in het menu Toestemmingen op Eigenaar worden. Zodra je de Verantwoordelijkheid op je neemt, kun je de regel bewerken en meldingen ontvangen over eventuele problemen.

Sectiegebaseerde regels

Bij betaalde abonnementen geeft het bliksemschicht-pictogram in Secties aan dat er een regel is toegepast op die specifieke Sectie. Deze zijn zichtbaar in de lijst- en Bordweergave.

Zodra de regel geactiveerd wordt, zal het Pictogram gaan animeren. Door op de bliksemschicht te klikken, wordt een regelmenu geopend voor die Sectie, waarmee je nieuwe regels kunt toevoegen of bestaande regels kunt bewerken.

Je kunt een regel bewerken door op het potloodpictogram te klikken dat verschijnt als je er met de muis overheen gaat.

Rules in sections.png

Triggercombinaties en meervoudige acties

Je kunt ook triggercombinaties en/of voorwaardelijke logica en meerdere acties gebruiken om routinetaken te automatiseren.

Je kunt de actie die door de ene regel wordt uitgevoerd, gebruiken om een andere regel te activeren.

Het maximum aantal regels per project is vastgesteld op 50, ongeacht de grootte van het abonnement of het abonnementsniveau.

Aangepaste regels

Triggers

  • Je kunt tot 20 triggers toevoegen per aangepaste regel.
  • U kunt de trigger meer dan eens kiezen
  • U kunt de triggers Vervaldatum nadert of Taak is vervallen niet kiezen voor Subtaken. Om een van deze triggers te kunnen gebruiken, moet je de regel wijzigen naar Wordt uitgevoerd op Taken.

Meerdere acties

  • Wanneer een of meer triggers activeren, kun je tot 20 acties kiezen die als gevolg daarvan gebeuren.
  • Je kunt dezelfde actie niet meer dan één keer toevoegen.

Triggers op basis van kolommen of Secties

Triggers op basis van kolommen of Secties zijn voor Bordweergave-projecten of projecten met samenvouwbare Secties.

Aangepast veldregels

Regels voor Aangepast veld zijn beschikbaar voor alle projecten met aangepaste velden. Aangepaste velden voor personen worden ook ondersteund.

Opmerking iconOpmerking

Om deze regels te ontgrendelen, moet je eerst een Aangepast veld aan je project toevoegen.

Regels in bundels

Met bundels kun je meerdere regels tegelijk toepassen. Zo kun je processen op schaal standaardiseren en met terugwerkende kracht updates aanbrengen in projecten die al aan de gang zijn.

Updates over verkeerd geconfigureerde regels

Als een regel verkeerd geconfigureerd wordt (voorbeeld: 'Gemarkeerd als Voltooid > Taak verplaatsen naar kolom “Gereed” en iemand verwijdert je kolom “Gereed”), dan sturen wij de eigenaar van de regel een e-mail om hem/haar te laten weten dat de kolom hersteld moet worden.

  • We sturen je een e-mail als een regel voor de eerste keer geactiveerd wordt, maar niet kan worden uitgevoerd omdat deze verkeerd geconfigureerd is. We sturen je pas opnieuw een e-mail als dit gecorrigeerd is en de regel minstens één keer met succes uitgevoerd is voordat deze opnieuw verkeerd geconfigureerd wordt.

  • Alle gebruikers met leestoegang tot de regel in kwestie kunnen de juiste status van de regel zien.

  • Zodra je de regel bijwerkt naar een correcte configuratie en de bijwerkingen opslaat, verdwijnen die waarschuwingen.

Prijsberekening

Regels zijn beschikbaar in elk betalend niveau van Asana. De Aangepaste regels-bouwer is beschikbaar op de Asana-niveaus Starter, Advanced, Enterprise en Enterprise+, evenals legacy tiers Business en Legacy Enterprise.

Een subset van regels is beschikbaar voor klanten met het verouderde Premium-niveau:

  • Ga naar kolom/Sectie > Markeer Voltooid
  • Markeren als Voltooid > Verplaats naar kolom/Sectie
  • Aangepast veld gewijzigd > Verplaatsen naar kolom/Sectie
  • Verplaatsen naar kolom/Sectie > Aangepast veld instellen
  • Aangepast veld gewijzigd > Markeren als Voltooid
  • Markeren als Voltooid > Aangepast veld instellen

Veelgestelde vragen

Hoe werken regels In Asana?

Regels automatiseren routinetaken door een trigger (zoals het instellen van een vervaldatum) te combineren met een actie (zoals het automatisch toewijzen van de taak aan iemand), waardoor je Workflows kunt stroomlijnen zonder handmatige tussenkomst.

Kan ik een regel bewerken nadat ik deze heb gemaakt?

Ja, je kunt elke regel bewerken door op het menu 'Aanpassen' te klikken, de regel te selecteren onder de Sectie 'Bewerken' en op 'Bewerken' te klikken. Wijzigingen zijn echter alleen van toepassing op toekomstige Taken en niet met terugwerkende kracht.

Wat gebeurt er wanneer een regel verkeerd wordt geconfigureerd?

Asana stuurt de eigenaar van de regel een e-mail de eerste keer dat een verkeerd geconfigureerde regel niet afgaat (bijvoorbeeld wanneer een kolom waarnaar wordt verwezen wordt verwijderd), en alle gebruikers met leestoegang kunnen de status van de regel zien totdat deze is gecorrigeerd.

Hoeveel regels kan ik aan één project toevoegen?

Je kunt tot 50 regels per project toevoegen, ongeacht de grootte of het niveau van je abonnement, en je kunt tot 20 triggers en 20 acties toevoegen per aangepaste regel.

 

Note iconOpmerking

Dit artikel is vertaald met AI.

Feedback over de vertaling versturen.

Gerelateerde artikelen

Wordt geladen
Regels gebruiken om Taken te automatiseren | Asana-helpcentrum