Loading
Producten
AI Platform
MOGELIJKHEDEN
Type bedrijf
Teams
Sectoren
Use cases
LEREN
ONDERSTEUNING
DIENSTEN
Helpcentrum
search-icon

Onderwerpen

Geen artikelen gevonden voor dit onderwerp.

Invoegtoepassing voor urenstaten en budgetten instellen

In dit artikel

Wie kan deze invoegtoepassing gebruiken?
StarterAdvancedEnterpriseEnterprise+

Ga naar onze pagina met prijzen voor meer informatie.

Beschikbaar als invoegtoepassing voor de niveaus Starter , Advanced, Enterprise en Enterprise+.

Met de invoegtoepassing Urenstaten en budgetten van Asana kun je de werkelijke tijd die aan het werk wordt besteed bijhouden, kosten en factureerbare omzet voorspellen en monitoren, en zorgen voor tijdige en nauwkeurige facturering en factureren.

Door de invoegtoepassing te gebruiken, kunnen je teams de afstemming verbeteren, de zichtbaarheid vergroten en de impact maximaliseren.

Opmerking iconOpmerking

Klanten kunnen de invoegtoepassing uitproberen met een 14-daagse selfservice-proefperiode. 

Gerelateerde artikelen

Inbegrepen in de invoegtoepassing

Functie

Beschrijving

Urenstaten

Met Urenstaten kun je de voortgang bijhouden en de efficiëntie verhogen dankzij nauwkeurige tijdgegevens. Met urenstaten kun je bijhouden waar je tijd in een bepaalde tijdperiode aan besteed wordt, verspreid over meerdere werkstromen.


Indieners van uren kunnen urenstaten voltooien en indienen, zodat tijdcontroleurs deze kunnen beoordelen/goedkeuren.

Budgetten

Plan en monitor projectbudgetten om de gezondheid van het project op de voet te volgen.

Gebruikerstarieven

Stel voor elk project gebruikerstarieven in die automatisch in de projectbudgetten worden meegenomen.

Tijd- en kostenrapportage

Rapporteer over de onderliggende tijdregistraties op basis van tijd of kosten, inclusief een vergelijking van ramingen met de werkelijkheid.

Verbeteringen in middelenbeheerweergaven

Bekijk kosten in de middelenbeheerweergaven waartoe de gebruiker toegang heeft in het kader van zijn of haar Gezamenlijk werkbeheer-licentie, zoals Capaciteitsplan, Tijdelijke aanduidingen en Universele werkbelasting (Enterprise en Enterprise+) en Project- en portfolio-werkbelasting (Advanced, Enterprise en Enterprise+). Bekijk de tijd op basis van het ene geselecteerde project in werkbelasting.

Verbeteringen in tijdregistratie (web en mobiel)

Toegang tot extra velden in tijdregistratie voor nauwkeurige tijdinvoer, bewaking en facturering, zoals factureerbaar/niet-factureerbaar, één enkel project voor tijdtoewijzing, en beschrijving.

Beheerdersinstellingen

Beheerders kunnen de functionaliteit voor Urenstaten en budgetten voor je organisatie aanpassen in de Beheerdersconsole

Wie komt in aanmerking om deze invoegtoepassing te kopen? 

Een invoegtoepassingslicentie voor Urenstaten en budgetten kan aan elke gebruikerslicentie voor Starter, Advanced, Enterprise en Enterprise+ worden toegevoegd. Om na aankoop de invoegtoepassing te gebruiken, moet een beheerder de gebruiker een licentie toewijzen in de Beheerdersconsole. Om de invoegtoepassing te kopen, moet je contact opnemen met je Asana-vertegenwoordiger of rechtstreeks met de verkoopafdeling.

Proefperiode voor invoegtoepassing

Met de invoegtoepassing Urenstaten en budgetten (TBAO) kunnen bestaande betalende klanten de invoegtoepassing uitproberen met een zelfbedieningsproefperiode van 14 dagen. Beheerders of factureringsbeheerders kunnen de proef starten vanuit de beheerdersconsole. Terwijl de proef actief is, krijgt iedereen in je domein automatisch toegang, dus beheerders hoeven niet één voor één licenties toe te wijzen.

Licenties beheren en licentierollen toewijzen

Domeinbeheerders, superbeheerders en afdelingsbeheerders kunnen licenties toewijzen en gebruikersrollen instellen voor de invoegtoepassing.

Bij Urenstaten zijn er twee hoofdrollen om een nauwkeurige Workflow te garanderen: de Indiener van uren en de Tijdcontroleur.

  • Een Indiener van uren is een individueel teamlid dat zijn/haar werkuren bijhoudt voor specifieke Taken en projecten binnen Asana. Alle gebruikers met een invoegtoepassingslicentie voor Urenstaten en budgetten zijn automatisch Indieners van uren.
  • Een Tijdcontroleur is een speciale aanduiding die aan de licentie van een persoon kan worden toegevoegd.  Deze gebruikers zijn doorgaans een manager of leidinggevende die verantwoordelijk is voor het beoordelen van de door teamleden ingediende urenstaten. Zij controleren of de geregistreerde uren kloppen en kunnen de inzending vervolgens goedkeuren of afwijzen.

Licenties handmatig beheren en licentierollen handmatig toewijzen

Zo wijs je licenties handmatig toe:

  1. Navigeer naar de Beheerdersconsole
  2. Klik op het tabblad Leden
  3. Selecteer Urenstaten en budgetten in de vervolgkeuzelijst met invoegtoepassingen naast de naam van een gebruiker

Zo wijs je handmatig rollen toe als tijdcontroleur:

  1. Klik op het driepunten-pictogram naast de naam van de gebruiker
  2. Klik op Profiel
  3. Scroll naar beneden naar Urenstatenbeheer
  4. Klik op het pictogram Controleur
  5. Selecteer een gebruiker die je als tijdcontroleur wilt aanwijzen
    1. Opmerking: Als de gebruiker die je als controleur selecteert nog geen invoegtoepassingslicentie heeft, wordt er een toegewezen zodra deze als controleur is geselecteerd.
Opmerking iconOpmerking

Alleen beheerders en Superbeheerders kunnen tijdcontroleurs toewijzen in de Beheerdersconsole.

Licenties in bulk beheren en licentierollen in bulk toewijzen

Om in bulk licenties te verlenen en tijdcontroleurs toe te wijzen:

  1. Navigeer naar de Beheerdersconsole > Gebruikers > Urenregistratie en budgetten
  2. Selecteer in het gebruikersraster de selectievakjes naast de gebruikers aan wie je een tijdcontroleur wilt toewijzen
  3. Klik op de werkbalk voor bulkacties die verschijnt
  4. Selecteer de tijdcontroleur die je wilt toewijzen
  5. Klik op Toewijzen om te bevestigen

De tijdsbeoordelaar van de geselecteerde gebruikers wordt nu bijgewerkt. Deze functie voor bulktoewijzing werkt zowel voor de initiële installatie als voor doorlopende wijzigingen in het beheer van beoordelaars.

Je kunt ook een voltooid CSV-sjabloon uploaden vanuit de Beheerdersconsole. Voeg in het CSV-bestand eerst Urenstaten en budgetten toe aan elke indiener en controleur in de kolom met invoegtoepassingen. Met deze stap wordt de licentie toegewezen. Voer vervolgens voor elke gebruiker het e-mailadres in van één aangewezen controleur in de kolom Controleur. 

  1. Klik op je profielpictogram en klik op Beheerdersconsole.
  2. Navigeer naar het tabblad Leden
  3. Klik op de vervolgkeuze CSV importeren/exporteren
  4. Selecteer Exporteren als CSV
  5. Voeg de term Urenstaten en budgetten toe in de kolom Invoegtoepassingen naast iedereen aan wie je toegang wilt verlenen. Zie onderstaande afbeelding.
  6. Importeer de CSV via de knop CSV importeren rechtsboven op het tabblad Leden.
  7. Je ontvangt een melding als de import voltooid is

Instellingen in de Beheerdersconsole

Zo ga je naar de instellingen voor urenstaten en middelen in de Beheerdersconsole:

  1. Klik op je profielafbeelding
  2. Klik op Beheerdersconsole
  3. Klik in de zijbalk op Instellingen
  4. Scroll naar beneden naar Urenstaten en middelenplanning

Je ziet de volgende instellingen:

  • Tijdregistratie inschakelen: Bepaalt of de velden Geschatte tijd en Werkelijke tijd zichtbaar zijn bij Taken en Projecten.
  • Factureerbare tijd inschakelen: Schakelt de status Factureerbaar in voor tijdregistraties, zodat gebruikers hun geregistreerde uren kunnen markeren als factureerbaar of niet-factureerbaar.
  • Standaard voor factureerbaarheid: Stelt de standaardstatus voor factureerbaarheid (factureerbaar of niet-factureerbaar) in voor alle nieuwe tijdinvoeren die in je domein worden aangemaakt.
  • Valuta projectbudget: Selecteert de standaardvaluta die voor alle projectbudgetten wordt gebruikt.
  • Goedkeuringsproces voor urenstaten: Configureert de workflow voor urenstaten. Kies een eenvoudig (Concept/Indienen) of een volledig (Concept/Indienen/Goedkeuren/Afwijzen) goedkeuringsproces.
  • Tijdcategorieën: Een consistent label toepassen op elke tijdinvoer. Beheerders kunnen de categorieopties aanmaken, en teamgenoten selecteren een categorie wanneer ze tijd registreren. 
  • Tijdinvoer uit het verleden vergrendelen: vergrendelt tijdinvoer automatisch na een bepaald aantal weken, zodat deze niet door niet-beheerders kan worden bewerkt.
  • Middelenplanningweergaven (capaciteitsplan en werkbelasting): Bepaalt de toegang tot functies voor middelenbeheer. Je kunt alle functies (capaciteitsplannen en werkbelasting) inschakelen of een beperktere toegang bieden tot werkbelastingweergaven binnen projecten en portfolio's.
  • Algemene werkzaamheden aan het project: Bepaalt of gebruikers tijd rechtstreeks voor een project kunnen registreren zonder een specifieke Taak te selecteren.
  • Registratie van tijd in de toekomst: Bepaalt hoe ver in de toekomst gebruikers tijd mogen registreren.
  • Herinneringen voor indiening: Bepaalt wanneer gebruikers wekelijkse herinneringen ontvangen om hun urenstaten in te dienen.

Zowel superbeheerders als beheerders kunnen deze instellingen bekijken, maar alleen superbeheerders kunnen ze bewerken. Ga voor meer informatie over deze toestemmingen naar Beheerder- en Superbeheerderrollen in Asana.

Toestemmingen voor urenstaten en toegangsbeheer

Om de nauwkeurigheid en integriteit van de gegevens te waarborgen, past de invoegtoepassing Urenstaten en budgetten specifieke bewerkingstoestemmingen toe op basis van de levenscyclus van een urenstaat. Naarmate een urenstaat van Concept naar Ingediend en uiteindelijk naar Goedgekeurd gaat, wordt de mogelijkheid om tijdinvoeren te bewerken steeds beperkter.

Bewerkingsbeperkingen per status

  • Concept: Zowel de indiener als de aan hem/haar toegewezen beoordelaar kunnen tijdinvoeren aanmaken, bewerken of verwijderen.
  • Ingediend: Zodra een urenregistratie is ingediend, wordt de Indiener vergrendeld naar Alleen bekijken om wijzigingen tijdens het controleproces te voorkomen. De Controleur behoudt de mogelijkheid om posten te bewerken of te verwijderen om vóór goedkeuring de nodige correcties aan te brengen.
  • Goedgekeurd: Na goedkeuring wordt de urenstaat vergrendeld voor zowel de Indiener als de Beoordelaar. Geen van beiden kan registraties in het verleden wijzigen, tenzij de goedkeuringen worden ingetrokken.

Overschrijving door beheerders: Domeinbeheerders en Superbeheerders hebben onbeperkte toestemmingen om tijdinvoeren te bekijken, te bewerken of te verwijderen, ongeacht de status ervan. Dit zorgt ervoor dat historische gegevens zelfs na goedkeuring nog kunnen worden gecorrigeerd.

Status intrekken en wijzigen

Als een urenstaat vanwege de status ervan is vergrendeld, kunnen Indieners en Beoordelaars de actie Intrekken gebruiken om de status terug te draaien en opnieuw bewerkingstoegang te krijgen.

  • Indiening intrekken: Als een indiener zich realiseert dat hij of zij een fout heeft gemaakt, kan hij of zij bij een ingediende urenstaat klikken op de optie Intrekken. Hierdoor wordt de urenregistratie teruggezet naar de status Concept, zodat de indiener de ingevoerde gegevens kan bewerken voordat hij of zij de urenstaat opnieuw indient. Opmerking: Een inzending kan door de indiener niet worden ingetrokken nadat deze is Goedgekeurd.
  • Goedkeuring intrekken: Controleurs kunnen op een goedgekeurde urenstaat klikken op de optie Intrekken om de goedkeuring ongedaan te maken. Dit maakt het mogelijk om na goedkeuring correcties aan te brengen als er later een fout wordt ontdekt.
  • Afgewezen urenstaten opnieuw indienen: Controleurs kunnen een eerder afgewezen urenstaat Opnieuw indienen, waardoor de Workflow wordt gestroomlijnd als de nodige correcties zijn aangebracht.

Statusactiviteit van urenstaten Om transparantie en verantwoordelijkheid te waarborgen, worden alle statuswijzigingen – waaronder indieningen, goedkeuringen, afwijzingen en intrekkingen – vastgelegd in het Activiteitenlogboek voor de status van urenstaten.

Vereisten voor zichtbaarheid voor beheerders

Hoewel Domeinbeheerders en Superbeheerders kunnen overschrijven bij het bewerken, hebben zij niet automatisch inzage in de persoonlijke urenstaatweergave van elke gebruiker.

Opmerking iconOpmerking

Beheerders en Superbeheerders kunnen de urenstaten van een gebruiker alleen zien als ze een licentie voor Urenstaten en budgetten toegewezen hebben gekregen en als Tijdcontroleur voor die gebruiker zijn aangewezen.

Veelgestelde vragen

Welke abonnementen van Asana ondersteunen de invoegtoepassing Urenstaten en budgetten?

De invoegtoepassing Urenstaten en budgetten is beschikbaar voor de abonnementsniveaus Starter, Advanced, Enterprise en Enterprise+.

Wat is het verschil tussen een Indiener van uren en een Tijdcontroleur?

Een Indiener van uren houdt zijn/haar uren bij voor taken en projecten (alle gebruikers met de invoegtoepassingslicentie zijn automatisch Indieners van uren), terwijl een Beoordelaar van uren doorgaans een manager of leidinggevende is die ingediende urenstaten onderzoekt, verifieert en goedkeurt of afwijst.

Kunnen beheerders alle urenstaten in hun organisatie bekijken?

Beheerders en Superbeheerders kunnen de urenstaten van een gebruiker alleen zien als ze een licentie voor Urenstaten en budgetten toegewezen hebben gekregen en als Tijdcontroleur voor die gebruiker zijn aangewezen.

Kunnen indieners van uren hun urenstaten na indiening bewerken?

Zodra een urenregistratie is ingediend, wordt de indiener vergrendeld naar Alleen bekijken, maar hij of zij kan de inzending intrekken om deze terug te zetten naar de status Concept om deze te bewerken voordat hij of zij de urenregistratie opnieuw indient (opmerking: een inzending kan niet worden ingetrokken nadat deze is goedgekeurd).

Note iconOpmerking

Dit artikel is vertaald met AI.

Feedback over de vertaling versturen.

Gerelateerde artikelen

Wordt geladen
Urenstaten en budgetten van Asana: hoe te gebruiken | Helpcentrum