Loading
PLATFORM
MOGELIJKHEDEN
ASANA AI
ALLE ABONNEMENTEN
Type bedrijf
Teams
Sectoren
Use cases
LEREN
ONDERSTEUNING
DIENSTEN
Helpcentrum
search-icon

Onderwerpen

Invoegtoepassing urenstaten en budgetten

In dit artikel

Beschikbaar als een invoegtoepassing voor Starter-, Advanced-, Enterprise- en Enterprise+ -niveaus.

Met de invoegtoepassing urenstaten en budgetten van Asana kun je de werkelijke tijd die aan het werk wordt besteed bijhouden, kosten en factureerbare inkomsten voorspellen en bewaken, en zorgen voor tijdige en nauwkeurige facturering.

Door de invoegtoepassing te gebruiken, kunnen je teams de afstemming stimuleren, de zichtbaarheid vergroten en de impact maximaliseren.

Gerelateerde artikelen

Inbegrepen in de invoegtoepassing

Functie

Beschrijving

Urenstaten

Urenstaten helpen je de voortgang bij te houden en de efficiëntie te verhogen met nauwkeurige tijdgegevens. Met urenstaten kun je verantwoorden waar je tijd aan besteed wordt over een bepaalde periode in meerdere werkstromen.


Tijdindieners kunnen urenstaten voltooien en indienen voor beoordeling/goedkeuring door tijdbeoordelaars.

Budgetten

Plan en monitor projectbudgetten om op de hoogte te blijven van de gezondheid van het project.

Gebruikerstarieven

Stel gebruikerspercentages in voor elk project om automatisch mee te tellen in projectbudgetten.

Tijd- en kostenrapportage

Rapporteer over de onderliggende tijdinvoer op tijd of kosten, inclusief het vergelijken van schattingen met werkelijke waarden.

Verbeteringen aan weergaven voor middelenbeheer

Bekijk de kosten in de weergaven voor middelenbeheer waartoe de gebruiker toegang heeft als onderdeel van zijn licentie voor Gezamenlijk werkbeheer, zoals Capaciteitsplan, Tijdelijke aanduidingen en Universele werkbelasting (Enterprise en Enterprise+) en Project- en portfolio-werkbelasting (Advanced, Enterprise en Enterprise+). Bekijk tijd op basis van het enkele geselecteerde project in werkbelasting.

Verbeteringen in tijdregistratie (web en mobiel)

Krijg toegang tot extra velden in tijdregistratie om nauwkeurige tijdinvoer, monitoring en facturering te ondersteunen, zoals factureerbaar/niet-factureerbaar, een enkel project voor tijdtoewijzing en beschrijving.

Beheerdersinstellingen

Beheerders kunnen de functionaliteit voor urenstaten en budgetten voor je organisatie aanpassen in de Beheerdersconsole

Wie komt in aanmerking om deze invoegtoepassing te kopen? 

Een invoegtoepassingslicentie voor urenstaten en budgetten kan worden toegevoegd aan elke Starter-, Advanced-, Enterprise- en Enterprise+ -gebruikerslicentie. Om na aankoop toegang te krijgen tot de invoegtoepassing, moet een beheerder de gebruiker een licentie toewijzen in de beheerdersconsole. Om de invoegtoepassing te kopen, moet je contact opnemen met je Asana-vertegenwoordiger of rechtstreeks contact opnemen met de verkoopafdeling.

Licenties beheren en licentierollen toewijzen

Domeinbeheerders, superbeheerders en afdelingsbeheerders kunnen licenties toewijzen en gebruikersrollen aanwijzen voor de invoegtoepassing.

Tijdregistratie heeft twee primaire rollen om een nauwkeurige workflow te garanderen: de tijdindieners en de tijdbeoordelaars.

  • Een tijdindieners is een individueel teamlid dat zijn of haar werkuren bijhoudt voor specifieke taken en projecten binnen Asana. Alle gebruikers met een invoegtoepassing-licentie voor urenstaten en budgetten zijn automatisch tijdindieners.
  • Een tijdbeoordelaar is een speciale aanduiding die aan de licentie van een persoon kan worden toegevoegd.  Deze gebruikers zijn meestal een manager of supervisor die verantwoordelijk is voor het onderzoeken van de door hun teamleden ingediende urenstaten. Ze verifiëren de geregistreerde uren op nauwkeurigheid en kunnen de indiening vervolgens goedkeuren of afwijzen.

Licenties handmatig beheren en licentierollen handmatig toewijzen

Licenties handmatig toewijzen:

  1. Navigeer naar de Beheerdersconsole
  2. Klik op het tabblad Leden
  3. Selecteer Urenstaten en budgetten in de vervolgkeuze van de kolom naast de naam van een gebruiker

Om handmatig tijdbeoordelaarsrollen aan te wijzen:

  1. Klik op het pictogram met de drie puntjes naast de naam van de gebruiker
  2. Klik op Profiel
  3. Scrol naar beneden naar Timesheet-beheer
  4. Klik op het pictogram Beoordelaar
  5. Selecteer een gebruiker die je wilt toewijzen als tijdsbeoordelaar
    1. Opmerking: als de gebruiker die je als beoordelaar selecteert nog geen invoegtoepassingslicentie heeft, krijgt deze er een toegewezen zodra deze als beoordelaar is geselecteerd.
Opmerking iconOpmerking

Alleen beheerders en superbeheerders kunnen tijdbeoordelaars toewijzen in de beheerdersconsole.

Licenties in bulk beheren en licentierollen toewijzen

Om tijdbeoordelaars in bulk te licentiëren en toe te wijzen, upload je een voltooid CSV-sjabloon vanuit de beheerdersconsole. Voeg in het CSV-bestand eerst urenstaten en budgetten toe aan elke indiener en beoordelaar in de kolom add-on. Deze stap wijst de licentie toe. Voer vervolgens het e-mailadres van een enkele aangewezen beoordelaar in de kolom Beoordelaar voor elke gebruiker in. 

  1. Klik op je profielpictogram en selecteer Beheerdersconsole.
  2. Navigeer naar het tabblad Leden
  3. Klik op de vervolgkeuze CSV importeren/exporteren
  4. Selecteer CSV exporteren
  5. Voeg de term Urenstaten en Budgetten toe in de kolom Invoegtoepassingen naast iedereen aan wie je toegang wilt verlenen. Zie afbeelding hieronder.
  6. Importeer de CSV via de CSV-importknop rechtsboven in het tabblad Leden.
  7. Je ontvangt een melding wanneer de import Voltooid is

Toegang tot urenstaten

Urenstaten helpen je de voortgang bij te houden en de efficiëntie te verhogen met nauwkeurige tijdgegevens. Met urenstaten kun je verantwoorden waar je tijd aan besteed wordt over een bepaalde periode in meerdere werkstromen.

Om toegang te krijgen tot de urenstaten, navigeer je naar de zijbalk en klik je op Urenstaten. Je kunt projecten toevoegen aan de urenstaat via de knop + Project toevoegen en taken toevoegen via het regelitem + Taak toevoegen. 

Tijd registreren en urenstaten indienen

Wanneer je op een timesheet terechtkomt, wordt al het werk waarvoor al tijd is bijgehouden en ingevuld voor een taak of een project automatisch ingevuld binnen het juiste tijdsbereik in de timesheet. 

Om tijd op een project in de urenstaat te registreren, open je de vervolgkeuze-pijl van het project. Je kunt tijd toevoegen als algemeen werk aan het project, of tijd toevoegen aan een specifiek taaktype in het project. Je kunt ook projecten en/of taken selecteren uit aanbevelingen.

Wanneer je tijd toevoegt, kun je bepalen of deze factureerbaar of niet-factureerbaar is en beschrijvingen toevoegen om het werk te detailleren. Deze velden zijn ook beschikbaar bij het bijhouden van tijd op mobiel met de invoegtoepassing.

De totale tijden zullen zich onderaan en aan de rechterkant ophopen.

Opmerking iconOpmerking

Als een taak tot meer dan één project behoort, moet je bij het rechtstreeks toevoegen van tijd vanuit de taak kiezen voor welk project het zal tellen. 

Om een urenstaat in te dienen, klik je op de knop Verzenden in de rechterbovenhoek van het werkblad. Je kunt indien nodig notities toevoegen. De urenstaat wordt vervolgens ter goedkeuring naar de aangewezen beoordelaar gestuurd.

Een indiener van een urenstaat kan ingediende urenstaten voor een bepaalde week terugroepen voordat ze worden goedgekeurd.

  • Navigeer naar je urenstaten
  • Klik op In review
  • Klik op Inzending intrekken

Tijd registreren namens anderen

Beoordelaars van urenstaten kunnen tijdregistraties registreren namens de gebruikers die ze beoordelen. Dit is handig voor het corrigeren van ontbrekende invoer of het helpen van teamleden met hun logboeken.

  1. Open het tijdinvoervenster en klik op Tijd toevoegen.
  2. Klik op het vervolgkeuzemenu Logger (dat standaard je profiel is).
  3. Selecteer de naam van de indiener voor wie je tijd wilt registreren.
  4. Voer de tijd en details in zoals gewoonlijk.

Urenstaten vooraf invullen

Indieners van een urenstaat kunnen ervoor kiezen om automatisch taken toe te voegen die aan hen zijn toegewezen en die tijdens de huidige week moeten worden uitgevoerd. Met deze instelling begin je elke week met een urenstaat die al het werk bevat dat je moet bijhouden.

Pre-populate timesheets

Om dit in te schakelen, open je Urenstaten in de zijbalk, klik je op het pictogram met de drie puntjes rechtsboven op de pagina en selecteer je vervolgens Urenstaatinstellingen. Schakel onder Urenstaat vooraf invullen de optie Taken die aan mij zijn toegewezen en die elke week vervallen, automatisch toevoegen in en selecteer vervolgens Opslaan.

Wanneer deze instelling is ingeschakeld, worden taken die aan deze criteria voldoen toegevoegd aan de urenstaat van de huidige week. Je kunt op elk moment taken en tijdinvoer toevoegen, bewerken of verwijderen.

Een taak of project uit urenstaten verwijderen

Om een taak of project uit een urenstaat te verwijderen, moet je eerst alle bijbehorende tijdregistraties verwijderen.

  • Beweeg met je muis over de taak of het project dat je wilt verwijderen
  • Klik er met de rechtermuisknop op
  • Klik op Verwijderen uit urenstaat

Tabblad Tijdsbeoordeling

Gebruikers die zijn aangewezen als tijdbeoordelaars krijgen toegang tot een speciale weergave die hun tijdindieners en essentiële informatie over de urenstaat binnen een bepaald tijdsbestek weergeeft. Beoordelaars kunnen de tijden bekijken die gedurende de week worden geregistreerd, voordat ze de urenstaat indienen.

Om de details van de urenregistratie van een gebruiker te bekijken, beweeg je de muis over de naam. De tekst 'View timesheet' verschijnt. Wanneer je erop klikt, krijg je een gedetailleerd overzicht van de urenstaat van de gebruiker.

Filteren en sorteren

Tijdbeoordelaars kunnen de weergave filteren om alleen specifieke gebruikers weer te geven met behulp van het filter Personen.

  1. Klik op het filter Personen
  2. Selecteer de gebruikers die je wilt zien op het tabblad Tijdsbeoordeling
  3. Klik op Weergave opslaan om uw selectie op te slaan

Tijdbeoordelaars kunnen de weergavevolgorde van teamleden wijzigen met behulp van de functie Sorteren.

  • Klik op de knop Sorteren.
  • Selecteer je voorkeurssorteeroptie: Alfabetisch, Totale tijd of Factureerbare tijd.
  • Klik op Weergave opslaan om de nieuwe volgorde toe te passen.

Urenstaten goedkeuren of afwijzen

Een tijdsbeoordelaar kan urenstaten goedkeuren of afwijzen.

  1. Navigeer naar het tabblad Tijdsbeoordeling
  2. Klik voor een bepaalde tijd indiener op Ter beoordeling
  3. Klik in de pop-up op Goedkeuren of Afwijzen

Opmerking iconOpmerking

Een tijdbeoordelaar kan goedkeuringen intrekken door op Goedgekeurd of Afgewezen te klikken en vervolgens op Goedkeuringen intrekken in de pop-up. Dit is afhankelijk van de instelling voor het goedkeuringsproces van de urenstaat in de beheerdersconsole. 

Zowel de tijdbeoordelaar als de indiener ontvangen een melding over de wijziging van de status van de urenstaat.

Melding voor tijdbeoordelaar

Melding voor indieners

Tijdregistraties exporteren 

Om tijdregistraties te exporteren:

  1. Navigeer naar het gewenste project
  2. Klik op de vervolgkeuze naast de projectnaam
  3. Klik op Synchroniseren/Exporteren
  4. Selecteer Tijdinvoer als CSV

De export toont tijd als factureerbaar of niet-factureerbaar voor het project.

Tijdbeoordelaars kunnen ook exporteren vanuit de weergave tijdbeoordeling. Bij het exporteren vanuit de weergave Urenstaten kun je de tijdsbereikkiezer gebruiken om het exacte tijdsbestek te kiezen voor de tijdinvoer die je in je CSV wilt opnemen.

Exporteren vanuit deze weergave:

  1. Navigeer naar Urenstaten in de linkerzijbalk
  2. Klik op de vervolgkeuzepijl naast Urenstaten in de rechterbovenhoek
  3. Selecteer de exportoptie die beschikbaar is voor je rol
    • Beoordelaars van de urenstaat: klik op CSV van de tijdinvoer van de indiener exporteren om de urenstaten van de specifieke gebruikers die aan jou zijn toegewezen te downloaden.
    • Superbeheerders: klik op Exporteer ieders tijdinvoer CSV om alle tijdinvoer over het hele domein te extraheren.
  4. Kies het gewenste datumbereik met behulp van de tijdsbereikselector en het CSV-bestand wordt gegenereerd

Projectbudgetten

Met projectbudgetten kun je budgetten plannen en voorspellen.

Toegang tot projectbudgetten

Je hebt op twee manieren toegang tot projectbudgetten:

  1. Klik op de vervolgkeuze naast de naam van je project en selecteer Projectbudget instellen
  2. Navigeer naar het tabblad Overzicht van je project, scroll naar beneden naar de budgetbalk en klik op de instellingenknop  op de balk
Opmerking iconOpmerking

Je moet een projectbeheerder zijn om toegang te krijgen tot projectbudgetten.

Voortgangsbalk projectbudgetten

De voortgangsbalk laat zien hoeveel van het werk er daadwerkelijk wordt bijgehouden ten opzichte van het geplande werk en het resterende bedrag.

Drempelmeldingen instellen voor budgetten

Een gebruiker kan een drempel aangeven waar hij een melding wil ontvangen over de voortgang van het budget. 

Om budgetmeldingen in te schakelen:

  1. Open de budgetmodule in een project met een ingesteld budget
  2. Schakel de instelling voor drempelmeldingen in
  3. Geef aan met welke waarde de werkelijke kosten moeten worden vergeleken en bij welk percentage de gebruiker een melding wil ontvangen.

Projectbudgetrollups in portfolio's

Gebruikers kunnen budgetten van meerdere projecten op portfolioniveau bekijken om aggregaties van kosten of tijd te begrijpen, afhankelijk van het type budget dat een project heeft.

  1. Navigeer naar de lijstweergave van de portfolio.
  2. Zorg ervoor dat projecten met ingestelde budgetten zijn toegevoegd. (Opmerking: gebruik 'Werk toevoegen' om projecten toe te voegen.)
  3. Klik op het + -pictogram in de rechterhoek van de lijstweergave om een nieuw veld toe te voegen.
  4. Selecteer een van de budgetopties om rollups toe te voegen:
    1. Budget (tijd): voegt rollups toe voor geschatte tijd (totaal), werkelijke tijd (totaal) en gebudgetteerde tijd.
    2. Budget (kosten): voegt rollups toe voor geschatte kosten (totaal), werkelijke kosten (totaal) en gebudgetteerde kosten.

Opmerking iconOpmerking

Kostenaggregaties zijn alleen zichtbaar voor die juiste toestemmingen.

Een budgettype kiezen

Je kunt je budget bijhouden via uren of kosten. Je kunt ook schakelen tussen de twee metingstypes.

Tarieven voor personen instellen (kostenmeting)

Als je Kosten als je meettype hebt gekozen, kun je uurtarieven aanwijzen voor mensen die aan het project werken. Dit tarief kan ook worden gehandhaafd in hun Capaciteit-planweergave.

Een tarief instellen voor een persoon of tijdelijke aanduiding:

  1. Scrol naar beneden naar de sectie Personen en tarieven in de projectbudgetinstellingen.
  2. Klik in de zoekbalk Personen toevoegen en selecteer personen of tijdelijke aanduidingen.
  3. Typ of selecteer mensen en klik op Toevoegen om ze aan je resourcepool toe te voegen.
  4. Klik op het vak Tarief en voer een nummer in. 
  5. Klik op X om het tarief uit het budget te verwijderen
  6. Klik op Tarieven opslaan om nieuwe wijzigingen in de sectie personen en tarieven op te slaan.

Een paar aanvullende opmerkingen:

  • Tijdelijke aanduidingen en capaciteitsplannen zijn beschikbaar op Enterprise- en Enterprise+-niveaus, dus gebruikers moeten een basis Enterprise- of Enterprise+-licentie hebben om deze functies te gebruiken met de invoegtoepassing urenstaten en budgetten.
  • Gebruikers kunnen tot 500 personen of tijdelijke aanduidingen instellen in de resourcepool van elk project.
  • Personen hoeven geen projectlid te zijn om in de tarievenlijst te staan. Als een persoon het project halverwege verlaat, zal zijn tarief nog steeds in de resourcepool verschijnen en moet het handmatig worden verwijderd. 

Teams en tarieven in bulk toevoegen aan projecten

Als je een projectbeheerder bent, kun je in bulk hele Asana-teams aan een project toevoegen, zodat je projecten snel, consistent en elke keer met de juiste, gestandaardiseerde tarieven kunt bemannen.

Teams aan projecten toevoegen:

  1. Begin de naam van het team te typen
  2. De zoekopdracht vindt teams waartoe je toegang hebt, inclusief teams waartoe je behoort en openbare teams
  3. Selecteer een team uit de zoekresultaten door erop te klikken of je toetsenbord te gebruiken
Opmerking iconOpmerking

Teams met meer dan 200 leden kunnen niet in bulk worden toegevoegd en worden grijs weergegeven in de zoekresultaten. Een enkel project kan niet meer dan 500 mensen hebben. Het systeem voorkomt dat je teams toevoegt die deze limiet overschrijden.

Wanneer je klikt om een geselecteerd team toe te voegen, maakt het systeem een eenmalige momentopname van het huidige lidmaatschap van het team. Het voegt elke persoon van dat team afzonderlijk toe aan je projectbudgetinstellingenlijst. Als een persoon al op de projectlijst staat, of als hij lid is van meerdere teams die je hebt geselecteerd, zal hij slechts één keer verschijnen.

Opmerking iconOpmerking

Dit is geen dynamische synchronisatie. Als er later nieuwe mensen aan het Asana Team worden toegevoegd, worden ze niet automatisch aan dit project toegevoegd. Je moet ze apart toevoegen.

Tarieven importeren samen met mensen

 Als je teams tarieven hebben gedefinieerd in een op nummers gebaseerd aangepast veld, kun je ze rechtstreeks importeren.

Om tarieven te importeren:

  1. Naast elke geselecteerde team-pil verschijnt er een vervolgkeuzemenu. In dit menu staan alle op nummers gebaseerde aangepaste velden van dat team waarvoor je toestemming hebt om ze te zien.
  2. Selecteer het gewenste aangepaste veld
Opmerking iconOpmerking

Alle getallen worden automatisch afgerond op twee decimalen. Als de veldnotatie een percentage is, wordt deze geconverteerd naar een getal.

Om onbedoeld gegevensverlies te voorkomen, zal het systeem niet automatisch tarieven overschrijven. In plaats daarvan worden alle tarieven geïmporteerd en moet je ze handmatig oplossen. 

Geschatte kosten of tijd

Voor geschatte kosten kun je kiezen uit twee bronnen: capaciteitsplannen of taken.

Capaciteitplannen

Beschikbaar op Enterprise- en Enterprise+ -niveaus.

Naarmate teamleden aan het project worden toegewezen, kun je de kostenopbouw zien in de capaciteitsplanweergave, op basis van de tarieven.

De totale kosten per persoon worden weergegeven op het capaciteitsplan en de som is zichtbaar op het projectbudget.

Taken

Als de toewijzing wordt uitgevoerd op basis van geschatte tijden voor taken, zal dit rechtstreeks aan het project worden gekoppeld om dat projectbudget te verstrekken, in uren of kosten, afhankelijk van wat je hebt geselecteerd.

Werkelijke kosten of tijd

De werkelijke kosten worden berekend op basis van de werkelijke tijd van tijdregistratie of van urenstaten, wanneer ze worden ingediend. Je kunt de werkelijke kosten uitsplitsen naar factureerbaar of niet-factureerbaar, of naar alle tijden. Dit zal afhangen van hoe je de werkelijke kosten hebt geconfigureerd.

Kosten in middelenbeheer

Zodra de tarieven zijn ingesteld, kun je de kosten bekijken in de weergaven capaciteitsplanning en werkbelasting.

  1. Navigeer naar een werkbelasting- of capaciteitsplanningweergave.
  2. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Inzet Geschatte tijd of Werkelijke tijd. Schakel vervolgens de schakelaar Kosten in. 

Kostengegevens zijn ontworpen om ervoor te zorgen dat ze alleen bewerkbaar en zichtbaar zijn voor de juiste mensen.

  • Tariefbeheer: alleen projectbeheerders hebben de mogelijkheid om de uurtarieven in te stellen voor gebruikers binnen dat specifieke project.
  • Kostenzichtbaarheid: alleen  projectbeheerders van een bepaald project kunnen de kostengegevens van dat project zien in de werkbelasting- en capaciteitsplanningweergaven.

Tijd- en kostenrapportage

Zie ons speciale artikel over Rapportage met de invoegtoepassing urenstaten en budgetten.

Instellingen van de beheerdersconsole

Om toegang te krijgen tot de instellingen voor urenstaten en middelen in de beheerdersconsole:

  1. Klik op je profielfoto
  2. Selecteer Beheerdersconsole
  3. Klik op Instellingen in de zijbalk
  4. Scrol naar beneden naar Urenstaten en middelen

Je ziet de volgende instellingen:

  • Tijdregistratie inschakelen: bepaalt of de velden Geschatte tijd en Werkelijke tijd zichtbaar zijn voor taken en projecten.
  • Factureerbare tijd inschakelen: schakelt de status Factureerbaar in voor tijdinvoer, zodat gebruikers hun geregistreerde uren kunnen markeren als factureerbaar of niet-factureerbaar.
  • Standaard factureerbaar: stelt de standaard factureerbare status in (factureerbaar of niet-factureerbaar) voor alle nieuwe tijdinvoer die in je domein wordt gemaakt.
  • Valuta projectbudget: selecteert de standaardvaluta die voor alle projectbudgetten wordt gebruikt.
  • Goedkeuringsproces voor urenstaten: configureert de workflow voor urenstaten. Kies een eenvoudig (Concept/Indienen) of een volledig (Concept/Indienen/Goedkeuringen/Afwijzen) goedkeuringsproces.
  • Tijdcategorieën: pas een consistent label toe op elke tijdinvoer. Beheerders kunnen de categorie-opties maken en teamgenoten selecteren een categorie wanneer ze tijd registreren. 
  • Tijdinvoer uit het verleden vergrendelen: vergrendelt automatisch tijdinvoer na een bepaald aantal weken, waardoor deze niet kan worden bewerkt door niet-beheerders.
  • Weergaven van middelen (capaciteitsplan en werkbelasting): beheert de toegang tot functies voor middelenbeheer. Je kunt alle functies inschakelen (capaciteitsplannen en werkbelasting) of meer beperkte toegang bieden tot werkbelastingweergaven binnen projecten en portfolio's.
  • Algemeen werk aan project: bepaalt of gebruikers tijd rechtstreeks aan een project kunnen registreren zonder een specifieke taak te selecteren.
  • Toekomstige tijdregistratie: bepaalt hoe ver in de toekomst gebruikers tijd mogen registreren.
  • Herinneringen voor indiening: bepaalt wanneer gebruikers wekelijkse herinneringen ontvangen om hun urenstaten in te dienen.

Zowel superbeheerders als beheerders kunnen deze instellingen bekijken, maar alleen superbeheerders kunnen ze bewerken. Voor meer details over deze toestemmingen, zie Beheerder- en Superbeheerderrollen in Asana.

Factureerbaar en niet-factureerbaar werk

Beheerders kunnen in de beheerdersconsole instellen of tijdinvoer al dan niet als factureerbaar kan worden gemarkeerd voor hun domein.

  1. Navigeer naar de beheerdersconsole
  2. Navigeer naar het tabblad Instellingen
  3. Scrol naar beneden naar Urenstaten en middelen
  4. Vanaf hier kun je tijdregistratie inschakelen, je voorkeuren instellen voor factureerbare tijd en urenstaten en weergaven voor middelen

Toestemmingen voor urenstaten en toegangscontrole

Om de nauwkeurigheid en integriteit van gegevens te garanderen, dwingt de invoegtoepassing urenstaten en budgetten specifieke bewerkingsmachtigingen af op basis van de levenscyclus van een urenstaat. Naarmate een urenstaat van Concept naar Ingediend en uiteindelijk Goedgekeurd gaat, wordt de mogelijkheid om tijdinvoer te bewerken beperkter.

Beperkingen bewerken op status

  • Concept: zowel de indiener als de toegewezen beoordelaar kunnen tijdinvoer maken, bewerken of verwijderen.
  • Ingediend: zodra een urenstaat is ingediend, is de indiener vergrendeld op Alleen bekijken om wijzigingen tijdens het beoordelingsproces te voorkomen. De beoordelaar behoudt de mogelijkheid om items te bewerken of te verwijderen om de nodige correcties aan te brengen voordat goedkeuringen worden verleend.
  • Goedgekeurd: na goedkeuring is de urenstaat vergrendeld voor zowel de indiener als de beoordelaar. Geen van beide kan het historische record wijzigen, tenzij de goedkeuringen worden ingetrokken.

Beheerdersoverschrijving: Domeinbeheerders en Superbeheerder hebben onbeperkte toestemming om tijdinvoer te bekijken, te bewerken of te verwijderen, ongeacht hun status. Dit zorgt ervoor dat historische gegevens zelfs na goedkeuringen kunnen worden gecorrigeerd.

Status intrekken en wijzigen

Als een urenstaat vanwege de status is vergrendeld, kunnen indieners en beoordelaars de actie intrekken gebruiken om de status terug te zetten en opnieuw toegang te krijgen om te bewerken.

  • Indiening intrekken: als een indiener zich realiseert dat hij een fout heeft gemaakt, kan hij intrekken selecteren op een ingediende urenstaat. Hierdoor wordt de status van de urenstaat teruggezet naar Concept, zodat ze items kunnen bewerken voordat ze opnieuw worden ingediend. Opmerking: een inzending kan niet worden teruggeroepen door de indiener nadat deze is goedgekeurd.
  • Goedkeuringen intrekken: beoordelaars kunnen Intrekken selecteren op een goedgekeurde urenstaat om de goedkeuringen ongedaan te maken. Dit maakt correcties na goedkeuring mogelijk als er later een fout wordt ontdekt.
  • Afgewezen urenstaten opnieuw indienen: beoordelaars hebben de mogelijkheid om een urenstaat die eerder is afgewezen opnieuw in te dienen, waardoor de workflow wordt gestroomlijnd als de nodige correcties zijn aangebracht.

Statusactiviteit van de urenstaat Om transparantie en verantwoordelijkheid te garanderen, worden alle statuswijzigingen - inclusief indieningen, goedkeuringen, afwijzingen en terugroepacties - vastgelegd in het logboek Statusactiviteit van de urenstaat.

Zichtbaarheidsvereisten voor beheerders

Hoewel domeinbeheerders en superbeheerders overnamemogelijkheden hebben voor bewerking, hebben ze niet automatisch inzicht in de persoonlijke urenstaatweergave van elke gebruiker.

Opmerking iconOpmerking

Beheerders en Superbeheerders kunnen de urenstaten van een gebruiker alleen zien als ze een toegewezen licentie voor urenstaten en budgetten hebben en zijn aangewezen als de tijdbeoordelaar van die gebruiker.

Gerelateerde artikelen

Wordt geladen
Invoegtoepassing Asana-urenstaten en -budgetten