Suppression automatique des invités

Disponible pour les organisations et les divisions avec les formules Asana Enterprise+.

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La suppression automatique des invités permet aux super administrateurs de supprimer automatiquement les invités après une certaine période d'inactivité, ce qui réduit les risques de sécurité pour les organisations. La suppression automatique des invités réduit le travail manuel des super administrateurs et facilite la gestion des invités.

Délais d'inactivité

Les super administrateurs peuvent définir les limites de temps d'inactivité suivantes à l'échelle du domaine pour les voyageurs :

  • 15 jours
  • 30 jours
  • 60 jours
  • 90 jours
  • 120 jours
  • 180 jours 

Les voyageurs inactifs seront automatiquement retirés de l'organisation à moins qu'ils n'en soient exemptés.

Un utilisateur sera défini comme actif s'il a interagi avec Asana sur mobile, sur le Web ou par e-mail. En savoir plus sur la définition de la dernière activité.

Définir des limites de jours d'inactivité

Pour définir les limites de jours d'inactivité, vous devez activer ce contrôle depuis l'onglet de sécurité de la console d'administration.

  1. Accédez à l'onglet Sécurité de la console d'administration
  2. Faites défiler vers le bas pour accéder aux paramètres administrateurs, puis cliquez sur Paramètres invité
  3. Activer la bascule pour la suppression automatique des invités
  4. Dans la liste déroulante, sélectionnez le nombre de jours après lesquels vous souhaitez retirer les voyageurs inactifs.
  5. Cliquer sur Enregistrer

Les modifications apportées aux paramètres de suppression automatique seront appliquées dans un délai de 24 à 48 heures. Par la suite, les suppressions automatiques auront lieu une fois par jour.

Les voyageurs récemment invités ou récemment restaurés bénéficieront d'un délai de grâce pour devenir actifs. Ils seront automatiquement supprimés s'ils ne deviennent pas actifs dans ce délai.

Exemptions individuelles pour les voyageurs

Les administrateurs et les super administrateurs peuvent définir des exceptions pour les voyageurs individuels afin que leur accès n'expire jamais.

Pour définir des exemptions individuelles pour les voyageurs : 

  1. Accédez à l'onglet Membres de la console d'administration et cliquez sur les trois points à côté du nom du membre.
  2. Accédez à l'onglet Sécurité
  3. Activez la bascule pour « Exclure de la suppression automatique des invités »

L'utilisateur ne sera pas automatiquement supprimé même s'il a été actif pour la dernière fois au-delà de la limite.

Surveillance de la dernière activité

Les administrateurs peuvent surveiller la dernière activité des voyageurs depuis la console d'administration. Pour voir leur dernière activité, accédez à l'onglet Membres de la console d'administration et recherchez la colonne Dernière activité

Asana n'enverra aucune notification aux administrateurs ou aux voyageurs concernant la suppression.

Les tâches des invités supprimés

Lorsque vous supprimez des voyageurs, leurs tâches sont ajoutées à un projet, qui appartient au super administrateur que vous avez affecté dans les paramètres de suppression de membre de la console d'administration.

Définition de la dernière activité

Voici les déclencheurs qui mettent à jour la dernière activité du voyageur :

  • Chargement de l'application mobile
  • Cliquer ou effectuer des frappes sur le Web ou l'application de bureau
  • Créer, terminer, aimer une tâche ou générer un commentaire par e-mail

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