Los Portafolios están disponibles para todos los clientes Business y Enterprise.
Los Portafolios ofrecen una visión integral de todos tus proyectos importantes en un solo lugar. Con la gestión de portafolios de proyectos puedes organizar tus proyectos más importantes, hacer el seguimiento de su estado en tiempo real, profundizar para obtener más información y mantener a tu equipo actualizado sobre su progreso. También puedes acceder a los portafolios en los dispositivos Android e iOS.
Aprende a aprovechar los portafolios en nuestra capacitación virtual Obtener información con Informes. Regístrate ahora.
También puedes acceder a la gestión de recursos desde los portafolios: haz clic en Portafolios en el menú lateral, selecciona uno de los portafolios y después navega a la pestaña de gestión de recursos.
Crea un portafolios
Cómo crear una cartera:
- Haz clic en Portafolios en el menú lateral.
- Clic + botón Crear, o
- Haz clic en el mosaico Nuevo portafolio
Vista de portafolio
Al hacer clic en uno de tus portafolios, accedes a una vista integral de todos los proyectos incluidos.
Desde la vista de portafolio puedes:
- Agregar otro proyecto al portafolio
- Ver el último estado de cada proyecto
- Ver el % de progreso de cada proyecto
- Ver o editar la fecha de entrega o el rango de fechas de un proyecto
- Ver o editar la prioridad de un proyecto
- Ver los valores de los campos personalizados para cada proyecto
- Ver el encargado del proyecto
Agregar un proyecto a un portafolio
Puedes añadir proyectos desde un portfolio de la siguiente manera:
- Haz clic en Añadir trabajo para buscar un proyecto existente.
- Crear un nuevo proyecto haciendo clic en la flecha del menú desplegable junto a + Agregar trabajo y seleccionando Crear nuevo proyecto
- Agregar un proyecto a partir de una plantilla de proyecto seleccionando una plantilla de la flecha desplegable junto a + Agregar trabajo
Puedes eliminar un proyecto de tu portafolios en cualquier momento.
Para eliminar un proyecto de un portafolio:
- Haz clic en el ícono de los tres puntos junto al nombre del proyecto.
- Haz clic en Eliminar del portafolio.
Para agregar una plantilla de proyecto a un portafolio
- Haz clic en Personalizar.
- Desplázate hacia abajo hasta Plantillas de proyectos.
- Haga clic en + Agregar plantilla de proyecto
Una vez que hayas agregado una plantilla de proyecto al portafolio, aparecerá en el menú desplegable junto a Agregar trabajo y se puede usar para crear nuevos proyectos desde el portafolio.
Para agregar nuevas plantillas a tu portafolio:
- Desde + Agregar plantilla de proyecto, selecciona una plantilla en la barra izquierda y haz clic en el botón + Agregar al portafolio.
Para eliminar una plantilla de tu portafolio:
- Para eliminar una plantilla del portafolio, haz clic en el botón Eliminar del portafolio. La opción Eliminar del portafolio solo aparecerá para las plantillas que se hayan agregado al portafolio.
Resumen
del proyecto
Haz clic en cualquier proyecto de tu portafolios para ver el resumen del proyecto.
Desde el resumen del proyecto puedes:
- Seleccionar un encargado del proyecto
- Agregar o editar una fecha de entrega o un rango de fechas
- Acceder al proyecto directamente para ver sus tareas, recursos y cronograma
- Agregar o editar la prioridad de un proyecto.
- Ver el último estado de un proyecto o actualizar tú mismo el estado de un proyecto
Actualizaciones de estado
La sección de Progreso del portafolio te aporta una vista en profundidad del estado de cualquier portafolio con el que trabajes. Con los informes de estado puedes crear fácilmente actualizaciones de estado completas, repetibles y procesables, y compartirlas con otros participantes clave.
Progreso
del portafolio
Cuando hagas clic en la pestaña Progreso de tu portafolios, verás una captura del estado actual de avance de tu portafolios.
Desde la vista de progreso puedes:
- Verifica si la cartera está en curso, en riesgo, con retraso o en espera
- Ver la cantidad de proyectos que están en curso, en riesgo o con retraso o el total de proyectos
- Actualiza el estado de tu portfolio
- Ver o cambiar al responsable del portafolios, el rango de fechas o la descripción
- Ver o cambiar los objetivos asociados al portafolio
- Ver la actualización de estado más reciente.
Cómo crear una actualización del estado de un portafolio
Puedes actualizar el estado de tu portafolios en cualquier momento, La estructura de bloque como plantilla te permite incorporar el trabajo real que se ha hecho en Asana con contexto narrado para explicar el estado del trabajo.
Creando tu actualización de estado
Para crear una nueva actualización de estado:
- Haz clic en el ícono Actualizar estado en la vista de progreso de tu portafolio.
Desde la ventana de actualización de estado, puedes:
- Agregar un título
- Completar los detalles de tu actualización de estado, incluidos el progreso, el propietario del portafolio y las fechas.
- Mostrar u ocultar campos personalizados
- Incluir un resumen
- Destaca los logros
- Describe lo que está bloqueado
- Arrastra los aspectos más destacados a tu actualización para ayudar a explicar tu actividad.
- Cuando hayas ingresado una actualización, deberás hacer clic en el botón azul para publicar.
Ten en cuenta que para poder publicar una actualización de estado, antes debes haber seleccionado un estado para el portafolio: en curso, en riesgo, con retraso o en espera, y al menos un bloque de texto.
Agregar aspectos destacados a tu actualización de estado
Puedes arrastrar y soltar los destacados, como los proyectos que están en curso o en riesgo, dentro de tu actualización de estado para poder narrar tu historia. Al destacar estos elementos obtienes detalles visuales de los logros recientes o de los bloqueos potenciales para tu equipo.
Una vez que hayas agregado lo que quieres destacar y que hayas publicado tu estado, Asana recordará el orden y la estructura del bloque para futuras actualizaciones.
También puedes reordenar tus secciones Qué logramos, Qué está bloqueado y Próximos pasos si las arrastras y las sueltas a tu gusto.
Cómo agregar gráficos a una actualización de estado
Si agregas gráficos a las actualizaciones de estado, tendrás acceso a más detalles visuales del trabajo que hace todo el equipo. Puedes arrastrar y soltar tus bloques de gráficos en las actualizaciones de estado.
Controles de acceso
Los usuarios pueden agregar colaboradores a la actualización de estado, aunque esos colaboradores no tengan acceso al proyecto. Si esto sucede, un usuario podrá ver todo el contenido de la actualización, pero si hace clic en los Destacados o en algún otro elemento del proyecto al que no tiene acceso, su acceso se bloqueará.
En el caso de los portafolios esto significa que las actualizaciones de estado de los portafolios públicos quedarán totalmente a la vista en la pestaña de Progreso aunque los usuarios no tengan acceso a todos los proyectos del portafolios.
Opciones e hitos de la vista de
Portafolio
Si hay una manera específica en la que tú y tu equipo prefieren ordenar los portafolios, pueden guardarla como vista predeterminada para todos.
Para cambiar la vista de tu portafolio:
- Haz clic en el ícono de barra deslizante ubicado en la parte superior derecha de tu pantalla.
- Elige entre Tareas e Hitos según el tipo de progreso que quieras visualizar.
- Selecciona para ver tu portafolio por estado, responsable del proyecto, fecha de entrega o alfabético.
Hitos en la vista de portfolio
Los logros se pueden ver en el cronograma de un portafolios.
Un diamante azul indica un hito. Estos muestran eventos claves y trazan movimientos futuros en el plan del proyecto. Los logros actúan como señales durante el curso de tu proyecto, ayudando a asegurar que te mantengas al día.
Luego puedes hacer clic en el símbolo del hito para obtener más contexto sobre la tarea dentro del proyecto.
Puede mostrarse un máximo de 12 logros en tu vista de Portafolio; si hay más, la lista se corta.
También puedes ver los logros de cada proyecto en la descripción general del proyecto haciendo clic en cualquier proyecto de un portafolio.,
Desde el resumen de un proyecto en un portafolio, puedes hacer lo siguiente:
- Haz clic en el ícono + para agregar un nuevo hito
- Consultar los hitos finalizados y sin finalizar del proyecto
También puedes agregar campos personalizados directamente desde el menú desplegable y luego ordenar tu portafolio según el campo que elijas.
Cómo gestionar los campos personalizados
Desde el ícono de campos en la vista de Proyectos, un menú desplegable le dará la opción de hacer clic en +Agregar campo
Desde ahí, aparecerá una ventana emergente en la que podrás agregar un campo personalizado.
Si el botón para activar está azul, el campo está activo.
Cómo agregar un campo personalizado:
- Haz clic en Crear nuevo.
- Escribe el título del campo personalizado nuevo en la barra de título del campo
- Haz clic en Crear campo para agregar el campo nuevo.
Ordenar por campos
En la opción Ordenar de la vista de proyecto también puedes ordenar tu Gestión de recursos según las opciones de los campos.
Ahora puedes categorizar, priorizar o diagnosticar las distintas etapas del trabajo y ordenarlas según tus necesidades particulares.
Combinaciones
de campos personalizados
Los paquetes acumulativos de portafolios te permiten agregar columnas de campos personalizados solo para ver a tus portafolios. Estas columnas resumen los datos numéricos de los campos personalizados globales o los campos de seguimiento del tiempo que están presentes en los proyectos del portafolio.
Esto significa que puedes realizar un seguimiento de los datos subyacentes en tus proyectos sin salir del portafolio.
Cómo agregar un paquete acumulativo a un portafolio
- Haz clic en el botón + Agregar campo en la parte superior derecha de la vista de tu portafolio
- Como alternativa, haz clic en Personalizar y luego en + Agregar campo
.
- Selecciona Añadir acumulación y elige entre las acumulaciones numéricas disponibles.
- Los paquetes acumulativos se extraen de los campos personalizados numéricos en los proyectos del portafolio
- Este ejemplo muestra los campos personalizados numéricos Horas reales y Horas estimadas, pero cualquier campo personalizado numérico puede convertirse en un conjunto de portafolios
- Puedes agregar o eliminar estos campos como cualquier otro campo de un portafolio
Exporta tu portafolios a Hojas de cálculo de Google
Una vez hayas creado un portafolios, puedes exportarlo a Hojas de cálculo de Google en cualquier momento.
Para exportar un portafolio a Hojas de cálculo de Google:
- Pulsa en el ícono de los tres puntos junto al título del portafolio.
- Pasa el cursor sobre Exportar y selecciona Hojas de cálculo de Google
Exporta tu portafolio a un CSV
También puedes exportar tus portafolios a CSV. Los campos personalizados también se incluyen en la exportación a CSV.
Para exportar un portafolio a CSV:
- Pulsa el ícono de los tres puntos junto al título del portafolio.
- Pasa el cursor sobre Exportar y selecciona CSV
.
Membresía de un portafolio y cómo compartirlo
En Asana, puedes compartir portafolios con tus compañeros de equipo o agregarlos como miembros de los portafolios en cualquier momento.
Cuando haces clic en el botón de compartir y accedes a la pantalla de membresía del portafolio, puedes:
- Copiar el enlace del portafolio y compartirlo con tus colegas.
- Agregar miembros del portafolio
- Configurar a un miembro como dueño del portafolio o eliminar a cualquier miembro del portafolio.
Cuando te hayan agregado como miembro de un portafolios, recibirás una notificación en tu bandeja de entrada. También verás un ícono de Nuevo junto al portafolios en cuestión cada vez que ingreses a la página de portafolios.
Si te han agregado como miembro de un portafolio, recibirás un correo electrónico de informe semanal siempre que tengas activadas tus notificaciones por correo electrónico.
Si compartes un portafolio que contiene algunos proyectos privados, la persona con quien lo has compartido verá la notificación anterior al pie de la pantalla.
Cronograma del portafolio
El Cronograma del portafolios te permite visualizar, compartir y ajustar el modo en que las iniciativas se ordenan en secuencia para poder utilizar mejor tus recursos y cumplir con los vencimientos.
Acceder al cronograma de tu portafolio
Para acceder al cronograma de tu portafolios, primero haz clic en la pestaña Portafolios y elige el portafolios deseado.
Después, haz clic en la pestaña Cronograma para ver el cronograma de tu portafolio.
Barra de herramientas
del cronograma del portafolio
Desde la barra de herramientas de tu portfolio, puedes hacer lo siguiente:
- Filtrar los proyectos por día
- Filtra tu vista por día, semana, mes, trimestre, semestre o año
- Definir el color o elegir campos personalizados con un color en particular
Búsqueda
de portafolio
Puedes usar tu búsqueda avanzada para buscar información dentro de un portafolio.
Desde tu página de inicio:
- Haz clic en Búsqueda
- Después haz clic en Búsqueda avanzada
Aquí, completa los parámetros de búsqueda y haz clic en Agregar filtro y luego en Portafolios para buscar dentro de tus portafolios.
También puedes buscar un portafolio si @mencionas el portafolio en cualquier campo de descripción o comentario en Asana. Ten en cuenta que si es privado, deberás tener acceso a ese portafolio para que aparezca en los resultados de tu búsqueda.
Paneles
de cartera
Haz clic en la pestaña Panel de control de tu portafolio para ver los gráficos y las visualizaciones que te permiten tomar distancia del trabajo diario y obtener una visión general para entender rápidamente el progreso de tu equipo.
De forma predeterminada, los paneles de portafolio incluyen gráficos predefinidos para que puedas comenzar, pero puedes agregarlos, quitarlos o personalizarlos según sea necesario. Los gráficos se completarán automáticamente cuando ingreses a la pestaña Panel por primera vez, por lo que no necesitas configurar nada. Los paneles del portafolio se actualizarán automáticamente cada vez que visites la pestaña o cuando actualices la página, para que sepas que la información está actualizada.
Desde la pestaña Panel de control, puedes ver:
- Tarjetas de clasificación de tareas (finalizadas, sin finalizar, vencidas, total)
- Cuatro gráficos personalizables
Los paneles de portafolios están prefiltrados para incluir solo los datos de tu portafolio seleccionado, incluidas las tareas y los datos de los portafolios anidados.
Nota: Los paneles de la cartera muestran datos basados en los permisos del visor. Esto significa que los espectadores que no tienen acceso a todos los datos de los portafolios pueden ver un conjunto de datos incompletos en los paneles. Más información acerca de la configuración de privacidad de portafolios.
Gráficos
predefinidos
Tareas sin finalizar por proyectos - Gráfico de barras
Mira las tareas por proyecto para entender dónde se encuentran las eficiencias y los cuellos de botella en el proceso de tu equipo. O cambia cualquiera de los campos personalizados para ver cómo se comparan.
Todos los proyectos por estado del proyecto - Gráfico de donuts
Obtén una vista rápida de tus proyectos por estado y el tamaño de cada segmento de estado. Puedes ver si tus proyectos sin finalizar representan una parte pequeña o grande del anillo.
Próximas tareas por responsable - Gráfico de piruleta
Comprende cómo se distribuye el trabajo en tu equipo. Vea rápidamente quién se ha destacado y quién podría estar sobrecargado de trabajo.
Proyectos por encargado - Lollipop
Obtén una descripción general rápida del número de proyectos que posee cada persona de tu equipo para obtener visibilidad de su carga de trabajo y ancho de banda.
Obtén más información sobre los diferentes tipos de gráficos que puedes usar en nuestro artículo sobre informes.
Portafolios
anidados
Agregar portafolios a otros portafolios te permite integrar y dar seguimiento a tu trabajo en varios proyectos, sin problemas. De esta manera, podrás supervisar tu trabajo sin esfuerzo y comunicar el progreso a los demás participantes.
Agregar un portafolio a un portafolio
Para agregar un portafolio a tu portafolio actual, haz clic en el ícono Agregar trabajo y selecciona o escribe el nombre de un portafolio.
Vista de cronograma y gestión de recursos en portafolios anidados
A los portafolios que contienen portafolios se les deshabilitarán las pestañas Cronograma y Gestión de recursos. Esto se puede deshacer eliminando cualquier portafolios anidados.
Ajustes de privacidad del portafolio
El propietario de la cartera tiene la opción de hacer que una cartera sea privada o pública.
Al convertir el portafolio en privado, solamente los miembros de ese portafolio tendrán acceso al contenido y no será visible en tu organización ni en tu espacio de trabajo. Al hacer público tu portafolio se podrá ver en toda tu organización o espacio de trabajo.
Para cambiar entre los ajustes para hacer público o privado un portafolios se debe hacer lo siguiente:
Desde tu portafolio:
- Click on the Share icon
From here choose to keep the portfolio private or make it public to your organization or workspace.
Preguntas frecuentes de
Portafolios
Preguntas frecuentes sobre los portafolios.
¿Quién puede ver mi portafolio?
Si tu portafolio está configurado como público, todas las personas de la organización con las que compartas la url podrán acceder a tu portafolio. Una vez que visitan la url, esta se mostrará automáticamente en la sección Recientes de la vista de portafolios. Si alguno de tus proyectos en el portafolio es privado, se mostrará una notificación al final de la pantalla indicando que algunos proyectos son privados.
Solamente los miembros del portafolio tendrán acceso a los portafolios privados.
¿Ocurre algún cambio en el proyecto cuando lo agrego a mi portafolio?
Sí, te conviertes automáticamente en un seguidor del estado de todos los proyectos. Se te enviará una notificación cada vez que haya una actualización de estado de algún proyecto de tu portafolio.
¿Cómo agrego un campo personalizado a mi portafolio?
Si hay una manera específica en la que tú y tu equipo prefieren ordenar los portafolios, pueden guardarla como la vista predeterminada para todos. Alternativamente, desde el ícono de campos dentro de la vista de portafolios, un menú desplegable te dará la opción de hacer clic en +Agregar campo. Desde ahí, aparecerá una ventana emergente en la que podrás agregar un campo personalizado.
Desde la pestaña Agregar campo, puedes:
- Agregar el título del campo
- Seleccionar el tipo de campo
- Agregar una descripción
- Agregar el campo a la biblioteca de campos de tu organización para que puedan volver a utilizarlo en toda la organización
¿Cómo creo un campo personalizado desde la barra de herramientas?
Para agregar un campo personalizado desde tu barra de herramientas, haz clic en Personalizar y luego +Agregar campo.
Desde la pestaña Agregar campo, puedes:
- Agregar el título del campo
- Seleccionar el tipo de campo
- Agregar una descripción
- Agregar el campo a la biblioteca de campos de tu organización para que puedan volver a utilizarlo en toda la organización
Puedes agregar hasta 20 campos por portafolio y puedes visualizar 5 campos en todo momento en la vista de portafolios.
¿Cuáles son las limitaciones de los portafolios?
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¿Cuántos portafolios puedo crear? No hay límite
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¿Cuántos portafolios puedo visualizar simultáneamente en la sección Recientes? Un máximo de 20 carteras y sin límite de tiempo
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¿Cuántos proyectos puedo agregar a un portafolio? Un máximo de 500 (incluyendo proyectos archivados)
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¿Cuántos campos personalizados puedo agregar a los portafolios? Un máximo de 30
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¿Cuántos campos personalizados pueden visualizarse simultáneamente en la vista de Portafolios? Un máximo de 30
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¿Cuántas notificaciones de informe del portafolio puedo recibir semanalmente por email? Un máximo de 20
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¿Cuántos proyectos se incluyen en cada informe semanal por correo electrónico? Un máximo de 50, pero también se incluirá un enlace para que puedas ver más información.
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