Loading
Produkte
AI Platform
MÖGLICHKEITEN
Art des Unternehmens
Teams
Branchen
Anwendungsfälle
LERNEN
SUPPORT
DIENSTLEISTUNGEN
Help Center
search-icon

Themen

Keine Artikel zu diesem Thema gefunden.

Keine Artikel zu diesem Thema gefunden.

Keine Artikel zu diesem Thema gefunden.

E-Mail-Eingang zur Erstellung von Tickets in Asana Service Management verwenden

In diesem Artikel

Mit Asana Service Management kann Ihr Team Supportanfragen von allen Personen erhalten, die über eine E-Mail-Adresse verfügen, unabhängig davon, ob sie ein Asana-Konto haben oder nicht. 

Wenn jemand eine E-Mail an die Support-Adresse Ihres Teams sendet, wird automatisch ein Ticket in der Warteschlange Ihres Teams erstellt. 

Alle Antworten, die die anfragende Person auf die Bestätigungs-E-Mail sendet, werden als Kommentare zum Ticket hinzugefügt, sodass die gesamte Diskussion für Ihr Team an einem zentralen Ort sichtbar ist.

Hinweis iconHinweis

In diesem Artikel wird das Einrichten einer E-Mail-Adresse beschrieben, damit Anfragende Support-Tickets an Ihre Service-Warteschlange senden können. Wenn Sie Aufgaben erstellen möchten, indem Sie E-Mails an x@mail.asana.com weiterleiten, oder Aufgaben direkt per E-Mail an ein Projekt senden möchten, lesen Sie den Artikel Aufgaben per E-Mail an Asana senden.

Bevor Sie loslegen

Für die E-Mail-Weiterleitung ist eine verifizierte Absender-Domain erforderlich. Bevor eine Warteschlange Anfragen per E-Mail erhalten kann, muss ein*e Unternehmens-Admin eine Absender-Domain in der Admin-Konsole verifizieren. 

Dadurch wird bestätigt, dass Ihr Unternehmen die Domain besitzt, und Asana wird autorisiert, Benachrichtigungs-E-Mails zu senden, die so aussehen, als kämen sie von Ihrer Domain und nicht direkt von Asana.

Sobald eine Domain verifiziert wurde, wird die Einstellung „Versand von verifizierten Domains zulassen“ in der Admin-Konsole automatisch aktiviert, und die Verantwortlichen der Warteschlange können ihre Support-E-Mail-Adresse verknüpfen.

E-Mail-Weiterleitung für eine Service-Warteschlange einrichten

Option 1: Aus der Warteschlange

  1. Öffnen Sie Ihre Warteschlange und wählen Sie Einstellungen aus.
  2. Klicken Sie unter Ticketerfassung und -weiterleitung auf E-Mail-Weiterleitung.

Option 2: Über das Admin-Menü

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste „Service“ auf Admin und dann unter „Warteschlangen verwalten“ auf die Warteschlange, die Sie konfigurieren möchten. 
  2. Klicken Sie unter Ticketerfassung und -weiterleitung auf E-Mail-Weiterleitung.

Nachdem Sie E-Mail-Weiterleitung ausgewählt haben, schließen Sie die Einrichtung ab:

  1. Geben Sie im Dialogfeld E-Mail-Weiterleitung einrichten das Präfix Ihrer Support-E-Mail-Adresse ein und wählen Sie Ihre verifizierte Domain aus dem Dropdown-Menü aus. Dies ist die Adresse, über die Anfordernde Tickets einreichen (z. B. support@acme.com).
  2. Melden Sie sich bei Ihrem E-Mail-Client an und öffnen Sie die Einstellungen für die Weiterleitung und POP/IMAP für Ihr Support-Postfach. Folgen Sie den Anweisungen Ihres E-Mail-Clients, um die Weiterleitung zu konfigurieren. Das Dialogfenster enthält einen Link zu einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung für gängige E-Mail-Clients.
  3. Wenn Ihr E-Mail-Client nach einer Zieladresse fragt, klicken Sie auf Kopieren neben der Asana-Adresse, die unter Adresse für die E-Mail-Weiterleitung hinzufügen angezeigt wird, und fügen Sie sie in Ihren E-Mail-Client ein.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis iconHinweis

Jede E-Mail-Adresse kann nur mit einer Inbox verbunden werden. Um den E-Mail-Eingang für eine zweite Warteschlange zu aktivieren, verwenden Sie eine andere E-Mail-Adresse.

Sie können auch zwei Einstellungen anpassen, bevor Sie speichern:

Aktivieren Sie Ticket-Updates an alle Empfänger*innen senden, wenn alle Personen in den Feldern Empfänger*in und CC automatisch Ticket-Updates per E-Mail erhalten sollen.

Wenn Ihr Admin ein Firmenlogo in der Admin-Konsole eingerichtet hat, können Sie die Option „Unternehmenslogo in E-Mails anzeigen“ aktivieren, um es in Benachrichtigungs- und Antwort-E-Mails einzufügen. Wenn noch kein Logo konfiguriert wurde, ist diese Option ausgegraut.

Wie die E-Mail-Erfassung für Anfragende funktioniert

Anfragesteller benötigen kein Asana-Konto, um eine Anfrage einzureichen oder weiterzuverfolgen. Wenn sie eine E-Mail an Ihre Support-Adresse senden, wird ein Ticket erstellt und sie erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail von Ihrer verifizierten Domain. 

In jeder Benachrichtigungs-E-Mail werden die Anfragesteller darüber informiert, dass ihre Antwort automatisch zum Ticket hinzugefügt wird, sodass sie immer wissen, wie sie weitere Informationen erhalten können.

Anfragesteller können auf jede Benachrichtigungs-E-Mail antworten, um ihrem Ticket einen Kommentar hinzuzufügen. 

Alle, die in den Feldern „Empfänger*in“ oder „CC“ der ursprünglichen E-Mail aufgeführt waren, erhalten ebenfalls Benachrichtigungen und können auf dieselbe Weise antworten. 

Der gesamte Thread ist für Anfragende in ihrem E-Mail-Client sichtbar, während dieselbe Diskussion im Ticket in Asana nachverfolgt wird.

Wie Teammitglieder E-Mail-Tickets verwalten

Per E-Mail erstellte Tickets werden im Ticket-Feed zusammen mit Tickets aus anderen Erfassungskanälen angezeigt. Bei jedem E-Mail-Ticket wird im Bereich mit den Ticketdetails „E-Mail“ als Quelle angezeigt, sodass Teammitglieder auf einen Blick sehen können, wie die Anfrage eingegangen ist.

Der Tab „Diskussion“ zeigt den vollständigen E-Mail-Verlauf, einschließlich aller Nachrichten der anfragenden Person und aller Personen, die in der ursprünglichen E-Mail im CC aufgeführt waren. 

Sie können mit dem Mauszeiger über die Anzahl der Empfänger im Antwortbereich fahren, um alle im Thread enthaltenen Personen anzuzeigen.

Antworten Sie der anfragenden Person unten im Diskussionsbereich und klicken Sie auf Senden. Die Antwort wird per E-Mail an den Anfragenden und alle Empfänger gesendet und als Kommentar im Ticket erfasst.

E-Mail-Weiterleitung deaktivieren

So entfernen Sie E-Mail-Weiterleitungen aus einer Warteschlange:

  1. Öffnen Sie Ihre Warteschlange und wählen Sie in der linken Navigationsleiste Einstellungen aus.
  2. Klicken Sie auf der Seite Einstellungen für die Ticketerfassung auf E-Mail-Weiterleitung.
  3. Klicken Sie unten im Dialogfeld „E-Mail-Weiterleitungen bearbeiten“ auf E-Mail-Weiterleitungen entfernen. In einem Bestätigungsdialog wird erklärt, dass nach dem Entfernen Anfragen und Antworten, die an diese E-Mail-Adresse gesendet werden, nicht mehr in Asana erfasst werden und Ticket-Updates von der Asana-E-Mail-Domain gesendet werden. 
  4. Klicken Sie auf Entfernen, um zu bestätigen.

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

Feedback zur Übersetzung geben.

Verwandte Artikel

Laden
Verwenden der E-Mail-Erfassung zum Erstellen von Tickets in Asana Service Management | Asana Help Center