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팀 전체에 Asana를 성공적으로 도입하려면 단순히 기능을 배우는 것 이상의 노력이 필요합니다. 팀이 업무에 참여하고, 업무를 체계적으로 정리하고, 업무에 관해 커뮤니케이션하는 방식을 바꾸는 것이 중요합니다. 이 기사에서는 팀이 Asana를 효과적으로 도입하고 지속적인 성공을 달성할 수 있도록 돕는 체계적인 접근 방식을 제공합니다.

관련 기사

Asana Way of Change 프레임워크

수백 건의 고객 구현 경험을 바탕으로, 성공한 팀들은 구조화된 6단계 접근 방식을 따릅니다.

1. '이유'를 정의하고 도입 지원 그룹을 구성하세요

팀을 온보딩하기 전에 이 질문에 대한 명확하고 설득력 있는 답변이 필요합니다. Asana를 도입하면 어떤 문제를 어떻게 해결할 수 있을까요? 또한 지금은 불가능하지만 앞으로 Asana를 사용하면서 가능하게 될 일이 무엇인지, 어떤 모습의 성공을 거두게 될지 구상해 보아야 합니다.

변화를 위한 네트워크 소집하기

성공적인 도입을 위해서 여러분과 마찬가지로 Asana에 확신을 갖고 있는 사람들의 도움이 필요합니다. 도입을 지원할 사람들이 모인 협력체를 찾아보세요. 변화를 위한 네트워크에는 성공을 보장하고, 중요한 팀 전반에 걸쳐 다양한 대표성을 가지며, 팀의 프로세스를 알고 있고, 변화에 영향을 미칠 수 있는 사람들이 포함되어야 합니다. 3~10명 사이의 사람들을 모으는 것을 목표로 하고, 전략적으로 행동하세요.

실행 단계:

  • Asana를 통해 해결할 구체적인 문제를 문서화하세요
  • 측정 가능한 성공 지표를 설정합니다
  • 2~3명의 팀 챔피언을 파악하세요
  • 커뮤니케이션 계획 작성

2. 현재 상황 파악하기 

팀의 기존 업무 관리 프로세스, 툴, 문제점을 평가하세요. 출발점을 파악하면 구체적인 필요에 맞게 Asana를 도입하는 데 도움이 됩니다.

고려해야 할 질문:

  1. 팀은 현재 어떻게 업무를 추적하고 있나요?
  2. 현재 어떤 툴을 사용하고 있나요?
  3. 커뮤니케이션이 원활하지 않은 부분은 어디인가요?
  4. 잘 작동하는 프로세스 중 유지하고 싶은 것은 무엇인가요?

3. 첫 번째 워크플로 설계

한 번에 모든 것을 마이그레이션하려고 하지 말고 영향력이 큰 하나의 워크플로부터 시작하세요. 여러 팀원이 참여하고 결과물이 명확한 프로세스를 선택하세요. 워크플로 를 만들면 Asana에서 일하는 방식에 대한 표준을 정하는 데 도움이 됩니다. 처음으로 워크플로를 결정할 때 워크플로에 다음과 같은 특성이 있어야 합니다.

  • 높은 수준의 협업: 많은 협업이 필요한 프로세스를 찾아, 가장 많은 사람들이 참여하도록 하세요. Asana를 통해 가시성과 조율 수준이 신속하게 개선될 것입니다.
  • 간편한 템플릿화: 정기적으로 사용하고 있는 프로젝트를 식별하세요. 프로젝트 템플릿을 생성하여 워크플로를 간소화하고 팀이 상당한 시간을 절약할 수 있습니다.
  • 파편화: Asana를 사용하면 워크플로 효율을 높일 수 있기 때문에 여러 도구에 걸쳐 나뉘어져 있거나 분산되어 있는 프로세스가 좋은 후보입니다. 파편화된 프로세스를 사용하면 문제점을 즉시 해결하고 Asana가 업무를 효율화하는 데 어떤 도움이 되는지 확실하게 알 수 있습니다.
  • 비즈니스 크리티컬: 팀 목표에 영향을 미치는 프로세스를 Asana로 옮기면 즉각적인 효과를 거둘 수 있습니다.
  • Asana를 사용할 동기 부여: Asana를 도입하는 핵심 목표 중 하나는 Asana를 정기적으로 사용하여 임계 수준의 성과를 달성하는 것입니다. 요청 프로젝트나 주간 미팅과 같이 Asana를 초반부터 자주 사용할 수 있는 워크플로를 찾으세요.

4. 팀에 교육을 제공하고 성취를 축하하기

커뮤니케이션 및 교육 계획을 수립하는 것은 기술 도입에서 일반적으로 발생하는 문제를 피하는 훌륭한 방법입니다.

  1. 킥오프를 위한 실시 날짜를 설정합니다. 추진력을 쌓고, 흥미진진한 이벤트가 되도록 계획하세요.
  2. '실시' 날짜가 다가오는 동안 정기적으로 업데이트 소식을 보내세요.
  3. "Asana를 선택하는 이유"를 정의할 때 작성한 자료를 사용하세요. Asana가 중요한 이유와 왜 지금 도입해야 하는지를 인식하도록 도우세요. 긴박감 없이는 팀원들은 업무 방식을 바꿀 필요성을 느끼지 못할 것입니다.
  4. 이것이 변화를 위한 네트워크의 모든 사람들이 함께한 팀 활동의 결과임을 알리세요. 팀원들이 대표성을 부여받은 과정을 알 수 있도록 도와주세요.
  5. 이메일 몇 통을 보내는 것으로 끝내지 마세요. 사람들이 도입에 대해 배울 수 있는 다양한 방법을 찾을 수 있도록 동영상이나 채팅 채널과 같은 다양한 매체를 고려하세요.

실행 팁:

  • 팀 킥오프 미팅 개최
  • 실무 교육 세션 제공하기
  • 빠른 참조 가이드 만들기
  • 완료된 작업과 마일스톤을 축하하세요

5. 성공을 위해 준비하기

규칙 설정은 Asana가 관리할 수 없게 되는 상황을 방지하는 데 필수적입니다. 몇 가지 일반적인 규칙은 다음과 같습니다.

뭔가를 생성해야 하는 경우:

  • Asana를 처음 사용하는 사용자 그룹에서 큰 작업량의 업무를 여러 개 수행하는 경우 새 팀을 생성합니다(매우 드문 경우임).
  • 기존 팀 또는 팀 전체 중 일부를 포함하는 큰 작업량(최소 10개의 더 큰 할 일)이 있는 경우 해당 팀 내에서 신규 프로젝트를 생성합니다.
  • 기존 프로젝트에 논리적으로 적합한 적은 작업량이 있는 경우 해당 작업을 추가합니다.
  • 작업을 더 작은 단계로 세분화하려면 하위 작업을 사용합니다.

업무 배정

사람들이 Asana에 참여할 때 가장 큰 장애물 중 하나는 다른 사람에게 업무를 배정하는 일입니다. 이름을 지정하고 정규화하세요. 작업은 요청, 아이디어 등이 될 수 있습니다. 매니저가 이에 동참하고 부하 직원에게 작업을 배정하도록 요청하는 것이 도움이 됩니다.

이름 지정 규칙

실행 사항을 나타내는 단어로 작업 이름을 지정하고, 이러한 단어를 사용하여 담당자가 수행해야 할 작업을 설명합니다.

마감일

마감일 규칙에 대한 단체 협약을 통해 업무를 하나도 놓치지 않고 진행할 수 있습니다. 배정자는 항상 마감일을 설정하고 이 마감일이 작업 설명에서 융통성이 있는지 확인해야 합니다. 마감일을 최신 상태로 유지하세요. 마감일을 놓칠 경우 이 사실을 댓글로 남기고 작업을 업데이트하세요. 이는 사람들이 이전의 습관대로 기본값을 설정하지 못하게 하는 데 도움이 됩니다.

반응성

Asana를 풍부하고 관련성 높은 커뮤니케이션 공간으로 만들고 이를 단일 정보 소스로 설정하세요. 사람들이 Asana를 확인하는 빈도에 대한 기대치를 설정하세요. 알림을 확인했다는 확인과 커뮤니케이션을 장려합니다.

6. Asana 사용을 평가하고 확대하기

초기 성공 지표에 대한 진행 상태를 추적하고 Asana 사용을 추가 워크플로 및 팀원으로 점진적으로 확장하세요.

성공을 측정하는 몇 가지 일반적인 방법:

  • 팀원 대상 도입 및 만족도 설문조사 실시
  • 작업 완료율 및 프로젝트 속도 추적
  • Asana에서 참여 지표 모니터링
  • 시간 절약 및 효율성 향상 기록

추가 리소스

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