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瞭解 Asana 中的自動化觸發因素和動作

在本文中

每個自動化都會監控事件，然後進行變更。您可以分別選擇其監控的位置和執行的位置，這有助於您連結跨專案和專案集的工作。
 
例如，自動化可以監控一個專案中任務的完成，並在其他地方更新專案欄位。瞭解這兩個設定有助於您建立自動化，以便對正確的變更做出回應並更新正確的工作。
 

這些設定的位置

自動化產生器中的每個觸發因素和動作卡片都會顯示其所使用的專案或專案集。按一下卡片上的標籤以變更。

每張卡片上的兩項設定

點選卡片的標籤以開啟這些設定：
 
  1. 選擇範圍可選擇卡片指向的專案或專案集。
  2. 需要留意變更的內容或需要採取行動的項目可決定卡片是適用於專案或專案集本身，還是適用於其中的工作。
注意 icon注意
「選擇範圍」中的選擇會成為卡片上顯示的標籤。每個卡片都使用相同的標籤，因此在變更設定之前，請檢查您選擇的卡片。

此專案與專案內容

此區別決定了自動化可以觀察或變更的內容。
 
此專案是指專案本身，包括其狀態、所有者、截止日期或專案欄位。例如，觸發因素可監控專案截止日期的變更，或動作可更新專案狀態。
 
專案內容指專案中的任務。觸發因素可以監控任務的變更，而動作則可以指派、完成、移動或評論任務。
 
此專案是指在「選擇範疇」下選取的專案，不一定是您在啟動產生器之前開啟的專案。專案集的運作方式類似：此專案集指的是專案集本身，而專案集內容則指的是其中的專案。

常見組合

您可以透過幾種方式結合觀察和執行範圍。例如，自動化可以觀察接收專案中的任務，並更新交付專案中的任務。它可以監看任務並更新其專案、監看專案並更新其任務，或監看一個專案並更新另一個專案。
 
可用的觸發因素和動作取決於您選擇的範疇。在選擇觸發因素或行動之前，請先設定範疇，以便產生器顯示相容的選項。以下涵蓋所有組合：
 
  • 任務對任務。當「請求」中的任務被標記為已完成時，請完成「交付」中相符的任務。監視一個專案中的任務，並變更另一個專案中的任務。這是最常見的形狀，通常兩個設定都在同一個專案上。
  • 任務到專案。當「接收」中的任務被標記為「已完成」時，將「接收」專案的狀態設定為「進行中」。單個任務的變更會更新與其相關的專案。
  • 專案到任務。當「發佈」專案的狀態變更為「存在風險」時，針對其中每一個未完成任務新增評論。專案層級的變更會擴散至其中的工作。
  • 專案到專案。當待辦項目的截止日期變更時，請設定工程專案的截止日期。一個專案的變更會更新另一個專案。

設定自動化監控的位置

  1. 按一下觸發因素卡片頂端的標籤。
  2. 在「選擇範圍」下，選擇要監控的專案或專案集。
  3. 在需要留意變更的內容下方，選擇此專案或專案內容。
  4. 選擇觸發因素。
 
例如，當您選擇此專案時，「截止日期已變更」會監控專案的截止日期。當您選擇專案內容時，它會監控任務的截止日期。

設定自動化執行的位置

  1. 點選動作卡片上的標籤。
  2. 在「選擇範圍」下方，選擇要變更的專案或專案集。
  3. 在需要採取行動的項目下，選擇此專案或專案內容。
  4. 選擇動作。
您為動作選擇的專案或專案集不必與為觸發因素選擇的專案或專案集相同。
注意 icon注意
不支援對專案集內容執行動作。若您選擇此選項，產生器會顯示訊息，且您無法發佈自動化。

將動作限制為相符的任務

當您為動作選取專案內容時，自動化每次執行時都可以更新該專案中的每個任務。若要縮小任務範圍，請在「選擇要執行的任務」下方選擇「僅符合篩選條件的任務」。
 
按一下「新增篩選條件」，將動作限制為任務，例如未完成的任務、特定區段中的任務或具有特定欄位值的任務。產生器會顯示目前有多少任務符合篩選條件。
注意 icon注意
與超過 150 項任務相符的自動化不會執行。在發佈前新增篩選條件，以減少相符任務的數量。

在另一處使用來自某處的資訊

來自自動化監控位置的欄位可用作動作中的變數。例如，監控任務的自動化可以在更新相關專案的動作中使用任務的截止日期。
 
可用的變數取決於兩個範疇設定。在設定動態值之前，請先設定觸發因素和動作範圍。稍後變更範疇可能會導致變數無法使用，並使使用該變數的動作失效。

權限

自動化以其所有者的權限執行。若所有者無法存取自動化所使用的專案、專案集、欄位或篩選條件，則自動化無法進行該變更。
 
無法存取的項目會顯示為專屬專案、專屬專案集或專屬欄位。請在儲存之前移除您無法存取的篩選條件。

若您無法發佈

如果產生器顯示發佈錯誤，請檢查為觸發因素和動作選擇的範圍。觸發因素或動作可能需要「此專案」，而非「專案內容」，或者所選的組合可能不支援。
 
已連結應用程式觸發因素只能對專案採取行動。Webhook 觸發因素具有固定的範疇，且需要您在變更該範疇之前移除 Webhook。如果自動化與超過 150 項任務相符，請新增篩選條件以減少相符的集合。
 

訊息

意思

該做什麼

觸發因素與自動化監控的內容不符

觸發因素需要不同於設定範疇的範疇，通常是此專案與專案內容。

請變更觸發因素，或變更其監控的位置。

動作與自動化執行的對象不符

動作無法針對其作用範圍執行。

請變更動作或變更動作的執行位置。

自動化執行的對象不支援其監控的內容

觀察和執行的組合設定不受支援。

請變更其中之一。

應用程式觸發因素只能對專案採取行動

來自已連結應用程式的觸發因素無法對任務或專案集執行。

將執行範圍設定為「此專案」。

使用 Webhook 觸發因素時，無法變更範圍

Webhook 觸發因素具有固定的範疇。

先移除 Webhook 觸發因素。

由於處理限制，與超過 150 個任務相符的自動化將不會執行

篩選的集合過大。

請新增篩選條件以縮小範圍。

Note icon注意

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