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Utiliser le pont de messagerie dans un projet

Dans cet article

Email Bridge permet aux personnes ne possédant pas de compte Asana de créer des tâches dans un projet Asana en envoyant un e-mail à une adresse e-mail d'assistance ou de réception (par exemple, support@yourcompany.com). 

Lorsque cet e-mail est transféré à l'adresse e-mail Asana du projet, une tâche est automatiquement créée. Si l'expéditeur externe répond à l'e-mail de notification qu'il reçoit, sa réponse est ajoutée sous forme de commentaire à la tâche, ce qui permet de poursuivre la discussion sans qu'il ait besoin de se connecter à Asana.

Articles connexes

Configurer des domaines de messagerie vérifiés

Avant que votre organisation puisse utiliser Email Bridge, un administrateur de l'organisation doit vérifier un domaine d'envoi dans la console d'administration. Cette étape prouve que votre organisation est propriétaire du domaine et autorise Asana à envoyer des e-mails en son nom, de sorte que les e-mails de notification aux expéditeurs externes semblent provenir de votre domaine plutôt que d'Asana directement.

Pour commencer, accédez à la console d'administration et sélectionnez Paramètres. Cliquez sur Domaines de messagerie vérifiés pour ouvrir la page de gestion des domaines. Vous pouvez alors voir tous les domaines vérifiés ou en attente existants, et vous pouvez activer l'option Autoriser l'envoi depuis les domaines vérifiés une fois qu'un domaine a été vérifié.

Pour ajouter un nouveau domaine, cliquez sur Ajouter un domaine de messagerie. 

Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, saisissez votre domaine de messagerie (ce qui suit le signe @ dans votre adresse e-mail, par exemple : acme.org). Cliquez sur Envoyer pour continuer.

Après l'envoi, Asana génère un ensemble d'enregistrements CNAME que vous devez ajouter aux paramètres DNS de votre domaine. Cliquez sur Afficher les enregistrements DNS pour voir les enregistrements CNAME requis. Ajoutez chaque enregistrement auprès de votre fournisseur DNS, puis revenez à la console d'administration pour terminer la vérification. La propagation des modifications DNS peut prendre jusqu'à 72 heures et les tentatives de vérification expirent après 28 jours. 

Enregistrement CNAME (nom canonique) : active la signature cryptographique (DKIM). Un enregistrement CNAME associe un alias à un nom de domaine principal. Asana utilise trois enregistrements CNAME distincts pour établir DKIM (DomainKeys Identified Mail). Cela fonctionne comme une signature numérique sécurisée apposée sur chaque e-mail de notification envoyé à un client externe. Cela prouve mathématiquement que l'e-mail provient réellement de votre entreprise et qu'il n'a pas été modifié en cours de route.

AWS SES a besoin de trois enregistrements CNAME pour renouveler vos clés de sécurité en coulisse, de manière fluide et sans interrompre votre processus de messagerie. Bien qu'une seule clé signe activement vos e-mails à un instant t, les deux autres enregistrements permettent à AWS de préparer la clé suivante et de conserver une sauvegarde prête pour un transfert automatisé en douceur.

Une fois la vérification terminée, le domaine passe de Domaines de messagerie en attente à la liste des domaines vérifiés, et l'option Autoriser l'envoi depuis les domaines vérifiés devient disponible.

Dès lors qu'un administrateur de l'organisation a vérifié un domaine d'envoi, les propriétaires du projet peuvent associer ce domaine à leur projet et configurer leur boîte de réception externe pour transférer les messages entrants vers Asana. Les utilisateurs externes peuvent ensuite créer des tâches et ajouter des commentaires simplement en envoyant des e-mails ou en y répondant, sans avoir besoin d'un compte Asana.

Comment configurer le transfert d'e-mails pour un projet

Pour connecter un domaine vérifié à votre projet, ouvrez le projet et cliquez sur Personnaliser en haut à droite. Sélectionnez E-mails dans le panneau qui s'affiche. Vous verrez l'adresse e-mail Asana du projet indiquée sous Ajouter des tâches par e-mail. Vous pouvez cliquer sur Copier pour copier cette adresse et l'utiliser dans votre configuration de transfert.

Pour configurer les paramètres avancés, faites défiler la page vers le bas et cliquez sur Gérer le transfert des e-mails sous Advanced settings. La boîte de dialogue Advanced email settings s'ouvre dans l'onglet Manage email forwarding. 

Si votre administrateur n'a pas encore vérifié de domaine, vous verrez un message vous invitant à contacter votre administrateur. Une fois qu'un domaine est vérifié, sélectionnez-le dans la section Domaine vérifié, puis copiez l'adresse e-mail Asana affichée sous Transfert d'e-mails et ajoutez-la comme destination de transfert dans votre client de messagerie externe (tel que Gmail ou Outlook).

Remarque : assurez-vous que votre domaine est vérifié ; dans le cas contraire, le pont de messagerie ne fonctionnera pas.

Pour activer la création automatique de tâches, configurez votre boîte de réception externe (par exemple, support@yourcompany.com) de manière à ce que les messages entrants soient automatiquement transférés à l'adresse e-mail Asana du projet. Lorsqu'un e-mail transféré arrive, Asana crée une nouvelle tâche en utilisant l'objet de l'e-mail comme titre de la tâche et le corps de l'e-mail comme description de la tâche.

Configurer des réponses automatiques par e-mail

Vous pouvez configurer des réponses automatisées pour informer les expéditeurs externes lorsque leur e-mail crée une tâche. Dans la boîte de dialogue Paramètres avancés des e-mails, cliquez sur l'onglet Automatiser les réponses par e-mail. 

Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle réponse automatisée, par exemple une confirmation « Tâche reçue ». Vous pouvez également importer un logo sous Personnaliser les e-mails pour ajouter la marque aux e-mails de réponse automatisée envoyés aux expéditeurs externes. Un aperçu de l'e-mail s'affiche au bas du panneau.

Comment les utilisateurs externes interagissent avec les tâches

Lorsqu'un utilisateur externe envoie un e-mail qui crée une tâche, il reçoit un e-mail de notification de votre domaine vérifié. Si l'utilisateur externe répond à cet e-mail de notification, sa réponse est automatiquement ajoutée sous forme de commentaire à la tâche Asana correspondante. Ainsi, la discussion est organisée en fil de discussion et visible par votre équipe dans Asana, sans que l'utilisateur externe ait besoin de créer un compte Asana ou de se connecter.

Résolution de problèmes

La plupart des problèmes liés à Email Bridge concernent la vérification du domaine, la connexion au projet ou la configuration du transfert auprès de votre fournisseur de messagerie.

Votre domaine n'est pas vérifié

Dans Paramètres > Domaines de messagerie vérifiés, un domaine que vous avez ajouté s'affichera comme En attente ou Échec.

Si votre domaine reste dans « Domaines de messagerie en attente » :

  • Prévoyez un temps de propagation : les modifications DNS ne sont pas mises à jour instantanément. La propagation de vos modifications sur les serveurs DNS mondiaux et leur détection par Asana peuvent prendre jusqu'à 72 heures.
  • Vérifiez à nouveau vos enregistrements DNS : la vérification nécessite trois enregistrements CNAME exactement tels qu'ils apparaissent lorsque vous cliquez sur Afficher les enregistrements DNS. Un seul enregistrement manquant, mal orthographié ou modifié bloquera la vérification.

Si votre domaine affiche le statut « Échec » :

Un statut « Échec » signifie qu'Asana a vérifié votre domaine, mais n'a pas pu vérifier que vous en êtes bien le propriétaire. La page affichera l’erreur : « Nous n’avons pas pu accéder au service de vérification. Veuillez réessayer. » La cause la plus courante est un enregistrement DNS manquant ou incorrect.

  1. Supprimez les anciens enregistrements : accédez à la console de votre fournisseur DNS et supprimez tous les enregistrements DNS que vous avez ajoutés lors de la tentative de vérification qui a échoué.
  2. Relancez le processus : cliquez sur Réessayer dans la console d'administration Asana pour recommencer. Cette action générera un nouvel ensemble d'enregistrements DNS que vous pourrez ajouter auprès de votre fournisseur DNS.

Les e-mails transférés ne créent pas de tâches ou de commentaires

Il s'agit du problème de livraison le plus courant. Effectuez ces vérifications dans l'ordre :

  1. Confirmez que votre domaine d'envoi est vérifié : dans la console d'administration, accédez à Paramètres → Domaines de messagerie vérifiés. Votre domaine doit figurer dans la liste des domaines vérifiés, et non dans la liste des Domaines de messagerie en attente.
  2. Confirmez que le bouton Autoriser l'envoi depuis les domaines vérifiés est activé : cette option n'est disponible dans la console d'administration qu'une fois qu'un domaine est entièrement vérifié.
  3. Confirmez que le projet est connecté au domaine vérifié : ouvrez le projet, cliquez sur Personnaliser → E-mails, puis sous Advanced settings, cliquez sur Gérer le transfert des e-mails et assurez-vous que votre domaine vérifié est sélectionné. (Si un message vous invitant à contacter votre administrateur s'affiche, le domaine n'a pas encore été vérifié).
  4. Confirmez que le transfert est actif chez votre fournisseur de messagerie : dans Gmail, Outlook ou votre serveur de messagerie personnalisé, assurez-vous que les e-mails envoyés à votre adresse de réception (par exemple, support@yourcompany.com) sont configurés pour être transférés à l'adresse e-mail Asana unique du projet indiquée sous Gérer le transfert des e-mails.
  5. ⚠️ Remarque : Email Bridge prend en charge les règles de transfert d'e-mails standard. Les redirections d'e-mails simples (qui ne modifient pas les en-têtes de l'enveloppe de l'e-mail) ne sont pas prises en charge.
  6. Vérifiez que vous avez terminé la confirmation de transfert de votre fournisseur : consultez La confirmation de transfert n'a pas été terminée ci-dessous.
  7. Confirmez que votre adresse électronique passe l'authentification DKIM : Email Bridge utilise DKIM pour authentifier les e-mails transférés. Étant donné que les vérifications SPF standard ne résistent pas aux boucles de transfert, les e-mails entrants doivent comporter une signature DKIM valide, sinon ils seront rejetés (et l'expéditeur recevra une notification « Non livrable »).
    1. Assurez-vous que votre courrier sortant est signé DKIM. La plupart des grands fournisseurs (comme Google Workspace et Microsoft 365) signent automatiquement les e-mails.
    2. Les serveurs de messagerie personnalisés ou autogérés peuvent nécessiter une configuration manuelle de DKIM. Renseignez-vous auprès de votre fournisseur de messagerie pour obtenir des instructions de configuration spécifiques.

La confirmation du transfert n'est pas terminée

Tous les fournisseurs de messagerie n'exigent pas cette étape. Certains fournisseurs (Gmail en particulier) envoient un e-mail de confirmation unique pour vérifier que vous êtes bien le propriétaire de la boîte de réception lorsque vous configurez le transfert pour la première fois, tandis que de nombreux autres ne le font pas. Si votre fournisseur n'exige pas cette étape, vous pouvez ignorer cette section.

Lorsqu'une confirmation est requise :

  1. Asana intercepte l'e-mail : Asana capture automatiquement l'e-mail de vérification et le transmet à votre projet connecté sous forme de tâche.
  2. Action : ouvrez la tâche, recherchez le lien de vérification dans le corps de l'e-mail et cliquez dessus pour autoriser le transfert.
Note iconNote

Tant que cette étape n'est pas terminée, votre fournisseur de messagerie bloquera tout transfert et aucune tâche ne sera créée.

Les réponses ne sont pas ajoutées en tant que commentaires

L’expéditeur d’origine, les destinataires « À » d’origine et toutes les personnes en copie du fil de discussion initial peuvent répondre aux notifications par e-mail pour ajouter des commentaires directement à la tâche Asana. Si une réponse n'est pas publiée :

  • Répondez dans le fil de discussion : vous devez utiliser Répondre ou Répondre à tous sur l'e-mail de notification Asana plutôt que de commencer un tout nouveau message. Les métadonnées qui acheminent la réponse vers la bonne tâche se trouvent dans les en-têtes de l'e-mail de notification.
  • Répondez à partir d'une adresse autorisée : une réponse n'est acceptée que si elle est envoyée à partir d'une adresse e-mail qui figurait dans le fil de discussion d'origine (l'expéditeur d'origine, un destinataire « À » ou une adresse en copie). Si un participant transfère la notification à une adresse externe et qu'il répond, Asana rejettera le commentaire pour des raisons de sécurité.

Encore besoin d'aide ?

Si vous avez effectué toutes les vérifications ci-dessus et que les e-mails ne sont toujours pas synchronisés, veuillez contacter le service client d'Asana en indiquant :

  • Le nom de votre organisation/espace de travail et votre domaine d'envoi vérifié.
  • L'URL du projet Asana connecté.

 

Note iconNote

Cet article a été traduit par l’IA.

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