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Salesforce-Integration in Asana

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Wenn Sie nach der Asana-App in Salesforce AppExchange suchen, erfahren Sie in diesen FAQ mehr über den Plan zur Einstellung. In Zukunft sollten Kund*innen die Salesforce-App in der Asana-Integration verwenden.

Die Salesforce-Integration in Asana erweitert unsere Kernkomponenten für Regeln auf Salesforce, sodass Sie Workflows zwischen Salesforce und Asana automatisieren und die neuesten Daten in Asana synchronisieren können.

Asana-Regeln sind Automatisierungen, die Routineaufgaben optimieren. Eine Regel besteht aus einem Auslöser und einer Aktion, also einem Ereignis, das die Regel aktiviert, und einer Aktion, die von der Regel ausgeführt wird. Ein Beispiel für einen Auslöser ist Wenn eine Opportunity in Salesforce erstellt wird. Ein Beispiel für eine Aktion ist Aufgabe in einem bestimmten Asana-Projekt erstellen.

Salesforce-Auslöser-Bedingungen zum Erstellen oder Aktualisieren von Aufgaben

Die Salesforce-Integration in Asana verwendet den Auslöser Salesforce-Datensatz wird erstellt oder aktualisiert, wobei viele anpassbare Bedingungen verfügbar sind. Regeln können mit Bedingungen konfiguriert werden, die auf Salesforce-Objekttypen (z. B. Opportunity, Account) und bestimmten Feldwerten für Zahlen, Daten und Auswahllisten basieren.

Benutzer können aus 2 Salesforce-Auslösern wählen:

  • Record wird erstellt: Dies löst die Regel nur dann aus, wenn ein Record erstellt wurde und die von Ihnen festgelegten Bedingungen erfüllt. „Datensatz wird erstellt“ ist ein häufiger Auslöser für Workflows zur Erfassung, z. B. das Erstellen einer Aufgabe, wenn ein VOC erstellt wird.
  • Datensatz wird erstellt oder aktualisiert: Dies löst die Ausführung der Regel aus, wenn ein Datensatz erstellt oder aktualisiert wurde und die von Ihnen festgelegten Bedingungen erfüllt sind. Dieser Auslöser könnte für Übergaben basierend auf Salesforce-Updates verwendet werden, z. B. für die Erstellung einer SE-Inbox-Aufgabe, wenn eine Opportunity Phase 3 erreicht.

External triggers

Beachten Sie, dass „Datensatz wird erstellt oder aktualisiert“ der Auslöser ist, der für die Aktion „Aufgabe erstellen und synchronisieren“ verwendet werden sollte.

Wenn Sie Ihren Auslöser festlegen, können Sie bestimmte Bedingungen angeben, die gleichzeitig erfüllt sein sollten, damit die Regel ausgeführt wird. Wenn die Regel durch ein Ereignis ausgelöst wird, die angegebene Bedingung jedoch nicht erfüllt ist, wird die Regel nicht ausgeführt. Für den Auslöser Salesforce-Datensatz wird erstellt oder aktualisiert werden beispielsweise die folgenden Bedingungen als Teil des Auslösers unterstützt:

  • Objektbedingungen: Jedes Objekt, auf das der Nutzer Zugriff hat, wird unterstützt, z. B. Verkaufschance, Konto, Fall, Kampagne und benutzerdefinierte Objekte.
    • Verwenden Sie eine Objektbedingung ohne Feldbedingung, wenn Sie möchten, dass die Regel ausgelöst wird, wenn ein Objekt erstellt oder aktualisiert wird.
    • Beispiel: Eine Aufgabe erstellen, wenn eine Opportunity erstellt oder aktualisiert wird. Wenn Felder aktualisiert werden und ein record an eine Aufgabe angehängt wird, Felder synchron halten
    • Auslöser = „Datensatz erstellt oder aktualisiert“, Objekt ist „Opportunity“
    • Aktion = „Aufgabe erstellen und synchronisieren“ mit Zahlen-CF mit {amount} UND Text-CF mit {opportunity name} festlegen
      • Opportunity A erstellen → Aufgabe A wurde erstellt
      • ARR-Änderung für Opportunity A auf 12.000 aktualisieren → In Aufgabe A wird das ARR-Feld auf 12.000 aktualisiert
      • Name der Opportunity A zu XYZ aktualisieren → Bei Aufgabe A wird das benutzerdefinierte Textfeld zu XYZ aktualisiert
      • Opportunity B aktualisieren, wobei der ARR-Wert auf 9.000 geändert wird → Aufgabe B wird erstellt
  • Feldbedingungen: Jedes Feld, das dem Benutzer für ein Objekt zur Verfügung steht, unabhängig vom Typ (Zahl, Datum oder Auswahlliste).
    • Verwenden Sie eine Feldbedingung, wenn Sie möchten, dass die Regel ausgelöst wird, wenn sich dieses Feld ändert.
    • Beispiel: Fügen Sie einen Kommentar hinzu, wenn ein Konto eine Aktivitätsaktualisierung hat
    • Auslöser = „Datensatz erstellt oder aktualisiert“, Objekt ist „Konto“, Feld ist „Datum der letzten Aktivität“
    • Aktion = „Kommentar hinzufügen“
      • Wenn das verknüpfte Konto eine Aktualisierung des „Datums der letzten Aktivität“ aufweist, einen Kommentar zu Aufgaben hinzufügen, an die das Konto angehängt ist
      • Ein anderes Feld als „Datum der letzten Aktivität“ aktualisieren (z. B. Name) → Keine Aktion durchgeführt
  • Wertbedingungen: Zum Beispiel ein bestimmter Wert in einer Auswahlliste.
    • Verwenden Sie eine Wertbedingung, wenn Sie möchten, dass die Regel ausgelöst wird, wenn sich dieses Feld ändert und die Wertbedingung erfüllt.

    • Beispiel: Eine Überprüfungsaufgabe erstellen, wenn die ARR-Änderung der Opportunity zu > 10.000 $ geändert wird

    • Auslöser = „Record erstellt oder aktualisiert“, Objekt ist „Opportunity“, Feld ist „ARR-Änderung“, Operator ist „größer als“, Zahl ist „10.000“
    • Aktion = „Aufgabe erstellen“
      • Neue Opportunity erstellen, bei der die ARR-Änderung auf 11.000 festgelegt ist → Aufgabe wurde erstellt
      • ARR-Änderung auf 12.000 aktualisieren → Aufgabe wurde erstellt
      • ARR-Änderung auf 9.000 aktualisieren → Keine Aktion durchgeführt (Feldänderung erfüllt nicht die Auslösebedingungen)
      • Aktualisieren eines anderen Feldes als ARR-Änderung (z. B. Name) → Keine Aktion ausgeführt

Beachten Sie, dass die Bedingungen innerhalb des Salesforce-Auslösers festgelegt werden, d. h. sie sind mit dem Auslöser gekoppelt. Sie können nicht als separate Bedingung für den Auslöser festgelegt werden.

Ein beliebtes Beispiel in der Praxis finden Sie im Abschnitt „Aufgaben für bestimmte Opportunity-Phasen erstellen“.

Salesforce-Variablen in Regeln

Salesforce baut auf Regelvariablen auf. Eine Variable ist eine Möglichkeit, in der Regelaktion auf wichtige Daten aus einem Regel-Trigger zu verweisen.

Wenn beispielsweise ein Salesforce-Auslöser ausgewählt wird, können Regelaktionen auf den Jahresumsatz der Salesforce-Opportunity verweisen. In Regelaktionen wie Aufgabe erstellen können Felder aus dem Salesforce-Record mithilfe dynamischer Variablen zugeordnet werden, um den Aufgabennamen, die Beschreibung und benutzerdefinierte Felder auszufüllen. Wenn die Regel durch ein Ereignis in Salesforce ausgelöst wird, ruft die Regelaktion den Wert der Variablen aus Salesforce ab.

Beim Einrichten einer Regelaktion stehen die folgenden Salesforce-Feldtypen als Variablen zur Verfügung, die in Asana-Aufgabenfelder übernommen werden können:

Salesforce-FeldtypAsana-Feldtyp
StringText (Aufgabentitel, Beschreibung, benutzerdefiniertes Feld, Kommentar)
TextbereichText
AuswahllisteText
Datum, Datum/UhrzeitDatum/Uhrzeit, Text
WährungZahl, Text
IntZahl, Text
LangZahl, Text
ProzentZahl (1 %=1), Text
Rich-TextbereichUnformatierter Text

Aktion „Aufgabe erstellen und auf dem Laufenden bleiben“

Die Aktion „Erstellen Sie eine Aufgabe und bleiben Sie auf dem Laufenden“ wird mit dem Auslöser „Salesforce-Datensatz wird erstellt oder aktualisiert“ gekoppelt, um automatische Aktualisierungen von Feldern in Salesforce zu Asana-Feldern durch Regelaktionen zu ermöglichen, die Salesforce-Variablen zuordnen. Wenn sich Salesforce-Felder ändern, werden die entsprechenden Asana-Aufgaben automatisch aktualisiert. So wird sichergestellt, dass Teams immer über die neuesten Informationen verfügen, ohne dass manuelle Updates erforderlich sind.

Wenn Sie die Aktion „Aufgabe erstellen“ und „Auf dem Laufenden bleiben“ verwenden, wird ein Salesforce-Feld 1-zu-1 einem Asana-Feld zugeordnet. Beispielsweise kann „Kundenname“ 1-zu-1 einem Textfeld wie „Aufgabenname“ zugeordnet werden. Die Aktion „Aufgabe erstellen und synchronisieren“ aktualisiert jedoch keine Verkettung von Text und Variablen, wie z. B. „Konto: {Account Name}“.

Einrichtung von zwei Regeln für die phasenspezifische Opportunity-Synchronisierung

Wenn Sie Aufgaben nur dann erstellen und synchronisieren möchten, wenn eine Opportunity eine bestimmte Phase erreicht, z. B. „Angebot“ oder „Verhandlung“, müssen Sie zwei separate Regeln einrichten, anstatt die voreingestellte Aktion „Aufgabe erstellen“ und „Auf dem Laufenden bleiben“ zu verwenden. Bei Verwendung der standardmäßigen voreingestellten Aktion werden Felder für einzelne Phasen nicht korrekt synchronisiert.

Regel 1: Die Erstellungsregel

Diese Regel überwacht die Änderung der spezifischen Phase und erstellt die Asana-Aufgabe. Sie konfigurieren diese Regel so, dass sie ausgelöst wird, wenn ein Opportunity-Record Ihre Zielphase erreicht, wodurch sichergestellt wird, dass eine Aufgabe nur zum richtigen Zeitpunkt in Ihrer Pipeline erstellt wird.

Regel 2: Die Synchronisierungsregel

Diese Regel läuft im Hintergrund für alle Opportunities, um die Felder auf dem neuesten Stand zu halten, sobald eine Aufgabe bereits verknüpft ist, unabhängig davon, in welche Phase die Opportunity als Nächstes wechselt. Ohne diese Regel bleiben die Felddaten nach der ersten Aufgabenerstellung nicht aktuell.

Zusammen replizieren diese beiden Regeln das Verhalten der voreingestellten Aktion und geben Ihnen gleichzeitig die nötige phasenspezifische Kontrolle. Die Einrichtung beider Regeln ist erforderlich, damit die Feldsynchronisation ordnungsgemäß funktioniert, wenn Aufgaben in bestimmten Phasen einer Opportunity ausgelöst werden.

So richten Sie die Aktion „Aufgabe erstellen und synchronisieren“ ein

Salesforce-Administratoren verfügen über die erforderlichen Berechtigungen, um die Synchronisierungsaktionsregel in Asana einzurichten.

  1. Klicken Sie in Ihrem Projekt auf das Menü Anpassen
  2. Klicken Sie auf + Regel hinzufügen
  3. Wählen Sie den Salesforce-Trigger Salesforce-Datensatz erstellt oder aktualisiert aus. Weitere Details finden Sie im Abschnitt Salesforce-Auslöserbedingungen zum Erstellen oder Aktualisieren oben.
  4. Wählen Sie die Aktion Eine Aufgabe erstellen und synchron halten
  5. Ordnen Sie Salesforce-Felder Asana-Aufgabenfeldern und benutzerdefinierten Feldern zu
  6. Wenn die Feldzuordnung erledigt ist, klicken Sie auf „Veröffentlichen“

Stellen Sie sich eine Regel vor, die eine neue Aufgabe in Asana erstellt, wenn eine neue Geschäftsgelegenheit in Salesforce erstellt wird, und die die Werte der Felder der Salesforce-Geschäftsgelegenheit mit den entsprechenden Aufgabenfeldern in Asana synchronisiert.

Salesforce in Asana trigger and actions

Die Felder Name und ARR Change der Salesforce-Opportunity würden den Feldern Aufgabenname bzw. Betrag der Asana-Aufgabe zugeordnet. Wenn der Name der Opportunity zu XYZ geändert wird, ändert sich der Titel der Asana-Aufgabe automatisch zu XYZ. Ebenso wird jede Änderung des ARR-Change-Werts in Salesforce automatisch im Feld „Betrag“ in der Asana-Aufgabe widergespiegelt.

Aufgaben für bestimmte Opportunity-Phasen erstellen

Während die Aktion „Aufgabe erstellen und synchronisieren“ nützlich ist, um Aufgaben für alle Opportunities zu erstellen, möchten Sie möglicherweise Aufgaben nur dann erstellen und synchronisieren, wenn eine Opportunity eine bestimmte Phase erreicht (z. B. „Angebot“ oder „Verhandlung“). Dazu müssen Sie zwei separate Regeln einrichten, anstatt die voreingestellte Aktion zu verwenden.

Verwenden Sie den Zwei-Regeln-Ansatz, wenn Sie Folgendes tun möchten:

  • Asana-Aufgaben nur für Opportunities erstellen, die eine bestimmte Phase erreichen
  • Aufgabenfelder mit Salesforce-Daten synchronisiert halten
  • Vermeiden, Aufgaben für Opportunities in einer frühen Phase zu erstellen, die möglicherweise nicht konvertiert werden

Wichtig: Benutzerdefinierte Felder mit Einzel- und Mehrfachauswahl werden bei der Feldsynchronisierung zwischen Salesforce und Asana nicht unterstützt.

Regel 1: Aufgabe für eine bestimmte Phase erstellen

Diese Regel erstellt die ursprüngliche Aufgabe, wenn eine Gelegenheit Ihre Zielphase erreicht.

  1. Wann: Datensatz wird erstellt oder aktualisiert (Salesforce)
  2. In: Opportunity, Phase ist festgelegt auf [Ihre Zielphase] (z. B. Angebot, Verhandlung)
  3. Tun Sie Folgendes: Erstellen Sie eine Aufgabe (wählen Sie Aufgabe erstellen, wählen Sie nicht Aufgabe erstellen und auf dem Laufenden bleiben)
  4. Konfigurieren Sie Ihre Aufgabendetails (Projekt, verantwortliche Person, Aufgabenname usw.)
  5. Fügen Sie für diese Regel keine „Überprüfen, ob“-Bedingungen hinzu

Regel 2: Felder zwischen Salesforce und Asana synchronisieren

Diese Regel hält die Aufgabenfelder mit Salesforce-Daten synchronisiert

  1. Wann: Datensatz wird erstellt oder aktualisiert (Salesforce)
  2. In: Opportunity (hier keine Phasenbedingung angeben)
  3. Aktion: Feldzuordnungen einrichten
    1. SFDC-Feld 1 auf Asana-Feld 1 festlegen
    2. SFDC-Feld 2 auf Asana-Feld 2 setzen
    3. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Zuordnungen hinzu

Beispiel-Einrichtung

Für Chancen in der Angebotsphase.

Regel 1:

  • Wenn ein Record erstellt oder aktualisiert wird (Salesforce)
  • Opportunity, Phase ist festgelegt auf Angebot
  • Aktion: Eine Aufgabe im Projekt „Sales Pipeline“-Projekt erstellen, dem/der Kundenverantwortlichen zuweisen

Regel 2:

  • Wenn: Record wird erstellt oder aktualisiert (Salesforce)
  • In: Opportunity
  • Machen Sie Folgendes: Setzen Sie den Opportunity-Betrag auf das benutzerdefinierte Aufgabenfeld „Deal Value“, setzen Sie das Abschlussdatum auf das Aufgaben-Fälligkeitsdatum

Mit dieser Einrichtung wird sichergestellt, dass Aufgaben nur erstellt werden, wenn Opportunities die Phase „Angebot“ erreichen, während alle relevanten Felder während des gesamten Opportunity-Zyklus synchronisiert bleiben.

Anforderungen für die Einrichtung

Wir empfehlen Ihnen, bei den Installationsschritten mit Ihrem Salesforce-Admin zusammenzuarbeiten und diese detailliertere Installationsanleitung zu Rate zu ziehen. 

Regeln erstellen

Ein Asana-Nutzer kann die Regel erstellen und speichern, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  1. Der Nutzer hat sich über OAuth in seinem Salesforce-Konto autorisiert.

  2. Der Nutzer verfügt über die folgenden Salesforce-Berechtigungen. Wir empfehlen, mit Ihrem Salesforce-Admin zusammenzuarbeiten, um diese Berechtigungen einzurichten:

    1. Anwendung anpassen

    2. Flows ausführen

    3. Flows verwalten

    4. Metadaten über Metadaten-API-Funktionen ändern

    5. Flow-Aktivierung im Systemmodus aktivieren

Verknüpfung von Salesforce-Datensätzen mit Asana-Aufgaben

Ein Asana-Nutzer kann Salesforce-Datensätze mit einer Asana-Aufgabe verknüpfen, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  1. Der/die Nutzer*in hat sich über OAuth in seinem/ihrem Salesforce-Konto autorisiert.

  2. Der Nutzer hat Zugriff auf diese bestimmten Records in Salesforce.

Die Daten werden über die Salesforce-API-Integration sicher übertragen. Nutzerberechtigungen für den Zugriff auf verknüpfte Salesforce-Daten folgen dem Standard-Berechtigungsmodell von Asana, das auf dem Zugriff auf Aufgaben basiert.

 

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Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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