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Salesforce in Asana integrieren

In diesem Artikel

Hinweis iconHinweis

Wenn Sie die Asana-App in Salesforce AppExchange suchen, erfahren Sie in diesen FAQ mehr über den Deprecation-Plan. Verwenden Sie in Zukunft die Salesforce-App in der Asana-Integration.

Erweitern Sie mit der Salesforce-Integration in Asana unsere Kernkomponenten für Regeln auf Salesforce, sodass Sie Workflows zwischen Salesforce und Asana automatisieren und die neuesten Daten in Asana synchronisieren können.

Verwenden Sie Asana-Regeln, um Routineaufgaben zu automatisieren. Eine Regel besteht aus einem Auslöser und einer Aktion, einem Ereignis, das die Regel aktiviert, und einer Aktion, die von der Regel ausgeführt wird. Ein Beispiel für einen Auslöser ist, wenn eine Opportunity in Salesforce erstellt wird. Erstellen Sie eine Aufgabe in einem bestimmten Asana-Projekt – ein Beispiel für eine Aktion.

Salesforce-Auslöserbedingungen zum Erstellen oder Aktualisieren von Aufgaben

Verwenden Sie die Salesforce-Integration in Asana mit dem Auslöser Salesforce-Datensatz-Erstellung oder -Aktualisierung und vielen anpassbaren Bedingungen. Konfigurieren Sie Regeln mit Bedingungen, die auf Salesforce-Objekttypen (z. B. Opportunity, Konto) und bestimmten Feldwerten über Zahlen, Daten und Auswahllisten basieren.

Wählen Sie aus zwei Salesforce-Auslösern.

  • Datensatz wird erstellt: Dies löst die Regel nur aus, wenn ein Datensatz erstellt wurde und die von Ihnen festgelegten Bedingungen erfüllt. Datensatz wird erstellt – ein häufiger Auslöser für Aufnahme-Workflows, z. B. das Erstellen einer Aufgabe, wenn ein VOC erstellt wird.
  • Datensatz wird erstellt oder aktualisiert: Dies löst die Regel aus, wenn ein Datensatz erstellt oder aktualisiert wurde und die von Ihnen festgelegten Bedingungen erfüllt sind. Verwenden Sie diesen Auslöser für Übergaben basierend auf Salesforce-Updates, z. B. zum Erstellen einer SE-Posteingangsaufgabe, wenn eine Opportunity Phase 3 erreicht.

External triggers

Beachten Sie, dass „Datensatz wird erstellt oder aktualisiert“ der Auslöser ist, der für die Aktion „Aufgabe erstellen und synchronisieren“ verwendet werden sollte.

Wenn Sie Ihren Auslöser festlegen, können Sie bestimmte Bedingungen angeben, die gleichzeitig erfüllt sein müssen, damit die Regel ausgeführt wird. Wenn die Regel durch ein Ereignis ausgelöst wird, die angegebene Bedingung jedoch nicht erfüllt ist, wird die Regel nicht ausgeführt. Wenn beispielsweise der Salesforce-Datensatz erstellt oder aktualisiert wird, werden die folgenden Bedingungen als Teil des Auslösers unterstützt.

  • Objektbedingungen: Unterstützt werden alle Objekte, auf die der Nutzer Zugriff hat, z. B. Opportunity, Konto, Fall, Kampagne und benutzerdefinierte Objekte.
    • Verwenden Sie eine Objektbedingung ohne Feldbedingung, wenn die Regel ausgelöst werden soll, wenn ein Objekt erstellt oder aktualisiert wird.
    • Beispiel: Erstellen Sie eine Aufgabe, wenn eine Opportunity erstellt oder aktualisiert wird. Wenn Felder aktualisiert und ein Datensatz an eine Aufgabe angehängt wird, halten Sie die Felder synchron.
    • Auslöser = „Datensatz erstellt oder aktualisiert“, Objekt ist „Opportunity“
    • Aktion = „Aufgabe erstellen und synchronisieren“ mit Zahlen-CF mit {amount} UND Text-CF mit {opportunity name} festlegen.
      • Erstellen Sie Opportunity A – Aufgabe A wird erstellt.
      • Aktualisieren Sie die ARR-Änderung von Opportunity A auf 12.000 → Bei Aufgabe A wird das ARR-Feld auf 12.000 aktualisiert.
      • Aktualisieren Sie den Namen der Opportunity A zu XYZ → Bei Aufgabe A wird das benutzerdefinierte Textfeld zu XYZ aktualisiert.
      • Aktualisieren Sie Opportunity B mit ARR-Änderung auf 9.000 → Erstellen Sie Aufgabe B.
  • Feldbedingungen: Verwenden Sie alle Felder, die dem Benutzer für ein Objekt über Zahlen-, Datums- und Auswahllistentypen hinweg zur Verfügung stehen.
    • Verwenden Sie eine Feldbedingung, wenn die Regel ausgelöst werden soll, wenn sich dieses Feld ändert.
    • Beispiel: Fügen Sie einen Kommentar hinzu, wenn ein Konto eine Aktivitätsaktualisierung hat.
    • Auslöser = „Datensatz erstellt oder aktualisiert“, Objekt ist „Konto“, Feld ist „Datum der letzten Aktivität“.
    • Aktion – „Kommentar hinzufügen“.
      • Wenn das verknüpfte Konto eine Aktualisierung des „Datums der letzten Aktivität“ aufweist, fügen Sie einen Kommentar zu Aufgaben hinzu, an die das Konto angehängt ist.
      • Aktualisieren Sie ein anderes Feld als „Datum der letzten Aktivität“ (z. B. Name) → Keine Maßnahmen erforderlich.
  • Wertbedingungen: Geben Sie beispielsweise einen bestimmten Wert aus der Auswahlliste an.
    • Verwenden Sie eine Wertbedingung, wenn die Regel ausgelöst werden soll, wenn sich dieses Feld ändert und die Wertbedingung erfüllt.

    • Beispiel: Erstellen Sie eine Überprüfungsaufgabe, wenn die Änderung der Opportunity-ARR auf > 10.000 $ geändert wird.

    • Auslöser = „Datensatz erstellt oder aktualisiert“, Objekt ist „Opportunity“, Feld ist „ARR-Änderung“, Operator ist „größer als“, Zahl ist „10.000“.
    • Aktion: Erstellen Sie eine Aufgabe.
      • Erstellen Sie eine neue Opportunity mit einer ARR-Änderung von 11.000 – Aufgabe wird erstellt.
      • Aktualisieren Sie die ARR-Änderung auf 12.000 → Aufgabe wird erstellt
      • Aktualisieren Sie die ARR-Änderung auf 9.000 – Keine Aktion erforderlich (Feldänderung erfüllt keine Auslösebedingungen)
      • Aktualisieren Sie ein anderes Feld als die ARR-Änderung (z. B. Name) – Keine Aktion ausführen.

Beachten Sie, dass Bedingungen innerhalb des Salesforce-Auslösers festgelegt werden, d. h. sie sind mit dem Auslöser gekoppelt. Legen Sie sie nicht als separate Bedingung für den Auslöser fest.

Sehen Sie sich ein beliebtes Beispiel im Abschnitt „Aufgaben für bestimmte Opportunity-Phasen erstellen“ an.

Verwenden Sie Salesforce-Variablen in Regeln.

Verwenden Sie Salesforce-Regelvariablen. Verwenden Sie eine Variable, um auf Schlüsseldaten aus einem Regelauslöser in der Regelaktion zu verweisen.

Wenn beispielsweise ein Salesforce-Auslöser ausgewählt wird, können Regelaktionen auf die Salesforce-Opportunity ARR verweisen. In Regelaktionen wie Aufgabe erstellen können Felder aus dem Salesforce-Datensatz mithilfe dynamischer Variablen zugeordnet werden, um den Aufgabennamen, die Beschreibung und benutzerdefinierte Felder auszufüllen. Wenn die Regel durch ein Ereignis in Salesforce ausgelöst wird, ziehen Sie den Wert der Variable aus Salesforce.

Richten Sie eine Regelaktion ein, stehen die folgenden Salesforce-Feldtypen als Variablen zur Verfügung, die in Asana-Aufgabenfelder gezogen werden können.

Salesforce-Feldtyp auswählenAsana-Feldtyp auswählen
ZeichenfolgeGeben Sie Text ein (Aufgabentitel, Beschreibung, benutzerdefiniertes Feld, Kommentar).
Textbereich verwendenText
Wähle eine Liste aus.Text verwenden.
Datum, Datum und UhrzeitDatum und Uhrzeit, Text
Währung wählenGeben Sie eine Zahl oder Text ein.
IntGeben Sie eine Zahl oder Text ein.
LangeNummer, Text
Prozent angeben.Geben Sie eine Zahl (1 % = 1) und Text ein.
Verwenden Sie Rich Textarea.Unformatierten Text verwenden.

Erstellen Sie eine Aufgabe und bleiben Sie auf dem Laufenden.

Erstellen Sie eine Aufgabe und synchronisieren Sie Aktionspaare mit dem Salesforce-Datensatz, um automatische Aktualisierungen von Feldern in Salesforce zu Asana-Feldern durch Regelaktionen zu ermöglichen, die Salesforce-Variablen zuordnen. Wenn sich Salesforce-Felder ändern, werden die entsprechenden Asana-Aufgaben automatisch aktualisiert, sodass Teams immer über die neuesten Informationen verfügen, ohne dass manuelle Aktualisierungen erforderlich sind.

Verwenden Sie die Aktion „Aufgabe erstellen und synchron halten“, um ein Salesforce-Feld 1:1 einem Asana-Feld zuzuordnen. Ordnen Sie beispielsweise „Kontoname“ einem Textfeld wie „Aufgabenname“ zu. Die Aktion „Aufgabe erstellen und synchron halten“ aktualisiert jedoch keine Verkettung von Text und Variablen, wie „Konto: {Account Name}“.

Richten Sie die Aktion „Aufgabe erstellen und synchron halten“ ein.

Salesforce-Administratoren verfügen über die erforderlichen Berechtigungen, um die Synchronisierungsaktionsregel in Asana einzurichten.

  1. Klicken Sie in Ihrem Projekt auf das Menü Anpassen.
  2. Klicken Sie auf + Regel hinzufügen.
  3. Wählen Sie den Salesforce-Auslöser Salesforce-Datensatz erstellt oder aktualisiert. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Salesforce-Auslösebedingungen zum Erstellen oder Aktualisieren oben.
  4. Wählen Sie die Aktion „Aufgabe erstellen“ und bleiben Sie auf dem Laufenden.
  5. Ordnen Sie Salesforce-Felder Asana-Aufgabenfeldern und benutzerdefinierten Feldern zu.
  6. Wenn die Feldzuordnung abgeschlossen ist, klicken Sie auf Veröffentlichen.

Erstellen Sie eine Regel, die eine neue Aufgabe in Asana erstellt, wenn eine neue Opportunity in Salesforce erstellt wird, und synchronisieren Sie die Werte der Felder der Salesforce-Opportunity mit den entsprechenden Asana-Aufgabenfeldern.

Ordnen

Salesforce in Asana trigger and actions

Sie die Felder Name und ARR-Änderung der Salesforce-Opportunity den Feldern Aufgabenname und Betrag der Asana-Aufgabe zu. Ändern Sie den Namen der Opportunity zu XYZ, ändert sich der Titel der Asana-Aufgabe automatisch zu XYZ. Ändern Sie den ARR-Änderungswert in Salesforce, wird dies automatisch im Feld „Betrag“ in der Asana-Aufgabe angezeigt.

Erstellen Sie Aufgaben für bestimmte Opportunity-Phasen.

Während die Aktion „Aufgabe erstellen und synchronisieren“ nützlich ist, um Aufgaben für alle Opportunities zu erstellen, sollten Sie Aufgaben nur erstellen und synchronisieren, wenn eine Opportunity eine bestimmte Phase erreicht (z. B. „Angebot“ oder „Verhandlung“). Richten Sie zwei separate Regeln ein, anstatt die voreingestellte Aktion zu verwenden.

Verwenden Sie den Zwei-Regel-Ansatz, wenn Sie Folgendes tun möchten:

  • Erstellen Sie Asana-Aufgaben nur für Opportunities, die eine bestimmte Phase erreichen.
  • Synchronisieren Sie Aufgabenfelder mit Salesforce-Daten.
  • Vermeiden Sie es, Aufgaben für frühe Opportunities zu erstellen, die möglicherweise nicht konvertiert werden.

Wichtig: Benutzerdefinierte Felder mit Einzel- und Mehrfachauswahl werden bei der Salesforce-Asana-Feldsynchronisierung nicht unterstützt.

Regel 1: Erstellen Sie eine Aufgabe für eine bestimmte Phase.

Erstellen Sie die erste Aufgabe, wenn eine Opportunity Ihre Zielphase erreicht.

  1. Wann: Datensatz wird erstellt oder aktualisiert (Salesforce).
  2. In: Opportunity, Phase ist auf [Ihre Zielphase] festgelegt (z. B. Angebot, Verhandlung)
  3. Erstellen Sie eine Aufgabe (wählen Sie Aufgabe erstellen, nicht Aufgabe erstellen und synchronisieren).
  4. Konfigurieren Sie Ihre Aufgabendetails (Projekt, verantwortliche Person, Aufgabenname usw.).
  5. Fügen Sie dieser Regel keine Bedingungen für „Überprüfen, ob“ hinzu.

Regel 2: Synchronisieren Sie Felder zwischen Salesforce und Asana.

Synchronisieren Sie die Aufgabenfelder mit Salesforce-Daten.

  1. Wann: Datensatz wird erstellt oder aktualisiert (Salesforce).
  2. In: Opportunity (geben Sie hier keine Phasenbedingung an)
  3. Richten Sie Feldzuordnungen ein.
    1. Setzen Sie SFDC-Feld 1 auf Asana-Feld 1.
    2. Setzen Sie SFDC-Feld 2 auf Asana-Feld 2.
    3. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Zuordnungen hinzu.

Beispielkonfiguration

Nutzen Sie Chancen in der Angebotsphase.

Regel 1:

  • Erstellen oder aktualisieren Sie den Datensatz (Salesforce).
  • Opportunity, Phase ist auf „Vorschlag“ festgelegt.
  • Erstellen Sie eine Aufgabe im Sales-Pipeline-Projekt und weisen Sie sie dem Kontoinhaber zu.

Regel 2:

  • Wann: Datensatz erstellen oder aktualisieren (Salesforce)
  • In: Opportunity – wählen Sie.
  • Tun Sie Folgendes: Setzen Sie den Opportunity-Betrag auf die benutzerdefinierten Aufgabenfelder „Deal Value“, setzen Sie das Abschlussdatum auf das Fälligkeitsdatum der Aufgabe.

Stellen Sie sicher, dass Aufgaben nur erstellt werden, wenn sich Opportunities in der Phase „Angebot“ befinden, und halten Sie alle relevanten Felder während des gesamten Opportunity-Lebenszyklus synchron.

Richten Sie die Anforderungen ein.

Arbeiten Sie mit Ihrem Salesforce-Administrator an den Installationsschritten und beziehen Sie sich auf diese detailliertere Dokumentation der Installationsanleitung. 

Erstellen Sie eine Regel.

Erstellen und speichern Sie die Regel, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  1. Autorisieren Sie sich über OAuth in Ihrem Salesforce-Konto.

  2. Der Nutzer verfügt über die folgenden Salesforce-Berechtigungen. Arbeiten Sie mit Ihrem Salesforce-Administrator zusammen, um diese Berechtigungen einzurichten.

    1. Anwendung anpassen

    2. Führen Sie Flows aus.

    3. Verwalten Sie Flows.

    4. Ändern Sie Metadaten über Metadaten-API-Funktionen.

    5. Aktivieren Sie die Aktivierung des Systemmodus-Flows.

Verknüpfen Sie Salesforce-Datensätze mit Asana-Aufgaben.

Verknüpfen Sie Salesforce-Datensätze mit einer Asana-Aufgabe, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  1. Autorisieren Sie sich über OAuth in Ihrem Salesforce-Konto.

  2. Greifen Sie auf diese spezifischen Datensätze in Salesforce zu.

Übermitteln Sie Daten sicher über die Salesforce-API-Integration. Verwenden Sie für den Zugriff auf verknüpfte Salesforce-Daten das Standardberechtigungsmodell von Asana, das auf dem Zugriff auf Aufgaben basiert.

 

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Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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