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Slack e Asana

Neste artigo

A integração Asana for Slack (Asana para Slack) assegura que a sua equipe poderá trabalhar sem interrupções tanto na Asana como no Slack, sem ter que alternar constantemente entre as ferramentas. Ela também opera com os planos Enterprise Grid do Slack.

As integrações de aplicativos não funcionam apenas nos projetos. Adicione aplicativos às Minhas tarefas para integrá-los com as ferramentas que a sua equipe mais usa.

Primeiros passos

Para começar, faça o download do aplicativo Asana para Slack. Faça login no Slack e siga as instruções do bot da Asana para o Slack para autenticar a sua conta Asana e permitir que a Asana envie informação para o Slack. Se alguém na sua organização já tiver instalado a integração, talvez você receba uma solicitação para autorizar novamente a Asana no Slack. Depois de o fazer, você poderá tirar proveito de todos os novos recursos.

Se você receber uma mensagem indicando que não tem autorização para instalar a Asana (“You are not authorized to install Asana”), entre em contato com o seu administrador e peça que aprove o aplicativo para o seu espaço de trabalho (“Workspace”).

Slack app authentication


A integração Asana for Slack é diferente do aplicativo Asana anterior, e a versão anterior ficará obsoleta com o tempo. Importaremos as configurações que você tiver definido desde o aplicativo antigo para o novo Asana para Slack. Para aprender a definir as configurações de vinculamento de projetos, veja abaixo as Configurações para projetos vinculados.

A maneira mais rápida de fazer a integração da sua equipe é informar no Slack o link de uma tarefa Asana. Peça a seus colegas de equipe para clicarem no menu suspenso More actions (Mais ações) e selecionarem Like this task (Curtir esta tarefa). Ao fazerem uma interação com a tarefa, receberão a solicitação de nova autorização. Depois que o fizerem, o novo Asana for Slack substituirá a versão antiga.

Migrando para a nova integração

Se os seus comandos de barra e as ações de mensagem tiverem parado de funcionar, isso significa que iniciamos a janela de migração, e você precisará migrar para a nova versão para conseguir usar esses recursos novamente. Importaremos do aplicativo anterior as configurações de canal do seu projeto para o novo aplicativo, e você receberá notificações nos mesmos canais que já usava anteriormente.

Slack auth

Usar a integração Asana for Slack

A integração Asana for Slack permite converter conversas do Slack em tarefas, fazer ações nas tarefas a partir do Slack ou criar novas tarefas sem sair do Slack. Também estão disponíveis ações específicas das tarefas através das notificações no canal pessoal e nos canais de projetos.

Você pode ver uma lista com os comandos disponíveis e acessar este guia no Slack digitando/asana help

Asana help

Converta mensagens do Slack em tarefas, ou adicione a mensagem a uma tarefa existente

Transforme conversas do Slack em tarefas, ou adicione a conversa a uma tarefa existente. No Slack, selecione a conversa. Clique no botão “more messages” (Mais mensagens) e escolha “Create a task” (Criar uma tarefa) ou “Add to task” (Adicionar a uma tarefa). Será criado um link na tarefa Asana para acessar a conversa do Slack no futuro para consultar o contexto.

more actions

Ao acessar um canal do Slack:

  1. Clique no ícone de três pontos próximo à mensagem no Slack
  2. Clique em Adicionar como comentário de tarefa ou Criar uma tarefa

Ao colar o link de uma tarefa, marco, projeto ou status da Asana no Slack, é possível compartilhar informações e atuar sobre esses itens sem sair do Slack usando uma caixa de diálogo e menus suspensos.

link unfurl actions

A pessoa ou canal onde você compartilhou a tarefa poderá:

  1. Marcar esta tarefa como concluída
  2. Curtir a tarefa
  3. Alterar ou adicionar um responsável
  4. Alterar ou adicionar uma data de conclusão
  5. Adicionar a tarefa a um projeto.
  6. Abrir a tarefa na Asana

Ao compartilhar tarefas de um projeto com configurações de permissão privadas para os membros, os usuários que não forem membros do projeto não poderão fazer edições e terão que solicitar acesso ao proprietário do projeto. Você pode controlar se a descrição de tarefas e projetos privados será automaticamente interpretada e exibida acessando as configurações via/asana settings.

Chat inteligente no Slack

O chat inteligente no Slack permite que você obtenha insights e recomendações relacionados ao seu trabalho na Asana, tudo no contexto das suas conversas no Slack. O chat inteligente no Slack está disponível para clientes que tenham um plano Asana pago e um plano Slack pago.

 

Você pode fazer quase qualquer pergunta relacionada ao trabalho ao chat de IA para agilizar as suas tarefas. Seja para obter as atualizações mais recentes de um projeto, descobrir quem é o responsável por uma tarefa, identificar obstáculos ou determinar os próximos passos para manter um projeto em dia. Você pode até perguntar quem é a pessoa com mais conhecimento sobre um tópico específico, para saber com quem falar no Slack. O chat de IA ajuda você a obter rapidamente as informações de que precisa, para que a sua equipe possa se concentrar no que é importante sem precisar alternar entre as ferramentas.

AI chat example 

Para acessar o chat inteligente no Slack, siga estas etapas:

  1. Encontre o ícone da Asana no menu de acesso rápido, no canto superior direito do seu espaço de trabalho do Slack. 
  2. Clique em Converse com a Asana

Chat with Asana icon

 

Se o ícone não estiver visível, você pode adicioná-lo nas preferências do usuário: clique em Navegação e selecione-o na seção “Agentes de aplicativo”. Caso o aplicativo não apareça na lista, será necessário pedir ao administrador para ativá-lo para o espaço de trabalho.

Resumos inteligentes no Slack

Fique a par dos detalhes das tarefas com resumos gerados por IA diretamente no Slack. Os resumos inteligentes no Slack permitem que as equipes tenham uma visão geral rápida do trabalho em andamento em uma tarefa sem precisar sair do seu espaço de trabalho do Slack.

Para usar os resumos inteligentes no Slack, a sua organização da Asana precisa ter a IA Asana ativada. O uso de resumos inteligentes no Slack conta para os limites de uso de IA da sua organização. Acesse este artigo do Centro de ajuda para obter mais detalhes sobre os limites.

Usar a integração de IA

Slack and Asana AI output (4).png 

  1. Copie o URL da tarefa e cole-o em um canal do Slack ou em uma mensagem direta.
  2. Será exibida uma prévia da tarefa. Clique em “Resumir a tarefa” para gerar um resumo da tarefa.

O resumo da tarefa não fica visível para os demais membros do canal do Slack. Somente o usuário que o solicitou pode vê-lo. Qualquer membro do canal do Slack com acesso à tarefa terá a opção de resumir a tarefa, mas o resumo em si só ficará visível para o usuário que clicou no botão “Resumir tarefa”.

Ativar prévias de links

Caso não veja as visualizações de tarefas no Slack, verifique as suas configurações do Slack da seguinte forma:

  1. Digite/asana settings em qualquer mensagem direta ou canal do Slack para abrir as suas configurações.
  2. Verifique se a opção Exibir prévias de links está definida como Ativada.

Criar uma tarefa

Digite/asana create (criar em Asana) para criar uma nova tarefa na Asana sem sair do Slack.

Será exibida uma caixa de diálogo, e, a partir dos menus suspensos, será possível:

  1. Adicionar um título à tarefa
  2. Adicionar um responsável
  3. Adicionar uma data de conclusão
  4. Adicionar a tarefa a um projeto e selecionar uma seção do projeto
  5. Adicionar uma descrição à tarefa
  6. Selecione o canal para compartilhar a tarefa. Você pode desmarcar essa opção se não quiser compartilhar a tarefa em um canal ou selecionar a si mesmo(a) se quiser que o aplicativo envie um link para a tarefa apenas para você por mensagem direta.
  7. Escolha para quem disponibilizar esta tarefa

Criar uma tarefa usando emojis

Você pode transformar mensagens do Slack em tarefas da Asana usando o emoji :memo: 📝. Para isso, reaja a qualquer mensagem com o emoji 📝. O conteúdo da mensagem e quaisquer respostas na conversa são automaticamente incluídos na descrição da sua tarefa.

Notificações pessoais

Ao instalar o aplicativo pela primeira vez, você receberá uma mensagem da Asana que permitirá habilitar as suas notificações Asana. Isto é útil porque será possível fazer ações diretamente nas notificações sem sair do Slack. Você receberá notificações quando:

  • Uma tarefa for atribuída a você, ou desatribuída

Para as tarefas atribuídas a você, receberá notificações quando:

  • A tarefa estiver concluída.
  • A data de conclusão for alterada
  • Todas as dependências tiverem sido concluídas
  • Uma dependência não estiver concluída
  • For alterada a data de conclusão de uma dependência.
  • Adicionarem você como colaborador(a).
  • Há um comentário em uma tarefa que você segue

As notificações pessoais serão entregues no seu canal Asana, localizado na seção Aplicativos na parte inferior esquerda da barra lateral do Slack.

Nota iconNota

Observe que as notificações pessoais não serão enviadas quando estiver usando ativamente a Asana

Você pode gerenciar suas notificações pessoais a qualquer momento digitando/asana settings (configurações da Asana) no Slack. Ali, há opções para ativar ou desativar notificações, alterar o seu domínio padrão ou remover a autorização para a sua conta.

personal project notification

Notificações de projetos vinculados

Você pode sincronizar projetos da Asana com canais do Slack. Isto é útil porque você e sua equipe poderão fazer ações a partir das notificações sem sair do Slack As notificações serão exibidas no canal quando as seguintes modificações forem feitas ao projeto:

  • Uma tarefa for adicionada ao projeto
  • Uma tarefa é concluída no projeto
  • É alterada a data de conclusão de qualquer tarefa do projeto
  • É substituído o responsável de qualquer tarefa do projeto
  • For alterado o status de um projeto, portfólio ou Meta
Nota iconNota

Observe que as atualizações de projetos, portfólios e Metas privados podem ser enviadas a um canal do Slack que inclua pessoas que não são membros desses projetos, portfólios ou Metas.

Para ajustar as notificações de um canal, certifique-se primeiro de estar usando o canal cujas notificações precisa ajustar. Em seguida, digite/Asana link (vincular à Asana) e verá a opção para escolher o projeto a ser conectado ao canal. Também poderá usar/asana para desativar as notificações no canal.

linked project notification

Regras no Slack

Você pode usar regras para manter os canais do Slack e as tarefas da Asana sincronizados, de modo que as atualizações feitas em um lugar sejam refletidas no outro. As regras ajudam você a registrar o trabalho no Slack, compartilhar alterações de status de volta ao Slack e manter as conversas alinhadas em ambas as ferramentas.

Pré-requisito: Adicionar o aplicativo Asana a um canal do Slack

Antes de usar regras que enviam mensagens para um canal do Slack ou leem mensagens desse canal, você precisa adicionar o aplicativo Asana a esse canal.

  1. Abra o canal do Slack no qual você quer usar as regras da Asana
  2. Clique no nome do canal na parte superior da tela
  3. Clique em Integrações
  4. Clique em Adicionar aplicativo.
  5. Procure pela Asana e clique em Adicionar.

Depois que o aplicativo Asana for adicionado, você poderá criar regras que leiam as mensagens desse canal e enviem atualizações de volta para ele.

Nota iconNota

Você não pode configurar regras para um canal do Slack até que o aplicativo Asana tenha sido adicionado a esse canal.

Acionadores de regra do Slack: acionamento a partir de novas mensagens e respostas

Você pode acionar regras com base em atividades do Slack quando quiser transformar conversas do canal em trabalho na Asana.

Quando uma mensagem do Slack é publicada em um canal, a regra pode criar ou atualizar uma tarefa na Asana com base nessa mensagem. Você escolhe o canal a ser monitorado e pode adicionar condições de IA para verificar o conteúdo de cada mensagem antes que a regra seja executada. Por exemplo, você pode procurar mensagens que mencionem palavras-chave ou frases específicas antes de criar uma tarefa.

Slack rule triggers

Quando uma resposta é publicada em um tópico do Slack vinculado a uma tarefa da Asana, a regra pode adicionar essa resposta à tarefa para que a conversa completa seja registrada. Com isso, fica mais fácil manter o contexto na Asana enquanto as pessoas continuam conversando no Slack.

Ações de regras do Slack: enviar mensagens no canal ou mensagens diretas

Você pode usar ações de mensagens do Slack nas regras para manter a sua equipe bem-informada quando o trabalho mudar na Asana.

Use a ação Enviar mensagem de canal para publicar uma atualização em um canal do Slack quando houver atividade em tarefas na Asana. Por exemplo, você pode enviar uma mensagem quando uma tarefa for criada, movida para uma seção específica ou marcada como concluída. Incluir variáveis de tarefas na mensagem ajuda a fornecer aos colegas de equipe um contexto claro sem que eles precisem sair do Slack.

Use a ação Enviar mensagem direta para notificar uma pessoa específica a partir de uma regra, para que ela veja alterações importantes imediatamente. Você pode incluir na mensagem detalhes como o nome da tarefa, o responsável e a data de conclusão, para que a pessoa que a recebe entenda o que mudou e onde procurar na Asana.

Use a ação Enviar resposta à conversa para adicionar uma resposta a uma mensagem do Slack vinculada à tarefa que acionou a regra. Você pode usar essa opção para manter todos os participantes do tópico do Slack informados sobre o progresso de uma tarefa.

Usar variáveis nas regras do Slack

Ao criar uma ação do aplicativo Slack, você pode incluir variáveis de tarefas que preencherão automaticamente a mensagem do Slack com informações da tarefa quando a notificação for enviada, tornando as suas mensagens mais dinâmicas e informativas.

Ao criar uma regra de desencadeamento para o aplicativo Slack, você pode incluir variáveis de mensagem do Slack que preencherão automaticamente a tarefa com informações do Slack. 

Comentários bidirecionais com regras no Slack

Você pode criar uma sincronização bidirecional de comentários entre o Slack e a Asana para que os colegas de equipe possam comentar onde preferirem, mantendo uma única conversa compartilhada.

Primeiro, crie uma regra que monitore um canal do Slack usando o desencadeador do Slack “Nova mensagem é publicada no canal” e crie uma tarefa a partir de novas mensagens. Isso ajuda você a registrar solicitações e perguntas que começam no Slack para que possam ser monitoradas na Asana.

Em seguida, crie uma regra que monitore as respostas no tópico do Slack vinculado usando o desencadeador do Slack “Resposta publicada no tópico” e adicione essas respostas como comentários à tarefa da Asana. Isso mantém a seção de comentários da tarefa completa enquanto as pessoas continuam respondendo no Slack.

Por fim, crie uma regra que monitore novos comentários na tarefa da Asana e envie uma resposta para a conversa vinculada do Slack usando a ação do Slack “Enviar resposta para a conversa”. Isso mantém os seguidores do Slack informados quando ocorrem atualizações na Asana, sem que precisem abrir a Asana.

Two way comments with rules in Slack

Com essas regras em vigor, você pode manter os comentários do Slack e da Asana alinhados e, ao mesmo tempo, permitir que os colegas de equipe usem a ferramenta que funciona melhor para eles.

Perguntas frequentes

Como conecto a Asana ao Slack?

Faça o download do aplicativo Asana for Slack no diretório de aplicativos do Slack e, em seguida, autentique a sua conta Asana quando o bot Asana solicitar, para ativar a integração entre as duas plataformas.

Posso criar tarefas na Asana a partir de mensagens do Slack?

Você pode converter qualquer mensagem do Slack em uma tarefa da Asana clicando no menu de três pontos ao lado da mensagem e selecionando “Criar uma tarefa”, ou adicionar a mensagem a uma tarefa existente selecionando “Adicionar à tarefa”.

Que tipos de notificações da Asana aparecem no Slack?

A Asana envia notificações pessoais para o seu canal da Asana no Slack quando tarefas são atribuídas a você, quando as datas de conclusão das tarefas são alteradas, quando as dependências são concluídas ou modificadas e quando alguém comenta em tarefas que você está acompanhando.

Como funciona a sincronização de regras entre o Slack e a Asana?

As regras podem criar automaticamente tarefas na Asana a partir de mensagens do Slack, adicionar respostas de conversas do Slack como comentários em tarefas na Asana e enviar atualizações de tarefas de volta para as conversas do Slack para manter as conversas sincronizadas em ambas as plataformas.

 

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Nota iconNota

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Este artigo foi traduzido por IA.

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