Email Bridge permet aux personnes ne possédant pas de compte Asana de créer des tâches dans un projet Asana en envoyant un e-mail à une adresse e-mail d'assistance ou de réception (par exemple, support@yourcompany.com).
Lorsque cet e-mail est transféré à l'adresse e-mail Asana du projet, une tâche est automatiquement créée. Si l'expéditeur externe répond à l'e-mail de notification qu'il reçoit, sa réponse est ajoutée sous forme de commentaire à la tâche, ce qui permet de poursuivre la discussion sans qu'il ait besoin de se connecter à Asana.
Articles connexes
Configurer des domaines de messagerie vérifiés
Avant que votre organisation puisse utiliser Email Bridge, un administrateur de l'organisation doit vérifier un domaine d'envoi dans la console d'administration. Cette étape prouve que votre organisation est propriétaire du domaine et autorise Asana à envoyer des e-mails en son nom, de sorte que les e-mails de notification aux expéditeurs externes semblent provenir de votre domaine plutôt que d'Asana directement.
Pour commencer, accédez à la console d'administration et sélectionnez Paramètres. Cliquez sur Domaines de messagerie vérifiés pour ouvrir la page de gestion des domaines. Vous pouvez alors voir tous les domaines vérifiés ou en attente existants et activer l'option Autoriser l'envoi depuis les domaines vérifiés une fois qu'un domaine a été vérifié.
Pour ajouter un nouveau domaine, cliquez sur Ajouter un domaine de messagerie.
Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, saisissez votre domaine de messagerie (ce qui suit le signe @ dans votre adresse e-mail, par exemple : acme.org) et votre domaine redirigé (sous-domaine) (par exemple : mail.acme.org). Le domaine de non-remise est utilisé pour l'authentification des e-mails et la gestion des messages non remis. Il ne s'agit pas de l'adresse que vos utilisateurs verront. Cliquez sur Envoyer pour continuer.
Après l'envoi, Asana génère un ensemble d'enregistrements DNS que vous devez ajouter aux paramètres DNS de votre domaine. Cliquez sur Afficher les enregistrements DNS pour voir les enregistrements MX, TXT et CNAME requis. Ajoutez chaque enregistrement auprès de votre fournisseur DNS, puis revenez à la console d'administration pour terminer la vérification. La répercussion des modifications DNS peut prendre jusqu'à 72 heures et les tentatives de vérification expirent après 28 jours.
Enregistrement MX (Mail Exchanger). L'enregistrement MX (Mail Exchanger) est responsable du routage du courrier entrant. En configurant cet enregistrement pour votre sous-domaine de rebond (par exemple, mail.acme.org), vous demandez à Internet de renvoyer toute notification automatisée d'Asana ayant échoué vers le système d'Asana pour suivi.
Enregistrement TXT (texte) : vérifie l'autorisation de l'expéditeur et empêche les spams. Il spécifie publiquement quels serveurs externes sont autorisés à envoyer des e-mails au nom de votre entreprise. L’ajout de l’enregistrement TXT spécifique d’Asana indique aux serveurs de messagerie de réception, tels que Gmail ou Outlook, qu’Asana est un expéditeur de confiance, ce qui permet de garantir que vos notifications de projet automatisées ne sont pas bloquées ou signalées comme spam.
Enregistrement CNAME (Canonical Name) : active la signature cryptographique (DKIM). Un enregistrement CNAME associe un alias à un nom de domaine principal. Asana utilise trois enregistrements CNAME distincts pour établir le DKIM (DomainKeys Identified Mail). Cela fonctionne comme une signature numérique sécurisée apposée sur chaque e-mail de notification envoyé à un client externe. Cela prouve mathématiquement que l'e-mail provient réellement de votre entreprise et qu'il n'a pas été modifié en cours de route.
AWS SES a besoin de trois enregistrements CNAME pour renouveler vos clés de sécurité en coulisse, de manière fluide et sans interrompre votre processus de messagerie. Bien qu'une seule clé signe activement vos e-mails à un instant t, les deux autres enregistrements permettent à AWS de préparer la clé suivante et de conserver une sauvegarde prête pour un transfert automatisé et fluide.
Une fois la vérification terminée, le domaine passe de la liste des Domaines de messagerie en attente à la liste des domaines vérifiés, et l'option Autoriser l'envoi depuis les domaines vérifiés devient disponible.
Remarque : vous ne pouvez modifier le domaine de redirection qu'une fois que le domaine de messagerie a été entièrement vérifié.
Une fois qu'un administrateur de l'organisation a vérifié un domaine d'envoi, les propriétaires du projet peuvent associer ce domaine à leur projet et configurer leur boîte de réception externe pour transférer les messages entrants vers Asana. Les utilisateurs externes peuvent ensuite créer des tâches et ajouter des commentaires simplement en envoyant des e-mails ou en y répondant, sans avoir besoin d'un compte Asana.
Comment configurer le transfert d'e-mails pour un projet
Pour associer un domaine vérifié à votre projet, ouvrez le projet et cliquez sur Personnaliser en haut à droite. Sélectionnez E-mails dans le panneau qui s'affiche. Vous verrez l'adresse e-mail Asana du projet indiquée sous Ajouter des tâches par e-mail. Vous pouvez cliquer sur Copier pour copier cette adresse et l'utiliser dans votre configuration de transfert.
Pour configurer les paramètres avancés, faites défiler la page vers le bas et cliquez sur Gérer le transfert des e-mails sous Advanced settings. La boîte de dialogue Paramètres avancés des e-mails s'ouvre dans l'onglet Gérer le transfert des e-mails.
Si votre administrateur n'a pas encore vérifié de domaine, vous verrez un message vous invitant à contacter votre administrateur. Une fois qu'un domaine est vérifié, sélectionnez-le dans la section Domaine vérifié, puis copiez l'adresse e-mail Asana affichée sous Transfert d'e-mails et ajoutez-la comme destination de transfert dans votre client de messagerie externe (tel que Gmail ou Outlook).
Remarque : assurez-vous que votre domaine est vérifié ; dans le cas contraire, le pont de messagerie ne fonctionnera pas.
Pour activer la création automatique de tâches, configurez votre boîte de réception externe (par exemple, support@yourcompany.com) de manière à ce que les messages entrants soient automatiquement transférés à l'adresse e-mail Asana du projet. Lorsqu'un e-mail transféré arrive, Asana crée une nouvelle tâche en utilisant l'objet de l'e-mail comme titre de la tâche et le corps de l'e-mail comme description de la tâche.
Configurer des réponses automatiques par e-mail
Vous pouvez configurer des réponses automatisées pour informer les expéditeurs externes lorsque leur e-mail crée une tâche. Dans la boîte de dialogue Paramètres avancés des e-mails, cliquez sur l'onglet Automatiser les réponses par e-mail.
Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle réponse automatisée, par exemple une confirmation « Tâche reçue ». Vous pouvez également importer un logo sous Personnaliser les e-mails pour ajouter la marque aux e-mails de réponse automatique envoyés aux expéditeurs externes. Un aperçu de l'e-mail s'affiche au bas du panneau.
Comment les utilisateurs externes interagissent avec les tâches
Lorsqu'un utilisateur externe envoie un e-mail qui crée une tâche, il reçoit un e-mail de notification de votre domaine vérifié. Si l'utilisateur externe répond à cet e-mail de notification, sa réponse est automatiquement ajoutée sous forme de commentaire à la tâche Asana correspondante. Ainsi, la discussion est organisée en fil de discussion et visible par votre équipe sur Asana, sans que l'utilisateur externe ait besoin de créer un compte Asana ou de se connecter.
