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協助您的團隊採用 Asana

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在整個團隊中成功實施 Asana 不僅僅需要學習功能，還需要改變人們參與、組織和溝通工作的方式。本文提供結構化的方法，協助您的團隊有效採用 Asana 並取得持久的成功。

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Asana 變革之路架構

根據數百個客戶實作的經驗，成功的團隊會遵循一個系統性的六步驟方法：

1. 定義「為什麼」並召集您的採用聯盟

在引導團隊之前，您需要對這個問題有一個明確而有說服力的答案：實施 Asana 將解決哪些痛點，以及如何解決？您還需要設想成功是什麼樣子，並考慮未來透過使用 Asana 將有可能實現哪些現在不可能實現的事情。

召集您的變革網路

成功實施需要與您一樣對 Asana 有信心的人的幫助。確定支持推出的人員聯盟。變革網路應包括有動力確保成功、在重要團隊中有多元化代表、瞭解團隊流程並能影響變革的人員。目標為 3 至 10 人，須有策略性。

行動步驟：

  • 記錄 Asana 將解決的具體問題
  • 設立可衡量的成功指標
  • 確定 2-3 名團隊倡議者
  • 建立溝通計劃

2. 瞭解目前情況  

評估團隊現有的工作管理流程、工具和窒礙難行之處。瞭解您的起始點有助於依據您的特定需求量身打造 Asana 實施。

不妨考慮：

  1. 您的團隊目前如何追蹤工作？
  2. 您目前使用哪些工具？
  3. 溝通中斷發生在哪裡？
  4. 您想要保留哪些運作良好的流程？

3. 設計您的第一個工作流程

從一個高影響力的工作流程開始，而不是嘗試一次遷移所有內容。選擇一個涉及多位團隊成員且具有清晰可交付成果的流程。建立工作流程將有助於設定人們在 Asana 中工作的標準。在考慮您的第一個工作流程時，它必須具有某些特徵：

  • 高度協作：尋找需要大量協作的流程，讓最多的人員參與其中。Asana 將快速提升可視度和協調性。
  • 易於範本化：確定您經常使用的專案。您可建立專案範本，從而簡化工作流程並為團隊節省大量時間。
  • 損壞：任何損壞或分散在各種工具中的流程都是理想的候選者，因為 Asana 可以快速提高工作流程的效率。使用損壞的流程將立即解決痛點，並突顯 Asana 如何幫助您提高工作效率。
  • 關鍵業務：將影響團隊目標的流程移至 Asana 可以立即顯示影響力。
  • 鼓勵使用 Asana：推動使用 Asana 的關鍵目標之一是讓足夠人數定期使用 Asana。尋找能讓人們及早且經常使用 Asana 的工作流程，例如請求專案或每週會議。

4. 賦予團隊能力並祝賀勝利

建立溝通和訓練計劃是避免技術實施常見陷阱的絕佳方式。

  1. 為您的啟動設定上線日期。建立動能並將其規劃為令人興奮的活動。
  2. 為您的上線日期倒數傳送定期更新。
  3. 在定義您的「為什麼使用 Asana」時使用您建立的資料。強調為什麼 Asana 很重要，以及為什麼選擇立即使用。如果沒有緊迫感，隊友就看不到改變工作方式的必要性。
  4. 討論變革網路中的每個人如何實現團隊合作投入量。幫助隊友瞭解他們的表現方式。
  5. 不要只是傳送幾封電子郵件。考慮使用不同的手段，例如影片或聊天頻道，以便人們有不同的方式來瞭解推廣。

實施提示：

  • 舉辦團隊啟動會議
  • 提供需實際操作的訓練課程
  • 建立快速參考指南
  • 慶祝已完成的任務和里程碑

5. 為成功奠定基礎

設定慣例對於防止您的 Asana 變得無法管理至關重要。一些常見的慣例是：

建立內容的時機：

  • 若您有一群不熟悉 Asana 的人員需要進行多次大型工作，請建立一個新團隊 (這應該相當罕見)
  • 如果您有大量投入量 (至少 10 個較大的待辦事項) 需要納入現有團隊或整個團隊中的一個子團隊，則可在該團隊中建立新專案
  • 若您的投入量較少，符合現有專案的邏輯，請為此新增任務
  • 若要將任務拆分成較小步驟，請使用子任務

指派工作

人們使用 Asana 的最大障礙之一是將工作指派給其他人。為其命名並使其常態化；任務可以是請求、想法等。對於經理來說，使用這個功能並請求他們的直接下屬為他們指派任務非常有用。

命名慣例

使用行動詞為任務命名，並使用這些行動詞描述指派對象需要執行的工作。

截止日期

有關截止日期慣例的集體協議將確保工作不會發生遺漏。指派者應始終設定截止日期，並在任務描述中註明此截止日期是否具有彈性。保持截止日期為最新狀態；若可能錯過截止日期，請在評論中註明並更新任務。此舉有助於防止人們違反舊習慣。

回覆率

使 Asana 成為內容豐富且彼此關聯的溝通平台，並使其成為單一事實來源。針對人們使用 Asana 的頻率設定預期。鼓勵大家確認並溝通是否已看到通知。

6. 衡量並擴大使用範圍

針對您最初的成功指標追蹤進度，並逐步將 Asana 的使用範圍擴大到其他工作流程和團隊成員。

衡量成功的一些常見方法：

  • 針對採用情況和滿意度對團隊成員進行調查
  • 追蹤任務完成率和專案速度
  • 在 Asana 中監控參與度指標
  • 記錄節省的時間和提升的效率

其他資源

Note icon注意

This article has been AI-translated.

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