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Integrazione di Salesforce su Asana

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Se stai cercando l’app Asana su Salesforce AppExchange, puoi trovare maggiori informazioni sul piano di deprecazione in queste domande frequenti. In futuro, i clienti dovranno utilizzare l'integrazione dell'app Salesforce su Asana.

L'integrazione di Salesforce su Asana estende i componenti principali delle nostre regole a Salesforce, in modo da poter automatizzare i flussi di lavoro tra Salesforce e Asana e mantenere sincronizzati i dati più recenti su Asana.

Le regole di Asana sono automazioni che ottimizzano le attività di routine. Una regola è composta da un trigger e un'azione, rispettivamente un evento che attiva la regola e un'azione eseguita dalla regola. Un esempio di trigger è Quando viene creata un'opportunità su Salesforce. Un esempio di azione è Creare un'attività in un progetto specifico di Asana.

Condizioni di attivazione di Salesforce per creare o aggiornare le attività

L'integrazione di Salesforce su Asana utilizza il trigger Il record di Salesforce viene creato o aggiornato, con molte condizioni personalizzabili disponibili. Le regole possono essere configurate con condizioni basate sui tipi di oggetto di Salesforce (ad esempio Opportunità, Account) e su specifici valori del campo tra numeri, date ed elenchi a discesa.

Gli utenti possono scegliere tra due trigger di Salesforce:

  • Il record viene creato: attiva l'esecuzione della regola solo se è stato creato un record che soddisfa le condizioni impostate. Record creato è un trigger comune per i flussi di lavoro di ricezione, come la creazione di un'attività quando viene creato un VOC.
  • Il record viene creato o aggiornato: attiva l'esecuzione della regola se un record è stato creato o aggiornato e le condizioni impostate sono soddisfatte. Questo trigger potrebbe essere utilizzato per i passaggi di consegne basati sugli aggiornamenti di Salesforce, come la creazione di un'attività nella posta in arrivo SE quando un'opportunità raggiunge la fase 3.

External triggers

Tieni presente che Il record viene creato o aggiornato è il trigger che dovrebbe essere utilizzato per l'azione Crea un'attività e mantienila sincronizzata.

Quando imposti il trigger, puoi specificare determinate condizioni che devono essere rispettate contemporaneamente per l'esecuzione della regola. Se la regola viene attivata da un evento, ma la condizione specificata non è soddisfatta, la regola non verrà eseguita. Ad esempio, per il trigger Il record Salesforce viene creato o aggiornato, sono supportate le seguenti condizioni come parte del trigger:

  • Condizioni relative all'oggetto: è supportato qualsiasi oggetto a cui l'utente ha accesso, ad esempio opportunità, account, caso, campagna e oggetti personalizzati.
    • Utilizza una condizione di oggetto senza alcuna condizione di campo se desideri che la regola venga attivata ogni volta che un oggetto viene creato o aggiornato.
    • Esempio: Crea un'attività quando l'opportunità viene creata o aggiornata. Quando i campi vengono aggiornati e il record viene allegato a un'attività, mantieni i campi sincronizzati
    • Trigger = “Record creato o aggiornato”, Oggetto è “Opportunità”
    • Azione = "Crea attività e sincronizza" con campo personalizzato numerico con {amount} E Imposta campo personalizzato di testo con {opportunity name}
      • Creazione dell'opportunità A → Creazione dell'attività A
      • Aggiorna l'opportunità A con modifica ARR a 12.000 → Nell'attività A, il campo ARR viene aggiornato a 12.000
      • Aggiorna il nome dell'opportunità A in XYZ → Nell'attività A, il campo personalizzato di testo viene aggiornato in XYZ
      • Aggiornamento dell'opportunità B con modifica dell'ARR impostato su 9.000 → Creazione dell'attività B
  • Condizioni del campo: qualsiasi campo disponibile per l'utente in un oggetto tra i tipi numero, data ed elenco a discesa.
    • Utilizza una condizione di campo se desideri che la regola venga attivata ogni volta che questo campo cambia.
    • Esempio: aggiungi un commento quando un account ha un aggiornamento dell'attività
    • Trigger = “Record creato o aggiornato”, Oggetto è “Account”, Campo è “Data dell'ultima attività”
    • Azione = "Aggiungi commento"
      • Quando l'account collegato ha un aggiornamento a “Data dell'ultima attività”, aggiungi un commento alle attività a cui l'account è collegato
      • Aggiornamento di un campo diverso da “Data dell'ultima attività” (per es. Nome) → Nessuna azione intrapresa
  • Condizioni del valore: ad esempio, un determinato valore dell'elenco a discesa.
    • Utilizza una condizione di valore se desideri che la regola venga attivata quando questo campo cambia e soddisfa la condizione di valore.

    • Esempio: crea un'attività di revisione quando la variazione ARR dell'opportunità viene modificata in > 10.000 $

    • Trigger = "Record creato o aggiornato", Oggetto è "Opportunità", Campo è "Modifica ARR", Operatore è "maggiore di", Numero è "10.000"
    • Azione = "Crea attività"
      • Crea una nuova opportunità con la variazione ARR impostata su 11.000 → Viene creata un'attività
      • Aggiorna la modifica ARR a 12.000 → L'attività viene creata
      • Aggiorna la modifica ARR a 9.000 → Nessuna azione intrapresa (la modifica del campo non soddisfa le condizioni del trigger)
      • Aggiornamento di un campo diverso da Modifica ARR (per es. Nome) → Nessuna azione intrapresa

Tieni presente che le condizioni sono impostate all'interno del trigger Salesforce, ovvero sono associate al trigger. Non possono essere impostate come condizione separata dal trigger.

Vedi un esempio comune in azione nella Sezione "Creazione di attività per fasi specifiche dell'opportunità".

Variabili di Salesforce nelle regole

Salesforce si basa sulle variabili delle regole. Una variabile è un modo per fare riferimento ai dati chiave da un trigger di regola nell'azione della regola.

Per esempio, se viene scelto un trigger di Salesforce, le azioni della regola possono fare riferimento all'ARR dell'opportunità di Salesforce. Nelle azioni delle regole come Crea attività, i campi del record Salesforce possono essere mappati utilizzando variabili dinamiche per popolare il nome dell'attività, la descrizione e i campi personalizzati. Quando la regola viene attivata da un evento in Salesforce, l'azione della regola trasferirà il valore della variabile da Salesforce.

Quando si imposta un'azione della regola, i seguenti tipi di campo di Salesforce sono disponibili come variabili da inserire nei campi dell'attività Asana:

Tipo di campo di SalesforceTipo di campo di Asana
StringaTesto (titolo dell'attività, descrizione, campo personalizzato, commento)
Area di testoTesto
Elenco a discesaTesto
Data, data e oraData/ora, testo
ValutaNumero, testo
IntNumero, testo
LungoNumero, testo
PercentualeNumero (1%=1), testo
Area di testo RTFTesto non formattato

Azione Crea un'attività e mantienila sincronizzata

L'azione Crea un'attività e mantienila sincronizzata si abbina al trigger Il record di Salesforce viene creato o aggiornato per abilitare gli aggiornamenti automatici dai campi di Salesforce ai campi di Asana tramite azioni delle regole che mappano le variabili di Salesforce. Quando i campi di Salesforce cambiano, le attività di Asana corrispondenti vengono aggiornate automaticamente, garantendo ai team di avere sempre le informazioni più recenti senza la necessità di aggiornamenti manuali.

Quando si utilizza l'azione Crea un'attività e mantienila sincronizzata, un campo Salesforce verrà mappato 1 a 1 con un campo Asana. Ad esempio, “Nome account” può essere mappato 1 a 1 a un campo di testo come “Nome attività”. Tuttavia, l'azione Crea un'attività e mantienila sincronizzata non aggiornerà una concatenazione di testo e variabili, come "Account: {Account Name}".

Configurazione di due regole per la sincronizzazione delle opportunità specifiche per fase

Se vuoi creare e sincronizzare le attività solo quando un'opportunità raggiunge una fase specifica, come "Proposta" o "Negoziazione", devi impostare due regole separate invece di utilizzare l'azione preimpostata Crea un'attività e mantienila sincronizzata. L'utilizzo dell'azione preimpostata standard non sincronizzerà correttamente i campi per le singole fasi.

Regola 1: la regola di creazione

Questa regola monitora il cambiamento della fase specifica e crea l'attività di Asana. Configura questa regola in modo che si attivi quando un record di opportunità raggiunge la fase target, assicurandoti che un'attività venga creata solo al momento giusto nella tua pipeline.

Regola 2: la regola di sincronizzazione

Questa regola viene eseguita in background per tutte le opportunità, per mantenere aggiornati i campi una volta che un'attività è già collegata, indipendentemente dalla fase successiva in cui l'opportunità passa. Senza questa regola, i dati del campo non rimarranno aggiornati dopo la creazione iniziale dell'attività.

Insieme, queste due regole replicano il comportamento dell'azione preimpostata, dandoti allo stesso tempo il controllo specifico per la fase di cui hai bisogno. È necessario impostare entrambe le regole affinché la sincronizzazione dei campi funzioni correttamente quando si attivano le attività in fasi specifiche dell'opportunità.

Come configurare l'azione Crea un'attività e mantienila sincronizzata

Gli amministratori di Salesforce dispongono delle autorizzazioni necessarie per configurare la regola dell'azione di sincronizzazione su Asana.

  1. Nel tuo progetto, clicca sul menu Personalizza
  2. Clicca su + Aggiungi regola
  3. Seleziona il trigger di Salesforce Record di Salesforce creato o aggiornato. Consulta la Sezione Condizioni del trigger Salesforce per creare o aggiornare qui sopra per maggiori dettagli.
  4. Seleziona l'azione Crea un'attività e mantienila sincronizzata
  5. Mappa i campi Salesforce ai campi dell'attività Asana e ai campi personalizzati
  6. Una volta completata la mappatura dei campi, clicca su Pubblica

Prendi in considerazione una regola progettata per creare una nuova attività su Asana ogni volta che viene creata una nuova opportunità su Salesforce e per sincronizzare i valori dei campi dell'opportunità di Salesforce con i corrispondenti campi dell'attività di Asana.

Salesforce in Asana trigger and actions

I campi Nome e Modifica ARR dell'opportunità di Salesforce verrebbero mappati rispettivamente ai campi Nome attività e Importo dell'attività di Asana. Se il nome dell'opportunità viene modificato in XYZ, il titolo dell'attività di Asana viene modificato automaticamente in XYZ. Allo stesso modo, qualsiasi modifica del valore ARR Change su Salesforce si rifletterà automaticamente nel campo Importo dell'attività di Asana.

Creazione di attività per fasi specifiche dell'opportunità

Sebbene l'azione Crea un'attività e mantienila sincronizzata sia utile per creare attività per tutte le opportunità, potresti voler creare e sincronizzare le attività solo quando un'opportunità raggiunge una fase specifica (come “Proposta” o “Negoziazione”). Ciò richiede l'impostazione di due regole separate invece di utilizzare l'azione preimpostata.

Utilizza l'approccio a due regole quando vuoi:

  • Creare attività Asana solo per le opportunità che raggiungono una determinata fase
  • Mantenere i campi delle attività sincronizzati con i dati Salesforce
  • Evitare di creare attività per opportunità in fase iniziale che potrebbero non essere convertite

Importante: i campi personalizzati a selezione singola e multipla non sono supportati nella sincronizzazione dei campi Salesforce-Asana.

Regola 1: Crea attività per una fase specifica

Questa regola crea l'attività iniziale quando un'opportunità raggiunge la fase target.

  1. Quando: il record viene creato o aggiornato (Salesforce)
  2. In: Opportunità, Fase impostata su [La tua fase target] (ad esempio, Proposta, Negoziazione)
  3. Esegui questa operazione: Crea un'attività (seleziona Crea un'attività, non selezionare Crea un'attività e mantienila sincronizzata)
  4. Configura i dettagli dell'attività (progetto, incaricato, nome dell'attività, ecc.)
  5. Non aggiungere condizioni Verifica se per questa regola

Regola 2: Sincronizza i campi tra Salesforce e Asana

Questa regola mantiene i campi delle attività sincronizzati con i dati Salesforce

  1. Quando: il record viene creato o aggiornato (Salesforce)
  2. In: Opportunità (non specificare una condizione di fase qui)
  3. Esegui questa azione: configura le mappature dei campi
    1. Imposta il campo 1 di SFDC sul campo 1 di Asana
    2. Imposta il campo 2 di SFDC sul campo 2 di Asana
    3. Aggiungi ulteriori mappature secondo necessità

Esempio di configurazione

Per le opportunità nella fase di Proposta.

Regola 1:

  • Quando il record viene creato o aggiornato (Salesforce)
  • Opportunità, fase impostata su Proposta
  • Esegui questa operazione: crea un'attività nel progetto Pipeline di vendita, assegnala al titolare dell'account

Regola 2:

  • Quando: il record viene creato o aggiornato (Salesforce)
  • In: Opportunità
  • Esegui questa azione: imposta l'importo dell'opportunità sul campo personalizzato dell'attività "Valore dell'affare", imposta la data di chiusura sulla data di scadenza dell'attività

Questa configurazione garantisce che le attività vengano create solo quando le opportunità raggiungono la fase "Proposta", mantenendo tutti i campi pertinenti sincronizzati durante tutto il ciclo di vita dell'opportunità.

Requisiti di configurazione

Ti consigliamo di collaborare con il tuo amministratore Salesforce per i passaggi di installazione e di fare riferimento a questa documentazione più dettagliata della guida all'installazione. 

Creare una regola

Un utente Asana può creare e salvare la regola se sono soddisfatte le seguenti condizioni:

  1. L'utente ha effettuato l'autorizzazione tramite OAuth nel suo account Salesforce.

  2. L'utente ha le seguenti autorizzazioni Salesforce. Ti consigliamo di collaborare con il tuo amministratore Salesforce per configurare queste autorizzazioni:

    1. Personalizza l'applicazione

    2. Esegui flussi

    3. Gestisci flussi

    4. Modificare i metadati tramite le funzioni dell'API dei metadati

    5. Abilita l'attivazione del flusso in modalità di sistema

Collegare i record di Salesforce alle attività di Asana

Un utente Asana può collegare i record Salesforce a un'attività di Asana se sono soddisfatte le seguenti condizioni:

  1. L'utente ha autorizzato l'accesso tramite OAuth al suo account Salesforce.

  2. L'utente ha accesso a quegli specifici record in Salesforce.

I dati vengono comunicati in modo sicuro tramite l'integrazione API di Salesforce. Le autorizzazioni dell'utente per accedere ai dati Salesforce collegati seguono il modello di autorizzazioni standard di Asana basato sull'accesso alle attività.

 

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Questo articolo è stato tradotto dall’IA.

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