Loading
Producten
AI Platform
MOGELIJKHEDEN
Type bedrijf
Teams
Sectoren
Use cases
LEREN
ONDERSTEUNING
DIENSTEN
Helpcentrum
search-icon

Onderwerpen

Geen artikelen gevonden voor dit onderwerp.

Automatiseringen

In dit artikel

Wie kan deze functie gebruiken?
StarterAdvancedEnterpriseEnterprise+PremiumBusinesslegacy Enterprise

Ga naar onze pagina met prijzen voor meer informatie.

Portfolio-automatiseringen zijn beschikbaar op de Asana-niveaus Advanced, Enterprise en Enterprise+.

Met automatiseringen kun je routinetaken stroomlijnen en eenvoudig workflows opzetten. Voor de werking van een automatisering heb je een trigger nodig die de automatisering activeert en een actie die automatisch wordt uitgevoerd. Er kan bijvoorbeeld een automatisering worden gemaakt om automatisch een taak toe te wijzen (actie) wanneer een vervaldatum is ingesteld (trigger).

Verken automatiseringen gratis. Start vandaag nog een gratis Asana-proefperiode.

Gerelateerde artikelen:

Versterk je processen met Asana-automatiseringen. Doe mee aan onze virtuele training Workflows automatiseren in Asana om te leren hoe je dat doet.

Een automatisering maken

Automatiseringen zijn beschikbaar in zowel projecten als portfolio's. Je kunt automatiseringen instellen binnen projecten en portfolio's, zodat je belangrijke acties kunt automatiseren en het soepele beheer van meerdere projecten kunt garanderen.

Wanneer je een automatisering maakt, kun je kiezen uit vooraf gemaakte automatiseringen in de galerij met automatiseringen of een aangepaste automatisering maken. Vooraf gebouwde automatiseringen in de galerij zijn ontworpen om veelvoorkomende workflowscenario's aan te pakken. Met aangepaste automatiseringen kun je automatiseringen maken die zijn afgestemd op je unieke processen.

Een automatisering maken vanuit de galerij:

  1. Navigeer naar Aanpassen in de rechterbovenhoek van je project
  2. Klik op Automatiseringen
  3. Klik op +Toevoegen
  4. Selecteer een automatisering uit de galerij of maak een nieuwe vanaf nul
Opmerking iconOpmerking

Elke automatisering in Asana heeft zijn eigen unieke URL die rechtstreeks toegankelijk is via de browser. Deze URL's worden automatisch gegenereerd wanneer automatiseringen worden gemaakt en blijven consistent gedurende de levensduur van de automatisering.

Bouwer voor aangepaste automatiseringen

De bouwer voor aangepaste automatiseringen is beschikbaar op de volgende Asana-niveaus Starter, Advanced, Enterprise en Enterprise+, evenals legacy tiers Business en Legacy Enterprise. 

 

Om een aangepaste automatisering te maken:

  1. Je kunt instructies voor AI Studio invoeren, Begin vanaf nul selecteren of een uitgelichte automatisering selecteren.
  2. Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek om aanvullende instellingen te beheren.
  3. Klik op Automatisering zonder titel om een naam voor je automatisering toe te voegen.
  4. Kies triggers, acties en voeg indien nodig voorwaarden toe.
  5. Klik op Publiceren.
Opmerking iconOpmerking

Automatiseringen worden alleen uitgevoerd op subtaken van het eerste niveau (d.w.z. automatiseringen worden niet uitgevoerd op sub-subtaken, sub-sub-subtaken, enz.)

Een automatisering bewerken

Bewerk je automatiseringen op elk gewenst moment door terug te navigeren naar het project en de automatisering te selecteren die je wilt bijwerken.

Om een automatisering te bewerken:

  1. Klik op het menu Aanpassen
  2. Klik op Automatiseringen 
  3. Klik op het driepunten-pictogram naast de automatisering die je wilt bewerken
  4. Klik op Bewerken
Opmerking iconOpmerking

Alle wijzigingen die je in je automatiseringen aanbrengt, zijn alleen van toepassing op toekomstige automatiseringen. Bewerkingen zijn niet met terugwerkende kracht van toepassing.

Automatiseringen die betrekking hebben op externe triggers of externe acties, zoals het verzenden van e-mails of directe berichten (bijvoorbeeld via Outlook, Salesforce of Slack), kunnen alleen worden bewerkt door de maker van de automatisering, omdat de externe triggers/acties worden geverifieerd met behulp van de accountinloggegevens van de maker van de automatisering.

Een automatisering pauzeren

Je kunt een automatisering op elk moment pauzeren. Klik op de schakelknop Actief in de rechterbovenhoek om de automatisering te pauzeren. 

Een automatisering verwijderen

Je kunt een automatisering op elk moment verwijderen door in het menu Aanpassen op de automatisering te klikken, op het driepunten-pictogram te klikken en vervolgens op de knop Verwijderen te klikken.

Automatiseringsinstellingen

Om toegang te krijgen tot de automatiseringsinstellingen, klikt u op het tandwielpictogram rechtsboven in de automatiseringsbouwer.

Afhankelijk van het type automatisering bevatten de automatiseringsinstellingen 3 van de volgende tabbladen: Algemeen, Machtigingen, AI Studio, AI-teamgenoten.

Onder Algemene instellingen kun je de naam van de automatisering beheren. Je kunt ook kiezen of de automatisering kan worden geactiveerd door andere automatiseringen, en of de automatisering moet worden uitgevoerd op subtaken.

De verantwoordelijkheid voor een automatisering overdragen

Als de oorspronkelijke eigenaar van een automatisering de toegang tot het project verliest of de organisatie verlaat, kunnen teamleden met bewerkingsrechten de verantwoordelijkheid voor de automatisering opëisen. Asana zal projectbewerkers op de hoogte stellen wanneer automatiseringen eigenaarloos worden, zodat het gemakkelijk is om te identificeren welke automatiseringen aandacht nodig hebben.

Om de verantwoordelijkheid voor een wees-automatisering op te eisen, navigeer je naar de automatisering in de lijst met automatiseringen van je project en klik je in het menu Toestemmingen op Eigenaar worden. Zodra je de verantwoordelijkheid claimt, kun je de automatisering bewerken en meldingen ontvangen over eventuele problemen.

Sectiegebaseerde automatiseringen

Bij betaalde abonnementen geeft het bliksemschicht-pictogram in secties aan dat er een automatisering wordt toegepast op die specifieke sectie. Deze zijn zichtbaar in de lijst- en bordweergave.

Door op de bliksemschicht te klikken, wordt een menu met automatiseringen geopend voor die sectie, waarmee je nieuwe automatiseringen kunt toevoegen of bestaande automatiseringen kunt bewerken.

Je kunt een automatisering bewerken door op het potloodpictogram te klikken dat verschijnt als je er met de muis overheen gaat.

Triggercombinaties en meervoudige acties

Je kunt ook triggercombinaties en/of voorwaardelijke logica en meerdere acties gebruiken om routinetaken te automatiseren.

Je kunt de actie die door een automatisering wordt uitgevoerd, gebruiken om een andere te activeren.

Het maximale aantal automatiseringen per project is vastgesteld op 50, ongeacht de grootte of het niveau van het abonnement.

Aangepaste automatiseringen

Triggers

  • Je kunt tot 20 triggers toevoegen per aangepaste automatisering
  • U kunt de trigger meer dan eens kiezen
  • Je kunt de triggers Vervaldatum nadert of Taak is vervallen niet kiezen voor subtaken. Om een van deze triggers te gebruiken, moet je de automatisering wijzigen naar Wordt uitgevoerd op taken.

Meerdere acties

  • Wanneer een of meer triggers activeren, kun je tot 20 acties kiezen die als gevolg daarvan gebeuren
  • Je kunt dezelfde actie niet meer dan één keer toevoegen

Triggers op basis van kolommen of secties

Triggers op basis van kolommen of secties zijn voor bordweergaveprojecten of projecten met samenvouwbare secties.

Automatiseringen voor aangepaste velden

Automatiseringen voor aangepaste velden zijn beschikbaar voor alle projecten met aangepaste velden. Aangepaste velden voor personen worden ook ondersteund.

Opmerking iconOpmerking

Om deze automatiseringen te ontgrendelen, moet je eerst een aangepast veld aan je project toevoegen.

Automatiseringen in bundels

Met bundels kun je meerdere automatiseringen tegelijk toepassen. Zo kun je processen op schaal standaardiseren en met terugwerkende kracht updates uitvoeren voor projecten die al lopen.

Updates over verkeerd geconfigureerde automatiseringen

Als een automatisering verkeerd geconfigureerd wordt (voorbeeld: "Gemarkeerd als voltooid > Taak verplaatsen naar kolom "Gereed" en iemand verwijdert je kolom "Gereed"), dan sturen wij de eigenaar van de automatisering een e-mail om hem/haar te laten weten dat de kolom hersteld moet worden.

  • We sturen je een e-mail als een automatisering voor de eerste keer geactiveerd wordt, maar niet kan worden uitgevoerd omdat deze verkeerd geconfigureerd is. We sturen je pas opnieuw een e-mail als dit gecorrigeerd is en de regel minstens één keer met succes uitgevoerd is voordat deze opnieuw verkeerd geconfigureerd wordt.

  • Alle gebruikers met leestoegang tot de automatisering in kwestie kunnen de juiste status van de automatisering zien.

  • Zodra je de automatisering bijwerkt naar een correcte configuratie en de bijwerkingen opslaat, verdwijnen die waarschuwingen.

Prijsberekening

Automatiseringen zijn beschikbaar in elk betaald niveau in Asana. De aangepaste automatiseringsbouwer is beschikbaar op de volgende Asana-niveaus Starter, Advanced, Enterprise en Enterprise+, evenals legacy tiers Business en Legacy Enterprise.

Een subset van automatiseringen is beschikbaar voor klanten met het verouderde Premium-niveau:

  • Ga naar kolom/sectie > Markeer voltooid
  • Markeren als voltooid > Verplaatsen naar kolom/sectie
  • Aangepast veld gewijzigd > Verplaatsen naar kolom/sectie
  • Verplaatsen naar kolom/sectie > Aangepast veld instellen
  • Aangepast veld gewijzigd > Markeren als voltooid
  • Markeren als voltooid > Aangepast veld instellen

Veelgestelde vragen

Hoe werken automatiseringen in Asana?

Automatiseringen automatiseren routinetaken door een trigger (zoals het instellen van een vervaldatum) te combineren met een actie (zoals het automatisch toewijzen van de taak aan iemand), zodat je workflows kunt stroomlijnen zonder handmatige tussenkomst.

Kan ik een automatisering bewerken nadat ik deze heb gemaakt?

Ja, je kunt elke automatisering bewerken door op het menu Aanpassen te klikken, de automatisering te selecteren in de sectie Bewerken en op Bewerken te klikken, hoewel wijzigingen alleen van toepassing zijn op toekomstige taken en niet met terugwerkende kracht.

Wat gebeurt er wanneer een automatisering verkeerd wordt geconfigureerd?

Asana stuurt de eigenaar van de automatisering een e-mail de eerste keer dat een verkeerd geconfigureerde automatisering niet afgaat (bijvoorbeeld wanneer een kolom waarnaar verwezen wordt, wordt verwijderd), en alle gebruikers met leestoegang kunnen de status van de automatisering zien totdat deze gecorrigeerd is.

Hoeveel automatiseringen kan ik aan één project toevoegen?

Je kunt tot 50 automatiseringen per project toevoegen, ongeacht de grootte of het niveau van je abonnement, en je kunt tot 20 triggers en 20 acties per aangepaste automatisering toevoegen.

Note iconOpmerking

Dit artikel is vertaald met AI.

Feedback over de vertaling versturen.

Gerelateerde artikelen

Wordt geladen
Regels gebruiken om taken te automatiseren in Asana | Helpcentrum