Loading
Produk
AI Platform
KAPABILITAS
Jenis Perusahaan
Tim
Industri
Kasus Penggunaan
MEMPELAJARI
DUKUNGAN
LAYANAN
Pusat Bantuan
search-icon

Topik

Integrasi Salesforce di Asana

Dalam Artikel Ini

Siapa yang dapat menggunakan fitur ini?
PersonalStarterAdvancedEnterpriseEnterprise+PremiumBusinesslegacy Enterprise

Kunjungi halaman harga kami untuk informasi selengkapnya.

Catatan iconCatatan

Jika Anda mencari aplikasi Asana di Salesforce AppExchange, Anda dapat mempelajari selengkapnya tentang rencana penghentian di Pertanyaan Umum ini. Ke depannya, pelanggan harus menggunakan integrasi app Salesforce di Asana.

Integrasi Salesforce di Asana memperluas komponen inti aturan kami ke Salesforce, sehingga Anda dapat mengotomatiskan Alur Kerja antara Salesforce dan Asana, dan menjaga data terbaru tetap sinkron di Asana.

Aturan Asana adalah automasi yang menyederhanakan tugas rutin. Aturan terdiri dari pemicu dan tindakan, yaitu peristiwa yang mengaktifkan aturan dan tindakan yang dilakukan oleh aturan. Contoh pemicu adalah Saat peluang dibuat di Salesforce. Contoh tindakan adalah Buat tugas dalam proyek Asana tertentu.

Syarat pemicu Salesforce untuk membuat atau memperbarui tugas

Integrasi Salesforce di Asana menggunakan pemicu Rekaman Salesforce dibuat atau diperbarui, dengan banyak kondisi yang dapat disesuaikan. Aturan dapat dikonfigurasi dengan syarat berdasarkan jenis objek Salesforce (mis., Peluang, Akun) dan isi bidang spesifik di seluruh angka, tanggal, dan daftar pilihan.

Pengguna dapat memilih dari 2 pemicu Salesforce:

  • Rekaman dibuat: Ini memicu aturan untuk dijalankan hanya jika rekaman telah dibuat dan memenuhi syarat yang Anda tetapkan. Rekaman dibuat adalah pemicu umum untuk alur kerja penerimaan, misalnya, membuat tugas saat VOC dibuat.
  • Rekaman dibuat atau diperbarui: Ini memicu aturan untuk dijalankan jika rekaman telah dibuat atau diperbarui dan syarat yang Anda tetapkan terpenuhi. Pemicu ini dapat digunakan untuk serah terima berdasarkan pembaruan Salesforce, seperti membuat Tugas kotak masuk SE saat peluang mencapai tahap 3.

External triggers

Perhatikan bahwa Rekaman dibuat atau diperbarui adalah pemicu yang harus digunakan untuk tindakan Buat tugas dan terus sinkronkan.

Saat mengatur pemicu, Anda dapat menentukan syarat tertentu yang harus dipenuhi secara bersamaan agar aturan dijalankan. Jika aturan dipicu oleh suatu peristiwa, tetapi syarat yang ditentukan tidak terpenuhi, aturan tidak akan berjalan. Misalnya, untuk pemicu Rekaman Salesforce dibuat atau diperbarui, ketentuan berikut didukung sebagai bagian dari pemicu:

  • Syarat objek: Setiap objek yang dapat diakses pengguna didukung, misalnya, peluang, akun, kasus, kampanye, dan objek kustom.
    • Gunakan syarat objek tanpa syarat bidang apa pun jika Anda ingin aturan dipicu setiap kali objek dibuat atau diperbarui.
    • Contoh: Buat tugas saat peluang dibuat atau diperbarui. Saat bidang diperbarui dan catatan dilampirkan ke tugas, sinkronkan bidang
    • Pemicu = “Rekaman dibuat atau diperbarui”, Objek adalah “Peluang”
    • Tindakan = "Buat tugas dan sinkronkan" dengan CF angka dengan {amount} DAN Atur CF teks dengan {opportunity name}
      • Buat peluang A → Tugas A dibuat
      • Perbarui perubahan ARR peluang A menjadi 12.000 → Pada Tugas A, bidang ARR diperbarui menjadi 12.000
      • Perbarui nama peluang A menjadi XYZ → Pada Tugas A, Teks CF diperbarui menjadi XYZ
      • Perbarui peluang B dengan perubahan ARR yang diatur menjadi 9.000 → Tugas B dibuat
  • Ketentuan bidang: Bidang apa pun yang tersedia bagi pengguna pada objek di seluruh jenis angka, tanggal, dan daftar pilihan.
    • Gunakan syarat bidang jika Anda ingin aturan dipicu setiap kali bidang ini berubah.
    • Contoh: Tambahkan komentar saat akun memiliki pembaruan aktivitas
    • Pemicu = “Rekaman dibuat atau diperbarui”, Objek adalah “Akun”, Kolom adalah “Tanggal aktivitas terakhir”
    • Tindakan = "Tambahkan komentar"
      • Saat akun yang ditautkan memiliki pembaruan ke “Tanggal Aktivitas Terakhir”, tambahkan komentar ke tugas tempat akun dilampirkan
      • Perbarui bidang selain “Tanggal aktivitas terakhir” (mis., Nama) → Tidak ada tindakan yang diambil
  • Syarat nilai: Misalnya, nilai daftar pilihan tertentu.
    • Gunakan syarat nilai jika Anda ingin aturan dipicu saat bidang ini berubah dan memenuhi syarat nilai.

    • Contoh: Buat tugas peninjauan saat perubahan ARR peluang diubah menjadi > $10.000

    • Pemicu = “Rekaman dibuat atau diperbarui”, Objek adalah “Peluang”, Kolom adalah “Perubahan ARR”, Operator adalah “lebih besar dari”, Angka adalah “10.000”
    • Tindakan = "Buat tugas"
      • Buat peluang baru dengan perubahan ARR yang diatur menjadi 11.000 → Tugas dibuat
      • Perbarui perubahan ARR menjadi 12.000 → Tugas dibuat
      • Perbarui perubahan ARR menjadi 9.000 → Tidak ada tindakan yang diambil (perubahan bidang tidak memenuhi syarat pemicu)
      • Perbarui bidang selain perubahan ARR (mis., Nama) → Tidak ada tindakan yang diambil

Perhatikan bahwa syarat diatur dalam pemicu Salesforce, yaitu syarat digabungkan dengan pemicu. Syarat tersebut tidak dapat ditetapkan sebagai syarat terpisah dari pemicu.

Lihat contoh populer yang sedang digunakan di bagian "Membuat tugas untuk tahap peluang tertentu".

Variabel Salesforce dalam aturan

Salesforce dibuat berdasarkan variabel aturan. Variabel adalah cara mereferensikan data utama dari pemicu aturan dalam tindakan aturan.

Contohnya, jika pemicu Salesforce dipilih, tindakan aturan dapat mereferensikan ARR peluang Salesforce. Dalam tindakan aturan seperti Buat tugas, bidang dari catatan Salesforce dapat dipetakan menggunakan variabel dinamis untuk mengisi nama tugas, deskripsi, dan bidang kustom. Saat aturan dipicu oleh suatu peristiwa di Salesforce, tindakan aturan akan menarik nilai variabel dari Salesforce.

Saat menyiapkan tindakan aturan, jenis bidang Salesforce berikut tersedia sebagai variabel yang akan dimasukkan ke bidang tugas Asana:

Jenis bidang SalesforceJenis bidang Asana
StringTeks (judul tugas, deskripsi, bidang kustom, komentar)
Area teksTeks
Daftar pilihanTeks
Tanggal, Tanggal WaktuTanggal/waktu, teks
Mata UangAngka, teks
IntAngka, teks
PanjangAngka, teks
PersenAngka (1%=1), teks
Area teks kayaTeks tidak terformat

Tindakan buat tugas dan terus sinkronkan

Tindakan Buat tugas dan terus sinkronkan dipasangkan dengan pemicu catatan Salesforce dibuat atau diperbarui untuk mengaktifkan pembaruan otomatis dari bidang di Salesforce ke bidang Asana melalui tindakan aturan yang memetakan variabel Salesforce. Saat bidang Salesforce berubah, tugas Asana yang sesuai diperbarui secara otomatis, memastikan tim selalu memiliki informasi terbaru tanpa perlu pembaruan manual.

Saat menggunakan tindakan buat tugas dan terus sinkronkan, bidang Salesforce akan dipetakan 1 banding 1 dengan bidang Asana. Contohnya, "Nama Akun" dapat dipetakan 1 banding 1 ke bidang teks seperti "Nama Tugas". Namun, tindakan buat tugas dan terus sinkronkan tidak akan memperbarui penggabungan teks dan variabel, seperti "Akun: {Account Name}".

Menyiapkan dua aturan untuk sinkronisasi peluang khusus tahap

Jika Anda ingin membuat dan menyinkronkan tugas hanya saat peluang mencapai tahap tertentu, misalnya "Proposal" atau "Negosiasi", Anda harus menetapkan dua aturan terpisah alih-alih menggunakan tindakan preset Buat tugas dan terus sinkronkan. Menggunakan tindakan preset standar tidak akan menyinkronkan bidang dengan benar untuk masing-masing tahap.

Aturan 1: Aturan pembuatan

Aturan ini memantau perubahan tahap tertentu dan membuat Tugas Asana. Anda mengonfigurasi aturan ini untuk memicu saat catatan peluang mencapai tahap target Anda, memastikan tugas hanya dibuat pada saat yang tepat dalam pipeline Anda.

Aturan 2: Aturan sinkronisasi

Aturan ini berjalan di latar belakang untuk semua peluang agar bidang selalu diperbarui setelah tugas ditautkan, terlepas dari tahap berikutnya yang dituju peluang. Tanpa aturan ini, data bidang tidak akan tetap terkini setelah pembuatan tugas awal.

Bersama-sama, kedua aturan ini mereplikasi perilaku tindakan yang telah ditetapkan sebelumnya sekaligus memberi Anda kontrol khusus tahap yang Anda butuhkan. Mengatur kedua aturan diperlukan agar sinkronisasi bidang berfungsi dengan benar saat memicu tugas pada tahap kesempatan tertentu.

Cara mengatur tindakan Buat tugas dan terus sinkronkan

Admin Salesforce memiliki izin yang diperlukan untuk mengatur aturan tindakan sinkronisasi di Asana.

  1. Di proyek Anda, klik menu Sesuaikan
  2. Klik + Tambahkan aturan
  3. Pilih pemicu Salesforce Catatan Salesforce dibuat atau diperbarui. Lihat Bagian Kondisi pemicu Salesforce untuk membuat atau memperbarui di atas untuk detail selengkapnya.
  4. Pilih tindakan Buat tugas dan terus sinkronkan
  5. Petakan bidang Salesforce ke bidang tugas dan bidang kustom Asana
  6. Saat pemetaan bidang selesai, klik Publikasikan

Pertimbangkan aturan yang dirancang untuk membuat tugas baru di Asana setiap kali peluang baru dibuat di Salesforce, dan untuk menyinkronkan nilai bidang peluang Salesforce dengan bidang tugas Asana yang sesuai.

Salesforce in Asana trigger and actions

Bidang Nama dan Perubahan ARR peluang Salesforce akan dipetakan ke bidang Nama tugas dan Jumlah tugas Asana. Jika nama peluang diubah menjadi XYZ, judul tugas Asana otomatis berubah menjadi XYZ. Demikian pula, setiap modifikasi nilai Perubahan ARR dalam Salesforce akan otomatis tercermin dalam bidang Jumlah dalam tugas Asana.

Membuat tugas untuk tahap peluang tertentu

Meskipun tindakan Buat tugas dan terus sinkronkan berguna untuk membuat tugas untuk semua peluang, Anda mungkin ingin membuat dan menyinkronkan tugas hanya saat peluang mencapai tahap tertentu (seperti "Proposal" atau "Negosiasi"). Ini memerlukan pengaturan dua aturan terpisah alih-alih menggunakan tindakan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Gunakan pendekatan dua aturan saat Anda ingin:

  • Membuat tugas Asana hanya untuk peluang yang mencapai tahap tertentu
  • Menjaga bidang tugas tetap disinkronkan dengan data Salesforce
  • Menghindari membuat tugas untuk peluang tahap awal yang mungkin tidak terkonversi

Penting: Bidang kustom pilihan tunggal dan multipilihan tidak didukung dalam sinkronisasi bidang Salesforce-Asana.

Aturan 1: Buat tugas untuk tahap tertentu

Aturan ini membuat tugas awal saat peluang mencapai tahap target Anda.

  1. Waktu: Rekaman dibuat atau diperbarui (Salesforce)
  2. Di: Peluang, Tahap diatur menjadi [Tahap target Anda] (misalnya, Proposal, Negosiasi)
  3. Lakukan ini: Buat tugas (pilih Buat tugas, jangan pilih Buat tugas dan terus sinkronkan)
  4. Konfigurasikan detail tugas Anda (proyek, penerima tugas, nama tugas, dll.)
  5. Jangan tambahkan syarat Periksa jika untuk aturan ini

Aturan 2: Sinkronkan bidang antara Salesforce dan Asana

Aturan ini membuat bidang tugas selalu disinkronkan dengan data Salesforce

  1. Saat: Rekaman dibuat atau diperbarui (Salesforce)
  2. Di: Peluang (jangan tentukan syarat tahap di sini)
  3. Lakukan ini: Atur pemetaan bidang
    1. Atur Bidang 1 SFDC ke Bidang 1 Asana
    2. Atur Bidang 2 SFDC ke Bidang 2 Asana
    3. Tambahkan pemetaan lain sesuai kebutuhan

Contoh penyiapan

Untuk peluang di tahap Proposal.

Aturan 1:

  • Saat Rekaman dibuat atau diperbarui (Salesforce)
  • Peluang, Tahap diatur menjadi Proposal
  • Lakukan ini: Buat tugas di proyek Pipeline Penjualan, berikan kepada Pemilik Akun

Aturan 2:

  • Saat: Rekaman dibuat atau diperbarui (Salesforce)
  • Di: Peluang
  • Lakukan ini: Atur Jumlah Peluang ke Bidang Kustom Tugas "Nilai Kesepakatan", Atur Tanggal Penutupan ke Tenggat Tugas

Pengaturan ini memastikan Tugas hanya dibuat saat peluang mencapai tahap "Proposal", sekaligus menjaga agar semua bidang yang relevan tetap disinkronkan di sepanjang siklus peluang.

Persyaratan penyiapan

Kami menyarankan Anda bekerja sama dengan admin Salesforce Anda terkait langkah-langkah instalasi dan merujuk ke dokumentasi panduan instalasi yang lebih terperinci ini. 

Membuat aturan

Pengguna Asana dapat membuat dan menyimpan aturan jika syarat berikut terpenuhi:

  1. Pengguna telah memberikan otorisasi melalui OAuth ke akun Salesforce mereka.

  2. Pengguna memiliki izin Salesforce berikut. Kami menyarankan Anda bekerja sama dengan admin Salesforce untuk menyiapkan izin ini:

    1. Sesuaikan aplikasi

    2. Jalankan alur

    3. Kelola alur

    4. Ubah Metadata Melalui Fungsi API Metadata

    5. Aktifkan Aktivasi Alur Mode Sistem

Menautkan record Salesforce ke tugas Asana

Pengguna Asana dapat menautkan catatan Salesforce ke Tugas Asana jika syarat berikut terpenuhi:

  1. Pengguna telah memberikan otorisasi melalui OAuth ke akun Salesforce mereka.

  2. Pengguna memiliki akses ke catatan spesifik tersebut di Salesforce.

Data dikomunikasikan dengan aman melalui integrasi API Salesforce. Izin pengguna untuk mengakses data Salesforce yang ditautkan mengikuti model izin standar Asana berdasarkan akses tugas.

 

Note iconCatatan

Artikel ini diterjemahkan oleh AI.

Kirim umpan balik terjemahan.

Artikel Terkait

Memuat
Cara menggunakan Salesforce di Asana | Pusat Bantuan Asana