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Integra Salesforce su Asana

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Se stai cercando l’app Asana in Salesforce AppExchange, scopri di più sul piano di deprecazione in queste domande frequenti. In futuro, i clienti dovranno utilizzare l’app Salesforce nell’integrazione di Asana.

Estendi i componenti principali delle regole a Salesforce con l’integrazione di Salesforce in Asana, in modo da automatizzare i flussi di lavoro tra Salesforce e Asana e mantenere sincronizzati i dati più recenti su Asana.

Semplifica le attività di routine con le regole di Asana. Crea una regola con un trigger e un’azione, rispettivamente un evento che attiva la regola e un’azione eseguita dalla regola. Un esempio di trigger è Quando viene creata un’opportunità in Salesforce. Un esempio di azione è creare un’attività in un progetto specifico di Asana.

Imposta le condizioni di attivazione di Salesforce per creare o aggiornare le attività.

Su Asana, utilizza l’attivazione Record Salesforce creato o aggiornato, con molte condizioni personalizzabili disponibili. Configura le regole con condizioni basate sui tipi di oggetto di Salesforce (ad esempio, opportunità, account) e valori del campo specifici tra numeri, date ed elenchi di selezione.

Scegli tra due trigger di Salesforce.

  • Record creato: attiva l’esecuzione della regola solo se è stato creato un record e soddisfa le condizioni impostate. Crea un record è un trigger comune per i flussi di lavoro di ricezione, come la creazione di un'attività quando viene creato un VOC.
  • Il record viene creato o aggiornato – Attiva la regola se un record è stato creato o aggiornato e le condizioni impostate sono soddisfatte. Utilizza questo trigger per i passaggi di consegne basati sugli aggiornamenti di Salesforce, come la creazione di un'attività nella posta in arrivo di un SE quando un'opportunità raggiunge la fase 3.

External triggers

Ricorda che il trigger da utilizzare per l’azione Crea attività e mantienila sincronizzata è Record creato o aggiornato.

Quando imposti il trigger, specifica determinate condizioni che devono essere soddisfatte contemporaneamente per l’esecuzione della regola. Se la regola viene attivata da un evento, ma la condizione specificata non viene soddisfatta, la regola non verrà eseguita. Ad esempio, per il trigger Il record Salesforce viene creato o aggiornato, supporta le seguenti condizioni come parte del trigger:

  • Condizioni dell’oggetto: qualsiasi oggetto a cui l’utente ha accesso è supportato, ad esempio opportunità, account, caso, campagna e oggetti personalizzati.
    • Utilizza una condizione oggetto senza alcuna condizione campo se desideri che la regola venga attivata ogni volta che un oggetto viene creato o aggiornato.
    • Esempio: crea un'attività quando viene creata o aggiornata un'opportunità. Quando i campi vengono aggiornati e il record è allegato a un'attività, mantieni i campi sincronizzati.
    • Attiva = "Record creato o aggiornato", Oggetto è "Opportunità"
    • Azione – Crea attività e sincronizza con numero CF con {amount} e imposta testo CF con {opportunity name}
      • Crea opportunità A – crea attività A.
      • Aggiorna la modifica ARR dell'opportunità A a 12.000 – Nell'attività A, il campo ARR viene aggiornato a 12.000.
      • Aggiorna il nome dell’opportunità A a XYZ – Nell’attività A, il campo personalizzato di testo viene aggiornato a XYZ.
      • Aggiorna l'opportunità B con la modifica ARR impostata su 9.000 – crea l'attività B.
  • Condizioni del campo: qualsiasi campo disponibile per l'utente su un oggetto tra i tipi numero, data e elenco a discesa.
    • Utilizza una condizione del campo se desideri che la regola venga attivata ogni volta che questo campo cambia.
    • Esempio: aggiungi un commento quando un account ha un aggiornamento dell'attività.
    • Attiva = “Record creato o aggiornato”, Oggetto è “Account”, Campo è “Data dell’ultima attività”.
    • Azione – Aggiungi commento
      • Quando l’account collegato ha un aggiornamento a “Data ultima attività”, aggiungi un commento alle attività in cui l’account è allegato.
      • Aggiorna un campo diverso da “Data dell’ultima attività” (ad es. Nome) → Non intraprendere alcuna azione.
  • Condizioni del valore: ad esempio, un determinato valore dell’elenco a discesa.
    • Utilizza una condizione di valore se desideri che la regola venga attivata quando questo campo cambia e soddisfa la condizione di valore.

    • Esempio: crea un'attività di revisione quando la modifica dell'ARR dell'opportunità viene impostata su > $10.000

    • Attiva = "Record creato o aggiornato", Oggetto è "Opportunità", Campo è "Modifica ARR", Operatore è "maggiore di", Numero è "10.000"
    • Azione – Crea attività.
      • Crea una nuova opportunità con la modifica ARR impostata su 11.000 – l'attività viene creata.
      • Aggiorna la modifica ARR a 12.000 – Crea l’attività.
      • Aggiorna la modifica ARR a 9.000 – Nessuna azione intrapresa (la modifica del campo non soddisfa le condizioni di attivazione)
      • Aggiorna un campo diverso da quello della modifica dell’ARR (per es. Nome) – Non intraprendere alcuna azione.

Imposta le condizioni all'interno del trigger di Salesforce, ovvero abbinale al trigger. Non impostare come condizione separata dal trigger.

Vedi un esempio popolare in azione nella sezione "Creare attività per fasi di opportunità specifiche".

Utilizza variabili di Salesforce nelle regole.

Costruisci su variabili di regola Salesforce. Utilizza una variabile per fare riferimento ai dati chiave da un trigger di regola nell’azione della regola.

Ad esempio, se viene scelto un trigger di Salesforce, le azioni delle regole possono fare riferimento all’ARR dell’opportunità di Salesforce. Nelle azioni delle regole come Crea attività, mappa i campi del record Salesforce utilizzando variabili dinamiche per popolare il nome dell’attività, la descrizione e i campi personalizzati. Quando la regola viene attivata da un evento in Salesforce, l’azione della regola estrae il valore della variabile da Salesforce.

Quando imposti un’azione della regola, i seguenti tipi di campi di Salesforce sono disponibili come variabili da inserire nei campi delle attività di Asana.

Scegli il tipo di campo Salesforce.Scegli il tipo di campo di Asana.
StringaInserisci testo (titolo dell’attività, descrizione, campo personalizzato, commento).
Inserisci testo.Scrivi testo
Seleziona dall'elencoScrivi testo
Inserisci data, data e ora.Inserisci data e ora, testo.
Scegli la valuta.Inserisci numero, testo
IntInserisci numero o testo.
Scegli parole brevi, se possibile.Inserisci numero e testo.
Indica la percentuale.Inserisci numero (1% = 1), testo.
Usa un'area di testo RTF.Non formattare il testo.

Crea un’attività e mantienila sincronizzata.

Crea un’attività e mantienila sincronizzata con il record di Salesforce. Attiva gli aggiornamenti automatici dai campi di Salesforce a quelli di Asana tramite azioni delle regole che mappano le variabili di Salesforce. Quando i campi di Salesforce cambiano, le attività di Asana corrispondenti si aggiornano automaticamente, garantendo ai team di avere sempre le informazioni più recenti senza la necessità di aggiornamenti manuali.

Quando si utilizza l’azione Crea attività e mantienila sincronizzata, un campo Salesforce verrà mappato 1 a 1 con un campo Asana. Ad esempio, mappa “Nome account” a un campo di testo come “Nome attività”. Tuttavia, crea un'attività e mantienila sincronizzata non aggiornerà una concatenazione di testo e variabili, come "Account: {Account Name}".

Configura l’azione Crea un’attività e mantienila sincronizzata

Configura la regola dell’azione di sincronizzazione su Asana con le autorizzazioni necessarie per gli amministratori di Salesforce.

  1. Nel tuo progetto, clicca sul menu Personalizza.
  2. Clicca su + Aggiungi regola
  3. Seleziona il trigger di Salesforce Record di Salesforce creato o aggiornato. Consulta la sezione Condizioni di attivazione di Salesforce per creare o aggiornare per maggiori dettagli.
  4. Seleziona l’azione Crea un’attività e mantienila sincronizzata.
  5. Mappa i campi di Salesforce ai campi delle attività e ai campi personalizzati di Asana.
  6. Una volta completata la mappatura dei campi, fai clic su Pubblica.

Crea una regola per creare una nuova attività su Asana ogni volta che viene creata una nuova opportunità su Salesforce e sincronizza i valori dei campi dell'opportunità di Salesforce con i campi dell'attività di Asana corrispondenti.

Salesforce in Asana trigger and actions

Mappa i campi Nome e Modifica ARR dell'opportunità di Salesforce rispettivamente ai campi Nome attività e Importo dell'attività di Asana. Se il nome dell’opportunità viene modificato in XYZ, modifica automaticamente il titolo dell’attività di Asana in XYZ. Allo stesso modo, qualsiasi modifica del valore di ARR Change in Salesforce si rifletterà automaticamente nel campo Importo nell’attività di Asana.

Crea attività per fasi specifiche dell’opportunità.

Sebbene l’azione Crea attività e mantienila sincronizzata sia utile per creare attività per tutte le opportunità, crea e sincronizza le attività solo quando un’opportunità raggiunge una fase specifica (ad esempio “Proposta” o “Negoziazione”). Imposta due regole separate invece di utilizzare l’azione preimpostata.

Utilizza l’approccio a due regole quando vuoi –

  • Crea attività Asana solo per le opportunità che raggiungono una determinata fase.
  • Mantenere sincronizzati i campi delle attività con i dati di Salesforce.
  • Evita di creare attività per opportunità nelle prime fasi che potrebbero non essere convertite

Importante: i campi personalizzati a selezione singola e multipla non sono supportati nella sincronizzazione dei campi Salesforce – Asana.

Regola 1: crea un'attività per una fase specifica.

Crea l'attività iniziale quando un'opportunità raggiunge la fase di destinazione.

  1. Quando: crea o aggiorna il record (Salesforce).
  2. In: Opportunità, la fase è impostata su [la fase di destinazione] (ad esempio, Proposta, Negoziazione).
  3. Crea un'attività (seleziona Crea un'attività, non selezionare Crea un'attività e mantienila sincronizzata).
  4. Configura i dettagli dell’attività (progetto, incaricato, nome dell’attività, ecc.).
  5. Non aggiungere alcuna condizione Verifica se per questa regola.

Regola 2: Sincronizza i campi tra Salesforce e Asana.

Sincronizza i campi delle attività con i dati di Salesforce.

  1. Quando: crea o aggiorna il record (Salesforce).
  2. In: Opportunità (non specificare una condizione di fase qui)
  3. Esegui questa azione: imposta le mappature dei campi
    1. Imposta il campo SFDC 1 su Asana Campo 1
    2. Imposta il campo SFDC 2 su Asana Campo 2.
    3. Aggiungi ulteriori mappature secondo necessità.

Configura un esempio

Per le opportunità nella fase di proposta.

Regola 1 – scegli parole brevi quando possibile.

  • Crea o aggiorna il record (Salesforce).
  • Opportunità, imposta la fase su Proposta.
  • Crea un'attività nel progetto Pipeline di vendita e assegnala al proprietario dell'account.

Regola 2: scegli parole più brevi quando possibile.

  • Quando: crea o aggiorna il record (Salesforce).
  • In: Opportunità
  • Esegui questa azione: imposta l'importo dell'opportunità sui campi personalizzati dell'attività "Valore dell'operazione", imposta la data di chiusura sulla data di scadenza dell'attività.

Questa configurazione garantisce che le attività vengano create solo quando le opportunità raggiungono la fase di "Proposta", mantenendo tutti i campi pertinenti sincronizzati durante l'intero ciclo di vita dell'opportunità.

Configura i requisiti

Collabora con l’amministratore di Salesforce per i passaggi di installazione e fai riferimento a questa documentazione più dettagliata della guida all’installazione. 

Crea una regola

Crea e salva la regola se sono soddisfatte le seguenti condizioni:

  1. Autorizza l’utente tramite OAuth nel suo account Salesforce.

  2. L'utente dispone delle seguenti autorizzazioni di Salesforce. Collabora con il tuo amministratore di Salesforce per impostare queste autorizzazioni:

    1. Personalizza l’applicazione

    2. Esegui i flussi

    3. Gestisci i flussi

    4. Modifica i metadati tramite le funzioni API dei metadati.

    5. Abilita l’attivazione del flusso in modalità sistema.

Collega i record di Salesforce alle attività di Asana.

Collega i record di Salesforce a un'attività di Asana se sono soddisfatte le seguenti condizioni:

  1. Autorizza l’utente tramite OAuth nel suo account Salesforce.

  2. Accedi a quei record specifici in Salesforce.

Comunica i dati in modo sicuro tramite l’integrazione API di Salesforce. Autorizza l’utente ad accedere ai dati Salesforce collegati seguendo il modello di autorizzazione standard di Asana basato sull’accesso alle attività.

 

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Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

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