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Asana에서 자동화 트리거 및 동작을 이해하기

이 기사에서는

모든 자동화는 이벤트를 감시한 다음 변경합니다. 모니터링할 위치와 실행할 위치를 별도로 선택할 수 있으므로 프로젝트와 포트폴리오 전반에 걸쳐 업무를 연결하는 데 도움이 됩니다.
 
예를 들어, 자동화는 한 프로젝트에서 완료된 작업을 감지하고 다른 곳의 프로젝트 필드를 업데이트할 수 있습니다. 이 두 가지 설정을 이해하면 적절한 변경 사항에 대응하고 적절한 업무를 업데이트하는 자동화를 구축하는 데 도움이 됩니다.
 

이 설정의 위치

자동화 작성기에서 각 트리거 및 동작 카드는 해당 카드가 사용하는 프로젝트 또는 포트폴리오를 표시합니다. 카드의 레이블을 클릭하여 변경하세요.

모든 카드에 있는 두 가지 설정

카드의 라벨을 클릭하여 다음 설정을 여세요.
 
  1. 범위 선택 은 카드가 가리키는 프로젝트 또는 포트폴리오를 선택합니다.
  2. 변경 사항 중 주시할 항목 또는 조치를 취할 사항 은 카드가 프로젝트 또는 포트폴리오 자체에 적용되는지, 아니면 그 안의 작업에 적용되는지를 결정합니다.
메모 icon메모
범위 선택에서 선택한 항목이 카드에 표시되는 레이블이 됩니다. 각 카드는 동일한 라벨을 사용하므로 설정을 변경하기 전에 선택한 카드를 확인하세요.

이 프로젝트 vs. 프로젝트 콘텐츠

이 구분이 자동화가 관찰하거나 변경할 수 있는 항목을 결정합니다.
 
이 프로젝트는 프로젝트 자체를 의미하며, 여기에는 프로젝트 상태, 소유자, 마감일 또는 프로젝트 필드가 포함됩니다. 예를 들어, 트리거는 프로젝트의 마감일이 변경되는지 모니터링할 수 있으며, 액션은 프로젝트의 상태를 업데이트할 수 있습니다.
 
프로젝트 콘텐츠란 프로젝트 내의 작업을 말합니다. 트리거는 작업이 변경되는 것을 감시할 수 있으며, 동작은 작업을 배정하거나, 완료하거나, 이동하거나, 작업에 댓글을 달 수 있습니다.
 
이 프로젝트는 범위 선택에서 선택한 프로젝트를 의미하며, 작성기를 실행하기 전에 연 프로젝트일 필요는 없습니다. 포트폴리오도 유사하게 작동합니다. 이 포트폴리오는 포트폴리오 자체를 의미하며, 포트폴리오 콘텐츠는 포트폴리오 내의 프로젝트를 의미합니다.

일반적인 조합

여러 방식으로 관찰 범위와 실행 범위를 조합할 수 있습니다. 예를 들어, 자동화는 접수 프로젝트에서 작업을 관찰하고 결과물 프로젝트에서 작업을 업데이트할 수 있습니다. 작업을 관찰하고 해당 프로젝트를 업데이트하거나, 프로젝트를 관찰하고 해당 작업을 업데이트하거나, 한 프로젝트를 관찰하고 다른 프로젝트를 업데이트할 수 있습니다.
 
사용 가능한 트리거와 동작은 선택하는 범위에 따라 달라집니다. 트리거 또는 동작을 선택하기 전에 범위를 설정하면 작성기에 호환되는 옵션이 표시됩니다. 다음은 모든 조합을 다룹니다.
 
  • 작업에서 작업으로. 요청에서 작업이 완료된 것으로 표시되면, 전달에서 일치하는 작업을 완료합니다. 한 프로젝트의 작업을 감시하고 다른 프로젝트의 작업을 변경합니다. 이것은 가장 일반적인 형태이며, 일반적으로 동일한 프로젝트에 두 설정이 모두 적용됩니다.
  • 작업에서 프로젝트로. 수신에 있는 작업이 완료된 것으로 표시되면 수신 프로젝트의 상태를 진행중으로 설정합니다. 한 작업의 변경 사항이 해당 작업을 중심으로 프로젝트를 업데이트합니다.
  • 프로젝트에서 작업으로. 출시 프로젝트의 상태가 위험으로 변경되면 프로젝트 내의 모든 미완료 작업에 댓글을 추가하세요. 프로젝트 수준의 변경 사항이 내부 업무에 적용됩니다.
  • 프로젝트에서 프로젝트로. 제품 백로그의 마감일이 변경되면 엔지니어링 프로젝트의 마감일을 설정합니다. 한 프로젝트의 변경 사항이 다른 프로젝트를 업데이트합니다.

자동화가 감시하는 대상을 설정하세요

  1. 트리거 카드 상단에 있는 라벨을 클릭합니다.
  2. 범위 선택 에서 모니터링할 프로젝트 또는 포트폴리오를 선택합니다.
  3. 변경 사항 중 주시할 항목 에서 이 프로젝트 또는 프로젝트 콘텐츠 를 선택합니다.
  4. 트리거를 선택하세요.
 
예를 들어, '이 프로젝트'를 선택하면 '마감일이 변경됨' 이 프로젝트의 마감일을 관찰합니다. 프로젝트 콘텐츠를 선택하면 작업의 마감일을 감시합니다.

자동화가 실행되는 위치 설정

  1. 동작 카드에 있는 레이블을 클릭합니다.
  2. 범위 선택에서 변경할 프로젝트 또는 포트폴리오를 선택합니다.
  3. 조치를 취할 사항에서 이 프로젝트 또는 프로젝트 콘텐츠를 선택합니다.
  4. 동작을 선택하세요.
작업에 대해 선택한 프로젝트 또는 포트폴리오가 트리거에 대해 선택한 것과 동일할 필요는 없습니다.
메모 icon메모
포트폴리오 내용에 대한 실행은 지원되지 않습니다. 이 옵션을 선택하면 작성기에 메시지가 표시되며 자동화를 게시할 수 없습니다.

일치하는 작업으로 동작 제한

동작에 대해 프로젝트 콘텐츠를 선택하면 자동화가 실행될 때마다 해당 프로젝트의 모든 작업을 업데이트할 수 있습니다. 작업 집합을 좁히려면 실행할 작업 선택 아래에서 필터와 일치하는 작업만 을 선택합니다.
 
필터 추가를 클릭하여 작업을 미완료 작업, 특정 섹션의 작업 또는 특정 필드 값을 가진 작업과 같은 작업으로 제한합니다. 작성기에는 현재 필터와 일치하는 작업의 개수가 표시됩니다.
메모 icon메모
작업이 150개를 초과하는 자동화는 실행되지 않습니다. 게시하기 전에 필터를 추가하여 일치하는 작업의 수를 줄이세요.

한 곳의 정보를 다른 곳에서 사용

자동화가 감시하는 곳의 필드는 실행에서 변수로 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 작업을 감시하는 자동화는 관련 프로젝트를 업데이트하는 동작에서 작업의 마감일을 사용할 수 있습니다.
 
사용 가능한 변수는 두 범위 설정에 따라 달라집니다. 동적 값을 구성하기 전에 트리거 및 동작 범위를 설정하세요. 나중에 범위를 변경하면 변수를 사용할 수 없게 되고 해당 변수를 사용하는 동작이 유효하지 않게 될 수 있습니다.

권한

자동화는 소유자의 권한으로 실행됩니다. 소유자가 자동화에서 사용하는 프로젝트, 포트폴리오, 필드 또는 필터에 액세스할 수 없는 경우 자동화에서 해당 변경을 수행할 수 없습니다.
 
액세스할 수 없는 항목은 비공개 프로젝트, 비공개 포트폴리오 또는 비공개 필드로 표시됩니다. 저장하기 전에 액세스할 수 없는 필터를 제거하세요.

게시할 수 없는 경우

작성기에 게시 오류가 표시되면 트리거와 동작에 대해 선택한 범위를 검토하세요. 트리거 또는 동작에 프로젝트 콘텐츠 대신 이 프로젝트가 필요할 수 있거나, 선택한 조합이 지원되지 않을 수 있습니다.
 
연결된 앱 트리거는 프로젝트에 대해서만 조치를 취할 수 있습니다. 웹훅 트리거는 범위가 고정되어 있으며, 해당 범위를 변경하기 전에 웹훅을 제거해야 합니다. 자동화와 일치하는 작업이 150개를 초과하는 경우, 필터를 추가하여 일치하는 집합을 줄이세요.
 

메시지

의미

해야 할 일

트리거가 자동화가 감시하는 대상과 일치하지 않습니다.

트리거에는 설정된 범위와 다른 범위가 필요합니다. 일반적으로 이 프로젝트와 프로젝트 콘텐츠가 이에 해당합니다.

트리거를 변경하거나 트리거가 감시하는 대상을 변경하세요.

동작이 자동화가 실행되는 대상과 일치하지 않습니다.

이 동작은 해당 동작이 실행되는 범위에서 실행할 수 없습니다.

동작을 변경하거나 동작이 실행되는 위치를 변경하세요.

자동화가 실행되는 대상은 자동화가 감시하는 대상에서는 지원되지 않습니다.

관찰 및 실행이 지원되지 않는 조합으로 설정되었습니다.

둘 중 하나를 변경하세요.

앱 트리거는 프로젝트에 대해서만 조치를 취할 수 있습니다.

연결된 앱의 트리거는 작업이나 포트폴리오에 적용할 수 없습니다.

작동 범위를 이 프로젝트로 설정하세요.

웹훅 트리거를 사용할 때는 범위를 변경할 수 없습니다

웹훅 트리거에는 고정된 범위가 있습니다.

먼저 Webhook 트리거를 제거하세요.

작업이 150개를 초과하는 자동화는 처리 한도로 인해 실행되지 않습니다.

필터링된 세트가 너무 큽니다.

범위를 좁히려면 필터를 추가하세요.

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